Der Vertrieb hat ihr Marketing-Team gebeten, einen einseitigen Flyer zu gestalten, der im Gespräch mit Interessenten auf Messen und Konferenzen verwendet werden soll.
Jetzt stellen Sie sich folgendes vor: Wie sieht der Prozess für die Erstellung dieses Flyers aus? Werden Unmengen von E-Mails hin und her gehen, werden Informationen fehlen, Anfragen ignoriert und Deadlines verpasst werden? Keine Panik: So muss es nicht sein.
Es ist absolut möglich, eine Umgebung zu fördern, in der die Rollen und Verantwortlichkeiten klar sind, Ziele gemeinsam festgelegt und Fristen eingehalten werden und Ihr ganzes Team in der Lage ist, wie eine gut geölte Maschine Spitzenleistungen zu erbringen.
Was ist also die magische Antwort, um eine einwandfreie Ausführung zu erreichen? Sie müssen eine Exzellenzkultur schaffen.
Moment! Was genau ist eine Exzellenzkultur?
Unternehmen und Teams mit einer Exzellenzkultur haben den Zustand der Operational Excellence erreicht, d.h. die Fähigkeit, auf höchster Ebene Projekte zu planen, fertigzustellen und zu verwalten. Es bedeutet eine team- und organisationsweit einwandfreie Arbeitsausführung, von der Umfangsbestimmung und Ideenfindung bis zur Zusammenarbeit und zur Auslieferung.
Hier bei Wrike haben wir mit über 15.000 exzellent operierenden Unternehmen zusammengearbeitet und haben festgestellt, dass man dieses Prinzip auf vier wichtige Disziplinen reduzieren kann:
- Planung: Teammitglieder verfolgen eine gemeinsame Strategie, um die Arbeit zu erledigen
- Prozess: Die Arbeit durchläuft die Abteilungen und Teams auf vorhersehbare und optimierte Weise
- Zusammenarbeit: Mitglieder des Teams und Abteilungen arbeiten nahtlos zusammen
- Transparenz: Mitglieder des Teams und Abteilungen haben volle Transparenz in die Arbeit der Kollegen und wie sich diese auf das gesamte Unternehmen auswirkt
Das klingt alles toll, oder? Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich nur: Wie richtet man eine Exzellenz-Kultur im eigenen Marketing-Team ein?
Ratschläge von CMOs: Wie Sie eine Exzellenzkultur in Ihrem Marketing-Team schaffen
Wir haben uns mit einigen führenden CMOs zusammengesetzt, um sie auszufragen, mit welchen Strategien sie eine Exzellenzkultur fördern.
1. „Geschachtelte“ Ziele festlegen
Kennen Sie die russischen Matrjoschka-Puppen? Die Ziele, die Sie in Ihrer Organisation und Ihrem Marketing Team festlegen, sollten deren geschachtelte Struktur nachahmen.
Beginnen Sie mit einem großen, übergeordneten Unternehmensziel. Darin enthalten finden Sie ein Ziel für die Abteilung. Und darin? Ein Ziel für jedes Teil-Team – etwa Ihr Content-Team oder Ihr Team für Demand Gen. Und wenn Sie schließlich die letzte Puppe öffnen, finden Sie die Ziele für die einzelnen Teammitglieder.
„Ich nenne es eine Ziel-Leiter“, sagt Frazier Miller, CMO hier bei Wrike, „Man hat schließlich eine geschachtelte Hierarchie, wobei das Unternehmensziel darin besteht, einen bestimmten Umsatz zu erreichen, das Marketingziel den Start eines bestimmten Produkts im laufenden Quartal umfasst, und so weiter und so fort.“
Diese geschachtelte Struktur gibt jedem Mitarbeiter und jedes Team die Möglichkeit zu sehen, wie sich ihre Arbeit auf das große Ganze auswirkt. Sie können die ganze Kette verfolgen und ihre einzelnen Projekte mit dem Team-Ziel, einem Abteilungs-Ziel und sogar mit einem unternehmensweitem Ziel verbinden.
Diese erhöhte Transparenz fördert Zusammenarbeit und Sichtbarkeit und trägt kräftig dazu bei, dass Operational Excellence erreicht werden kann.
