"Wir sind so gut wie fertig, wir warten nur noch auf das Feedback von..."
Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Arbeit macht stetig Fortschritte, bis plötzlich alles zum Stehen kommt, weil die Meinung der Führungsetage gefragt ist. Und Input von Führungskräften ist nicht gerade unwichtig - er ist sogar so wertvoll, dass alle Beteiligten volle Aufmerksamkeit verlangen.
Aber die Führungsetage ist stets beschäftigt. Wenn es darum geht, von Führungskräften Input zu einem Projekt zu erhalten, haben diese oftmals nicht genug Vorwissen, um (ohne zeitaufwendiges Nachfragen) ihre Meinung beizutragen, oder es dauert zu lange, bis sie ihre Aufgaben erledigen können.
Dies zögert das Abschlussdatum des Projekts hinaus und kann für die am Projekt beteiligten Teammitglieder extrem frustrierend sein. Sie fühlen sich wie in einer Warteschleife und müssen sich im schlimmsten Fall, wenn die Führungsetage endlich ihre Meinung einbringt, noch einmal an die Arbeit machen und so schnell wie möglich größere Änderungen vornehmen.
Die beste Möglichkeit eine solche Situation zu vermeiden besteht darin, die Führungsetage von Beginn an informiert zu halten. Starten Sie mit dem Erstellen eines Projekt-Briefings, das alle auf den gleichen Informationsstand bringt. Dies ist ein Tool, das zur Strukturierung der Arbeit beiträgt und auf dessen Grundlage Führungskräfte zurückgewiesen werden können, wenn sie beginnen Forderungen zu stellen, die über den ursprünglichen Projektrahmen hinausgehen. Anschließend ist ein fortlaufender Informationsaustausch erforderlich, durch den überflüssige Rückverfolgungen oder Verwirrung vermieden werden.
Doch die Frage bleibt: Wie können Sie solche umfassenden Einblicke bieten, ohne den ganzen Prozess zu verlangsamen?
Die folgenden fünf einfachen Ideen helfen dabei, die Führungsetage informiert zu halten, ohne dabei den Arbeitsfortschritt zu behindern.
1. Standup-Meetings abhalten
Führen Sie während eines Projekt-Zyklus jeden Tag fünfminütige Standup-Meetings durch. Achten Sie darauf, dass das Meeting von allen Beteiligten (ob Remote-Mitarbeiter oder vor Ort anwesend) auch wirklich im Stehen abgehalten wird, so gewährleisten Sie, dass die Diskussion kurz und aufs Wesentliche konzentriert bleibt. Während des Meetings sollten aktuelle Projekt-Fortschritte und Hürden besprochen, langwierige Problemlösungs-Diskussionen jedoch vermieden werden. Informationen werden zusammengefasst und mitgeteilt. Gibt es Gründe, die eine genauere Besprechung einer Angelegenheit erfordern, arbeiten Sie zu einem späteren Zeitpunkt daran.
Achten Sie darauf, dass wichtige Stakeholder und Führungskräfte in diese Meetings einbezogen werden. Warum? Dieses Meeting-Format ist für sie in zweifacher Weise von Vorteil. Erstens: Auch wenn sie sehr beschäftigt sind, sollten sie in der Lage sein, sich wenigstens ein paar Mal pro Woche fünf Minuten Zeit zu nehmen (vor allem, wenn das Projekt große Priorität hat). Zweitens: Da das Meeting täglich stattfindet, können sie mehrere Meetings pro Woche auslassen, ohne den Anschluss an das Projekt zu verlieren.
2. Chat-Kanäle erstellen
Viele Teams verwenden bereits Chat-Tools wie Slack, um den ganzen Tag verbunden zu bleiben und sich zu unterhalten. Erstellen Sie für Ihr Projekt einen Chat-Kanal und laden Sie das Projektteam sowie das Führungsteam in diesen Kanal ein. Die Führungskräfte können den Kanal stummschalten, damit sie nicht über jede Chatmitteilung informiert werden und nur Benachrichtigungen erhalten, wenn sie einmal @erwähnt wurden.
Diese Methode ermöglicht Ihnen ein digitales Tagebuch über die laufenden Aktivitäten, so kann das Führungsteam bei Bedarf alle Neuigkeiten durchlesen oder einfach auf eine direkte Chat-Mitteilung warten. Dieses Tool ist besonders nützlich, wenn es mit Ihrer Projektmanagement-Software verknüpft ist.
