Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung, sagt ein altes Sprichwort. Warum also stellen Veränderungen bzw. der Change-Management-Prozess für wachsende Unternehmen so eine große Hürde dar?
Ein neues Tool zu implementieren und anzunehmen – unabhängig davon, ob es sich um Wrike oder eine andere Plattform handelt – löst unterschiedliche Sorgen und Bedenken bei den Mitgliedern des betroffenen Teams aus: Wie lange dauert die Lernphase? Was, wenn es nicht funktioniert? Ist es wirklich notwendig?
Um alle Vorteile einer neuen Lösung genießen zu können, ist es deshalb sehr wichtig, eine unternehmensweite Strategie für Change Management einzurichten.
Was ist Change Management?
Als Change Management bezeichnet man die Art und Weise, wie Unternehmensleiter ihre Mitarbeiter vorbereiten, ausrüsten und unterstützen, damit sie Veränderungen so annehmen können, dass letztlich die Geschäftsziele erreicht werden.
Der Change-Management-Prozess ist eine Abfolge von Schritten oder Aktivitäten, die ein Team- oder Projektleiter vornimmt, um die Übergänge für Teammitglieder zu erleichtern und sicherzustellen, dass das Projekt die beabsichtigten Ergebnisse liefert.
Leider ist Change Management in der Theorie leichter als in der Praxis.
In seinem Buch Quiet Leadership (2007) zeigt David Rock, dass fehlender Erfolg im Change Management darauf zurückzuführen ist, wie Menschen denken und reagieren.
Er schreibt: „Menschen zu befehlen, sich zu ändern, und ihnen dann auch noch zu sagen, wie sie es tun sollen, aktiviert bei ihnen sofort die Verbindung zwischen dem präfrontalen Cortex und der Amygdala. Je mehr Sie versuchen, Menschen zu überzeugen, dass Sie richtig und die anderen falsch liegen, desto mehr verschließen sie sich. Das Gehirn versucht, sich selbst vor Gefahren zu schützen.“
Die Bedürfnisse und Anliegen Ihres Teams vorauszusehen, bevor die Änderung erfolgt, sorgt für einen reibungsloseren Übergang. Wir haben Persönlichkeitstypen und Reaktionen identifiziert, denen Sie vermutlich häufig begegnen werden, wenn Sie zu Wrike oder zu einem anderen Arbeitsmanagement-System übergehen.
Lesen Sie hier einige erprobte und bewährte Best Practices, die Ihnen helfen werden, die Stärken der einzelnen Persönlichkeitstypen einzusetzen, um den Change-Management-Prozess in Ihrem Team erfolgreich umzusetzen.
1. Der Skeptiker
Skeptiker lieben die Frage „Warum?“. Meisterhaft setzen sie diese Frage ein, um in jeder Angelegenheit oder bei jeder Entscheidung den Zweck zu begreifen. Dieser Persönlichkeitstyp ermittelt schnell, ob und wie alle Zeit und Ressourcen verschwendet werden. Sie können auch Klarheit zu Aktionen und Projekten fördern.
Aber ein Skeptiker ohne die richtige Motivation und Einstellung kann auch ein pessimistischer Nörgler sein. Bewaffnet mit überholten Annahmen oder irrelevanten Beweisen können Skeptiker schnell neue Tools, Ideen oder Methoden abschießen, noch bevor diese genauer betrachtet werden können. Diese Negativität kann andere Teammitglieder infizieren und daran hindern, abweichende Gedanken oder neue Ideen zu äußern.
Anzeichen dafür, dass sich Skeptiker in Ihrem Team befinden
- Sie sagen, dass alles gut ist, so wie es ist, selbst wenn die Dinge nicht effizient laufen.
- Sie machen Annahmen und bilden sich Meinungen über Dinge, bevor sie sie ausprobieren.
- Sie sind mit der aktuellen Leistung des Teams zufrieden und zweifeln, dass das Team in der Lage ist, bessere Ergebnisse zu liefern.
