Es gibt einen Grund, warum Dionsaurier ausgestorben sind. Die genaue Theorie, was ihren Untergang verursacht hat, wird immer noch von Wissenschaftlern diskutiert (abgestürzte Kometen? Klimawandel? Dino-Eier fressende Mammuts?). Tatsache ist jedoch nach wie vor, dass sie ihre Zeit nicht überlebt haben und einfach ausgestorben sind.
Ihr Arbeitsplatz hat auch solche Dinosaurier. Dabei handelt es sich um veraltete Arbeitstools oder Arbeitsprozesse, die einst dazu in der Lage waren, ihre Aufgabe zu erfüllen, aber im heutigen Zeitalter der vermehrten Verknüpfungen und Zusammenarbeit nicht mehr praktikabel sind.
Schauen wir sie uns an:
Der T-Rex der Arbeit: E-Mail
Der König aller Arbeitstools hat immer noch die Vorrangstellung im Büro; und das ganz einfach, weil ihn jeder hat und er für kurze, schnelle Nachrichten noch sehr dienlich ist. Das Problem mit diesem T-Rex ist aber, dass er kurze Stummelarme hat, was ein bildlicher Ausdruck dafür ist, wie verheerend es sein kann, E-Mails für das Managen eines Projekts zu benutzen.
Wenn Ihre Hin-und-Her-Kommunikation über verschiedene E-Mail-Threads verteilt ist und Sie tonnenweise Anhänge haben, verstehen Sie, dass die E-Mail ein Monster ist.
Erstens, in einer E-Mail gibt es keinen Kontext. Folglich haben Sie keinen Einblick in aktuelle Arbeitsfortschritte oder den Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist. Und dann gibt es da noch diese süchtig machende Ablenkung: Jede hereinkommende E-Mail muss sofort gelesen werden. Pure Zeitverschwendung!
Es gibt zahlreiche kollaborative Projektmanagement-Tools, die sehr viel effizienter sind als das Schreiben von E-Mails. Wenn Sie diesen Blog regelmäßig lesen, dann wissen Sie, dass Wrike zu den Besten gehört, weil es die Masse Ihrer Arbeits-Kommunikation aus Ihrem überladenen E-Mail-Postfach herausholt und sie an einen zentralen Ort überträgt, der für alle Teammitglieder einsehbar ist. Nichts geht verloren. Alles zurückerobert - besonders der Kontext.
Der langhalsige Brontosaurus: Tabellen
Der nächste große Arbeitsdinosaurier - Tabellen - ist weniger zerstörerisch als der T-Rex der E-Mails, vor allem weil er immer noch ein sehr leistungsstarkes Tool für Datenbanken und Berechnungen ist. Man benutzt Tabellen um: eine Projekt-Zeitleiste, ein Budget, einen Projekt-Kalendar und noch viel mehr zu erstellen.
Ein wahres Problem haben Sie dann, wenn Sie versuchen Tabellen zu nutzen, um verschiedene Projekte zu verwalten und dann plötzlich feststellen, dass Sie genau so viel Zeit für die Pflege Ihrer Tabellen benötigen wie für die eigentliche Arbeit. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie zu dem Dinosaurier aufschauen und feststellen, was für ein riesiges Monster Sie da füttern müssen.
Im Gegensatz dazu erlaubt Ihnen ein Arbeitsmanagement-Tool, sich Daten anzusehen und zu wissen, dass diese nicht schon in dem Moment veraltet sind, in dem sie in eine Tabelle eingetragen werden. Es sind Echtzeit-Daten. Außerdem gibt es in Ihrem Tool nur eine Version der Wahrheit, weil keine 10 Kopien Ihrer Excel-Tabelle existieren, die in der Firma herumschwirren und von verschiedenen Leuten überarbeitet werden.
Der tödliche Velociraptor: Status-Meetings
Und dann gibt es da noch den Velociraptor der Arbeit: diese kurzen aber tödlichen Status-Meetings, die allem Anschein nach immer wieder die komplette Produktivität Ihres Teams mit einem Biss verschlingen.
Seien wir ehrlich, Meetings brauchen Zeit - und Zeit ist die wertvollste Ressource Ihres Teams (dicht gefolgt von Kaffee). Wenn Sie Zeit darauf verwenden, Einzelheiten durchzugehen, die Sie per E-Mail oder mit Hilfe eines Management-Tools hätten erhalten können, dann ist das eine Verschwendung von jedermanns Ressourcen. Ein gutes Arbeitstool zeigt Ihnen den Status irgendeines Projekts oder einer individuellen Aufgabe an - und das, ohne den Arbeitsfluss Ihres Teams zu stören.
Ja, direkte Kommunikation ist wichtig, um den Teamgeist zu fördern und um sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und die Arbeit tun können, die sie wirklich lieben. Aber wenn Sie einfach nur wissen möchten, ob Ihr Projekt die Deadline einhält - dann gibt es dafür ein Dashboard.
Hören Sie auf, so prähistorisch zu sein
Hoffentlich verwenden Sie nicht mehr diese prähistorischen Tools und Prozesse; aber wenn doch, dann benötigen Sie vielleicht unser kostenloses E-Book zum Thema warum Manager sich von E-Mails und Tabellen verabschieden sollten.
Lesen Sie es und weinen Sie um die steinzeitlichen Methoden, mit denen Sie Ihre Projekte verwalten. Dies könnte genau der Weckruf sein, den Sie brauchen, um noch schnell mit der Zeit zu gehen, bevor Ihre Konkurrenz zu dem herabstürzenden Kometen wird, der Ihre Firma auslöscht.
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