Stellen Sie sich vor: Es war einmal vor langer Zeit in einer weit, weit entfernten Galaxis. Sie leiten den Betrieb einer führenden staatlichen Waffenproduktion. Ihre Aufgabe? Der Bau einer ultimativen Waffe, so groß wie ein Mond, die einen ganzen Planeten zerstören kann. Doch es gibt ständig Probleme: Die Projektanforderungen sind ungenau definiert, die Führung versteht die Risiken nicht, Manager haben die Zusammenarbeit schlecht organisiert, aggressive Wettbewerber sind Ihnen auf den Fersen usw. Am Ende platzt Ihr Projekt. Buchstäblich.
Haben Sie es schon erraten? Dieses Projekt ist der „Todesstern“, und Studenten der Lehigh University schätzen die Baukosten auf 852.000.000.000.000.000 US-Dollar…allein für die Produktion des erforderlichen Stahls. Ein ziemlich teurer Misserfolg!
Obwohl Ihre Projekte kaum eine vergleichbare Größenordnung erreichen werden, kann schlechtes Arbeitsmanagement Ihrem Unternehmen teuer zu stehen kommen, falls Sie nichts dagegen tun. Die finanziellen Auswirkungen des Arbeitsmanagements im operativen Tagesgeschäft sind oft schwierig zu messen, aber die Konsequenzen sind klar:
- Pro einer Milliarde US-Dollar, die Unternehmen in Projekte investieren, werden 97 Mio. US-Dollar verschwendet (PMI, 2017).
- 17 % aller IT-Projekte entwickeln sich so schlecht, dass sie die Existenz eines Unternehmens bedrohen können (Calleam).
- Projekte überschreiten ihre Budgets im Durchschnitt um 27 % (Harvard Business Review).
- IT-Ausfallraten liegen schätzungsweise zwischen 5 und 15 % und verursachen allein in den USA Verluste von 50 bis 150 Mrd. US-Dollar (Harvard Business Review).
Statistiken wie diese mögen so bedrohlich wirken wie ein nahender Sternenzerstörer, aber es gibt eine „neue Hoffnung“ (sorry, das musste einfach sein!) – eine Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement.
Unternehmen, die eine Projektmanagement-Methode einsetzen, haben laut dem Project Management Institute bessere Chancen, ihre Budgets und Termine einzuhalten, den Projektumfang zu managen, Qualitätsstandards zu erreichen und den erwarteten Nutzen zu erzielen. Wie das PMI in seiner Studie „Pulse of the Profession 2017“ feststellte, sparen Unternehmen mit starken Projektmanagement-Initiativen 28 Mal mehr Geld bei Projekten als andere.
Um seine Einnahmen zu maximieren, muss Ihr wachsendes Unternehmen Produktivität, Transparenz und Zusammenarbeit verbessern – aber wie wissen Sie, ob eine Arbeitsmanagement-Plattform die richtige Antwort ist?
Fragen Sie sich, welche Lösung die beste Rendite verspricht? Möchten Sie wichtige Entscheider für eine Investition gewinnen? Oder den ROI Ihrer vorhandenen Lösung belegen? Erfahren Sie mehr über Ansätze, um den ROI eines Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement (Collaborative Work Management = CWM) zu messen.
- ROI aus der Bewältigung von mehr Projekten mit weniger Mitarbeitern, was Ihr Team letztendlich in die Lage versetzt, unter Einsatz vorhandener Ressourcen seinen Projektdurchsatz zu steigern.
- ROI aus Zeit- und Kosteneinsparungen pro Projekt, was die Projekteffizienz anhand der gesparten operativen Kosten misst.
- ROI aus kooperativeren, produktiveren, zufriedeneren Mitarbeitern. Betrachten Sie die „weichen“ — und oft schwieriger messbaren — Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit, die sich direkt auf die Personalbindung und Produktivität auswirken.
- ROI aus verstärkter Integration und Automation mit verbesserter Produktivität und technischer Effizienz, die Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren.
Sehen wir uns nun jede Methode etwas genauer an.
4 Ansätze, um den ROI von Arbeitsmanagement-Tools zu messen
1. ROI aus der Bewältigung von mehr Projekten mit weniger Mitarbeitern
Die meisten von uns kennen sicher die berühmte Supergrafik der SaaS-Landschaft.
Diese erdrückende Anzahl von Logos illustriert perfekt das moderne Wettbewerbsumfeld von Marken, in welcher Branche auch immer. Sie müssen innovativ sein, um sich vom Wettbewerb abzuheben. Während Führungskräfte mit knappen Ressourcen und hohen Produktivitätsanforderungen konfrontiert sind, spüren interne Teams den Druck durch eine wachsende Arbeitsbelastung und anspruchsvolle Zielvorgaben. Doch was wäre, wenn ein Tool Ihrem Team helfen könnte, mehr Projekte ohne zusätzliche Mitarbeiter zu bewältigen? Oder sogar mit weniger Personal als bisher?
Welche Tätigkeiten schlucken in Ihrem Team die meiste Zeit? Für viele ist das die ständige Jagd nach Informationen, Unterlagen, beteiligten Personen, Feedback, Fortschrittsberichten usw. Eine Studie ergab, dass Teams 21,8 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten und Projektdaten verschwenden – das entspricht 54,5 % einer 40-Stunden-Woche. Nehmen wir an, Sie zahlen einem Mitarbeiter 1.000 Euro pro Woche. In diesem Szenario verschwenden Sie also 545 Euro pro Woche oder 28.340 pro Jahr für Arbeit, die Ihre Produktivität nicht steigert, sondern bremst.
Und Ihre Mitarbeiter sitzen nicht etwa faul herum, im Gegenteil: Sie arbeiten so hart und so schnell, wie es ihnen mit den vorhandenen Tools und Prozessen möglich ist. Aber was wäre, wenn Sie ihre verschwendete Produktivität freisetzen können?
Plattformen für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike helfen Teams, Zeitverschwendung durch das Warten auf Daten oder die Suche nach Informationen zu minimieren. Eine CWM-Plattform bringt Projektzeitleisten, Aufgaben, Kommunikation und Unterlagen in einer zentralen Single Source of Truth zusammen. Wrike beispielsweise lässt sich mit über 400 Tools integrieren, was es Teams einfach macht, die erforderlichen Informationen an einem Ort zu finden.
Dank dieser Funktionen hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die Projektdaten. Ohne eine CMW-Lösung sind Projektinformationen in diversen IM-Konversationen oder E-Mail-Ketten verstreut und nur mit viel Zeitaufwand zu finden. Wrike enthält zudem Funktionen wie Arbeitsablauf-Statusanzeigen, die Projektmitglieder automatisch über Aufgaben und Projektstand auf dem Laufenden halten, ohne dass sie lange suchen müssen.
Eine CWM-Lösung verschafft Ihrem Team nicht nur einen transparenten Einblick in die Arbeit, was Zeit und Geld spart, sie versetzt Teams auch in die Lage, agile Methoden und Projektmanagement-Rahmenwerke umzusetzen. Durch die Standardisierung von Prozessen und die Zentralisierung der Projektkommunikation leisten Teams mehr Arbeit in kürzerer Zeit, und die Produktivität steigt.
Wrike-Kunde Chad Borenz, Director of Marketing Operations bei dem Beratungsunternehmen IdeaS Revenue Solutions, liefert folgendes Beispiel: „Ich kann zwei Jahre zurückschauen, seit wir Wrike eingeführt haben, und die Zahl der Projekte, die wir in einem bestimmten Zeitraum anpacken und abschließen können, hat sich praktisch vervierfacht. Vorher liefen bei uns im Durchschnitt 20 bis 50 Projekte gleichzeitig, jetzt sind es über 200, und wir haben in unserer Gruppe keine zusätzlichen Mitarbeiter eingestellt. Wrike hat unsere Effizienz enorm gesteigert.“
So messen Sie's:
Ganz gleich, ob Sie bereits eine Lösung implementiert haben oder noch auf der Suche sind – messen Sie die Zahl der Projekte, die Sie mit und ohne CWM abwickeln können. Fügen Sie numerische Datenpunkte hinzu, die für Ihr Unternehmen relevant sind, um Ihre gesteigerte Produktivität in finanziellen Kennzahlen auszudrücken. Sie können beispielsweise das Gehalt der Mitarbeiter und den durchschnittlichen Projektwert in Ihre Gleichung einbeziehen. Und dann: immer weiter messen und weiter verbessern! Das gilt ganz besonders, wenn Ihr Team agile Methoden oder neue Projektmanagement-Rahmenwerke einführt.
