Über den Autor: Frank Hamm unterstützt als unabhängiger Berater für Kommunikation und Kollaboration Unternehmen auf dem Weg in eine digitalisierte Welt in den Themen Social Business, Social Collaboration, Intranet sowie Office & Productivity. Seit 2005 begleitet und kommentiert er im INJELEA-Blog die Veränderungen in der Arbeits- und Kommunikationswelt.
Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen.
Im englischsprachigen Raum hat sich weitgehend der Begriff "Productivity" durchgesetzt, wenn es um die eigene Organisation und Produktivität geht. Im deutschsprachigen Raum werden weiterhin Begriffe wie Zeitmanagement, Selbstmanagement und Selbstorganisation verwendet. Was ist jedoch unter "Produktivität" zu verstehen? Genauso, wie es unterschiedliche Begriffe gibt, so gibt es auch keine einheitliche Definition. Ich empfehle Ihnen, mit dieser Definition zu starten und sich im Laufe der Zeit eine persönliche Definition zu erarbeiten:
Die Arbeit - gleich, ob beruflich, persönlich oder privat - so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie ein ausgeglichenes Leben dabei führen.
Viele Menschen verstehen unter Arbeit nur das, was ihre berufliche Tätigkeit betrifft. Es ist jedoch wichtig zu akzeptieren, dass es keine scharfe Trennung zwischen der beruflichen Arbeit (beispielsweise für einen Arbeitgeber oder als Selbstständiger) und anderer Arbeit (beispielsweise im Hobby oder in der Familie) gibt. Sehen Sie alles als Arbeit an, was irgendwie Energie verbraucht, und womit Sie eine bestimmte Zielsetzung verfolgen. Das kann durchaus Arbeit für einen Arbeitgeber oder einen Kunden sein, das können aber auch das Pflanzen eines Baumes oder der Jogging-Lauf sein. Gerade weil heutzutage die verschiedenen Sphären wie Beruf, Hobbys und das Private in ständiger Beziehung zueinander stehen und sich oft überschneiden, geht es darum, Arbeit gesamthaft zu sehen und zu organisieren.
Wenn es um Produktivität geht, stürzen sich viele sehr schnell auf einzelne Methoden, Techniken oder Werkzeuge. Das kann Spaß machen, das kann aber schnell zu einer Frustration führen, wenn die verschiedenen Teile einfach nicht zueinander passen. Besser ist es, sich zunächst ein grundlegendes Gerüst zu schaffen und sich anschließend auf dieser Basis die verschiedenen Methoden, Techniken und Werkzeuge anzuschauen und auf die persönliche Mentalität anzupassen.
Ich empfehle Ihnen als Basis diese fünf Pfeiler der persönlichen Produktivität:
- Fokus
- Rituale
- Timeboxing
- Ausgewogenheit
- Selbstbedienung
Diese Pfeiler bilden ein Fundament, auf denen alle Methoden, Prinzipien oder Techniken (beispielsweise Eisenhower-Prinzip, Paretoprinzip, "Getting Things Done"-Methode oder ALPEN-Methode aufsetzen sollten. Wenn Sie ein neues Werkzeug ausprobieren, dann überlegen Sie sich zunächst, wie es zu diesen Pfeilern passt, damit Sie eine stabile und gleichzeitig flexible Produktivität erreichen-
1. Fokus
Ein wichtiger Pfeiler ist das Fokussieren auf die Tätigkeit, die Sie gerade ausüben. Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, Ihre Aufmerksamkeit auf eine Tätigkeit zu konzentrieren.
Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinsinhalte, beispielsweise auf Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns, sowie Gedanken und Gefühle. Als Maß für die Intensität und Dauer der Aufmerksamkeit gilt die Konzentration (Bleuler 1916/1983).
(Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 13. Januar 2016, 07:54 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 13:18 UTC))
Dazu gehört eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise kein Multitasking, denn das zieht Ihnen wichtige Ressourcen von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Wenn Sie Multitasking nicht vermeiden können, dann schalten Sie auch gezielt und bewusst in das Multitasking. Ansonsten können Sie sich eine ablenkungsfreie Umgebung schaffen:
- Schalten Sie das Telefon auf "Lautlos" und leiten Sie Anrufe direkt auf die Sprachbox.
- Deaktivieren Sie an Ihrem Rechner oder Tablet die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer Tätigkeit ab.
- Signalisieren Sie Ihrer Umgebung, dass Sie nicht gestört werden wollen (beispielsweise mit einem Schild an der Tür oder dem Monitor, oder durch Aktivierung einer entsprechenden Anzeige in Ihren Messengern wie "Beschäftigt").
- Öffnen Sie nur die Programme auf dem Rechner, die Sie auch wirklich für Ihre Arbeit benutzen. Schalten Sie die Programme in die Vollbilddarstellung und blenden Sie darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus. Wenn es geht, nutzen Sie insbesondere zum Schreiben "ablenkungsfreie Software" wie beispielsweise iA Writer (Mac, iOS, Android) oder WriteMonkey. Insbesondere beim ersten Entwurf eines Textes werden Sie viel schneller vorankommen.
2. Rituale
Routinen im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe quasi automatisch ablaufen lassen, ohne dass Sie sich darauf konzentrieren müssen. Ihre Aufmerksamkeit können Sie direkt auf Ihre Tätigkeiten richten, ohne auf Abläufe und Reihenfolgen achten zu müssen.
Routinen sorgen durch ihre regelmäßige Wiederholung dafür, dass Sie nichts vergessen - weil sie sie mit der Zeit auswendig können. Anfangs werden Sie vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchen Sie sie nicht mehr.
A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur unconsciously
(Habit. (2016, March 17). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:32, April 27, 2016)
Mit kleinen Tricks können Sie die Wirkung von Routinen noch verstärken und sie zu Ritualen werden lassen.
Rituals may be prescribed by the traditions of a community, including a religious community. Rituals are characterized by formalism, traditionalism, invariance, rule-governance, sacral symbolism, and performance.
(Ritual. (2016, April 12). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:34, April 27, 2016, siehe auch "Ritual" in der deutschen Wikipedia)
- Beginnen Sie Ihre Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen "Ritual-Modus" zu versetzen. Ziehen Sie sich beispielsweise "büromäßig" an, gehen Sie an Ihren Schreibtisch, legen Sie Ihre Arbeitsmittel zurecht, starten Sie Ihren Rechner und beginnen Sie damit Ihren Arbeitstag - auch wenn Sie im Home Office sind. Irgendwann schaltet Ihr Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Sie sich anziehen und in Richtung Büro bewegen.
- Belohnen Sie sich (und feiern Sie sich dadurch), wenn Sie ein Ritual abgeschlossen haben. Gönnen Sie sich beispielsweise jedes Mal nach Ihrem Morgenritual einen besonders guten Kaffee oder Tee.
- Setzen Sie sich Erinnerungen in Ihrem Kalender oder Aufgabentool, um "Anschubser" für Ihre Rituale zu erhalten.
Für Viele hat sich beispielsweise ein Morgenritual bewährt, das sie zu Beginn jeden Tages durchgehen. Ein Morgenritual könnte so aussehen:
- Nach dem Starten Ihres Rechners (oder Öffnen des Tablets) öffnen Sie Ihren Kalender, damit Sie wissen, was auf Sie an diesem Tag zukommt und Sie keinen Morgentermin verpassen.
- Schreiben Sie den Morgeneintrag für Ihr Journal (beispielsweise in Evernote. Was war gestern los, was hat Ihnen (nicht) gefallen, worauf freuen Sie sich für den heutigen Tag.
- Überprüfen Sie Ihre Eingangsfächer. