Was ist eine der größten Herausforderungen für Ihr Team? Wenn Sie jetzt sagen „Zweifellos die Kommunikation!“, dann stehen Sie nicht alleine da.
Egal, wie groß oder klein Ihr Team ist, ob alle Teammitglieder in einem Büro oder über mehrere Standorte verteilt sitzen - es ist unbestreitbar eine Herausforderung, alle Mitwirkenden auf dem gleichen Stand zu halten.
Sie kennen die Problematik der modernen Büro-Kommunikation: Einige Projekt-Updates werden als Instant-Message weitergeleitet, andere Nachrichten werden als Kommentare in Ihrer Projektmanagement-Software geteilt, Anweisungen oder Feedback werden eventuell in einer E-Mail notiert und ein richtungsweisender Hinweis wird im Vorbeigehen zwischen Tür und Angel erwähnt.
Bei so vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten ist es heutzutage fast unmöglich, die Dinge schlank zu halten. Das Schlimmste ist: Wenn Ihr Team nicht effektiv kommuniziert, kann das für Sie und Ihr Unternehmen fatale Folgen haben.
Auf dem Laufenden bleiben: Die Bedeutung effektiver Kommunikation
„Kommunikation ist für eine Zwei-Personen-Firma genauso wichtig wie für ein Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitern,“ erklärt Chad Reid, Director of Communications bei JotForm, der auch einen Master-Abschluss in Kommunikation von der Purdue University hat. „Wenn die erforderlichen Prozesse aber nicht auf allen Ebenen zur Verfügung stehen, kann dies zu katastrophalen Ausfällen in Ihrem Unternehmen führen.“
Erstens entstehen bei einem Mangel an klarer Kommunikation allgemeines Chaos und Verwirrung. Wenn Mitglieder Ihres Teams das Gefühl haben, nicht auf dem neuesten Stand zu sein, führt dies zu Frustrationen — sowie zu Terminüberschreitungen, unnötigen Konflikten zwischen Teammitgliedern und geringerer Arbeitsqualität.
Außerdem wird durch ineffiziente Kommunikation Zeit verschwendet. Gemäß einer Studie verbringen Unternehmen mit 100 Mitarbeitern durchschnittlich 17 Stunden pro Woche damit, Missverständnisse zu klären. Und diese verschwendete Zeit wirkt sich auf Ihren Unternehmensgewinn aus. Diese Ausfallzeiten entsprechen einem jährlichen Wert von enormen 528.443$.
Schauen wir uns jetzt mal an, wie durch optimierte Kommunikation die Abläufe in Ihrem gesamten Unternehmen verbessert werden können.
Gemäß Towers Watson, einem Beratungsunternehmen für Personalangelegenheiten, liefern Unternehmen, die hochwirksame Kommunikationsmöglichkeiten nutzen, ihren Aktionären eine 47% höhere Rendite als Unternehmen, die keine wirksame interne Kommunikation pflegen.
Außerdem ist es für Unternehmen mit hochwirksamen Kommunikatoren 3,5 Mal wahrscheinlicher, dass sie ihre Konkurrenten übertreffen (Towers Watson Communication ROI-Studie).
Als Führungskraft sind Sie dafür verantwortlich, die Art der Kommunikation zu verkörpern, die Sie von Ihrem gesamten Team erwarten. Über die Bedeutung dieses Themas spricht Itay Talgam in seinem 21-minütigen TED-Vortrag mit dem Titel „Lead like the great conductors“ (Führen Sie wie die großen Dirigenten).
Wie Sie Ihre Team-Kommunikation schlank halten können
Es ist offensichtlich, dass kein Unternehmen sich abgestumpfte Kommunikation leisten kann. Was können Sie also tun, um die Kommunikation in Ihrem Team auf die nächste Stufe zu heben, egal ob Sie zwei direkt unterstellte Mitarbeiter haben oder 20? Hier sind einige Strategien, die Sie umsetzen können:
1. Eindeutige Rollenverteilung
„Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie sicherstellen, dass jeder wirklich weiß, welche Rolle er in diesem Projekt spielt“, rät Dr. Kristen Donnelly, Executive Vice President von Abbey Research. „Das mag einfach klingen, aber Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass relativ umfassende Rollenzuteilungen wie "Verantwortlicher" oder "Kontaktperson" von jedem gleich interpretiert werden.“
Wenn Sie ein neues Projekt in Arbeit haben, müssen Sie allen Beteiligten sehr genau klar machen, wer wofür zuständig ist – entweder durch private Gespräche, in einer Teambesprechung oder sogar durch eine schriftliche Liste, in der die zugewiesenen Aufgaben jeder Einzelperson nachzulesen sind.