(Zuvor abgeschlossene Projekte des Teams in einem bestimmten Zeitraum) / (Anzahl der Teammitglieder) = im Vergleich mit = (Projekte, die das Team jetzt in einem bestimmten Zeitraum abschließen kann) / (Anzahl der Teammitglieder)
Denken Sie daran, dass die Umgestaltung von Projektabläufen Zeit braucht! Geben Sie Ihren Teams eine Chance, sich an das Tool zu gewöhnen. Wie Sean Carty, Senior Product Marketing Manager von Wrike, anmerkt: „Bei dieser Kennzahl geht es um Opportunitätskosten und die Fähigkeit, Ihre begrenzten Ressourcen auf die Projekte mit der größten Wirkung auszurichten.“
2. ROI aus Zeit- und Kosteneinsparungen pro Projekt
Unsere Umfrage zum Projektmanagement in der Fachdienstleistungsbranche ergab, dass 97 % aller Projekte von Verzögerungen betroffen sind. Und Projekte, die Fristen und Budgets überschreiten, sind der wichtigste Grund für Kundenabwanderung. Teams aus den verschiedensten Branchen können das sicher nachvollziehen. In der Liste der wichtigsten Projektmanagement-Statistiken von Capterra nannten Projektmanager in der Produktion die Kontrolle der Projektkosten als ihr größtes Problem, gefolgt von der Einhaltung von Terminen und dem teamübergreifenden Informationsaustausch. Verzögerungen schaden den Finanzen auf vielen Ebenen:
- Kosten für die Bezahlung zusätzlicher Arbeitskräfte über längere Zeit
- Kosten durch den Verlust von Kunden wegen mangelhaftem Projektmanagement
- Opportunitätskosten, weil die Zeit zur Verfolgung von Neugeschäften fehlt
- Und vieles mehr!
Eine Optimierung der Arbeitsabläufe durch CMW bringt ganz von selbst Renditevorteile mit sich. Doch abgesehen von der Bewältigung zusätzlicher Projekte mit dem gleichen Personal ergeben sich auch Kosteneinsparungen aus der maximierten Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit abgeschlossener Projekte.
Wrike-Kundin Celene Curry, zuständig für Event Operations bei der Goodwood Group, bringt dies auf den Punkt: „Wir sparen Geld, weil wir etwaige Probleme im Voraus erkennen, denn bei der Ad-hoc-Handhabung von Problemen verlieren wir viel kostbare Zeit und müssen zahlreiche Lieferanten koordinieren, die zu verschiedenen Zeiten eintreffen. Wir haben definitiv nicht nur Geld gespart, sondern auch Zeit und Mühe.“
Eine CWM-Plattform hilft Teams, einen Gesamtüberblick über Projektzeitleiste, Status und Abhängigkeiten zu gewinnen, sodass etwaige Engpässe sofort erkennbar sind. Führungskräfte sind so besser in der Lage, Ressourcen zuzuweisen, den Personaleinsatz zu planen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Tools wie Wrike helfen Teams nicht nur, ihre Arbeit zu visualisieren, sondern sie auch zu priorisieren.
Sean Amster, Digital Strategy and Operations Manager bei Frontline Education, liefert folgendes Beispiel: „Mit Wrike dauern Projekte, für die wir früher acht Tage brauchten, nur noch fünf. Pro Quartal können wir rund 80 Projekte mehr bewältigen, seit wir Wrike eingeführt haben. Damit hat unser Marketingteam sein Arbeitspensum dank Wrike um 20 % gesteigert.“
So messen Sie's:
Jedes Team und jedes Projekt ist anders! Es kann schwierig sein, den genauen Euro-Wert Ihrer gesparten Zeit zu kalkulieren – die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden ist schließlich unbezahlbar, nicht wahr? Dennoch hat unser Produktmarketingteam eine Gleichung entwickelt, die Ihnen hilft, den ROI von Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermitteln.
