Google Collaboration-Tools sind leicht zugänglich und kostenlos, deshalb sind sie definitiv eine schmerzlose Möglichkeit, um einen Einstieg ins Online-Teamwork zu finden. Sie sollten jedoch Folgendes bedenken: Wenn Sie ein Projekt richtig in die Wege leiten und problemlos voranbringen möchten, dann gibt es spezielle Arbeitsmanagement-Tools, die Ihnen dabei behilflich sein können. Besonders junge Mitarbeiter sind oft mit der Google Collaboration Suite gut vertraut, daher kann sie als eine bequeme Möglichkeit dienen, Teammitglieder zur Zusammenarbeit über die Cloud zu ermuntern.
Teamleiter sollten jedoch weiter gehen, als ihren Mitarbeitern nur eine Reihe von Online-Collaboration-Tools vor die Nase zu setzen. Teammitglieder müssen unbedingt verstehen, wie genau sie mit Google Docs, Tabellen und Präsentationen zusammenarbeiten können, um gute Ergebnisse zu erhalten und den Überblick über Status-Updates zu behalten. Hier nun vier Schlüssel, wie Sie Google Drive bestmöglich für Collaboration nutzen:
1. In Echtzeit zusammenarbeiten
Teams können die Collaboration-Tools für Dokumente nutzen, um Ideen zu teilen, Pläne zu entwickeln und wichtige Daten weiterzugeben. Dadurch ist es einfach, sofortigen Zugriff auf Entwürfe und aktualisierte Informationen zu bieten. Die Durchführung von Online-Collaboration in Echtzeit ermöglicht es jedem Teammitglied, alleine Konzepte und Vorschläge zu entwickeln, diese sofort mit der Gruppe zu teilen und umgehend Feedback dazu zu erhalten.
Gemeinsames Schreiben in einem Dokument oder einer Tabelle kann für die Teammitglieder eines von mehreren Kommunikationsmitteln werden - neben Telefon, E-Mail und Instant-Messaging. Teamleiter müssen unbedingt sicherstellen, dass jeder Einzelne diese verschiedenen Methoden zweckdienlich einsetzt. Deshalb zentralisieren die besten Collaboration-Tools verschiedene Möglichkeiten zum Teilen und Diskutieren und ermöglichen es, bei Bedarf schnell und einfach zwischen diesen zu wechseln.
Das unten stehende Video zeigt ein Beispiel, wie das gemeinsame Schreiben und Bearbeiten in Google Docs funktioniert.
2. Relevante Dateien organisieren
Im Rahmen ihrer Google Drive-Collaboration können Teams verwandte Dokumente, Tabellen und Präsentationen zusammen ablegen. Mit geteilten Ordnern, die nach bestimmten Projekten oder Kunden aufgegliedert sind, können Arbeitsdokumente und Referenzmaterialien, die Teams zur Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen, ganz einfach zentralisiert werden. Alles kann an einem gemeinsamen Ort gesammelt werden. Alle Dateien gut zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die neuesten Versionen aller gemeinschaftlich zu bearbeitenden Elemente verfügen, kann entscheidend dafür sein, Projekte im Zeitplan zu halten.
3. Mehrere Teams und Abteilungen einbeziehen
Um bestmögliche Ergebnisse bei einem Projekt zu erzielen, ist es oft erforderlich, mit Mitarbeitern aus anderen Teams oder Abteilungen zusammenzuarbeiten. Das Bilden von Google-Gruppen, in die auch alle Stakeholder einbezogen werden, erhöht die Chance, neue Einblicke und Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe zu entdecken. Tools für Team-Collaboration können eine umfassende Zusammenarbeit auf verschiedene Weise fördern:
- Eine Zusammenarbeit mittels Google Docs verbessert die Transparenz, da Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen Einblicke in die Entwürfe der anderen haben.
- Google Collaboration-Tools können neue Kommunikationswege schaffen, und somit Informations-Barrieren abbauen, die der Effizienz schaden.
- Mitarbeiter haben mehr Möglichkeiten, ihr Fachwissen zu teilen und Vertrauen aufzubauen, statt miteinander zu konkurrieren.
4. Google-Tools für Zusammenarbeit nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen
Ein Team muss nicht jeden Kniff kennen, wie es Google Docs für die Zusammenarbeit nutzen kann, um seine täglichen Aufgaben zu erfüllen. Beherrscht es diese Tools für geschäftliche Zusammenarbeit jedoch gut, kann es seine Arbeit auf die nächsthöhere Ebene bringen. Kollegen werden dazu ermuntert, über das "Mitlaufen" hinauszugehen (Kooperation) und damit zu beginnen, vermehrt proaktive Schritte in Richtung ihrer Ziele zu unternehmen und sich wirklich in das Team einzubringen (Zusammenarbeit).
Die Rolle des Projektmanagers und anderer Teamleiter besteht darin, Teams dabei anzuleiten, zu einer stärkeren und produktiveren Verbindung zusammenzuwachsen. Eine klare Darstellung der zu erreichenden Ziele ist genauso wichtig wie die Zusammenarbeit über den Google Kalender (zum Beispiel), um sicherzustellen, dass alle wissen, was auf sie zukommt. Durch die Erstellung eines leistungsstarken Aufgaben-Planungssystems erhält der Teamleiter Einblicke darin, welchen Beitrag jede einzelne Person zum Erreichen des größeren Ziels leistet und an welcher Stelle eine sorgfältigere Betreuung erforderlich sein könnte.
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Eine Software-Lösung wie Wrike vereint diese verschiedenen Funktionen in einem umfassenden Tool für Projekt-Collaboration, das das Teamwork erheblich erleichtert. Google Collaboration-Tools können sich als guter Einstieg in das Teilen von Dateien, Ideen und Projekten erweisen. Unternehmen sollten jedoch nach Höherem streben, mit einer Software, die dafür optimiert wurde, Arbeitsauslastungen transparent zu machen sowie umfassende Reporting-Funktionen zu bieten, und die darüber hinaus gänzlich an Ihre speziellen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe angepasst. Testen Sie Wrike noch heute mit einer kostenlosen Testphase!
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