„Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern“ – dieses Motto haben Sie sicher schon gehört, und ist heute so relevant wie eh und je. Die genaue Herkunft ist unklar, doch es wird oft dem berühmten Management-Theoretiker Peter Drucker zugeschrieben.
Ganz gleich, wer es zuerst gesagt hat: In Bezug auf die Mitarbeiterproduktivität trifft der Spruch absolut zu.
Wenn Sie also die Produktivität am Arbeitsplatz steigern möchten, müssen Sie zuerst die Ausgangssituation betrachten. Anhand dieser Baseline können Sie dann gezielte Verbesserungen vornehmen und Ihrem Team helfen, mehr zu leisten (und das möglichst in kürzerer Zeit).
Doch wie misst man die Produktivität überhaupt? Und was kann man den Zahlen entnehmen? Diesen Fragen werden wir hier genauer nachgehen.
So messen Sie die Produktivität am Arbeitsplatz
Sie wünschen sich eine einfache Formel zur Berechnung der Produktivität? Die gibt es tatsächlich – eine Standard-Gleichung, die in vielen Branchen zum Einsatz kommt:
Einheiten Output
--------------------- = Produktivität
Einheiten Input
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Vertriebsteam hat in 100 Stunden einen Umsatz von 25.000 € generiert. Das entspricht 250 € pro Stunde. Und wenn Ihre Marketingabteilung in 20 Stunden 10 neue Blog-Artikel verfasst, kommen Sie auf einen halben Blog-Artikel pro Stunde.
Sieht recht einfach aus, nicht wahr? Allerdings hat diese Gleichung auch gewisse Nachteile. Erstens liefert sie nicht sehr viele nützliche Informationen. Sie sehen zwar, was Ihr Team innerhalb eines bestimmten Zeitraums produziert, aber was bringen Ihnen diese Daten? Nicht besonders viel.
Zweitens lässt sich diese Gleichung nicht so leicht auf Wissensarbeiter anwenden, deren Arbeit größtenteils immateriell und kaum als Zahl zu erfassen ist.
Das soll nicht heißen, dass Sie die Produktivität Ihres Teams nicht messen können. Schließlich ist es trotzdem wichtig zu wissen, womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen und was sie produzieren. Die folgenden zusätzlichen Methoden helfen Ihnen, die erforderlichen Daten zu beschaffen.
1. Setzen Sie klare Ziele für jeden Mitarbeiter
Die Produktivität einzelner Mitarbeiter lässt sich oft am besten messen, indem Sie die erbrachten Leistungen an den gesetzten Zielen messen.
Dieser Aspekt wird leider von vielen Führungskräften missachtet. Tatsächlich weiß nach eigenen Angaben nur rund die Hälfte der Arbeitskräfte, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird.
Denken Sie also daran, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern klare Ziele hinsichtlich Output und Effizienz zu definieren. Dies dient nicht nur als Motivation für das Team, sondern hilft Ihnen zugleich, Leistungsmängel schneller zu erkennen.
2. Führen Sie eine Zeiterfassung ein
Die Zeiterfassung ist eine einfache, wirkungsvolle Methode, um die Produktivität Ihres Teams zu messen (Sie können sogar Aufgaben direkt in Wrike verfolgen).
Bei der Zeiterfassung besteht die Absicht nicht darin, jeden Handgriff Ihrer Mitarbeiter unter die Lupe zu nehmen. Vielmehr soll der Prozess ihnen ermöglichen, ihre eigene Zeiteinteilung zu verstehen und möglichst zu verbessern. Wir alle verlieren leicht den Überblick darüber, was wir pro Tag schaffen und was uns vom Kurs abbringt. Die Zeiterfassung liefert wertvolle Informationen, die uns helfen können, noch effizienter zu werden.
Allerdings sollten Sie dabei strikte Arbeitszeit-Vorschriften, Verwarnungen und Strafen unbedingt vermeiden. Obwohl 79 % der Teilnehmer an einer aktuellen Umfrage meinten, es sei vollkommen in Ordnung, wenn Arbeitgeber die Ausführung beruflicher Aufgaben überwachen, möchten Sie sicherlich keine Kultur schaffen, in der man sich ständig von „Big Brother“ beobachtet fühlt.
3. Führen Sie offene Gespräche über die Produktivität
Wie finden Sie die beste Methode zur Messung der Produktivität Ihres Teams? Fragen Sie einfach Ihr Team!
Ihre Mitarbeiter haben schließlich die Praxiserfahrung und dadurch vielleicht die besten Ideen, wie Sie alle effizienter und effektiver werden könnten. Gibt es Dinge, die sie für Zeitverschwendung halten? Dauern bestimmte Tätigkeiten länger als eigentlich notwendig?
Regen Sie den Dialog mit Ihrem Team an. Sie erhalten dadurch nicht nur Informationen, sondern auch einen Einblick in die Stimmung Ihrer Mitarbeiter. Das ist ein wichtiger Punkt: Immerhin 48 % der Mitarbeiter kämpfen nach eigenen Angaben mit zu vielen unzumutbaren Aufgaben und Deadlines.
Produktivitätssteigerung mithilfe von Technologie
Die Rolle von Technologie am Arbeitsplatz ist ein vieldiskutiertes Thema. Und auch in Bezug auf die Produktivität können neue Technologien auf diverse Weise helfen.
1. Technologie automatisiert repetitive Aufgaben
Umfrageergebnisse zeigen, dass Mitarbeiter mehr als drei Stunden pro Tag mit manuellen, repetitiven Aufgaben verbringen. Technologie kann diese Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Kernaufgaben freistellen.
2. Technologie bietet Ihnen Echtzeit-Einblick in Ihre Arbeitsabläufe
Auch wenn Sie eigentlich gut darüber orientiert sind, wie Ihr Team seine Arbeitszeit nutzt, werden Engpässe und Risiken leicht übersehen. Software für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike erstellt Reports anhand von Echtzeit-Daten, so dass Sie unnötig komplexe, ressourcenhungrige Arbeitsabläufe identifizieren und korrigieren können.
3. Technologie hält Ihr Team organisiert und auf Kurs
Wenn es um Zeitverschwendung im Büro geht, wird die Schuld oft auf soziale Medien und private Gespräche geschoben. Doch die Zahl der Stunden, die Ihre Mitarbeiter allein mit der Informationssuche verbringen, wird Sie vielleicht überraschen. Wissensarbeiter wenden im Durchschnitt 30 % ihres Arbeitstages mit der Suche nach notwendigen Informationen auf.
Technologie (vor allem Projektmanagement-Software) hilft Ihnen dabei, die Kommunikation zu optimieren, Dateien zu organisieren und effiziente Arbeitsabläufe einzurichten, die Ihr Team auf Kurs halten und viel Zeit sparen.
Optimierung der Produktivität: Was funktioniert für Ihr Team am besten?
Jeder Manager wünscht sich, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Jeder wünscht sich ein Team, das so effektiv und leistungsstark wie möglich ist.
Wenn es um die Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz geht, gibt es allerdings keine Universallösung. Um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und deutliche Verbesserungen zu realisieren, müssen Sie die speziellen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Teams berücksichtigen.
Messen Sie also, was möglich ist, hören Sie auf Feedback und nehmen Sie auf dieser Basis entsprechende Verbesserungen vor. Ihr Team wird es Ihnen schnell danken – mit höheren Leistungen in kürzerer Zeit.
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