Distanz ist nicht länger ein Hindernis für gute Zusammenarbeit. Online-Collaboration-Tools machen es uns möglich, über Tausende von Kilometern hinweg mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Dank ihnen können wir mobiler sein und, wenn nötig, von überall aus und zu jeder Zeit auf Projektinformationen zugreifen.
Aber die gleichen Probleme, die die Zusammenarbeit in unseren physischen Arbeitsbereichen erschweren, sind uns auch in die Online-Welt gefolgt. Mitteilungen, die früher in Papierstapeln untergingen, sind jetzt in unseren Posteingängen begraben, wichtige Daten, die in staubigen Aktenschränken verschwanden, fallen jetzt chaotischen Ordnerhierarchien zum Opfer oder werden in zehnfacher Ausfertigung dupliziert. Missverständnisse treten weiterhin auf, Feedbacks und Zuweisungen gehen in der Menge unter und wir umgeben uns mit Unmengen von Zahlen und aktualisierten Tabellen, um irgendwelche sinnvollen Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu erhaschen.
Collaboration-Tools bieten eine Lösung, mit der Ihr Team von den Vorteilen der Online-Zusammenarbeit in Echtzeit profitieren und gleichzeitig dem Chaos entgehen kann, das durch das Arbeiten mit E-Mails, Tabellen und Instant Messaging entsteht. Hier nun einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Teamleistung mittels eines Collaboration-Tools verbessern können!
1. Verbesserung der Qualität
Wer alleine arbeitet, verwendet nur ganz bestimmte Ideen - nämlich seine eigenen... Durch Zusammenarbeit können Sie auf den kollektiven Fähigkeiten Ihres Teams aufbauen, um die bestmögliche Idee hervorzubringen oder ein paar unterschiedliche Pläne testen, um die optimale Lösung zu finden. Collaboration-Tools bieten einen Ort, der dem Sammeln von Brainstorming-Ideen dient: jede am Projekt beteiligte Person kann ihre Vorschläge auflisten, auch ohne dass sie bereits besprochen wurden (wie dies oft bei Ideenfindungs-Meetings der Fall ist) und sich gleichzeitig von den Ideen und Diskussionen der anderen Teammitglieder inspirieren lassen. Sobald das Team die vollständige Liste der kreativen Möglichkeiten besprochen hat, kann es sofort damit beginnen, die ausgewählte Idee Wirklichkeit werden zu lassen. Keine Einfälle gehen in Posteingängen verloren und keine leisen Stimmen werden versehentlich außer Acht gelassen.
2. Maximierte Geschwindigkeit
Collaboration-Software bringt jede Ressource, jede Idee und alle Beteiligten in einem kollektiven Raum zusammen. Ihr Team verschwendet keine Zeit mehr damit, E-Mails mit wichtigen Anhängen zu suchen, auf Status-Aktualisierungen oder Freigaben zu warten oder Kollegen aufzuspüren, die Hilfe bieten können. Jeder Bestandteil des Projekts, von der ersten Idee bis zur abschließenden Freigabe, kann an einem einzigen Ort erstellt und abgeschlossen und rund um die Uhr aufgerufen werden. Das heißt, Mitarbeiter haben zu jeder Zeit von jedem beliebigen Ort aus Zugriff darauf, um Informationen zu bearbeiten oder neue Ideen hinzuzufügen. Ihre Teammitglieder können zusammenarbeiten, wie, wann und wo sie wollen, und das ohne auf die regulären Arbeitszeiten oder das nächste Teammeeting warten zu müssen, um weiterzumachen.
3. Stärkung der Rechenschaftspflicht
Wer sich mit leistungsstarken Teams beschäftigt hat, weiß, dass öffentliche Rechenschaftspflicht ein Trumpf im Spiel des Projektfortschritts ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen ihr Ziel erreichen, ist 33 % höher, wenn sie es aufschreiben und anderen davon erzählen. Mit Collaboration-Tools können Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben und Ziele öffentlich machen, so können sie ihren Fortschritt teilen, um Hilfe bitten und Projekte mit absoluter Transparenz durchführen. Außerdem weiß jedes Mitglied nicht nur wofür es selbst verantwortlich ist, sondern auch wofür die anderen Teammitglieder verantwortlich sind, so wird keine Arbeit unnötigerweise doppelt durchgeführt.
4. Entfachte Innovationskraft
Zwei Köpfe sind besser als einer - daran hat sich auch bis heute nichts geändert. Wenn eine Collaboration-Tool es Ihnen ermöglicht, sich umzuschauen und die neuen Projekte zu entdecken, an denen Ihre Kollegen gerade arbeiten, dann können diese Einblicke innovative Ideen für aktuelle und zukünftige Projekte entzünden. "Ah, Emma arbeitet gerade an unserer neuen Funktion... Moment mal, was wäre, wenn wir diesmal hierfür einen ganz neuen Weg einschlagen würden? Ich poste mal einen Vorschlag." Collaboration-Tools ermöglichen Menschen den Zugang zu Informationen, die ihrer Kreativität tagtäglich zu Höchstleistungen verhelfen können, statt die bahnbrechenden "Aha!"-Momente auf wöchentliche Status-Meetings oder zufälligen Kaffeeküchen-Talk zu beschränken.
Collaboration-Tools reißen Ideen auch von den Einschränkungen der Unternehmenshierarchie los. Unternehmensweite Transparenz bedeutet, dass neue Ideen und Initiativen von jedem Mitarbeiter und nicht nur von Führungskräften kommen können. Vorschläge, die vielleicht begraben oder von Anfang an nie offiziell eingereicht wurden, können jetzt frei fließen, wachsen und Aufmerksamkeit auf sich ziehen, und das, weil sie es verdient haben und nicht nur, weil sie das Privileg hatten, bis zu Entscheidungsträgern vordringen zu dürfen.
Ihr Team ist Ihre großartigste Ressource
Und schlussendlich ist Ihre großartigste Ressource Ihr Team. Durch die Bereitstellung von Tools, die eine stressfreiere und effizientere Zusammenarbeit fördern, ermöglichen Sie es Ihren Teammitgliedern, sich auf die Ergebnisse ihrer Bemühungen zu konzentrieren – statt in ihnen zu versinken. Alles in allem glättet und optimiert ein gutes Collaboration-Tool den Arbeitsablauf aller Mitarbeiter. Es reduziert die Anzahl verlorener Daten, erleichtert den Ideenfindungs-Prozess und verringert die Wartezeit auf Feedback oder Anweisungen. Vor allem aber ermöglicht es, dass Ideen ihre verdiente Aufmerksamkeit erhalten, damit Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann.
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