2. Ein Growth Mindset fördern
Ohne die richtigen Leute an den richtigen Stellen lässt sich Operational Excellence nicht erreichen – das ist also ein wichtiger Punkt, den man bei der Besetzung des Teams im Auge behalten sollte.
„Es beginnt damit, dass man versucht, Leute mit einem Growth Mindset zu finden“, erklärt Rich Campagna, CMO bei Bitglass. „Es gibt eine bestimmte Art von Personen, die ständig den Ehrgeiz haben, sich zu verbessern, zu lernen und zu wachsen. Jeden Tag kommen sie ins Büro und versuchen, besser zu sein als am Tag zuvor. Diese Personen erleichtern es ungemein, eine Exzellenzkultur zu schaffen. Wenn sie aufkreuzen, ist die Arbeit quasi schon erledigt.“
Wenn man solche Leute im Team hat, ist es wichtig, diesen Antrieb und diese Begeisterung nicht zu unterdrücken. Hier sind einige Möglichkeiten, ein Growth Mindset weiter zu fördern:
- Ziele nicht zu genau vorschreiben: Legen Sie anspruchsvolle Ziele fest, aber geben Sie den Teammitgliedern ausreichend Spielraum, um zu ermitteln, wie diese am besten zu erreichen sind.
- Vermeiden Sie es, Verweise auszuteilen, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen: Denken Sie daran, dass nicht immer alles nach Plan verläuft. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und stellen Sie fest, was man aus diesen Fehlern lernen kann. Dieser Ansatz pflanzt in jedem Teammitglied den Samen für ein Growth Mindset.
- Auch Scheitern ist kein Beinbruch: Je mehr Ihre Teammitglieder die Sicherheit verspüren, bei Innovationen unterstützt zu werden, umso engagierter setzen sie sich bei der Arbeit ein.
„Ich bin sehr davon überzeugt, dass es wichtig ist, innerhalb des Teams eine psychologische Sicherheit zu festigen. Man schafft dadurch einen sicheren Raum, in dem sich Mitarbeiter zu sagen trauen, was sie denken“, sagt Miller. „Letztlich schafft man dadurch eine Mentalität, in der jeder einzelne das Gefühl hat, ein Verantwortlicher des Teams und der gemeinsamen kollektiven Bestimmung zu sein.“
3. Bleiben Sie Ihren Terminen weit voraus
Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Sie haben die Arbeitsauslastung Ihres Teams für diese Woche geplant – vielleicht sogar schon für den ganzen Monat.
Doch plötzlich kommt ohne Vorwarnung eine andere Abteilung mit einem Projekt an, für das Ihr sofortiger Einsatz benötigt wird. Jetzt muss sich Ihr Team sputen, um nicht nur mit dieser Notsituation umzugehen, sondern auch mit dem, was ursprünglich während dieser Zeit gemacht werden sollte.
Last-Minute-Anfragen lassen sich nicht komplett verhindern. Sie tauchen unweigerlich ab und zu auf. Sie sind aber besser zu bewältigen, wenn Ihr Team konsequent mit der geplanten Arbeit im Zeitplan – noch besser, dem Zeitplan voraus – ist.
„Ich denke, Prokrastination stellt für viele Menschen eine Verlockung dar und selbst bei Aufgaben, die schon seit Monaten auf dem Plan stehen, lässt man zu, dass es zu Stress in der Schlussphase kommt. Und wenn man schon mit der geplanten Arbeit im Stress ist, dann wird es noch schwieriger, wenn die Last-Minute-Anfragen hereinstürzen“, sagt Campagna.
Legen Sie für Aufgaben, über die Ihr Team bereits im Voraus informiert ist, Meilensteine fest und weisen Sie Verantwortliche zu (hier haben wir die Planungs- und Prozess-Elemente, die zum Puzzle der Operational Excellence gehören!). Sorgen Sie dafür, dass ein klarer Plan aufgestellt ist und lassen Sie dabei etwas dringend benötigten Spielraum für unvorhergesehene Anfragen, die auf dem Tisch Ihres Teams landen.