Außerdem muss deutlich gemacht werden, wer der Entscheidungsträger ist. Wer hat das letzte Wort, wenn Fragen oder Probleme auftreten?
Wenn Sie diese Punkte gleich zu Beginn klären, werden Missverständnisse vermieden und gleichzeitig der gefürchtete Satz „Dafür bin ich nicht verantwortlich!“ aus dem Weg geräumt.
„Um diese Klarheit zu erreichen sind vielleicht mehrere unbequeme Einzelgespräche erforderlich, aber ohne sie wächst die Gefahr, dass man aneinander vorbeiredet“, fügt Eve McKnight, Lead Consultant bei Little Owl, hinzu.
2. Ein Unternehmens-Glossar erstellen
Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie bereits klar kommunizieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es nicht immer der Fall ist. Jedes Unternehmen entwickelt einen eigenen Slang oder Abkürzungen – für neue Mitarbeiter oder Personen aus externen Abteilungen kann es eine Herausforderung sein, das zu verstehen.
Aus diesem Grund sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, ein Unternehmens-Glossar zu erstellen, das alle Teammitglieder benutzen können, um häufig verwendete Begriffe nachzuschlagen.
„Sie können erklären, ‘Wenn wir Kundenservice sagen, verstehen wir darunter folgendes,‘ oder, ‚Wenn wir Verantwortung sagen, dann meinen wir damit das hier,‘“ sagt Donnelly. „Wenn Sie ein solches Lexikon erstellen, werden auch langjährige Mitarbeiter dazu gebracht, sich besser zu verständigen.“
TIPP: Versuchen Sie, komplexen Jargon in diesem Glossar zu vermeiden. Nur 21% aller Unternehmen geben an, dass sie ihre Kommunikation einfach und jargonfrei halten. Indem man sich also um eine klare und einfache Kommunikation bemüht, ist man den meisten anderen Unternehmen bereits voraus.
3. Einen Ansprechpartner bestimmen
„Kommunikation kann schwer zu handhaben sein, wenn Anfragen nicht an einen Ansprechpartner gerichtet werden, der die Verantwortlichkeiten zuzuweisen,“ sagt Reid.
Gerade dann, wenn Sie sprichwörtlich viele Köche in der Küche haben, ist es hilfreich, einen Ansprechpartner zu beauftragen, der über jede einzelne Nachricht zu diesem bestimmten Projekt oder zu dieser Aufgabe auf dem Laufenden sein sollte.
Vielleicht ist es sinnvoll, dass der Projektmanager diese Rolle übernimmt. Oder vielleicht ist es der Abteilungsleiter. Das Wichtigste ist, jemanden zu benennen, der als zentrale Anlaufstelle für all diese kleinen Aktualisierungen dienen kann, bei denen die Gefahr besteht, dass sie sonst untergehen könnten.
Sie können sich das wie einen Trichter vorstellen: Wenn Sie so viele Mitteilungen aus vielen verschiedenen Quellen haben, ist es hilfreich, dass sie alle zu einer organisierten und sachkundigen Person fließen, die sie sortieren kann.
4. Die Dinge schriftlich festlegen
Das gesprochene Wort kann mächtig sein. Aber manchmal gibt es keine Alternative dafür, dass man Dinge in schriftlicher Form festhält.
„Scheuen Sie sich also nicht, Dinge aufzuschreiben,“ sagt Donnelly. „Brainstorming ist fantastisch und notwendig. Aber Sie sollten keine Besprechung verlassen, ohne dass Sie die vereinbarten Maßnahmen schriftlich dokumentiert haben.“
Diese Dinge zu dokumentieren dient einem wichtigen Zweck: Sie erreichen dadurch mehr Klarheit für Ihr Team. Niemand kann abstreiten, dass eine Aufgabe zugewiesen oder diskutiert wurde, wenn es schriftlich festgehalten und dann an jeden einzelnen Teilnehmer dieses Gespräches verteilt wurde.
Wenn Sie in Wrike arbeiten, holen Sie Ihr Team in dieselbe Wrike-Aufgabe, so dass alle während einer Besprechung Notizen machen können, und die Handlungsanweisungen jeder einzelnen Person in schwarz und weiß geklärt sind. Das ist eine einfach Möglichkeit dafür zu sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Weitere Tipps, wie Sie Wrike für Besprechungen nutzen können, finden Sie hier: Wie man mit Wrike effektive wöchentliche Besprechungen führen kann.
5. Wiederholen Sie Besprechungsinhalte
Auch wenn sich alle Teammitglieder bemühen aktiv zuzuhören, bleiben Missverständnisse nicht aus. Man kann möglicherweise die falschen Schlussfolgerungen ziehen oder den Zusammenhang nicht verstehen. Deshalb ist es hilfreich, Besprechungsinhalte abschließend zu wiederholen, um sicherzustellen, dass alles Gesagte richtig verstanden und aufgenommen wurde.
Sie können zum Beispiel folgende Formulierungen verwenden:
- „Zusammengefasst, wir sollten…“
- „Was ich eben gehört habe, war…“
- „Ich möchte sicherstellen, dass ich das verstanden habe…"
Indem Sie sich eine oder zwei Minuten Zeit nehmen, die wichtigsten Punkte zu wiederholen, die Sie gerade gehört haben, bestätigen Sie Ihr gemeinsames Verständnis – und somit sparen Sie sich auf lange Sicht jede Menge Zeit und Frustration.
TIPP: Es empfiehlt sich, zum Abschluss der Besprechung die aufgeschriebenen Aktionspunkte nochmal laut vorzulesen. Dadurch werden das Verständnis und die Verantwortlichkeiten teamweit bestätigt, wobei auch jedem Mitglied ausreichend Gelegenheit gegeben wird, notwendige Fragen zu stellen.
6. Legen Sie Regeln für Ihre Kommunikationskanäle fest
Von Instant Messaging über E-Mails bis hin zu Ihrer Projektmanagement-Software stehen Ihrem Team jede Menge Kommunikationsmöglichkeiten direkt zur Verfügung. Das ist gut, aber sie sollten den Zweck jedes Kommunikationskanals ausdrücklich klarstellen.
„Legen Sie klare Regeln für jeden Kanal fest und machen Sie die Teammitglieder dafür verantwortlich, dass sie sich auch streng an diese Regeln halten“, erklärt McKnight.
Beispielsweise sollte Instant Messaging vielleicht für dringende Anfragen und gelegentliche Aktualisierungen reserviert werden, während Ihre Projektmanagement-Software für alle Kommentare und Fragen verwendet werden muss, die speziell mit diesem Projekt im Zusammenhang stehen.
Experimentieren Sie ein bisschen und finden Sie heraus, was für Ihr Team am besten funktioniert. Aber nachdem Sie den Zweck der einzelnen Kommunikationskanäle etabliert haben, ist es wichtig, dass Sie sie dokumentieren (erinnern Sie sich, wie wichtig es ist, die Dinge schriftlich festzulegen?), so dass dem gesamten Team eine Referenz zur Verfügung steht, und überwachen Sie dann, dass diese Regeln befolgt werden.
Finden Sie eine Mitteilung an der falschen Stelle? Weisen Sie darauf hin, so dass das gesamte Team ein Verständnis dafür entwickelt, welche Methoden am besten für jede Art von Kommunikation funktionieren.
Wie verbessern Sie die Kommunikation im Team?
Die Kommunikation in Ihrem Team—egal wie groß—zu straffen, ist eine Herausforderung, aber sie kommen nicht darum herum.
Um unnötige Konflikte zu vermeiden, das Engagement und die Produktivität zu steigern sowie allgemein Arbeit von höherer Qualität zu erbringen ist es zwingend notwendig, dass sich Ihre Teammitglieder alle auf dem gleichen Stand befinden.
Glücklicherweise gibt es Taktiken, mit denen sichergestellt werden kann, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Dazu gehört es:
- Deutlich die Rollen innerhalb des Teams zu definieren
- Ein Unternehmens-Glossar zu erstellen
- Einen Ansprechpartner für konkrete Projekte zuzuweisen
- Verbale Unterhaltungen zu dokumentieren
- Bestätigende Formulierungen zu verwenden
- Spezifische Regeln für Ihre Kommunikationskanäle festzulegen
„Das klingt alles so unkompliziert und scheint doch an einigen Tagen völlig unmöglich,“ fasst Donnelly zusammen. „Um das zu beheben, muss man bereit sein, sich damit auseinanderzusetzen, wie die eigene Kommunikation tatsächlich abläuft und dann ehrliche Gespräche darüber führen, wie man vorwärts kommen kann.“
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