Gleichung:
- Durchschnittliche Projektdauer: X Wochen
- V Anzahl der Mitarbeiter
- W Wochengehalt pro Mitarbeiter
- X Projekte pro Jahr
- Projektplanung: Y Wochen
- Projektumsetzung: Z Wochen
- Gesamtkosten für ein Projekt:
- Kosten zur Planung von 1 Projekt: V Mitarbeiter x W € Gehalt x Y Wochen = €€€
- Kosten zur Umsetzung von 1 Projekt: V Mitarbeiter x W € Gehalt x Z Wochen = €€€
- Addieren Sie diese beiden Ergebnisse, um die Gesamtkosten zu erhalten: €€€
Wenn Sie Ihre Ergebnisse für die Zeiten vor und nach der CRM-Implementierung vergleichen, haben Sie Ihre Ersparnisse!
3. ROI aus kooperativeren, produktiveren, zufriedeneren Mitarbeitern
Wer als Unternehmen heute wirklich wachsen will, muss die Innovationsbereitschaft seiner Mitarbeiter stärken. Doch allzu oft endet das in Innovationsdruck und Überbelastung. Wrikes Studie zu den Auswirkungen von Stress am Arbeitsplatz zeigte, dass 94 % der Mitarbeiter Stress bei der Arbeit erleben und fast ein Drittel von ihnen den Stress für unhaltbar hoch halten. Starker Stress führt dazu, dass sie:
- sich nach einem neuen Job umsehen
- schlecht schlafen (was sich wiederum auf ihre Leistungsfähigkeit auswirkt)
- das Interesse an der Arbeit verlieren / abschalten
- außerplanmässige Fehlzeiten haben
- und mehr!
Kein Wunder also, dass die Mitarbeiterbindung für 87 % der Personalchefs das wichtigste Anliegen darstellt, wie eine Studie von Kronos und Future Workplace ergab. Wenn Mitarbeiter kündigen, abschalten, unerwartet fehlen oder einfach nicht leistungsfähig sind, entstehen Projekt-Engpässe und es leidet die Teammoral. Andere Teammitglieder warten darauf, dass etwas passiert, Projekte stecken fest und die Frustration wächst.
Dieser Dominoeffekt kann die Demotivation unter Mitarbeitern steigern, was für US-Unternehmen laut einer Studie bis zu 550 Mrd. US-Dollar pro Jahr an Produktivitätsverlusten verursacht. Außerdem ist die Rekrutierung der besten Talente zu einem hart umkämpften, kostspieligen Markt geworden, der US-Firmen jährlich 160 Mrd. US-Dollar kostet.
Aber es gibt einen Silberstreifen am Horizont: Laut unserer Studie beschreiben sich 63 % der CWM-Nutzer, aber nur 34 % der Nicht-CWM-Nutzer, als meistens glücklich oder begeistert. Im Vergleich zu ihren unglücklichen Kollegen machen glückliche Mitarbeiter 26 % weniger Bürofehler, leiden zu 79 % weniger an Burnout und bleiben 61 % eher dem Unternehmen erhalten.
Mitarbeiterzufriedenheit bietet enorme ROI-Potenziale, und eine CWM-Plattform kann Ihnen helfen, sie zu realisieren. Was genau bringt also eine CWM-Plattform?
- Sie fasst Projektdaten und Kommunikation an einem Ort zusammen, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu maximieren.
- Teams verschwenden weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und Dokumenten, was ihre Produktivität verbessert.
- Manager können die Arbeitsauslastung besser messen, um ihre Teammitglieder nicht zu überfordern.
- Die Verfügbarkeit diverser Ansichten gewährleistet, dass sich jede Art von Projektzeitleiste visualisieren lässt. Es ist einfach, Engpässe zu identifizieren, die Arbeit zu planen, Fortschritte zu managen und die Transparenz zu maximieren.