Tipps für den Change-Management-Prozess mit Skeptikern
Da ein Skeptiker nicht leicht überzeugt werden kann, beherrscht seine Zustimmung oder fehlende Zustimmung das Team. Versuchen Sie, negative Sichtweisen von Anfang an einzudämmen, bevor sie sich ausbreiten können.
Ermitteln Sie zuerst, welche Position der Skeptiker einnimmt und versuchen Sie, diese Position zu verstehen. Vielleicht hat er mit einem anderen Projektmanagement-Tool schlechte Erfahrungen gemacht und ihm fehlt die Motivation, ein anderes auszuprobieren. Erforschen Sie, wie der Skeptiker zu Wrike oder einer anderen Software steht, die Sie implementieren wollen. Bitten Sie diese Person, das Tool gründlich zu erforschen, bevor sie sich eine endgültige Meinung bildet. Diese Person sollten Sie von Anfang an in den Change-Management-Prozess mit einbeziehen.
Besprechen Sie mit dieser Person beispielsweise, wie die Arbeit in Wrike ausgeführt und verwaltet werden sollte, damit sie das Gefühl hat, dass ihre Erkenntnisse geschätzt und umgesetzt werden. Übertragen Sie dem Skeptiker wenn möglich schon frühzeitig irgendeine Art von Verantwortung, etwa dafür, dass das gesamte Team die Schulung absolviert.
Skeptiker wollen involviert sein. Je mehr ein Skeptiker sich mit im Spiel fühlt, desto eher wird er sich mit seinem Urteil zurückhalten. Wenn Sie in der Lage sind, dieses Ziel zu erreichen, wird etwas Überraschendes passieren – der Skeptiker wird zu einem glühenden Verfechter des neuen Tools, das Sie einsetzen wollen.
2. Der Übereifrige
Auf der Oberfläche scheint der Übereifrige nur wenig Anleitung zu benötigen, wenn überhaupt. Mit Begeisterung erkennt dieser Persönlichkeitstyp sofort den Wert eines neuen Tools, fragt ständig nach Updates und treibt die Dinge voran, sodass alles schnellstens in das neue System übertragen wird.
Das Problem ist jedoch, dass Übereifrige den Bogen ein bisschen überspannen. Es gibt einen Unterschied zwischen eifrig und impulsiv. Zu viele Änderungen vorzunehmen, bevor man umfassend versteht, wie sie funktionieren oder wie sie sich auf andere Auswirkungen, kann mehr schaden als nützen.
Anzeichen dafür, dass sich Übereifrige in Ihrem Team befinden
- Sie schieben Projekte in Wrike oder in Ihre neue Plattform, ohne vorher zu besprechen, wie man diese am besten organisieren kann.
- Sie durcheilen oder überspringen Teile der Ausbildung, sodass ihnen wichtige Informationen fehlen.
- Sie verursachen doppelte Arbeit und beraten sich nicht mit dem Team.
Tipps für den Change-Management-Prozess mit Übereifrigen
Mit dem richtigen Coaching kann der Übereifrige zu Ihrem größten Verbündeten werden. Nutzen Sie den Enthusiasmus dieses Persönlichkeitstyps, um andere für das Tool und was man damit machen kann, zu begeistern. Genau wie der Skeptiker sollten Übereifrige gleich von Beginn an involviert werden.
Setzen Sie sich mit ihnen zusammen, um den Plan für eine erfolgreiche Implementierung festzulegen, sodass sie genau verstehen, was das Ergebnis sein soll. Durch eine Untersuchung der Gesamtstrategie und der Ziele werden sie erkennen können, wie jedes Einzelstück in das Ganze passt.
Die größte Herausforderung besteht darin, bei zu viel Impulsivität den Enthusiasmus des Übereifrigen unter Kontrolle zu bekommen, ohne ihn zu ersticken. Dazu sind Samthandschuhe und viel Geduld erforderlich.
