In einem Kreativ-Team zu arbeiten ist nichts für schwache Nerven. Es gibt viele Anfragen und wenige Ressourcen; knappe Deadlines und begrenzte Budgets belasten Ihr Team zusätzlich. Die Kommunikation ist planlos, Status-Aktualisierungen gehen verloren und die Feedbackschleifen sind endlos.
Darüber kann das Kreativ-Team beim San Francisco Chronicle einiges erzählen. Als das Team größer wurde, erkannten Sarah Morse Cooney, VP of Marketing, und Grafik-Designer Paul De Leon, dass sie vier Hauptprobleme hatten:
- Das Team bekam keine Benachrichtigungen, wenn ihnen Arbeit zugewiesen wurde, wenn Aufgaben erledigt oder Dateien erstellt waren.
- Bei eingehenden E-Mail-Anfragen waren manuelle Dateneingaben und Umformatierungen erforderlich, um die Arbeit zu strukturieren und zuzuweisen.
- Prioritäten, Verantwortliche und Fälligkeitstermine waren unklar. Es kam oft vor, dass zwei Mitarbeiter an derselben Aufgabe arbeitete, ohne zu wissen, dass schon jemand anderes dieselbe Arbeit erledigt hatte.
- Stakeholder-Feedback wurde nicht in einer chronologischen Zusammenfassung zentralisiert.
Morse Cooney bat De Leon, sich anhand seiner bisherigen Erfahrungen mit Projektmanagement-Software um eine Lösung zu kümmern. Schließlich entschied er sich für Wrike, aufgrund der Anfrageformulare für eingehende Anfragen, Proofing und Freigabemöglichkeiten, benutzerdefinierte Arbeitsablauf-Status sowie andere wichtige Funktionen.
Der SF Chronicle fand die perfekt Lösung, aber jedes Kreativ-Team ist anders. Worauf sollte Ihr Kreativ-Team bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software Wert legen? Hier finden Sie 10 wichtige Funktionen, die Sie bei Ihrer Suche berücksichtigen sollten.
1. Dynamische Briefing-Formulare
In einer 2013 durchgeführten Umfrage mit annähernd 300 Agenturleitern gaben 53% der Befragten an, dass es Kreativ-Briefings an Fokus mangelt. Etwa 27% empfanden sie als unvollständig und inkonsistent. Das ist nicht gerade das beste Zeugnis für ein Dokument, mit dem bei den meisten Kreativ-Projekten ein Fundament erstellt werden soll.
Ein gutes Projektmanagement-System verleiht dem Arbeits-Annahmeprozess mit dynamischen Briefing-Formularen Struktur. Grafikteams können damit spezifische Frageabläufe erstellen, entsprechend der Rolle der anfragenden Person und der Art der Anfragen. Beispielsweise werden einem Marketer, der eine Landing-Page benötigt, andere Fragen gestellt, als einem Vertriebsmitarbeiter, der eine Präsentation haben möchte.
Das vereinfacht es für die Anfragenden, ein Briefing zu erstellen, da sie nur die Felder im Anfrageformular ausfüllen müssen und sorgt außerdem dafür, dass das Kreativ-Team alle relevanten Details bekommt, die es braucht, um erfolgreich zu sein. Alle Anfragen werden dabei an einem zentralen Ort gesammelt, so dass nichts unter den Tisch fällt.
2. Visuelle Zeitleisten und Workload-Management
E-Books, Animationen, Drahtgittermodelle, Überarbeitungen – Kreativ-Teams müssen sich täglich in verschiedene Richtungen bewegen. Wenn versäumt wird, die Arbeitslast auf alle Teammitglieder ausgeglichen zu verteilen, besteht die Gefahr, dass sich Texter und Grafiker ausgebrannt und verärgert fühlen. Etwa 29% der Generation Y, die bei der in 2018 von Wrike durchgeführten "Operational Excellence"-Umfrage teilnahmen, führten einen zu hohen Workload, der „über die Kapazität hinaus“ geht, als eine der größten Herausforderungen an, um ihre Aufgaben erfolgreich abzuschließen.
Zu wissen, welche Teammitglieder ausgelastet sind und welche noch Bandbreite haben, ist ein wichtiger Aspekt, wenn es darum geht, die Work-Life-Balance und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen. Ihre Management-Software für Kreativ-Projekte muss es für alle Teammitglieder leicht machen, die Arbeitsauslastung der anderen zu sehen, so dass niemand zu viel oder zu wenig auf dem Tisch hat.
Diese Software sollte auch helfen, die Projekte und Aufgaben Ihres Teams in einer Zeitleiste zu visualisieren. Wie viel Zeit werden sie benötigen? Welche Fristen gibt es? Gibt es irgendwelche Konflikte oder Abhängigkeiten? Dieser Gesamtüberblick hilft Kreativ-Abteilungsleitern, ihre Teammitglieder zeitlich in der Spur zu halten, ohne sie dabei zu überlasten.
3. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe
Es gibt keinen universell gültigen Ansatz, mit dem man kreative Arbeit angehen kann. Jedes Team hat einen einzigartigen Prozess. Viele Tools für Projektmanagement zwingen Teams dazu, ihre Arbeitsweise an die Einschränkungen der Software anzupassen.
Die Software, die Sie wählen, sollte flexibel genug sein, um sich an die einzigartigen Prozesse Ihres Teams anzupassen – nicht umgekehrt. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe ermöglichen es den Teams, den Arbeitsfortschritt genau zu definieren und zu verfolgen, mit Status wie „Interne Prüfung“ und „Freigegeben“. Benutzerdefinierte, gemeinsam nutzbare Dashboards zeigen, wer woran arbeitet und welche Stufe im Arbeitsablauf erreicht wurde. Das ermöglicht Ihnen und dem Team, einen umfassenden und transparenten Überblick über die gesamte Arbeit zu erhalten.
4. Effizientes Dateimanagement
Wie oft haben Sie nach der finalen Datei gesucht – nur um feststellen zu müssen, dass es fünf "finale" Dateien gibt? Oder (noch schlimmer) gar keine? Dokumente scheinen entweder verloren zu gehen oder sich magisch zu vervielfältigen. Die Verwendung eines Asset-Management-Tools, wie Dropbox, ist ein Schritt in die richtige Richtung, aber die Suche nach den richtigen Dokumenten kann zum Abenteuer werden.
Die besten kollaborativen Arbeitsmanagement-Lösungen bringen alle Dateien an einem einzigen Ort zusammen. Dokumente sind mit den zugehörigen Projekten oder Aufgaben verbunden, so dass jeder weiß, wo Sie zu finden sind. Dateien können sogar direkt aus Google Docs, Box und anderen integrierten Asset-Management-Tools hochgeladen werden. Die neuesten Dateien werden als erstes angezeigt, um Probleme mit der Versionskontrolle zu verringern, während frühere Versionen zwecks bequemer Referenz ebenfalls zugänglich bleiben.
5. Nahtlose Kommunikation ohne E-Mails
Laut einer in der ZEIT veröffentlichten Studie fühlt sich jeder Dritte Beschäftigte durch zu viele E-Mails am Arbeitsplatz belästigt und gestresst. 27 Prozent der Befragten kritisierten, dass das Beantworten der vielen E-Mails zu viel Zeit in Anspruch nehme – für Kreativ-Teams bleibt kaum Zeit, sich um die eigentliche kreative Arbeit zu kümmern.
Kreativ-Teams benötigen eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Ideen auszutauschen, Feedback zu geben und die Arbeit zu besprechen. Eine gute Projektmanagement-Lösung führt alle Kommunikationen aus E-Mails, Chats und Meetings in einer Plattform zusammen. Mitarbeiter werden per @Erwähnungen in Echtzeit über Kommentare benachrichtigt, so dass Übergaben gestrafft und Feedback-Schleifen gekürzt werden. Diskussionen bleiben im Kontext bestimmter Dateien, Projekte und Aufgaben und Kommentare werden in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet, so dass Stakeholder mit einbezogen und schnell auf den aktuellen Stand gebracht werden können – es sind keine Meeting-Wiederholungen erforderlich.
6. Projektvorlagen
Kreativ-Teams nehmen zwar eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte an, aber einige kommen häufiger vor als andere, wie zum Beispiel E-Books, Landing-Pages und E-Mail-Kampagnen. Diese sich wiederholenden Projekte immer wieder von Neuem aufzulegen, wäre so, als würde man jedes Mal das Rad neu erfinden. Außerdem kann es zu Fehlern führen, wenn man sich nicht an früheren, erfolgreichen Projekten orientiert.
Wiederkehrende Projekte als Vorlagen abzuspeichern, spart Kreativ-Teams Zeit und hilft Ihnen, auf die Schnelle mit Anfragen umzugehen. Wichtige Komponenten wie Abhängigkeiten, Aufgaben-Dauer, Verantwortliche und Berichte werden aus früheren Projekten kopiert, so dass eine konstante Qualität und reproduzierbare Vorteile vorangetrieben werden.
7. Kollaborative Dateibearbeitung
Überarbeitungen und Freigabeprozesse können für Kreativ-Teams eine Herausforderung sein. Wenn Dateien als E-Mail-Anhänge versendet werden, kann es zu doppelten oder widersprüchlichen Änderungen über mehrere Dokumente hinweg führen. Die Grafiker sind dann mit der zeitraubenden Arbeit der Konsolidierung von Feedback und dem Einholen endgültiger Freigaben beschäftigt. Bei der Versionskontrolle entsteht Chaos.
