Ein Projekt zu planen und zu überwachen, damit alles im Rahmen des Budgets nach Zeitplan läuft und gleichzeitig den Erwartungen entspricht, ist keine einfache Meisterleistung. Die erfolgreichsten Manager wissen, wie man die Balance hält zwischen den Forderungen der Stakeholder und der schleichenden Umfangsausweitung des Projektes, wie man Risiken erkennt sowie klare Rollen, Verantwortung und Prioritäten im Team festlegt. Nutzen Sie einige von diesen Erfolgsgeheimnissen, indem Sie diese 10 Best Practices in Ihrem Projektmanagement umsetzen.
1. Kommunizieren Sie so früh wie möglich und regelmäßig mit den Stakeholdern
Zu den Stakeholdern zählen alle, die an den Projektergebnissen interessiert sind: Teammitglieder, Sponsoren und Endkunden. Wenn möglich, versuchen Sie persönliche Meetings zu halten, um Ihren Einsatz für erfolgreiche Projektergebnisse unter Beweis zu stellen. Legen Sie klare Erwartungen und die Rolle von jedem einzelnen Stakeholder fest. Um Stakeholder am Ball zu halten, sollten Sie immer darauf achten, dass alle auf dem neuesten Stand sind, indem Sie ihnen aktuelle Zahlen und Ergebnisse mitteilen.
2. Beziehen Sie Projektsponsoren mit ein
Ein guter Projektsponsor ist Faktor Nummer 1 für erfolgreiche Projekte und trotzdem nehmen Sponsoren nur an weniger als zwei Drittel aller Projekte aktiv teil. Die Aufgabe eines Projektsponsors besteht darin, den Fortschritt zu überwachen, bei Problemlösungen zu helfen und das Projekt gegenüber anderen Führungskräften zu vertreten. Auch sollten Sponsoren ein Gesamtbild davon erhalten, wie das Projekt in die größeren Unternehmensziele und die Gesamtausrichtung des Unternehmens passt — im Allgemeinen sollten sie als Verbindung zwischen dem Projektmanager und den Höherrangigen wirken. Machen Sie zusammen mit Ihrem Sponsor regelmäßige Arbeitsfortschritts-Kontrollen und besprechen Sie die Ziele und die notwendigen Ressourcen. Sie können diese Projektsponsoring-Checkliste als Leitfaden für Ihre Besprechungen und genaue Festlegung von Erwartungen nutzen.
3. Risiken erkennen und Chancen wahrnehmen
Nehmen Sie sich mehr Zeit, um sich vorzustellen, was im schlimmsten Fall passieren könnte, welche möglichen Lösungen es gibt und wie man die Probleme vermeiden kann. Reden Sie mit Ihren Teammitgliedern, um sich auch deren Beitrag anzuhören und um Probleme, die auf jeden Fall einen Einfluss auf das Projekt haben werden, bewusst wahrzunehmen. Denken Sie daran, dass Ungewissheiten nicht unbedingt negativ sein müssen: vergessen Sie nicht grundsätzlich, nach Chancen Ausschau zu halten, damit Sie mehr liefern können, als von Ihnen erwartet wird.
(Weitere Infos zum Thema Risikobewertung hier. Wenn Sie Ihren eigenen Risikomanagement-Plan erstellen möchten, können Sie hier weiterlesen)
4. Erstellen Sie einen detaillierten Arbeitsplan unter Berücksichtigung von Umfang, Zeitplan und Budget
Anstatt nur die Aufgaben aufzulisten, die noch erledigt werden müssen, sollten Sie in Ihren Projektplan auch die Ziele, die Probleme, mit denen sich ihr Team gerade befasst, und auch die Probleme, die noch nicht in Angriff genommen wurden, mit einbeziehen. So bleiben Sie konzentriert bei der Arbeit und vermeiden Scope Creep (schleichende Auftragserweiterung). Danach sollten Sie die Ziele priorisieren, lieferbare Ergebnisse identifizieren und die Aufgabendauer einschätzen, um Ihren Zeitplan und Abhängigkeiten festzulegen.
