Im Vergleich zu den Jahren vor der Pandemie arbeiten heute bei weitem mehr Teams von verteilten Standorten aus. Doch das bedeutet nicht, dass es weniger Arbeit zu erledigen gibt. Im Gegenteil, für viele Teams ist das Arbeitsvolumen gleich geblieben oder sogar gestiegen. Ein Mehr an Arbeit bedeutet häufig auch einen Zuwachs an Mitarbeitern – doch nicht immer sind diese im Unternehmen angestellt. Freiberufliche Mitarbeiter und externe Agenturen zählen ebenfalls zum Team und dürfen auf keinen Fall außer Acht gelassen werden, leisten sie doch auch einen wertvollen Beitrag zur Bewältigung der Arbeitslast. Je mehr Arbeit zu erledigen ist und je mehr Personen in den Arbeitsablauf involviert sind, desto schwieriger wird es, die Beteiligten – ob intern oder extern – stets auf dem Laufenden zu halten. Damit kommen wir zu den nächsten Problemen, die wir im Rahmen unserer Serie ansprechen wollen.
Problem: Arbeitsabläufe sind nicht transparent genug
Jedes Team benötigt einen guten Überblick über anstehende Projekte und muss in der Lage sein, entsprechende Übersichtsdarstellungen sicher mit externen Stakeholdern zu teilen. Können die Stakeholder den Projektfortschritt nicht auf einen Blick erfassen, besteht das Risiko, dass Updates und Fristen versäumt werden. Wird eine Abgabefrist geändert, müssen die davon abhängigen Termine ebenfalls dynamisch angepasst werden. Mit der richtigen Technologie können solche Änderungen automatisch vorgenommen werden, sodass kein manuelles Eingreifen erforderlich ist. So bleibt Ihr Team immer auf dem neuesten Stand.
Ein Kalender, in dem die Arbeit des gesamten Teams dargestellt werden kann, ist ein nützliches Tool, um den Fortschritt der verschiedenen Projekte zu beobachten. Zusätzlich müssen einzelne Aufgaben und Projekte jedoch auch auf der Mikroebene überwacht werden. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind und unterschiedliche Arbeitsabläufe und Berichte berücksichtigt werden müssen. Die ideale Lösung für alle ist also ein System, in dem Arbeit für mehrere Teams eingetragen werden kann, ohne Aufgaben doppelt zu vergeben.
Problem: Berichtswesen ist zu kompliziert und ohne Fachkräfte nicht zu bewältigen
Kann Ihr Team mit den vorhandenen Collaboration-Tools in wenigen Klicks feststellen, wie viele Projekte neu, in Umsetzung, im Freigabeprozess, abgeschlossen, überfällig und abgebrochen sind? Können Sie Engpässe identifizieren und Probleme lösen, um Verzögerungen bestmöglich zu vermeiden? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit „nein“ beantwortet haben, ist es an der Zeit, Ihr Reporting zu überarbeiten.
Damit Ihr Team Höchstleistungen abrufen kann, benötigen Sie umfassende Transparenz. Doch nicht alle Berichte bieten den erforderlichen Einblick und nicht alle Mitarbeiter haben Zugriff auf separate Business-Intelligence-Tools. Oder beauftragen Sie einen Business-Analysten mit der Erhebung und Analyse Ihrer Daten? Wie dem auch sei, die wöchentliche oder monatliche Erfassung und Auswertung von Daten ist eine mühsame Aufgabe.
Ihre Berichte müssen nicht nur die benötigten Informationen liefern, sondern sollten nach Möglichkeit auch visuell ansprechend gestaltet sein – etwa mit Pivot-Tabellen, Kalender-Heatmaps sowie Torten- oder Balkendiagrammen. Interaktivität, dynamische Updates und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung sind weitere Pluspunkte, die Ihnen wertvolle Zeitersparnisse bringen und eine zielorientiertere Arbeitsweise ermöglichen.
Die Wrike-Lösung
In den geteilten Teamkalendern von Wrike werden die Prioritäten der verschiedenen Teammitglieder anschaulich visualisiert. Ist die Arbeit automatisch mit einem geteilten Kalender synchronisiert, können nahende Fristen und demnächst zu erledigende Arbeiten einfach im Blick behalten werden. Die im Online-Collaboration-Tool von Wrike integrierten Kalender lassen sich an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen. So kann beispielsweise der Beginn des Wirtschaftsjahrs geändert und zwischen Tages-, Wochen-, Quartals- und Jahresübersichten gewechselt werden. Maximieren und minimieren Sie einzelne Bereiche, um sich einen Überblick über die Arbeitsauslastung verschiedener Abteilungen, Teams und Individuen zu machen, und passen Sie bei drohenden Risiken die Fristen je nach Bedarf an.
