Als Kreativagentur mangelt es Ihrem Team nie an hereinströmenden Anfragen. Unabhängig davon, ob es sich um neue Aufgaben oder um Aktualisierungen handelt, müssen Sie diese Anfragen irgendwie bewältigen, die Erwartungen des Kunden berücksichtigen und die Prioritäten Ihres Teams verstehen. Ohne einen zentralen Aufbewahrungsort ist es eine Herausforderung, mit so vielen Elementen jonglieren zu müssen. Und wenn man dann auch noch die ganze Zeit damit verbringen muss, Daten aufzuspüren und den Posteingang zu durchkämmen, dann bleibt keine Zeit mehr, um kreativ zu sein.
Aber man kann die Kontrolle zurückgewinnen. Wenn man die Organisation der Dateistruktur innerhalb einer Grafikagentur priorisiert, passiert Folgendes:
- Es entsteht eine gemeinsame Klarheit über Initiativen
- Alle Arbeiten werden an einen einzigen, zugänglichen Ort geleitet
- Es entsteht ein konkreter Arbeitsablauf, durch den Qualität und Konsistenz aufrecht erhalten werden
- Die Arbeit wird sichtbar, sodass Sie Produktivität und Kapazität kalibrieren können
Und da kommt Wrike ins Spiel. Statt in E-Mail-Threads und Sofortnachrichten begraben zu werden, bringt die Zusammenarbeit über ein Projektmanagement-Tool für Grafikteams Ordnung ins Chaos, indem Anfragen gleich beim Eintreffen organisiert werden und sichergestellt wird, dass Sie alle Informationen erhalten, die Sie benötigen, um loszulegen. Richten Sie Anfragen so ein, dass sie sofort im jeweiligen Ordner angezeigt werden, in den sie gehören, damit Sie die Arbeit im Team verteilen können. Wir haben uns mit einem unserer eigenen Customer Success Manager zusammengesetzt, um Ihnen einige Tipps zu geben, was Sie beim Aufsetzen einer Ordnerstruktur beachten sollten.
Hier sind drei unterschiedliche Vorlagen für Ordnerstrukturen, die Ihrem Kreativteam dabei helfen werden, alle Dateien, Anfragen und anderen Elemente unter Kontrolle zu halten:
1. Nach Status
Wenn Ihre Projekte sehr statusbasiert sind und Sie viele Statusmeetings planen müssen, um mit den Projekten Schritt zu halten, ist diese Dateistruktur die richtige für Sie. Unterteilen Sie Aufgaben nach Status, damit Sie mit einem einzigen Blick über den Stand aller aktiven Projekte auf dem Laufenden bleiben und alles, was nicht im Zeitplan liegt, ansprechen können.
Mit diesem Format können Sie auch die Bandbreite Ihres Teams Woche für Woche verwalten und messen. Verfolgen Sie, wie viele aktive Projekte Ihr Team bewältigen kann, damit Sie mehr übernehmen oder zuversichtlich ablehnen können, wenn Ihr Team maximal ausgelastet ist.
2. Nach Art der Anfrage
Wenn Sie viele Anfragen von Kunden erhalten, sollten Sie die Aufgaben nach der Art der Anfragen unterteilen, damit Sie sie priorisieren und entsprechend zuweisen können. In dem Anfrageformular können Sie nach Fristen, Wichtigkeit, Dokumenten usw. fragen, um so entscheiden zu können, welches Teammitglied Kapazität hat, die Aufgabe zu übernehmen. Indem alle Anfragen zu einem einzigen Ort geleitet werden, können Sie sie bequem über das Team verteilen oder Anfragen zurückweisen, die gegenwärtig nicht machbar sind.
Benutzen Sie einen Ordner „Zurückgestellte Arbeiten“ für Anfragen, die nicht dringend sind und in ruhigen Wochen bearbeitet werden können.
3. Nach Zeitrahmen
Diese Dateistruktur wird von unserem eigenen Kreativteam verwendet und eignet sich am besten für Teams, die viel Webarbeit erledigen müssen. Dieses Format gliedert kreative Projektaufgaben nach Zeitrahmen auf, sodass Sie sehen können, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche in die nächste Woche verschoben werden können.
Diese Dateistruktur-Organisation funktioniert sehr gut bei Teams, die der Scrum-Methodik folgen und in kurzen Sprints arbeiten, weil sie dabei hilft, alle Aufgaben für die nächste Iteration zu visualisieren. Am Ende des Sprints können Sie rückblickend überprüfen, was abgeschlossen und was verschoben wurde.
Zusätzliche Materialien zu Best Practices für die Organisation einer Dateistruktur
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Dateien und Aufgaben im Voraus zu organisieren und ersparen Sie sich (und vor allem Ihren Kunden) eine Menge Kopfschmerzen im Laufe des Projekts. Hier sind einige zusätzliche Materialien zur Gestaltung von Ordnerstrukturen:
- Erfahren Sie, wie Sie das beste Projektmanagement-Tool für Ihre Agentur finden können
- Eine Agentur spricht in Wie Sie Ihre Design-Dateien sauber und ordentlich halten können darüber, wie sie ihren Design-Arbeitsablauf strukturiert.
- Lesen Sie den Beitrag der Harvard Business Review zum Aufbau eines erfolgreichen Kreativteams durch Organisation, Zusammenarbeit und individuellen Ausdruck.
- Erfahren Sie in unserem Beitrag Wie man einen erfolgreichen Designteam-Arbeitsablauf erstellt, wie unser eigenes Designteam Wrike benutzt
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