Sie sind Kreativdirektor. Sie haben zu viele Projekte, Ihre Mitarbeiter machen bereits Überstunden und Sie haben keine Ahnung, wie Sie all Ihre Arbeit schnell und effizient mit Ihrem aktuellen System erledigen sollen. Da ist guter Rat gefragt.
Kollaborative Arbeitsmanagement-Lösungen helfen, die Zeit zu reduzieren, die Ihr Team mit zusätzlichen Meetings, der Bewältigung riesiger E-Mail-Berge und der planlosen Suche nach den neusten Anhängen und aktualisierten Projektbeiträgen verschwendet. Doch vor allem räumt ein leistungsfähiges Collaboration-Tool Ihren Kreativleuten mehr Zeit dafür ein, tatsächlich kreativ zu SEIN, statt nur Projektdaten aufzuspüren oder E-Mails zu senden.
Kreativteams sind meist sehr beschäftigt, egal ob sie es nun mit der Kundengewinnung oder dem Jonglieren endloser Anfragen zu tun haben. Sie haben keine Zeit, neue Tools zu testen, ohne sicher zu sein, dass sich die Mühe auch lohnt.
Bevor Sie sich einer bestimmten Arbeitsmanagement-Lösung verschreiben und mit dem Kopf voraus hineinspringen, lesen Sie bitte zuerst diese Anleitung, die Ihnen dabei helfen wird, sicherzustellen, dass Ihr vielbeschäftigtes Team Ihr gewähltes Tool erfolgreich annehmen und anwenden kann. Dann kann es losgehen.
1. Legen Sie fest, wie das Tool verwendet werden soll.
Sie wissen genau, wie Sie das tun, was Sie tun. Tragen Sie als Erstanwender und wahrer Meister dieses Tools Ihre Kenntnisse zusammen und erstellen Sie eine Reihe von klar definierten Regeln, wie Ihr Team das neue Tool verwenden soll, damit es weiß, was es zu erwarten hat. Erstellen Sie ein Dokument, das Folgendes hervorhebt:
- Welche Funktionen werden Sie nutzen - und wie. Einige Tools sind mit einer Menge von Funktionen ausgestattet, die Sie möglicherweise nicht alle benötigen. Machen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihr Team nutzen wird, und erklären Sie, wie genau diese Funktionen Ihrem Team helfen werden, seine Arbeit zu erledigen.
- Wie Sie Ihre Arbeit organisieren. Ihr Collaboration-Tool sollte ein System bieten, mit dem Sie Aufgaben in Ordnern oder Projekten organisieren können, damit Ihre Arbeit nicht kreuz und quer im ganzen Tool verstreut ist. Entscheiden Sie, nach welchem System Ihr Team die Arbeit anordnen soll: nach Art der Lieferergebnisse, Kunden, verantwortlichem Designer, oder nach all den oben genannten Aspekten. Was auch immer am besten zu Ihren Bedürfnissen passt!
- Wie Sie Ihre Arbeit benennen. Eine konsistente Namensgebung erleichtert es Ihren Mitarbeitern zu verstehen, was sie erwartet, wenn sie eine Aufgabe öffnen. Legen Sie ein System mit Regeln fest, wie z.B.:
- Aufgabennamen beginnen/enden mit [dem Namen des Kunden]
- Aufgabennamen enden immer mit einem Verb, z.B. "erstellen" oder "aktualisieren"
- Mit einer Zeitschätzung beginnen/enden, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen wird, z.B. [2 Stunden]
- Wie Sie Ihre Anhänge organisieren. Bringen Sie Ihr gesamtes Team auf den gleichen Stand, wo Dokumente und kreative Dateien gespeichert werden, um sicherzustellen, dass Ihre Kreativleistungen und Dateien nicht verloren gehen . Werden sie alle zusammen in einem einzigen Ordner untergebracht? Werden sie an den Ordner, das Projekt oder die jeweilige Aufgabe angehängt? Gibt es ein geteiltes Laufwerk, in der zurzeit die Dateien gespeichert sind? Welche leicht verständlichen Namen geben Sie Dateien? Wenn ein Projekt erledigt ist, werden endgültige Versionen dann an einem speziellen Ort aufbewahrt?
- Wie Sie sich regelmäßig wiederholende Meetings organisieren. Wenn Ihr Team regelmäßig wiederkehrende Meetings abhält, geben Sie diese in Ihr Tool ein. Dies ist nicht unbedingt notwendig, wenn Sie es aber tun, bewahren Sie Ihre gesamte kollaborative Arbeit (und ein Meeting sollte kollaborativ sein) an einer zusammenhängenden Stelle auf.
