Viele führende Unternehmen rühmen sich damit, dass die Belegschaft das Herzstück ihrer Unternehmenskultur ist. Dem stimmt auch Harvey Mackay zu. Der Geschäftsmann schaffte es mit seinen Büchern schon sieben Mal auf Platz 1 der Bestsellerliste der New York Times: „Wer wie ich daran glaubt, dass unsere Mitarbeiter wirklich unser wertvollstes Gut sind, wird alles dafür tun, dass sie ihre Arbeit möglichst gut erledigen können.“ Eine Einsicht, der sich viele andere namhafte Wirtschaftsvertreter anschließen.
Dabei stellt sich auch die Frage, wie gut die Unternehmen mit dieser wertvollen Ressource umgehen. Einer kürzlich von Gallup durchgeführten Studie zufolge, fühlen sich 23 Prozent aller Mitarbeiter bei der Arbeit sehr oft oder ständig ausgebrannt. Eine Untersuchung von Wrike zu den Auswirkungen von Stress am Arbeitsplatz ergab, dass Burnout-Erscheinungen unter anderem zu Schlafverlust, innerer Kündigung und der Suche nach einem anderen Arbeitsplatz führen. Hinzu kommt, dass Neueinstellungen nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Geld kosten. Der Kampf um die besten Kräfte ist hart und teuer. US-Unternehmen geben dafür jährlich 160 Milliarden Dollar aus. Gleichzeitig stieg das Einkommen motivierter Fachkräfte 2,3-mal stärker als in der Vergangenheit.
Wenn die Betriebsausstattung oder die Kapitaldecke überstrapaziert sind, liegt die Lösung oft auf der Hand. Leiden Mitarbeiter jedoch am Burnout-Syndrom, hilft nur ein ganzheitlicherer Ansatz. Der setzt voraus, dass das Führungspersonal seine Mitarbeiter mit Tools unterstützt, mit denen sie ihre Aufgaben effizient erledigen. Genau da kommt Wrike Resource ins Spiel.
Was ist Wrike Resource?
Wrike Resource ist eine Lösung für das Ressourcen- und Zeitmanagement. Mit ihrer Hilfe optimieren Unternehmen kollaborativ die Planung und Zuweisung von Ressourcen und sorgen dafür, dass zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter am richtigen Projekt arbeiten.
Als Ressourcen zählen in diesem Zusammenhang Personal, Betriebsausstattung und/oder finanzielle Mittel, die für den Abschluss eines Projektes erforderlich sind. Wie der Weiterbildungsdienstleister GoSkills erklärt, können schlecht geplante Ressourcen unter Unterlastung oder Überlastung leiden. Von Unterlastung spricht man, wenn zu viele Ressourcen zugewiesen werden. Die Folge: finanzielle Verluste, vergeudetes Potenzial und Produktivitätseinbußen. Überlastung hat dagegen hohen Stress, schlechte Stimmung und schlechtere Arbeitsqualität zur Folge.
Die intuitive Ressourcenverwaltungslösung von Wrike befähigt weltweit agierende Projektteams dazu, ihre wertvollste Ressource genau richtig einzusetzen: die Mitarbeiter! Mit Hilfe der Wrike-Lösung gelingt es Führungskräften, die Projektplanung zu optimieren, die Arbeit gleichmäßig zu verteilen und die Produktivität zu steigern. Mit dem neuen Reporting verfeinern und verbessern Sie Ihre Ressourcenverwaltung. Die Zeiten, in denen die Unter- oder Überlastung nur grob abgeschätzt werden konnte, sind vorbei. Es gibt vier Möglichkeiten, mit Wrike Resource zu verhindern, dass sich Kollegen überarbeiten. Sehen wir sie uns an.
4 Möglichkeiten, mit Wrike Resource Mitarbeiter-Burnout zu verhindern
1. Berücksichtigung der Team-Auslastung bei der Projektplanung
Bei der Organisation bereits eingeplanter Projekte und neu eingegangener Arbeitsanfragen ist entscheidend, dass Sie die Gesamtarbeitslast Ihres Teams im Blick behalten. Wrike Resource ist intuitiv aufgebaut. Das bedeutet, dass es einfach fällt, die Ressourcen zweckgerecht den passenden Projekten zuzuweisen. Für Projektmanager bedeutet das, dass sie bei der Planung der Arbeitsstunden die Stärken und die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds berücksichtigen können.
