Wie können wir gewährleisten, dass unser gesamtes Team gut zusammenarbeitet, auch wenn ein Teil davon seinen Arbeitsplatz zu Hause, in einem anderen Büro oder in einem anderen Land hat?
Da wir ein Software-Startup sind, in dem Remote-Arbeit Alltag ist, wird uns diese Frage oft gestellt — sowohl von Bewerbern wie auch von Kollegen. Es ist ein Thema, das uns besonders am Herzen liegt, denn unser Unternehmen Wrike wurde mit dem Ziel gegründet, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern unabhängig vom Ort leichter zu machen. Wenn uns jemand fragt, wie der Erfolg eines virtuellen Teams sichergestellt werden kann, können wir daher aus eigener Erfahrung sprechen.
So gestalten wir bei Wrike unsere virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich:
1. Fördern einer Kommunikationskultur
Das Bestehen einer Bürokultur, die einem Mitarbeiter den Austausch mit allen anderen unabhängig vom Standort erleichtert, egal ob im Büro oder anderswo, ist sehr wichtig.
Der Remote-Mitarbeiter sollte mit dem Rest des Teams mit einer vereinbarten Technologie in einfacher Weise kommunizieren können. Bei Wrike glauben wir fest daran, dass das die drei Basistechnologien für Remote-Arbeit sind:
- Eine Arbeitsmanagement-Plattform (wie Wrike)
- Ein Dateibearbeitungssystem (wie Google Docs/Drive) und
- Eine Screensharing/Voicechat-Software (wie Skype oder Google Hangouts).
Es sollte jedem in der Firma klargemacht werden, dass das die Haupttools sind, die zur Kommunikation genutzt werden. Und wenn sich etwas nicht in einem dieser Tools befindet, wurde es nicht richtig übermittelt.
Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter an den Gebrauch dieser Tools und daran, dass sie Probleme sofort ansprechen. Gleichzeitig sollten alle dazu angeregt werden, ihre kleinen Erfolge und Siege mit anderen zu teilen. Das ist eine hervorragende Art zu motivieren.
Remote-Mitarbeiter können leicht den Eindruck gewinnen, nur kleine Räder und Befehlsempfänger in einer riesigen Maschinerie zu sein. Kommunikation hilft bei der Aufrechterhaltung guter zwischenmenschlicher Beziehungen, damit sie wissen, dass sie wertvolle Teammitglieder sind.
2. Metriken einrichten
Wie können Sie den Erfolg eines Remote-Mitarbeiters messen? Metriken.
Metriken können bei der Bewertung des Erfolgs ihrer Remote-Mitarbeiter hilfreich sein, doch versuchen Sie sich auf die Metrik zu beschränken, die wirklich wichtig ist. Nehmen Sie als Beispiel unser Support-Team: wir messen die erforderliche Zeit zur Antwort auf ein Ticket, wie lange es bis zur Lösung dauert, wie viele Tickets zu welcher Tageszeit eingehen und vieles andere mehr; für unsere Support-Abteilung ist unsere Punktzahl der Kundenzufriedenheit (CSAT) am wichtigsten. Solange unsere CSAT-Punktzahl hoch ist, können wir davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter auf hohem Niveau arbeiten. Bei Bedarf stehen uns jedoch die Daten zu Einzelnen oder Untergruppen zur Verfügung. Und durch Vergleich der Metriken von Woche zu Woche können wir beobachten, in welchem Maße wir unsere Kundensupport-Prozesse verbessern.
3. Direkte Kommunikation sicherstellen
Eine wichtige Erkenntnis, die selbst bei der Arbeit mit einem virtuellen Team gilt: nichts geht über eine direkte Interaktion zwischen zwei Menschen. Daher sollten Sie regelmäßige persönliche Treffen organisieren oder zumindest die Möglichkeit haben, regelmäßig das Gesicht des anderen über eine Webcam zu sehen.
Einige Vorschläge:
a) Machen Sie Webcams für Remote-Mitarbeiter zur Pflicht.
Die Möglichkeit zu haben, von Angesicht zu Angesicht zu sprechen, ist zum Aufbau von Kameradschaft und als Mittel nonverbaler Kommunikation unverzichtbar.
b) Anrufen statt schreiben.
Remote-Mitarbeiter neigen zum Verfassen vieler E-Mails und das braucht Zeit. Setzen Sie sich für mündliche Kommunikation und Videoanrufe statt E-Mails oder Instant Messaging ein, falls Sie diesen Prozess beschleunigen möchten.
c) Verabreden Sie im Jahresverlauf Termine für persönliche Treffen.
Ab und zu für 3 bis 5 Tage im gleichen Büro zusammenzuarbeiten kann ein besseres Verständnis der Arbeitsweisen und Persönlichkeiten Ihrer Teammitglieder vermitteln.
Wie machen Sie Remote-Teamarbeit zum Erfolg?
Arbeit von extern ist stets eine herausfordernde Situation, sowohl für die Firma als auch den einzelnen Mitarbeiter. Die Befolgung dieser drei Richtlinien wird dabei helfen, dennoch erfolgreich zusammenzuarbeiten.
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