Betonen Sie, wie wichtig es ist, zuerst die Grundlagen der Software zu verstehen, bevor man in den erweiterten Funktionen eintaucht. Besonders am Anfang sollten Sie ein Feedback-System einführen und durchsetzen, bevor große Änderungen vorgenommen werden.
Es ist sehr wichtig, die Begeisterung des Übereifrigen nicht zu dämpfen, wenn er ein paar Fehler macht. Erinnern Sie ihn stattdessen daran, wie seine Arbeit in die Tätigkeit des gesamten Teams passt, und ermuntern Sie ihn, die Arbeit langsam anzugehen. Sobald der Übereifrige versteht, wie seine Handlungen andere beeinflussen können und er das Gesamtbild erkennt, wird er seine Anstrengungen so ausrichten, dass er die Ziele des Unternehmens unterstützt.
3. Der Freigeist
Für manche Menschen ist der Umgang mit einem Projektmanagement-System ein Kinderspiel. Sie sind geborene Planer, die ihren Komfort und ihre Sicherheit daraus ableiten, dass alles dokumentiert, geplant und terminiert ist. Das ist bei einem Freigeist nicht der Fall.
Der Lebensansatz des Freigeists ist eher auf Improvisation ausgerichtet: Dieser Persönlichkeitstyp bevorzugt Flexibilität und geht die Dinge lieber so an, wie sie kommen. Er hat Probleme, wenn die Prozesse zu starr festgelegt sind und bevorzugt eine schnelle Unterhaltung gegenüber einer umfangreichen Dokumentation. Während ihre Fähigkeit, sich an das anzupassen was gerade kommt, eine willkommene Stärke ist, kann ihre Abneigung gegen Struktur oft zu Lücken in der Transparenz für andere Teammitglieder und zu Störungen in der Kommunikation führen.
Anzeichen dafür, dass sich Freigeister in Ihrem Team befinden
- Sie fragen ständig, ob es wirklich nötig ist, jedes Detail ihrer Arbeit zu dokumentieren.
- Sie folgen ausgearbeiteten Prozesse nur zögerlich.
- Sie haben keine klare oder wiederholbare Methode, um Routineaufgaben auszuführen.
Tipps für den Change-Management-Prozess mit Freigeistern
Während Freigeister nicht immer der Konvention folgen, sind ihre Flexibilität und Ruhe im Angesicht von Chaos ein enormer Vorteil für Ihr Team, wenn es darum geht, eine neue Software einzuführen.
Um die Freigeister mit an Bord zu bekommen, geben Sie Ihnen eine gewisse Autonomie - das bedeutet nicht, dass sie Zugriff auf alles benötigen, aber ein wenig Platz zum Atmen und zum Weiterentwickeln. Solange sich die Freigeister nicht eingeengt fühlen, werden sie meistens bereit sein, im Rahmen Ihrer Vorschläge zu arbeiten.
Es ist wichtig aufzuzeigen, welche Probleme entstehen, wenn man ohne Struktur arbeitet. Oft haben Freigeister gar keine Ahnung, wie ihre Aktionen die Arbeit verzögern oder wie sie die Arbeit für Ihr Team erschweren.
Arbeitstransparenz bedeutet nicht, dass Mikromanagement herrscht. Heben Sie Transparenz als Möglichkeit hervor, besser in der Lage zu sein, die Arbeit der Freigeister besser zu sehen und anzuerkennen. Der Freigeist kann schnell zu einem leidenschaftlichen Fürsprecher werden, wenn er erfährt, wie Wrike ihm Leistungsmöglichkeiten in die Hand legt, statt ihn einzuschränken.
Vier weitere Persönlichkeiten für Ihren Change-Management-Prozess
Der Skeptiker kommt Ihnen nicht bekannt vor? Kein Übereifriger oder Freigeist in Ihrem Team? Keine Sorge – wir haben was Sie benötigen!
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