Auf diese Weise können Sie wirkungsvoll Prioritäten festsetzen, wenn dringende Aufgaben auf den letzten Drücker reinkommen, denn nicht alles, was derzeit auf Ihrem Schreibtisch liegt, muss sofort behandelt werden.
4. Das Beste aus Meetings machen
Meetings sind oft ein gefürchteter Teil des Arbeitstages, sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter. Das könnte aber auch ein Zeichen dafür sein, dass Sie nicht das Beste aus diesen Sitzungen machen.
Nehmen wir beispielsweise mal die persönlichen Gespräche mit einzelnen Teammitgliedern. Sind diese Unterhaltungen konstruktiv? Oder vergessen Sie alles, was sie sagen wollten und nutzen die Zeit für eine informelle Statusabfrage?
„Man ist so beschäftigt, dass man vergisst, worüber man sprechen wollte, und dann ist es plötzlich kein konzentriertes Gespräch mehr“, sagt Molly Glover Gallatin, VP für Marketing bei Jelli.
Sie schlägt vor, eine fortlaufende Liste zu führen, die Sie mit Ihrem direkt unterstellten Mitarbeiter teilen (übrigens, Wrike bietet eine tolle Möglichkeit, Dinge wie diese zu verfolgen!). Notieren Sie sich alles, was Sie in einem Einzelgespräch behandeln wollen – und ihr Mitarbeiter kann das Gleiche tun. Und wenn dann der Termin für das Meeting ansteht, dann können Sie eine produktive Besprechung führen, über Dinge, die wirklich angesprochen werden müssen.
Sie sollten auch einen kritischen Blick auf jedes regelmäßig eingeplante Marketing-Meeting halten. Werden sie wirkungsvoll genutzt – oder haben sie sich in selbstverherrlichende Statusaktualisierungen oder Mitteilungssitzungen verwandelt?
„Ich denke, die besten Marketing-Teams nutzen diese Zeit, um Probleme zu lösen und an der Vielzahl an Projekten zusammenzuarbeiten, die aufkommen“, sagt Miller.
5. Ermuntern Sie Ihre Teammitglieder dazu, intensive Gespräche über schwierige Themen zu führen
Die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder für Kommunikation und Zusammenarbeit sind wie Muskeln: Sie müssen trainiert werden und werden nur dann stärker, wenn es regelmäßig Übungsmöglichkeiten gibt.
„Ich versuche immer, mein Team nicht direkt zu schützen. Es gibt eine Reihe von Marketingspezialisten, die wirklich gut darin sind, mit anderen Marketingspezialisten zu kommunizieren,“ sagt Campagna. „Aber sie haben es vernachlässigt, die Kommunikation mit Stakeholdern zu üben, sodass es schwierig für sie ist, mit ihnen zusammenzuarbeiten.“
Sie könnten zwar denken, dass es einfacher und effizienter ist, direkt auf den CFO zuzugehen und mit ihm im Namen Ihrer Teammitglieder zu sprechen. Stattdessen ist es aber besser, die Mitarbeiter zu ermuntern, diese Gespräche selbst zu bestreiten.
Dadurch werden sie gezwungen, ihre Komfortzone zu verlassen und ihre Fähigkeiten zu verbessern, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, die anders kommunizieren oder unterschiedliche Sichtweisen haben.
„Die größte Herausforderung, die ich bei Marketingspezialisten im gesamten Team gefunden habe, ist die Fähigkeit, sich in andere Menschen hineinzuversetzen, ihren Antrieb zu verstehen, und ihre Sprache zu sprechen“, fügt Campagna hinzu.
Geben Sie ihnen also den Impuls den sie benötigen, um sich diesen Schwächen durch schwierige Gespräche zu stellen. Denken Sie daran, Übung macht den Meister – oder bewirkt zumindest Fortschritte.
6. Schwächen ausspielen
Diese Strategie scheint unglaublich kontraintuitiv, da die meisten Management-Empfehlungen sich darauf konzentrieren, die Stärken der Teammitglieder auszuspielen.
Wenn Ihr Ziel allerdings darin besteht, ein Growth Mindset zu fördern und Operational Excellence zu erreichen, dann müssen Sie Ihren Teammitgliedern aktiv helfen, sich zu verbessern – und sich nicht nur auf ihren Lorbeeren ausruhen.
