Intelco rinnova i processi organizzativi per ottenere la massima efficienza

Il lavoro alla vecchia maniera

Prima di Wrike, Intelco utilizzava metodi antiquati per monitorare il lavoro, come Excel e annotazioni scritte a mano, era quindi difficile collaborare in modo efficiente. I team impiegavano troppo tempo comunicando tramite email e telefonate e volevano semplificare e migliorare i processi. Avevano bisogno di lavorare in modo più intelligente e trovare un software che consentisse loro di lavorare all'unisono.

Avevano chiaramente bisogno di apportare dei cambiamenti. Nonostante non si tratti mai di un processo semplice, dovevano assicurarsi che il risultato avrebbe migliorato notevolmente la gestione dei progetti per tutti i team, se volevano modificare il modo di lavorare che seguivano da sempre.

La scoperta di un modo migliore e flessibile per lavorare

Era necessario che la soluzione che stavano cercando fosse centralizzata, in modo che tutti i dipendenti potessero ottimizzare i processi dei progetti e organizzare e dare priorità al proprio tempo. Quando hanno cominciato a valutare le diverse opzioni, hanno partecipato a dimostrazioni che gli consentissero di capire quale fosse la soluzione più adatta alle loro esigenze. È emerso chiaramente che le proposte della maggior parte dei fornitori erano troppo di nicchia, molto complicate o non personalizzabili per le esigenze di Intelco. 

Dopo aver conosciuto Wrike, il team di Intelco si è reso conto della solidità della piattaforma e della possibilità di poterla personalizzare in base alle proprie esigenze. “Le altre piattaforme non erano così flessibili e questo per noi è stato decisivo,” dice Mattia Ronchi, responsabile di progetto di Intelco.

Aggiornamento del procedimento di richiesta

Uno dei principali obiettivi di Intelco era semplificare le richieste e avviare il lavoro più rapidamente. I clienti non potevano effettuare nuove richieste senza dover prima inviare un'email o contattare telefonicamente il team di assistenza. Per questo, il team di assistenza era sommerso da richieste in arrivo ogni volta che si doveva risolvere un bug o quando qualcuno aveva bisogno di una modifica. Il problema era dovuto alla presenza di diversi canali per la gestione delle richieste e alla mancanza di un sistema organizzato e facile da seguire per la gestione globale. Pertanto, prima di tutto Intelco ha implementato Wrike come sistema di ticketing aggiornato per consolidare automaticamente le nuove richieste e inviarle al membro del team corrispondente, senza la necessità di inviare email e fare telefonate. 

Inizialmente è stato necessario un po’ di tempo prima che i team di Intelco si abituassero al nuovo procedimento, ma ben presto si sono resi conto che disporre di un’unica piattaforma per monitorare il lavoro era la soluzione più adeguata. Ronchi spiega: “Wrike ci ha aiutato ogni giorno a organizzare le attività, perché offre ai dipendenti una piattaforma su cui fare affidamento. Ogni mattina i nostri team possono visualizzare facilmente in Wrike un elenco di attività prioritarie da svolgere, in questo modo non devono perdere tempo per sapere cosa fare.”

Spazi di lavoro dedicati per ogni team

Stabilire un metodo ottimizzato per le nuove richieste è stato solo l’inizio. Oltre al team di gestione dei progetti, il sistema è stato esteso ad altre aree come quella legale, finanziaria, informatica e di ricerca e sviluppo. Ogni reparto ha creato spazi di lavoro individuali in Wrike per organizzarsi, cambiando completamente il modo di lavorare.

“In azienda tutti usano Wrike. Ogni reparto dispone di uno spazio di lavoro dedicato, in cui impostare i progetti e monitorare le attività. È meraviglioso perché tutto il lavoro può essere tenuto separato, ma sempre all’interno della piattaforma.”

Da questo momento in poi, l’avvio dei progetti è stato più veloce e più fluido. “I nostri team amano utilizzare i blueprint di Wrike perché ad ogni nuova richiesta in arrivo vengono assegnati automaticamente i team e tutte le attività vengono create all’istante con le corrispondenti date di scadenza.”

Monitorare il tempo è diventato facilissimo

Prima che Intelco cominciasse a utilizzare Wrike, nessuno dei team monitorava il tempo di lavoro, quindi non esistevano parametri di riferimento che indicassero il tempo necessario per svolgere una serie di attività. Con l’arrivo di altri team e le richieste dei clienti, l’azienda ha ampliato l’uso di Wrike e ha compreso che il monitoraggio del tempo stava diventando fondamentale.

Grazie alle schede delle ore di Wrike, Intelco può vedere in tempo reale quanto tempo viene impiegato per ogni attività. Ora si dispone di un programma adeguato e con una maggiore visibilità e la registrazione del tempo impiegato la pianificazione e le previsioni sono più semplici. Per il team di gestione progetti di Intelco i vantaggi sono evidenti:

“È utile poter visualizzare il livello di saturazione dei nostri team, in questo modo possiamo pianificare meglio i progetti futuri considerando i progetti in arrivo e quelli che potrebbero avere la priorità rispetto ad attività già pianificate. Inoltre, ora è possibile monitorare tutte le nostre attività svolte e da svolgere, qualora sia necessario accelerare un progetto o passare un’attività da un collega a un altro senza perdere di vista la pianificazione globale.”

Una visibilità maggiore equivale a una pianificazione migliore

Una volta avviato il lavoro, ci ritroviamo con il successivo punto dolente: la creazione di report in particolare, e la pianificazione e il processo decisionale per i dirigenti. Prima di Wrike, i manager non potevano determinare con facilità quanti progetti fossero in corso, dove trovare le attività per ottenere aggiornamenti sullo stato o informazioni sui progetti passati. Ora Intelco può monitorare tutto e considera importantissima la visibilità.

Chiunque, compresi i manager, può vedere quali progetti sono stati lanciati e i rispettivi stati di avanzamento. Non è più necessario cercare tra email, fogli di calcolo o note scritte a mano perché tutto è in Wrike. Ronchi aggiunge: “Non solo è presente sulla piattaforma, ma i dirigenti hanno creato con Wrike Analyze dashboard personalizzati grazie ai quali è possibile sapere rapidamente quali team stanno ottenendo i risultati migliori rispetto ad altri e dove è necessario migliorare.”

Grandi progetti all’orizzonte

Intelco non mostra segni di rallentamento, intanto continua a coinvolgere altri collaboratori, a ottimizzare i flussi di lavoro e a esplorare altre funzionalità di Wrike. Pianifica di utilizzare Wrike Integrate per consolidare l’account di Salesforce e altri software del suo sistema tecnologico.

Ronchi conclude: “Visto il successo riscontrato, raccomando Wrike a qualsiasi azienda che voglia migliorare la collaborazione dei team e potenziare i processi di gestione dei progetti. È una piattaforma senza confronti in quanto a flessibilità e personalizzazione in base alle proprie esigenze.”