- Mit einfachen @Erwähnungen können Teams an einem Ort zusammenarbeiten oder einen Manager hinzuziehen, um Hindernisse auszuräumen.
- Die in den Tools zentralisierte Projektkommunikation eliminiert unüberschaubare E-Mail-Ketten.
- Die Möglichkeiten sind wirklich unbegrenzt!
So messen Sie's:
- Befragen Sie nach der Implementierung Ihres CWM-Tools die Mitarbeiter! Messen Sie wichtige Aspekte oder erheben Sie spezifische Details, die für Ihre Arbeitsabläufe und Herausforderungen relevant sind. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter auch im weiteren Verlauf rund um Zufriedenheitsthemen wie Arbeitsauslastung, Projektfortschritte, Tools usw.
- Beauftragen Sie Ihr Personalteam, die Mitarbeiterbindung im Verlauf des nächsten Jahres zu beobachten. Kalkulieren Sie, wie teuer es für Ihr Unternehmen ist, neue Teammitglieder einzustellen, und ordnen Sie der Fluktuationsrate vor und nach der CWM-Implementierung einen Eurobetrag zu.
4. ROI aus verstärkter Integration und Automation
Man braucht nach einer Ablenkung fast 30 Minuten, um sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren. Denken Sie einmal darüber nach: Selbst wenn ein Mitarbeiter mit 100.000 € Jahresgehalt nur zweimal am Tag gestört wird, entspricht das einer unproduktiven Zeit von 50 € pro Tag oder 13.000 € pro Jahr.
Ablenkungen gibt es überall: E-Mails und IM, Meetings, die kleinen Bürogespräche zwischendurch, der Wechsel zwischen Tools, die Suche nach Dokumenten, die Zusammenstellung von Daten... Doch ein CWM-Tool wie Wrike kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen, weil es die meisten solcher Ablenkungen ausschaltet. Das Geheimnis? Integration und Automation.
In unserer Umfrage unter Fachdienstleistern sagten drei von zehn Befragten, dass sie 30-39 % mehr wertschöpfende Arbeit schaffen würden, wenn die repetitiven, administrativen Aspekte ihrer Tätigkeit automatisiert wären. Rund ein Fünftel (22%) meinten, sie könnten ihre Arbeitsleistung dadurch um 50% oder mehr verbessern. Eine CWM-Lösung wie Wrike automatisiert zeitraubende, repetitive Verwaltungstätigkeiten wie Aufgabenerstellung, Arbeitszuweisung, Projektbenachrichtigungen, Reporting und mehr.
Wrike Vorlagen sind für viele unserer Kunden und Teams eine Möglichkeit, ihre Arbeit durch Automation zu rationalisieren. Der Wrike-Kunde Arvig sparte beim Onboarding neuer Mitarbeiter nach eigenen Angaben über 900 Stunden pro Jahr durch den Einsatz von Wrike Formularen, Wrike Vorlagen und Wrike Integrate. Wenn Sie diese Stunden mit dem Gehalt multiplizieren, erhalten Sie eine eindrucksvolle Zahl für Ihren ROI!
Auch bei der Kommunikation können Automation und Integration wahre Wunder bewirken.
Ob Status-Updates, Informationsaustausch, Reporting oder mehr... E-Mail ist als Grundlage für die Projektarbeit problematisch.
Laut Symantec verwendet das durchschnittliche Unternehmen über 900 Cloud-Apps zur Verwaltung seiner Prozesse. Eine andere Studie zeigt, dass 68 % aller Mitarbeiter 10 Mal pro Stunde zwischen Apps wechseln und pro Tag eine ganze Stunde mit dem Hin- und Herspringen zwischen Apps verschwenden. Moderne Teams arbeiten mit einer breiten Palette an Tools, und die Fähigkeit einer CWM-Lösung, all diese Arbeitsmittel an einem Ort zu integrieren, kann sowohl Ihren Tool-Stack als auch Ihre Projektabläufe rationalisieren.