„Wenn jemand in einem bestimmten Bereich Schwächen aufweist, dann sollte man ihn nicht vor diesen Aufgaben schonen, sondern im Gegenteil sicherstellen, dass sie die notwendigen Fähigkeiten erwerben“, sagt Glover Gallatin, „Das ist wichtig, weil es im Marketing so viele Variablen gibt.“
Nehmen wir einmal an, die Schreibfähigkeiten eines Teammitglieds sind verbesserungswürdig. Dieser Person sollte man nicht einfach stattdessen Grafik-Aufgaben geben. Setzen Sie sie in einen Schreibkurs, geben Sie ihr die nötigen Ressourcen oder bilden Sie für ein Projekt ein Team aus dieser Person und dem stärksten Texter im Team. Ermuntern Sie die Person aktiv, diese Fähigkeit zu verbessern.
Ein Growth Mindset bedeutet nicht, dass sich Teammitglieder nur in den Bereichen verbessern sollten, in denen sie bereits stark sind. Natürlich zeichnen sich Ihre Mitarbeiter durch unterschiedliche Talente und Kompetenzen aus, aber Operational Excellence erfordert ein gut abgerundetes Marketing Team.
7. Mikromanagement vermeiden
Wenn Sie aus diesem Artikel nur einen einzigen Punkt mitnehmen, sollte es folgender sein: Eine Exzellenzkultur kann man nicht einfach anordnen und sich dann zurückziehen, um zu schauen, wie sie von selbst entsteht.
Man kann nicht montags ins Büro kommen und von jedem verlangen, dass er oder sie Operational Excellence an den Tag legt. Stattdessen müssen Sie sich dazu verpflichten, diese Denkweise im Laufe der Zeit zu fördern.
Das heißt allerdings nicht, dass jeder Schritt Ihrer Mitarbeiter überwacht werden sollte, ganz im Gegenteil! Mikromanagement wirkt sich mit Sicherheit wie eine feuchte Decke aus, mit der man Innovation und Begeisterung erstickt.
Sie müssen stattdessen Ihre Teammitglieder dazu ermuntern, sich für ihre Aufgaben und die Arbeit verantwortlich zu fühlen – und das geschieht nur, wenn sie in Entscheidungen eingebunden werden.
Beginnen Sie damit, Ihr Team bei der Zielsetzung und bei der Projektplanung miteinzubeziehen. „Die leistungsstärksten Teams werden durch eine Planung angetrieben bei der sie das Gefühl haben, mitverantwortlich zu sein“, sagt Miller. „Geben Sie Einzelpersonen genügend Freiraum, damit sie beim Planungsprozess mithelfen können.“
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder in diesen frühen Stadien des Prozesses ein Mitspracherecht haben, um den Prozess und die Planungsaspekte in Bezug auf Operational Excellence ansprechen können. Außerdem besteht für die Teammitglieder dadurch erhöhte Transparenz.
Auf dem Weg zur Exzellenzkultur
Eine Kultur zu fördern, in der alles reibungslos läuft und Projekte einwandfrei ausgeführt werden, mag sich wie ein Wunschtraum anhören.
Aber: Es ist möglich. Es liegt an Ihnen als Führungspersönlichkeit, die wichtigsten Strategien zu verfolgen, die Ihnen dabei helfen, eine Exzellenzkultur zu schaffen. Dazu gehört es:
- „Geschachtelte“ Ziele festzulegen
- Ein Growth Mindset zu fördern
- Geplanten Deadlines weit voraus zu bleiben
- Das Beste aus Meetings zu machen
- Teammitglieder zu intensiven Gesprächen über schwierige Themen zu ermuntern
- Schwächen auszuspielen, statt sich nur auf Stärken zu konzentrieren
- Mikromanagement vermeiden
Wenn Sie diese Strategien führender CMOs in Ihr eigenes Marketing-Team einbringen, dann werden Sie mit Sicherheit wesentliche Verbesserungen in der Art und Weise sehen, wie Ihr eigenes Team arbeitet – mit weit weniger Kopfschmerzen und Stress für alle.
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