Wrike Resource versorgt Projektmanager in dieser kritischen Planungsphase mit einer umfassenden Echtzeit-Bestandsaufnahme ihrer Teams. Mit Hilfe des Tools Ausgaben-Aufwand planen Vorgesetzte, wie lange eine Aufgabe dauert. Eine Aufgabe könnte sich beispielsweise über mehrere Tage erstrecken, wobei jedoch von jedem Verantwortlichen nur mehrere Stunden Arbeit pro Tag erforderlich sind. Mit einer solchen Aufteilung ist in jeder Projektphase eine bedarfsgerechte Arbeitszeitzuweisung sichergestellt.
Laut einer 60 Prozent aller Kreativmitarbeiter berichteten, dass sie mindestens einmal die Woche Ad-hoc-Anfragen bekommen – in Abteilungen mit mehr als 51 Mitarbeitern steigt der Wert auf 80 Prozent.
Mit Hilfe von Wrike Resource gewinnen Sie einen umfassenden Überblick über den aktuellen Arbeitsanfall Ihres Teams, auch aufgeschlüsselt bis auf einzelne Teammitglieder. In Arbeitsauslastungs-Diagrammen visualisieren Sie in wenigen Augenblicken den Zeitplan und die Projektliste jedes einzelnen Teammitglieds und wissen dann, wer an was wie lange arbeitet. Weil Sie wissen, wie es um die Verfügbarkeit des Teams bestellt ist, können Sie so planen, dass Konflikte weitgehend ausgeschlossen sind und Ressourcen optimal genutzt werden.
Die Verlockung kann groß sein, schnellstmöglich mit einem Projekt anzufangen. Ohne die richtigen Ressourcen kann sich ein auf vier Monate angesetztes Projekt aber auf 1 Jahr hinausziehen. Dies geht aus dem Bericht „Resource Capacity Planning for PPM Leaders“ des Marktforschungsdienstleisters Gartner hervor. Das heißt also, dass das Projekt dreimal so lange dauert, nur weil in der Planungsphase die Ressourcen nicht richtig vorbereitet wurden. Stellt ein Tool wie Wrike Resource alle Planungsinformationen bereit, gelingt es Ihrem Team leichter, zum richtigen Zeitpunkt und mit allen erforderlichen Tools die Arbeit aufzunehmen.
„Die Übersicht über das Zeitmanagement und die Arbeitsauslastung vereinfacht die Ressourcenverwaltung, weil das Team damit klar sieht, ob ein Projekt innerhalb der vorgegebenen Zeitparameter abgeschlossen werden kann. Letztlich werden unsere Mitarbeiter dadurch vor Überlastung geschützt. „ – Thomas Mix, Director of Strategy & Business Development, Digital Planet
2. Teamleistung durch gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung optimieren
Die flexible Ressourcenzuteilung von Wrike ermöglicht Projektmanagern, Arbeitsstunden so aufzuteilen, dass die Stärken und Verfügbarkeit der jeweiligen Teammitglieder optimal genutzt werden können. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit zur Zusammenarbeit und vermeiden Sie Projektverzögerungen durch unausgeglichene Arbeitsauslastung.
Wie Studien immer wieder belegen, drücken Überlastung und Multitasking die Effizienz. Ähnlich wie im Profisport kann es sein, dass alles gut läuft, aber plötzlich klappt etwas nicht. Dann folgt der nächste Reinfall und so weiter und so weiter. Plötzlich ist das Team in der Abwärtsspirale, sinkt immer tiefer ein und bekommt das Gefühl, nicht mehr herauszukommen. Weil das Projekt hinterherhinkt, sind auch andere Projekte betroffen. Der damit verbundene Stress drückt dann projektübergreifend die Leistung. Selbst die fähigsten Mitarbeiter geben irgendwann unter dem Druck schlecht organisierter Arbeit nach. Wir alle wissen, wie das ist!
Wenn Sie gelernt haben, Ressourcen mit den Arbeitsauslastungs-Ansichten von Wrike Resource zu planen, können Sie die Produktivität optimieren. Zum Beispiel mit Tools wie der Arbeitszuweisung nach Arbeitsrolle. Die Frage ist dann nicht mehr „Haben wir genug Arbeitskraft, um dieses Projekt zum Abschluss zu bringen?“ Stattdessen geht es darum, die Arbeit so zuzuweisen, dass optimale Produktivität erzielt wird. Die richtig bemessene Zuweisung von Aufgaben schafft dann nicht mehr nur die Voraussetzungen für einen schnelleren Projektabschluss. Das Team gewinnt langfristig an Leistungsfähigkeit, Produktivität, Zufriedenheit und Kreativität.
„Früher arbeiteten unsere Mitarbeiter an 12 Projekten gleichzeitig. Mit Wrike Resource ist es uns gelungen, diese Zahl auf 3 zu reduzieren. Wir haben Wrike Resource verwendet, um Projekte vollständig durchzuplanen und Konflikte zu erkennen. Unsere Manager konnten auf dieser Grundlage entscheiden, was Priorität hat und was neu zugewiesen werden kann. Wir bekamen alles fertig, kamen besser mit den Aufgaben zurecht und schafften sogar mehr.“ – Derick Dahl, Leiter Produktmanagement bei Dana Innovations
3. Agil neue Prioritäten setzen und Projekte auf Spur halten
Wrike Resource schafft die Voraussetzungen für kollaborative Zusammenarbeit. Teams vermeiden damit Projektverzögerungen, die unnötige Kosten und Effizienzverluste nach sich ziehen. Auf der Benutzeroberfläche priorisieren Sie Projekte intuitiv per Drag-and-Drop um. Indem Sie Projekte vorziehen, halten Sie unerwartete Kosten niedrig, selbst wenn sich neue Rahmenbedingungen ergeben. Auch die Dauer einer Aufgabe, den Arbeitsaufwand und die Verantwortlichen können Sie in Echtzeit neu festlegen. Oder weisen Sie bei Rückstand Aufgaben zu, wenn Ihr Team Kapazität für weitere Projekte hat.
Egal wie solide Ihr Plan ist, es kommt mit Sicherheit einiges dazwischen: dringende Anfragen, Verlagerung von Geschäftszielen, unerwartete Krankentage. Mit einer Anpassung der Zeitleiste und der Neuzuweisung von Aufgaben verhindern Führungskräfte, dass Mitarbeiter überlastet werden. Gleichzeitig können sie damit ihre Projekte auf neu gesetzte Unternehmensziele oder Anfragen ausrichten.
Nach Ansicht von 20 Prozent aller Mitarbeiter im Bereich Fachdienstleistungen sind kurzfristige Änderungen der Hauptgrund für Projektverzögerungen. In unserer Studie zum Thema „Stress am Arbeitsplatz“ wurden „Engpässe und das Warten auf andere“ als Haupt-Stressfaktoren genannt. Wenn Ihr Team auf ein Hindernis trifft, muss es agil reagieren können. Das bringt nicht nur das Projekt voran, sondern stärkt auch die Team-Moral und verhindert, dass Frust aufkommt, weil nichts vorangeht.
Wrike verhindert, dass Projekte in einer Frust-Dauerschleife versinken. Führungskräfte haben im Blick, wie stark ihr Team ausgelastet ist, und priorisieren mit unseren Tools Aufgaben bzw. priorisieren sie um. Manager erkennen und beseitigen damit schnell Engpässe. Sie haben alle aufgabenrelevanten Informationen zur Hand, stärken das Zuständigkeitsgefühl und schaffen die Voraussetzungen für eine gute Teamkommunikation.
4. Mit Hilfe von Automatisierung und Reporting Ressourcen besser nutzen
Mit Wrike Resource ist es einfach, den Zeitaufwand im Blick zu behalten und Ressourcenprognosen kontinuierlich zu verfeinern. Weil die Aufgaben und die Aufgabenverfolgung zusammengelegt sind, können Sie den geplanten gegen den tatsächlichen Zeitaufwand abgleichen.
In einer kürzlich veröffentlichten Studie gaben 38 Prozent der befragten Arbeitnehmer an, dass sie bestimmte Aufgaben noch manuell erledigen, zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung auf Papier oder mit Stechuhren. Funktionen wie Verrechenbare Zeit und Arbeitszeitliste digitalisieren in Wrike Resource solche Vorgänge. Zeitaufwändige administrative Aufgaben werden automatisiert und Berichte verbessern Prozesse.
Bei Verwendung von Wrike Resource füllt eine konsolidierte Arbeitszeitliste automatisch alle zugewiesenen Aufgaben aus, so dass die Arbeitszeit jederzeit protokolliert wird. Ihr Team kann am Tag mehrere Einträge machen und diese gegebenenfalls mit Kommentaren erläutern. Auf der Wochenansicht der Arbeitszeitliste sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit die Aufgaben an den jeweiligen Tagen in Anspruch nahmen. Außerdem erhalten Sie eine wöchentliche Zusammenfassung des Zeitaufwandes. Das vereinfacht und beschleunigt die Abrechnung.
Es ist unbefriedigend, wenn manuelle administrative Aufgaben aufhalten und die Ergebnisse der Arbeit nicht sichtbar sind. In einer Studie gaben die befragten Arbeitnehmer an, dass sie nur 39 Prozent ihrer Arbeitszeit mit ihren eigentlichen Aufgaben verbringen.. Die restlichen 61 Prozent gehen für Beschäftigungsarbeit und die administrativen Pflichten drauf.
In unserem Benchmark-Bericht zum Arbeitsmanagement im Dienstleistungssektor gaben satte 64 Prozent der Befragten aus Fachdienstleistungsfirmen an, dass sie pro Woche mindestens drei Stunden mit der Arbeitszeitdokumentation verbringen. Die Befragten erklärten weiter, dass die Automatisierung eine Schlüsselvoraussetzung für mehr Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Kundenbeziehungen sei. 3 von 10 Befragten gaben zur Auskunft, dass sie 30 bis 39 Prozent mehr leisten könnten, wenn technische Lösungen ständig wiederkehrende, administrative Aufgaben übernehmen würden. 22 Prozent von ihnen waren sogar der Meinung, dass sie dann 50 Prozent mehr erledigt bekommen würden! Wrike Resource hilft Führungskräften dabei, lästige manuelle Prozesse zu automatisieren, die Arbeit zu optimieren, die Effektivität von Arbeitskräften zu quantifizieren und Teams in die Lage zu versetzen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die ihnen Spaß machen.
Sind alle Informationen zentral gebündelt, können Führungskräfte benutzerdefinierte Wrike-Berichte in Form von übersichtlichen Gantt-Diagrammen oder Tabellen erstellen. Anhand der Berichte gleichen sie den geplanten Projektaufwand gegen die Ist-Werte ab, erhalten Aufschluss über die Teamleistung und können genauere Prognosen anstellen. Durch die hinzugewonnene Aussagekraft ist es zudem möglich, die zukünftige Ressourcennutzung und Planung zu verbessern. Für die Teams ist interessant, dass sichtbar wird, was ihre Arbeit bewirkt und wie sie besser werden.
Bereit für Wrike Resource?
Im Vergleich zu unzufriedenen Mitarbeitern unterlaufen zufriedenen Kollegen 26 Prozent weniger Schreibfehler, die Burnout-Wahrscheinlichkeit ist 79 Prozent niedriger und die Abwanderungswahrscheinlichkeit 61 Prozent geringer. Ob Sie nun Wrike Resource anschaffen möchten oder weitere Informationen brauchen: Die nachfolgenden Fragen helfen Ihnen, Ihre Teammitglieder in den Mittelpunkt zu stellen.
- Können Sie in Echtzeit die Arbeitsauslastung Ihres Teams abrufen?
- Haben Sie alle Ressourcen beisammen, die Sie für das Projekt brauchen?
- Haben Sie das Projekt vorausgeplant und dabei alle Abhängigkeiten und potenziellen Hindernisse berücksichtigt?
- Mit welchem Prozess bearbeiten Sie eingehende Arbeitsanfragen?
- Wie ist die Arbeitslast des Teams ausbalanciert? An wie vielen Projekten arbeiten Ihre Mitarbeiter derzeit?
- Ist dem Team klar, wie es seine Arbeit und die Zeitleiste im Blick behält?
- Kann Ihr Team umpriorisieren und produktiv weiterarbeiten, wenn sich Hindernisse in den Weg stellen?
- Ist es für Sie einfach, Aufgaben neu zu priorisieren?
- Welche administrativen Aufgaben können Sie automatisieren?
- Vergleichen Ihre Berichte den geplanten mit dem tatsächlichen Projektaufwand? Können Sie die Ressourcenzuteilung nachbessern?
Informationen zu den hilfreichsten Funktionen von Wrike Resource:
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Aufgaben-Aufwand
-
Arbeitsauslastungs-Diagramm
-
Massenaktivierung für Aufwand
-
Arbeitszeitlisten
-
Arbeitsrollen
-
Verrechenbare Zeit
-
Zeiteinträge sperren
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Teamauslastungsbericht
Wrike Resource ist unter den Abonnement-Modellen Business, Enterprise und Wrike for Professional Services erhältlich. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Wrike Resource-Seite.
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