Ein gutes Beispiel dafür ist OSF Healthcare, wo Wrike mit Adobe Photoshop integriert wurde. Dank Wrike CWM kann das Kreativ-Team von OSF Healthcare seine Dokumente problemlos in Wrike Proof hochladen, um umsetzbares Feedback von Beteiligten zu erhalten – direkt auf dem Bild, alles an einem Ort. Andrea Bonk, Program Manager of Market Research, berichtet: „Die Time-to-Value in unseren Teams hat sich eindeutig verbessert. Wir arbeiten enger zusammen als je zuvor, und wir haben die Zeit zur Überarbeitung und Freigabe von Assets um 50 % reduziert, wenn nicht sogar noch mehr.“
Es gibt viele Beispiele für die Renditevorteile durch die Integrationsmöglichkeiten Ihrer CWM-Lösung. Erfahren Sie mehr über die Integrationen von Wrike in unserem Blog „Gemeinsam stärker: Wrike Integrationen, die leistungsfähige Teams inspirieren“.
So messen Sie's:
Jedes Team hat seine eigenen Herausforderungen, Ziele und Tools. Für manche bringt die Bereitstellung eines zentralen Orts für Asset-Feedback und -Freigaben die größte Zeitersparnis. Für andere ist es die Zusammenarbeit an einem Ort statt nur per E-Mail. So hat zum Beispiel Esurance seinen ROI anhand der Zeit gemessen, die nicht mehr in den umständlichen E-Mail-Verkehr fließt.
Dazu Sabrina Wong, Associate Content Project Manager bei Esurance: „Vor Wrike haben wir ein besonders kompliziertes Projekt komplett per E-Mail gemanagt. Ich glaube, wir haben pro Monat und pro Teammitglied um die 400 E-Mails erhalten – und so viele E-Mails erspare ich mir jetzt durch Wrike. Seit der Einführung von Wrike wird das Feedback komplett im Tool verwaltet, so dass es ganz einfach ist, bei aufkommenden Fragen einen Blick in die Projekthistorie zu werfen, statt mühsam 3.000 E-Mails zu durchsuchen.“
Kalkulieren Sie Ihren ROI aus der eingesparten Zeit, indem Sie die Arbeitszeit für Aufgaben vor und nach Wrike messen. Wenn Sie Ihre CWM-Lösung zur Konsolidierung von Tools verwenden, können Sie die eingesparten Kosten ebenfalls in Ihre Gleichung einbeziehen.
Sind Sie bereit, Ihren ROI aus dem kollaborativen Arbeitsmanagement zu maximieren?
Sie können Zeit und Geld sparen, Ihren Ressourceneinsatz optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und vieles mehr. Die Vorteile einer CWM-Lösung sind unbezahlbar. Doch hier bei Wrike ist es uns wichtig, Fortschritte zu messen und die Vorteile eines vorbildlichen Projektmanagements konkret zu belegen.
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie den ROI für Ihr Team am besten messen können, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Vor dem CWM:
- Wie organisieren Sie Ihre Projekte? Welche Tools verwenden Sie?
- Wie verfolgen und dokumentieren Sie den Projektfortschritt?
- Wie viel Zeit wenden Sie für Projekte, Aufgaben und Zusammenarbeit auf?
- An welchen Punkten Ihres Arbeitsmanagement-Prozesses ergaben sich Reibungen?
- Wie haben sich diese Reibungen in geschäftlicher, zeitlicher oder qualitätsbezogener Hinsicht auf Ihr Unternehmen ausgewirkt?
- Welche Chancen sind Ihnen durch diese Arbeitsweise entgangen?
- Nach dem CWM:
- Was sind die positiven geschäftlichen Auswirkungen dieser aktuellen Arbeitsweise?
- Welche Tools verwenden Sie heute? Konnten Sie dadurch Kosten oder Zeit sparen?
- An welchen Punkten Ihres Prozesses haben Sie Reibungen eliminiert?
- Welche positiven Auswirkungen in geschäftlicher, zeitlicher oder qualitätsbezogener Hinsicht verzeichnen Sie durch die aktuellen Verbesserungen?
- Welche Chancen konnten Sie dank Ihrer aktuellen Arbeitsweise wahrnehmen?
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