5. Organisieren Sie ein Kick-off-Meeting
Ihr Kick-off-Meeting wird den Ton im ganzen Projekt angeben. Wenn Sie es richtig machen, wird Ihr Team motiviert, energiegeladen und zielstrebig mit der Arbeit loslegen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ein gemeinsames Ziel aufzustellen, Rollen und Verantwortungen zu verteilen, legen Sie fest, wie Erfolge gemessen werden, entscheiden Sie, welche Projektmanagement-Methoden und Tools Sie verwenden werden und wie Sie kommunizieren möchten. Bereiten Sie das Kick-off-Meeting gründlich vor und denken daran, zwar alles Wesentliche anzusprechen, aber das Meeting so kurz und klar wie möglich zu halten.
6. Halten Sie alles schriftlich fest
Jeden Schritt im Projekt schriftlich festzuhalten ist nicht nur wichtig, um einen Überblick zu bewahren, es liefert Ihnen auch sämtliche Daten, die Sie brauchen, um Leistungen zu analysieren, bessere Entscheidungen treffen zu können und von Ihren Erfahrungen zu lernen. Falls Sie eine Deadline überschreiten, können Sie genau feststellen, woran es lag und was Sie an Ihrem Arbeitsablauf ändern müssen, damit es nicht noch einmal passiert.
7. Planen Sie regelmäßige Kontrollen mit Ihrem Team
Wenn Sie ein Projekt leiten, ist es absolut erforderlich, immer mit Ihrem Team auf dem aktuellen Stand zu sein. Ein kurzes wöchentliches oder sogar ein tägliches Standup (Kurzbesprechung) ist eine sichere Methode, um Prioritäten besser anzuordnen und schneller Feedback zu bekommen. Es hilft, Hindernisse und Engpässe aus dem Weg zu räumen. Dabei ist es ausschlaggebend, kurz und bündig zu bleiben: Was wurde gestern erreicht? Welche Aufgaben werden heute erledigt? Wer ist ins Stocken gekommen und wie können wir das ändern?
8. Fragen Sie nach Feedback
Wie Cornelius Fichtner bereits sagte: bedeutet das P von PM gleichzeitig Personen und Projekte. Gute Führungskräfte wissen, dass niemand perfekt ist und dass wir alle Bereiche haben, in denen wir uns verbessern können. Das Feedback von Ihrem Team wird Ihnen helfen, sich als Projektmanager weiterzuentwickeln und erhöht Ihre Erfolgschancen.
9. Vermeiden Sie Scope Creep
Wenn neue Anfragen reinkommen, informieren Sie darüber, wie sich diese zusätzlichen Anfragen auf den Zeitplan und auf das Budget auswirken. Wenn die Anfragen der verschiedenen Stakeholder nicht übereinstimmen oder Konflikte aufkommen, organisieren Sie ein Meeting, um die Ziele zu besprechen und klar festzulegen, damit alle engagiert am Projekt weiterarbeiten können.
10. Rückblick auf Projekte
Auch wenn Sie inzwischen die lieferbaren Ergebnisse eingereicht haben, ist das Projekt nicht vollkommen beendet, bis Sie das ganze Projekt noch einmal komplett durchgehen und Ihre Erfahrungen festhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, zu überprüfen, was gut gelaufen ist, achten Sie auf Best Practices, die Sie in Zukunft verwenden können, und reden Sie darüber, was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann, damit die Arbeit leichter von der Hand geht.
Mit diesen Projektmanagement-Grundsätzen sind Sie für jegliches Projekt gewappnet und können erfolgreiche Projekte in den unterschiedlichsten Branchen leiten — von Marketing über IT bis zur Bauwirtschaft und darüber hinaus.
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