- Unser Vorschlag: Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung "Meetings" und Unterordner für verschiedene Arten von Meetings (bei Bedarf). Erstellen Sie dann in diesem Ordner eine Aufgabe mit dem Datum und dem Titel Ihres Meetings, weisen Sie sie jedem zu, der an dem Meeting teilnimmt, setzen Sie das Datum fest und stellen Sie sie als wiederkehrende Aufgabe ein. Wenn diese Meetings abgehalten werden, geben Sie die Besprechungsnotizen in diese Aufgabe ein, so dass jeder Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf die Notizen hat und sie bei Bedarf vervollständigen kann.
2. Geben Sie einer kleinen Kerngruppe eine Test-Einführung
Haben Sie Ihr Verfahren zur Nutzung des Tools einmal zusammengefasst, können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass Sie die bestmögliche Verfahrensweise für Ihr gesamtes Team gefunden haben. Wie würden Sie bei Ihren Kunden vorgehen? Sie würden Feedback einholen. Tun Sie das auch hier! Führen Sie eine kleine Kerngruppe mit "Früh-Anwendern" in Ihr Tool ein, erklären Sie Ihre zusammengestellten Verfahrensweisen, schulen Sie die Mitarbeiter, wie Sie das Tool und die Funktionen verwenden können, und bitten Sie sie, sofort damit zu beginnen, mittels des Tools an einem kleinen oder großen Projekt zusammenzuarbeiten. Präsentieren Sie ihnen die Vorteile, die sich aus der Nutzung des neuen Tools und der neuen Verfahrensweisen ergeben, und ermutigen Sie sie, sich voll und ganz auf das neue Tool zu verlassen, so minimieren Sie das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter in ihren früheren Arbeitsstil zurückfallen.
3. Nehmen Sie Korrekturen an Ihren Verfahrensweisen vor, um sie zu verbessern
Bitten Sie Ihr Team im Laufe des kollaborativen Projekts Ihre vorläufigen Verfahrensweisen bei Bedarf zu ergänzen oder zu verändern, bevor Sie das Tool den restlichen Teammitgliedern vorstellen. Äußern sie Vorschläge, wie z.B. Funktionen besser genutzt oder Ordner und Aufgaben besser benannt werden können, dann nehmen Sie das Feedback in Ihre Verfahrensunterlagen mit auf. Die Teammitglieder sollten das letzte Wort haben, wie das neue Collaboration-Tool genutzt werden soll, da sie es schließlich sind, die tagtäglich damit arbeiten werden.
4. Setzen Sie das Tool für das gesamte Team ein
Sobald Sie und Ihre kleine Kerngruppe zuversichtlich sind, dass Sie einen Weg gefunden haben, das neue Collaboration-Tool zukunftsfähig zu implementieren und zu nutzen, ist es Zeit für die große Enthüllung! Stellen Sie Ihrem gesamten Team das Tool vor, genauso wie Sie es bei der kleinen Testgruppe getan haben. Teilen Sie Ihre Verfahrensunterlagen, schulen Sie Ihr Team und bitten Sie alle, sofort mit der Verwendung des Tools zu beginnen, damit der Zusammenarbeit an neuen Projekten nichts mehr im Weg steht.
5. Nehmen Sie bei Bedarf weiterhin Korrekturen an Ihren Verfahren vor
Wie sollte es auch anders sein - bitten Sie weiterhin um Feedback! Hat jemand eine Idee, wie Ihr Team eine Funktion noch besser nutzen kann? Dann beschäftigen Sie sich damit, denn sie könnte Ihr Team verbessern und Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Treten bei einer Verfahrensweise Probleme auf, dann finden Sie eine Lösung und setzen Sie sich einmal im Monat oder einmal im Quartal, je nachdem wie häufig Sie Anpassungen vornehmen, mit Ihrem Team zusammen, um sicherzustellen, dass das Problem behoben ist.
Wenn Sie ein SaaS-Collaboration-Tool verwenden, dann werden sicherlich regelmäßig Updates, Verbesserungen und neue Funktionen herausgebracht. Nehmen Sie sich jedes Mal die Zeit, herauszufinden, ob diese neuen Funktionen die Zusammenarbeit im Team noch weiter verbessern könnten, wenn Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Nicht jede Funktion passt zu den Bedürfnissen Ihres Teams. Verändern Sie Ihre Verfahrensweisen also nur dann, wenn Sie der Meinung sind, dass so die Arbeitsweise Ihres Teams verbessert wird.
Helfen Sie Ihrem Team, noch besser zusammenzuarbeiten
Mithilfe dieser 5 Schritte können Sie sicherstellen, das Ihr Kreativteam Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich in den Arbeitsalltag übernehmen und somit noch bessere Leistungen erzielen und mehr Zeit mit der eigentlichen Kreativarbeit statt mit dem Aufräumen der Posteingänge verbringen kann. Haben Sie weitere Empfehlungen, was man tun oder tunlichst vermeiden sollte, wenn man ein neues Collaboration-Tool in einem Kreativteam einführt? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Empfehlungen im unten stehenden Kommentarbereich mit!
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