Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern.
Dies ist Teil 3 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten und zweiten Teil der Serie zu lesen.
Fehler Nr. 3: Projektplanungen voneinander getrennt halten
Wenn Sie mehrere Projekte an getrennten Orten verwalten und verschiedene Tools für die Planung verwenden, dann verschwenden Sie viel Zeit damit, von einem Zeitplan zum anderen zu springen. Außerdem haben Sie dann niemals einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte, was unweigerlich zu Überschneidungen von Fälligkeitsterminen und Zeitplan-Konflikten bei Ihren Mitarbeitern führt. Dies wiederum verzögert Ihre Projekt-Lieferzeitpunkte.
Voneinander getrennte Projekt-Zeitpläne erschweren es Ihnen erheblich, Aufgabenabfolgen und Prioritäten in all Ihren Projekten zu erkennen. Ein Beispiel: Wie stimmen Sie die Deadlines von drei getrennten Projekten aufeinander ab, wenn sie alle in die gleiche Woche fallen? In solchen Fällen werden Sie schnell zu einem Teamleiter, der von Projekt zu Projekt rennt und nach rettenden Strohhalmen sucht.
Lösungsansatz Nr. 3: Projekt-Zeitpläne integrieren
Eine integrierte Projektplanung gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeit. Erstellen Sie für Ihre Projekte einen Masterplan, der eine Zeitleiste für jedes Projekt enthält. Er sollte absolut transparent strukturiert sein, sodass jedes einzelne Projekt - egal ob Quartalsziel oder tägliche Aufgabe eines Teammitglieds - nachverfolgt werden kann.
Neben der Festlegung der großen Projekt-Meilensteine und ihrer Termine sollte diese Planung sämtliche Aufgaben all Ihrer Projekte einbeziehen. Nur dann sind Sie in der Lage, die prioritären Aufgaben aller Projekte zu ermitteln und zu erkennen, auf welche Projekt-Meilensteine Sie sich konzentrieren müssen.
Für die Erstellung eines Masterplans benötigen Sie möglicherweise ein integriertes Projektplanungs-Tool. Diese Art von Tool wird Ihnen auch dabei helfen, das Reporting für alle Projekte zu vereinheitlichen und einen Standard durchzusetzen.
Darüber hinaus werden Sie dank eines Masterplans viel Zeit sparen, da alle Informationen stets griffbereit an einem einzigen Ort gesammelt werden.
Die Fortsetzung dieser Serie folgt in Teil 4: Software & Technologie.
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