3. Visualisierungen der Arbeitsabläufe
Projektmanagement-Software bietet oftmals Visualisierungs-Tools für Arbeitsabläufe wie Kanban- oder Scrum-Boards. Diese Tools haben das Look-and-feel einer Wand mit Haftnotizen aber die Intelligenz von digitalem Design - sie können bequem geteilt werden, sogar mit Remote-Teams.
Die Visualisierungskomponente macht sie zu einem großartigen Tool, mit dem Führungskräfte schnell und einfach auf den aktuellen Stand gebracht werden können. Das menschliche Gehirn verarbeitet Bilder 60.000 mal schneller als Text. Führungskräfte mit Zugriff auf Ihre PM-Software können sich anmelden, einen kurzen Blick auf Ihre Boards werfen und die benötigten Informationen viel schneller erhalten als durch E-Mails oder persönliche Gespräche.
4. Nutzen Sie Automatisierung
Zapier und IFTTT sind Automatisierungs-Tools und ermöglichen es Nutzer, Formeln zu erstellen, die Aktionen zwischen verschiedenen Apps automatisieren - zum Beispiel können Sie über einen RSS-Feed das Posten von Inhalten in Social Media-Accounts automatisieren oder E-Mails automatisch in Aufgaben in Ihrer PM-Software umwandeln lassen.
Prüfen Sie, welche Integrationen zwischen Ihrer PM-Software und den Tools, die Ihre Führungsetage tagtäglich nutzt, angeboten werden. Auf diese Weise müssen die Mitglieder Ihres Führungsteams nicht zwischen Tools hin- und herwechseln, um auf das Projekt zuzugreifen. Sie können Aufgaben für die Führungsspitze an deren bevorzugte Aufgabenverwaltungs-Liste oder direkt an ihre Kalender senden (damit ihre Assistenten sie auch darauf aufmerksam machen können).
5. Legen Sie eine Verbindungsperson fest
Egal ob bei Ihnen nun jemand den Titel "Projektmanager" trägt oder nicht, es ist wichtig, dass es bei jedem Projekt eine Verbindungsperson zwischen dem Projektteam und der Führungsetage gibt. Diese Person filtert die Informationen in beide Richtungen, sodass sich niemand in irrelevanten Details verzettelt.
Vom Projektteam in Richtung Führungsetage kann die Verbindungsperson alle Neuigkeiten, die wichtig sind, zusammenfassen und in einem persönlichen Meeting oder einer E-Mail weitergeben. Gleichzeitig fasst die Verbindungsperson das von der Führungsetage kommende Feedback für das Projektteam zusammen und lässt alle überflüssigen Details weg.
Vor allem kann die Verbindungsperson Forderungen der Führungsetage zurückdrängen, die drastische Veränderungen des Umfangs, der Zeitleiste, der kreativen Inhalte usw. betreffen. Es liegt in ihrer Verantwortung, auf das Projekt-Briefing zu verweisen und als Fürsprecher für das Projektteam zu fungieren.
Laut Forschungen der University of Ottawa scheitern 33% der Projekte aufgrund von fehlendem Input der oberen Führungsebene. Die Führungsetage kann zu Projekten einen einzigartigen Mehrwert beitragen, da sie das Gesamtbild bezüglich verschiedener Abteilungen, Budgets und der Gesamtstrategie überblicken kann.
Ihre Zeit und Aufmerksamkeit ist jedoch hochbegehrt. Wird sie einbezogen, dann bringt dies die Zeitleiste von Projekten in Gefahr, wird sie jedoch nicht einbezogen, dann bringt dies wiederum das Ergebnis von Projekten in Gefahr. Der gesunde Mittelweg liegt daher darin, Prozesse zu erstellen, die eine informierte Führungsetage und fortlaufende Fortschritte gewährleisten. Wenn Sie dies schaffen, dann setzen Sie Ihr Team und Ihr Projekt auf den direkten Erfolgsweg.
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Taylor Burke ist Mitwirkende der Plattform TechnologyAdvice.com und deckt die Bereiche Marketing und Kommunikation ab. Wenn sie nicht vor ihrem Monitor sitzt, dann liest, kocht, joggt oder verbringt sie Zeit mit ihrem Hund - aber selten alles auf einmal. Vernetzen Sie sich mit ihr auf LinkedIn.
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