Диаграмма Ганта в Wrike очень функциональна. Например, она позволяют вам создавать новые задачи непосредственно на таймлайне и устанавливать связи между зависимыми задачами. Мы хотели бы дать вам несколько практических рекомендаций по оптимальным методам управления проектами онлайн на временной шкалой Wrike.
Что нужно знать до начала работы
Диаграмма Ганта — это удобный способ отслеживать график выполнения проекта. С ее помощью можно просматривать проекты, находящиеся в работе, а также оценивать влияние на них планируемых или выполняемых одновременно проектов. Важнейшее преимущество заключается в том, что она помогает планировать основные вехи и визуально отражать объемы проектов.
Два кратких совета перед началом работы:
1. Задачи отображаются на временной шкале лишь в том случае, если для них заданы даты начала и завершения (иначе куда их поместить?). Задачи, стоящие в очереди, не появятся на диаграмме Ганта, пока вы не назначите им сроки выполнения.
2. Старайтесь всегда давать понятные имена своим задачам (и папкам). Имя задачи должно достаточно четко описывать ее содержание. «Отправить клиенту» — непонятное имя. Что именно нужно отправить? Имя задачи «Отправить клиенту стандартный договор» скажет вам гораздо больше, когда вы увидите его на диаграмме.
Добавление задач в Wrike
Когда вы будете готовы отразить свои планы на Диаграмме Ганта, вы можете находиться в одной из двух ситуаций:
- График работы уже спланирован.
- Календарный план выполнения задач еще не создан.
В обоих случаях прежде всего следует занести все задачи в Wrike.
Лучше всего это сделать, открыв список задач. В нем можно использовать функцию быстрого добавления, чтобы перенести все ваши задачи в рабочее пространство с минимальными усилиями.
- Выберите нужный проект или папку, куда вы хотите добавить задачи.
- Нажмите «+ Новая задача» (+ New Task) вверху списка задач.
- Введите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
- Повторяйте эти шаги, пока все ваши задачи не будут занесены в рабочее пространство.
Чтобы все задачи отображались на диаграмме, им нужно назначить сроки выполнения. Быстро указать даты можно с помощью специальных кнопок в списке задач:
- Наведите курсор на правую часть поля задачи в списке, и на экране появится значок календаря.
- Нажмите на значок и выберите сроки выполнения каждой задачи.
- Если вам известна продолжительность задачи (сколько времени займет ее выполнение), то можете указать и ее.
Не нужно отмечать задачи как вехи, если только речь не идет о завершении проекта (например, о планируемом запуске, событии, к которому идет подготовка, или об окончательном сроке). В большинстве проектов в качестве вехи следует выбирать только одну задачу. Если у вас есть сомнения, можете указать вехи позже.
Если вы находитесь во второй ситуации (график еще не составлен), установите для всех ваших задач одну и ту же дату — близкую к ориентировочной дате начала проекта. Так вы сможете отобразить свои задачи на Диаграмме Ганта, а затем легко изменить даты, перетащив их.
Доработка календарного плана
После занесения в Wrike всех ваших задач и сроков их выполнения можно приступить к работе с Диаграммой Ганта.
Настройка дат начала и завершения задач
Теперь, когда вы видите визуальное отображение календарного плана, тщательно его проверьте и при необходимости исправьте.
Если календарный план еще не составлен, то сейчас самое время расставить задачи на временной шкале, присвоив им даты начала и окончания. Это можно сделать простым перетаскиванием. При составлении плана учитывайте, в каком порядке должны выполняться задачи.
Закончив составление календарного плана, выберите дату завершения проекта в качестве вехи, если не сделали этого раньше. На временной шкале она будет помечена флажком. Выбор вехи полезен тем, что если вы станете сдвигать задачи вперед или назад по временной шкале, веха останется на месте. Вехи необходимы в проектах с фиксированной датой выполнения, которую нельзя изменить (например, если вы заранее объявили о дате запуска, или клиент установил для вас жесткие сроки). Выберите задачу, которую хотите указать в качестве вехи, нажмите «Превратить в веху» (Convert to milestone) и тщательно проверьте точность указанной даты.
Настройка зависимостей
Одна из основных целей использования Диаграммы Ганта — это настройка зависимостей между задачами. Задачи могут зависеть от начала или окончания других задач. Связать их можно одним из четырех способов:
- Задача A не может начаться, пока не будет завершена задача Б.
- Задача A не может начаться, пока не будет начата задача Б.
- Задача A не может быть завершена, пока не будет завершена задача Б.
- Задача A не может быть завершена, пока не будет начата задача Б.
Если единственная зависимость в вашем календарном плане относится к вехе (например, событие-веха не может завершиться, пока не будут выполнены все задачи), свяжите все задачи с вехой. Зависимость задач также устанавливается путем перетаскивания. Перетащите линию от начала или окончания задачи А к началу или окончанию задачи Б, чтобы настроить связь.
Если зависимости установлены правильно, после изменения срока начала или окончания одной из задач сроки всех связанных с ней задач будут перенесены автоматически.
Контроль выполнения проекта
После того как Диаграмма Ганта будет полностью настроена, а исполнители получат свои задачи и приступят к работе, вы сможете отслеживать ход выполнения проекта на диаграмме.
Цветная маркировка
Когда вы открываете диаграмму, текущая дата отмечается на ней в виде красной вертикальной линии. В процессе выполнения работы задачи будут отмечаться тремя разными цветами:
- Зеленый. Эти задачи уже выполнены. Обратите внимание: это не означает, что задачи были выполнены вовремя — зеленый цвет показывает, что они завершены на данный момент.
- Красный. Эти задачи все еще в работе и просрочены. Вы, как менеджер или коллега, можете нажать на задачу и спросить у ее владельцев, в чем причина задержки.
- Голубой. Эти задачи все еще в работе и не просрочены. Если вас беспокоит ход выполнения, нажмите на задачу, чтобы посмотреть, как она продвигается.
Если вы используете план подписки Wrike Enterprise и создали настраиваемые статусы, то цветовая маркировка может быть иной. В этом случае цвет каждой задачи будет соответствовать не вышеописанной зелено-красно-голубой схеме, а вашим настройкам.
При проверке хода выполнения не забывайте взглянуть и на линии зависимостей. Если задача В зависит от выполнения задачи Б, а задача Б зависит от выполнения задачи А, любая задержка может застопорить весь ход проекта. Если вы видите, что близится окончательный срок выполнения задачи, от которой зависят другие, постарайтесь обеспечить ее своевременное завершение, чтобы не нарушить рабочий процесс и не поставить под угрозу связанные с ней задачи или, того хуже, веху.
Использование фильтров для отображения только необходимой информации
Если вы хотите видеть только статусы определенных задач, данные о конкретных владельцах задач, состояние на определенные даты, или выделить информацию по другим критериям, вы можете установить фильтр просмотра.
Что еще вас интересует?
У вас остались вопросы по управлению проектами онлайн Напишите свой вопрос в комментариях!
Если вы еще не пользуетесь Диаграммой Ганта для планирования — самое время начать. Попробуйте систему управления проектами онлайн Wrike и сдавайте все проекты в срок!
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
