Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 2 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen.
Werfen Sie, bevor Sie diesen Artikel lesen, bitte einen Blick auf Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil).
Fehler Nr. 2: Nachlässige Projektplanung
Die Versuchung ist groß, sich nicht zu sehr mit der Projektplanung zu beschäftigen und einfach direkt in die Ausführung überzugehen.
In einem Unternehmensumfeld, in dem jedes Projekt zum Unternehmenserfolg beitragen muss, führt diese übereifrige Vorgehensweise jedoch auf direktem Weg zum Misserfolg.
Machen Sie sich bewusst, dass einer der wichtigsten Gründe für fehlschlagendes Projektmanagement darin besteht, dass die Projektpläne einfach nur im Regal verstauben. Ein Projektplan, der nicht existiert, nicht genutzt wird, veraltet, unvollständig oder schlecht aufgebaut ist, bringt unweigerlich Fehler bei der Projektausführung mit sich.
Die meisten Fehler beim Projektmanagement sind auf das Fehlen einer effizienten und aktuellen Projektplanung zurückzuführen. Halten Sie Ihre Projektplanungen nicht auf dem neusten Stand, dann können Sie die Fortschritte Ihrer Projekte nicht mehr überwachen und beeinflussen. Letztendlich haben Sie dann mehr Arbeit als eigentlich nötig gewesen wäre und sprengen auch noch Ihr Budget. Das führt wiederum dazu, dass Ihre Teammitglieder bei der Fertigstellung ihrer Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen. Und all dies hat direkten Einfluss auf Ihren Projekt-Abgabetermin.
Lösungsansatz Nr. 2: Pläne realistisch und auf dem neusten Stand halten
Aber wie bleibt Ihre Projektplanung aktuell und realistisch? Hier nun drei konkrete Maßnahmen:
Überprüfen, überprüfen, überprüfen
Wenn alle Ihre Projekte pünktlich fertiggestellt und im Rahmen des Budgets bleiben sollen, müssen Sie den Fortschritt jedes Ihrer Projekte jeden Tag überprüfen. Ihr Projektteam muss an seine Projektziele und den Zeitplan glauben können. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Planung regelmäßig überprüfen und aktualisieren, anderenfalls wird sich Ihre Planung als absolut nutzlos erweisen.
Die Planung flexibel gestalten
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, müssen Sie stets bereit sein, sofort auf unerwartete Veränderungen bei einem Projekt zu reagieren und Ihre Planung an diese anzupassen. Dies erspart Ihnen Fehlerkosten bei der anfänglichen Zeitplanung.
Alle Informationen stets zur Hand haben
Halten Sie alle Informationen griffbereit, damit Sie auf Veränderungen bei Ihren Projekten reagieren und Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Lassen Sie nicht zu, dass wertvolle Informationen zu Aktualisierungen in separaten Dateien untergehen.
Fassen Sie all Ihre Daten an einem zentralen Ort zusammen und speichern Sie dort auch alle Projekt-bezogenen Dateien. Sorgen Sie dafür, dass die relevanten Personen leicht darauf zugreifen können. Alle Informationen zur Hand zu haben, ermöglicht es Ihnen, zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand Ihrer Projekte zu kennen.
Fortsetzung folgt in Teil 3: Fehler bei der Projektzeitplanung.
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