Ihr Marketing-Team arbeitet an einer neuen Kampagne zur Lead-Generierung und dazu benötigen Sie Daten vom Vertrieb.
Sie haben eine Frist gesetzt, wann diese Information benötigt wird. Dieser Termin kommt, verstreicht — und es ist immer noch nichts in Ihrem Posteingang. Sie haken nach.
Die Kollegen aus dem Vertrieb teilen Ihnen mit, dass sie noch nicht ganz die Zeit dazu hatten. Man versichert Ihnen, dass es eingeplant ist und die Daten baldmöglichst bereitgestellt werden.
Jetzt befindet sich ihr Team im Stillstand und Sie hängen in Ihrem Plan hinterher — was sich wellenförmig durch ihren gesamten Arbeitsablauf ausbreiten und zweifellos viel Stress und Chaos verursachen wird.
Frustrierend, nicht wahr? Aber auch ein nicht gerade seltenes Szenario in der Marketing-Welt.
Gemäß unseres Berichts zum State of Agile Marketing 2016, besteht eines der größten Probleme von Marketingspezialisten bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen darin, notwendige Informationen rechtzeitig zu bekommen (16,7% der Marketingspezialisten nennen dieses Problem).
Zusätzlich wird in einem Bericht von The Creative Group festgestellt, dass schmerzlich langsame Genehmigungsprozesse zu den größten Herausforderungen gehören, die Kreative bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen überwinden müssen.
Die Verzögerungen, die man bei der Beschaffung notwendiger Materialien erlebt, können sehr nervenaufreibend sein, aber in vielerlei Hinsicht sind sie auch nachvollziehbar.
„Jede Abteilung hat ihre eigenen Projekte und Prozesse“, erklärt Michelle Kubot, Marketing Director von Ambrosia Treatment Center, „Es entspricht der menschlichen Natur, sich mehr um die eigenen Prioritäten zu kümmern.“
Es mag bequem sein, mit dem Finger auf andere Teams zu zeigen weil sie so nachlässig an die Termine anderer herangehen — aber Sie können auch aktiv etwas dagegen unternehmen.
Was können Sie tun, damit andere Ihre Deadlines einhalten?
Glücklicherweise gibt es einige Taktiken, die Sie umsetzen können, um die anderen Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation dazu zu ermuntern, die von Ihnen gesetzten Termine zu achten und respektieren.
1. Projekte mit Ergebnissen verbinden
Wie sieht es aus, wenn Sie Anfragen an andere Abteilungen senden? Wir möchten wetten, dass Sie eine E-Mail wie diese schicken:
Wir brauchen die Verkaufszahlen des letzten Jahres bis diesen Mittwoch.
In dieser Anfrage fehlt viel Kontext — vor allem, wie diese Aktivität zu einem Ergebnis beiträgt.
„Der beste umsetzbare Tipp besteht darin, dass man Marketing-Projekte und -Ziele mit echten Ergebnissen verbindet,“ sagt Barry Dyke, Marketing bei ServiceBridge, „Wenn Sie den Wert dieser Projekte mit einer Zahl verbinden können, etwa der Kundenbindung oder potenziellen Umsätzen, ist es viel einfacher, die Aufmerksamkeit des Teams zu wecken und das Projekt vorwärts zu bringen.“
Denken Sie daran, dass andere Abteilungen genauso ergebnisorientiert sind wie Sie (vor allem der Vertrieb). Sie alle interessieren sich dafür, eigene Ziele und Meilensteine zu erreichen.
In diesem Sinne würde eine wirksamere Terminfestlegung wie folgt aussehen:
Wir müssen uns die Verkaufszahlen des letzten Jahres ansehen, um zu ermitteln, wie wir in diesem Quartal effektiver Leads generieren können (so dass auch ihr eure Absatzquote erzielen könnt). Bitte legt mir diese Daten bis Mittwoch vor.
Eine Aussage wie diese steigert die Initiative der Vertriebsabteilung. Sie haben Kontext vermittelt und darüber informiert, wie die Umsetzung einer relativ kleinen Aufgabe viel größere Ergebnisse für das Unternehmen (und für die Vertriebskollegen individuell!) erzielen wird. Sie haben zwischen der Info vom Vertrieb und dem großen Ziel eine Verbindung hergestellt, statt nur ein beliebiges Datum aus der Luft zu ergreifen.
2. Penibel klare Anweisungen geben
Das Spiel der Schuldzuweisung mag verlockend sein, aber auch Sie haben eine gewisse Verantwortung in dieser Beziehung.
Denken Sie an das letzte Mal, als man ihnen nur vage, wenig hilfreiche Anweisungen gegeben hat. Was haben Sie getan? Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie das Projekt oder die Aufgabe auf die lange Bank geschoben. Allein der Gedanke, damit zu beginnen, war einschüchternd, daher haben Sie einfach nicht angefangen.
Das ist normal — und heißt, dass andere Abteilungen ohne klare Anweisungen auf gleiche Weise reagieren werden.
„Wenn man Spezialist oder Experte für einen bestimmten Bereich ist, neigt man dazu, auf eine Art und Weise zu kommunizieren, die für jemanden, der diese Kenntnisse nicht hat, unverständlich ist,“ sagt Dyke.
Als Beispiel nennt er einen Support-Techniker, der einen Blog-Beitrag schreiben oder auf eine Rezension antworten soll. Man vergisst sehr leicht, dass ein Support-Techniker nicht die Erfahrung hat, diese Dinge so zu machen, wie man es selbst tun würde.
„Als Marketing-Experten ist es unsere Aufgabe, andere Teams durch diesen Prozess zu führen und ihnen spezifische Anweisungen mit zusätzlichen Informationen zu geben, so dass sie diese Aufgaben durchführen können,“ fügt Dyke hinzu.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Anweisungen klar und verständlich sind? Bieten Sie anderen Abteilungen die Möglichkeit, Ihnen Fragen zu stellen oder Dinge zu klären — anstatt davon auszugehen, dass die Aufgabe schon erledigt wird. Es ist ein einfaches Vorgehen, das einen gewaltigen Unterschied machen kann.
3. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
„Etwas zu sagen und es auch zu tun, sind allzu oft diametral entgegengesetzt,“ sagt David Taylor, Chief GROWer bei Grow in London, „Wenn Sie möchten, dass andere Abteilungen Ihre Termine einhalten (und alles andere natürlich auch), dann müssen auch Sie entsprechend handeln und sich an Absprachen halten.“
Was bedeutet das für Ihr Team? Vor allem müssen Ihre eigenen Deadlines ernst genommen werden. Wenn andere Teams beobachten, dass Sie Ihre eigenen Termine schleifen lassen, dann werden sie davon ausgehen, dass auch sie sich nicht an die Deadline halten müssen.
Zweitens müssen auch Sie die Termine, die andere Abteilungen für Ihr Team setzen, einhalten. „Wenn die Leute sehen, dass Sie jedes Mal pünktlich liefern, dann werden sie Sie und ihre Arbeitsmoral respektieren — und hoffentlich auch ihre Termine,“ sagt Kubot.
4. Konstant kommunizieren
Ständige Kommunikation ist wichtig — vor allem dann, wenn Sie Deadlines festgelegt haben, die weiter in der Zukunft liegen. Es kann leicht passieren, dass zu viele aktuelle, dringende Probleme gelöst werden müssen und längerfristige Projekte dabei vom Radar verschwinden.
Daher ist es wichtig, diese längerfristigen Aufgaben immer im Gespräch zu halten. „Konstante Kommunikation — vor, während und nach jedem Projekt,“ sagt Taylor.
Er empfiehlt auch, dass Sie in jedem Projekt-Stadium folgendes tun sollten:
- Davor: Mitteilen, was erreicht werden muss, wer die wichtigsten Stakeholder sind, sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Währenddessen: Missverständnisse klären und alle Stakeholder auf dem aktuellen Stand halten in Bezug auf Fortschritte und Probleme.
- Danach: Die Ergebnisse mit den zuvor gesetzten Zielen vergleichen. Was hat funktioniert und was nicht?
„Wer im Marketing arbeitet weiß, dass Zeitleisten in ständiger Bewegung sind,“ sagt Diane Domeyer, Executive Director von The Creative Group, „Freigaben können länger dauern als erwartet, und es können unvorhergesehene Hindernisse, wie technische Probleme, dazwischen kommen. Kontinuierliche Kommunikation und Empathie sind wichtige Faktoren, um Projekte voran zu bringen und termingerecht abzuschließen.“
Indem die regelmäßige Kommunikation als Priorität gehandhabt wird, stellen Sie sicher, dass die andere Abteilung sich kontinuierlich der Aufgabe, eventuell wichtiger Änderungen und dem herannahenden Termin bewusst ist — so dass es viel schwieriger wird, die Sache einfach zu ignorieren.
5. Deadlines gemeinsam festlegen
Manchmal gibt es keinen Spielraum für Verhandlungen über die Deadline — das Enddatum steht fest. Wie ist es aber, wenn doch etwas Spielraum vorhanden ist? Ziehen Sie die andere Abteilung in den Prozess der Terminfestsetzung mit ein.
Anstatt zu sagen: „Ich muss diese Info bis Datum X haben,“ können Sie das Gespräch in einer etwas gemeinschaftlicheren Stimmung beginnen: „Was meinen Sie, welcher Zeitplan hierfür realistisch eingehalten werden kann?“
„Das trägt nicht nur dazu bei, dass die Deadline wirklich realistisch ist, sondern es hilft auch der anderen Abteilung, sich respektiert und als Teil des Projekts zu fühlen,“ sagt Kubot, „Das führt wiederum dazu, dass sie diesen Respekt dadurch erwidern werden, dass Sie den Termin einhalten. Sie haben dann auch nicht viel Grund dazu, sich über die Deadline zu beschweren, denn sie haben sie selbst festgelegt.“
Probieren Sie diese Übung aus, die Ihnen und anderen Abteilungen helfen wird, realistischere Termine festzulegen:
Von jetzt an im Zeitplan!
Damit Sie und Ihr Team effektiv arbeiten können, müssen andere Abteilungen Ihre Deadlines einhalten. Das ist aber oft leichter gesagt als getan.
Es gibt verschiedene Strategien, die Sie anwenden können, um andere innerhalb Ihrer Organisation dazu zu bewegen, Ihren Zeitplan und Ihre Zeitleiste für Projekte einzuhalten. Zum Beispiel:
- Projekte und Deadlines mit Ergebnissen zu verbinden
- Klare Anweisungen zu geben
- Mit gutem Beispiel vorangehen, und selbst alle Deadlines einhalten
- Ständig kommunizieren
- Andere Abteilungen in den Prozess der Terminfestlegung mit einbeziehen
Wenn Sie diese Taktiken umsetzen, dann werden Sie sicherlich im Laufe der Zeit Verbesserungen beobachten.
„Dran bleiben,“ fasst Dyke zusammen, „Sie werden es vermutlich nicht über Nacht schaffen, dass sich andere Teams für Marketing begeistern und Sie effektiv unterstützen. Bleiben Sie aber dabei, zu erziehen, zu fördern und den Mehrwert zu erklären. Letztlich wird der Groschen fallen.“
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