Durch kollaborative Bearbeitung verschwindet das Rätselraten bei den Revisionsabläufen. Durch die Möglichkeit von optischen Hervorhebungen in Dokumenten wird mehrdeutiges Feedback minimiert. Die Teilnehmer sehen, welche Veränderungen von Kollegen durchgeführt wurden und können widersprüchliche Änderungen in Echtzeit bearbeiten. Die Verwaltung von Bearbeitungen für eine einzelne Datei an einem einzigen Ort schafft eine klare Bearbeitungs- und Freigabespur, die man auch zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach nachvollziehen kann.
8. Einfache Berichterstellung aus Echtzeit-Daten
Sie wissen zwar, dass Ihr Team hart arbeitet, aber Ihre Kollegen und die Geschäftsleitung wollen schwarz auf weiß sehen, was Sie den ganzen Tag machen. Da Kreativ-Teams in der Regel als Kostenstellen betrachtet werden, ist es wichtig, dass Sie die Fortschritte Ihres Teams hervorheben, damit die Mitarbeiter die Anerkennung bekommen, die ihnen zusteht.
Die Projektmanagement-Software, für die Sie sich entscheiden, sollte alle Metadaten im Zusammenhang mit den Aktivitäten Ihres Team erfassen. Außerdem sollte sie es ermöglichen, dass aus diesen Echtzeit-Daten bequem Berichte generiert werden können. Wie viele Projekte erledigt Ihr Team jeden Monat? Wie viel Zeit setzt es für bestimmte Anfragen ein? Durch die Fähigkeit, Fragen wie diese beantworten zu können, können den Stakeholdern Beweise für den Wert Ihres Teams geliefert werden.
9. Integration mit Adobe Creative Cloud
Die Adobe Creative Suite dürfte wohl das wichtigste aller Tools im Arsenal eines Kreativ-Teams sein. Von Photoshop bis hin zu Premiere Pro, Ihr Team lebt in diesen Programmen – und jedes Mal, wenn sie das Programm verlassen müssen, um eine E-Mail zu beantworten, eine Datei hochzuladen oder eine Tabelle zu aktualisieren, sind sie auch gezwungen, ihre Kreativzone zu verlassen.
Einige Projektmanagement-Tools (wie zum Beispiel Wrike) haben eine Integration mit Adobe's Creative Cloud® Suite. Dadurch können Kreative auf Aufgaben zugreifen, Kommentare abgeben, Dokumente hochladen und mehr – und zwar direkt in Photoshop, Premiere Pro, InDesign und Illustrator. Wenn Kreative in ihren Tools bleiben können, dann hilft ihnen das, ihre Konzentration zu steigern und die Arbeit schneller zu erledigen.
10. Native Mobil-Apps
Der Trend „Bring Your Own Device“ (BYOD) wird sich voraussichtlich in den nächsten fünf Jahren fortzusetzen. Remote-Mitarbeiter werden zur Norm. Die Technologie hat die Arbeitsweise der Menschen verändert und der Vorgang ist noch nicht abgeschlossen. Kreative Mitarbeiter an ihre Schreibtische zu binden, ist ein Garant für unfertige Arbeit und frustrierte Mitarbeiter.
Es ist unumgänglich, dass das Tool mit dem Sie kreative Projekte verwalten, eine native mobile Applikation hat – nicht nur eine mobile Web-Version. Statt Inhalte einer Website auf einem kleineren Bildschirm zu duplizieren, sind native Mobil-Apps speziell für Mobil-Geräte entwickelt worden, oft mit anderen oder zusätzlichen Funktionen im Vergleich zu den Desktop-Versionen.
Native Mobil-Apps sind für die mobile Nutzung optimiert, wodurch Ihr Kreativ-Team in die Lage versetzt wird, an jedem Ort und zu jeder Zeit zu arbeiten, wenn die Inspiration zuschlägt.
Management-Software für Kreativ-Projekte – Eine Checkliste
Schauen wir noch einmal zum San Francisco Chronicle. Fünf verschiedene Kreativ- und Entwicklungsteams beim Chronicle nutzen Wrike, um ihre Projekte zu verwalten. „Ich bin sehr stolz darauf, damit zu arbeiten,“ sagt Grafikdesigner Paul De Leon.
De Leon und sein Team sind der Beweis dafür, dass die erfolgreiche Suche nach einer perfekten Projektmanagement-Lösung für Ihr Kreativ-Team möglich ist. Auch wenn der Gedanke, sich durch Hunderte von Arbeitsmanagement-Lösungen durchwühlen zu müssen, schon erschreckend ist – keine Panik. Wir helfen Ihnen gerne.
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