Auf der Mikroebene steigern die Cross-Tagging-Funktionen in Wrike die teamübergreifende Transparenz, sodass der Fortschritt für alle Beteiligten nachverfolgbar wird. Diese Möglichkeit ist nicht nur auf Aufgaben begrenzt.
Teilaufgaben, Ordner, Meilensteine, Phasen und ganze Projekte können mithilfe verschiedener Kategorien in einzelne Arbeitsabläufe aufgegliedert werden. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner mit einem Cross-Tag versehen, müssen Sie den Space mit dem gewünschten Ordner auswählen und diese Schritte befolgen:
- Nutzen Sie das Ordnersymbol in der rechten oberen Ecke in der Listenansicht, um das Info-Panel zu öffnen.
- Die dem Ordner zugeordneten Tags sind unter dem Titel aufgelistet. Wählen Sie „+“, um einen Tag hinzuzufügen, und suchen Sie in der Dropdown-Liste nach dem gewünschten Ordner.
- Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das „x“ neben dem Tag.
Cross-Tagging bringt einen erheblichen Nutzen für Teams und individuelle Mitarbeiter. Egal ob Sie Teil eines Marketingteams sind, das transparenter werden oder tägliche Standup-Meetings zum Status der aktuellen Aufgaben abhalten möchte, oder als Projektmanager in einem PMO damit betraut sind, die fristgerechte Erledigung aller Arbeiten zu überwachen: Mit Tags können Sie die Arbeit für die Projektbeteiligten leichter zugänglich machen. Für viele unserer Kunden hat sich diese Funktionalität als äußerst wertvoll erwiesen. Zwar bieten auch einige unserer Mitbewerber Cross-Tagging-Funktionen an, doch sind diese nur auf Aufgabenebene verfügbar und damit nur begrenzt wirksam einsetzbar.
Mit Wrike Analyze erhält Ihr Team volle Visibilität und Zugang zu Business-Intelligence-Funktionen, ohne ein separates BI-Tool nutzen zu müssen. So kann der Projektfortschritt stets unkompliziert überwacht werden. Mit unserem Online-Collaboration-Tool können Sie an Ihre individuelle Situation angepasste Berichte erstellen und aus einer Reihe verschiedener Visualisierungsmöglichkeiten wählen, wie die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Jedes Dashboard wird dynamisch aktualisiert, sodass Sie jederzeit Auskunft über die Leistungen Ihres Teams und mögliche Engpässe erhalten können.
Topgolf nutzt Kalender und Berichte von Wrike
Meredith Selden, Senior Marketing Project Manager bei Topgolf über die Kalender- und Berichtsfunktionen von Wrike:
„Wrike ist ideal für komplexe, funktionsübergreifende Projekte, in denen anpassbare Kalender, Dashboards und Berichte benötigt werden, um Projekte und Ergebnisse automatisch in Daten abzubilden ... anwendbar in jeder Abteilung und sowohl im klassischen Wasserfall-Projektmanagement als auch in Kombination mit agilen Methoden.“
Alex Bacon, Assistant Communications Manager bei Moneytree über ihre Erfahrungen mit der Cross-Tagging-Funktion in Wrike:
„Dank der Wrike-Plattform konnten wir in nur 2,5 Tagen einen neuen Bereich in unserem Blog erstellen und mit Content füllen. Mit Wrike blieb alles stets gut organisiert und transparent. So konnten wir zu jeder Zeit den Status der verschiedenen Elemente sehen, und mithilfe der Tagging-Funktion konnten wir das Projekt rasch vorantreiben ...“
Transparenz steigern und Aufgaben sicher teilen
Ein größeres Arbeitsvolumen bedeutet nicht, dass Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Aufgaben vernachlässigt werden müssen. Ein gutes Collaboration-Tool ist beliebig skalierbar und lässt sich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Alles andere ist unzufriedenstellend.
Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten Funktionen einer CWM-Lösung sind. Sie haben es bereits gelesen? Dann probieren Sie das Online-Collaboration-Tool von Wrike und sehen Sie selbst, warum bereits 20.000 Kunden unsere Plattform nutzen, um effizienter zu arbeiten, Aufgaben sicher zu teilen und Teammitglieder in Echtzeit über den Projektfortschritt zu informieren.
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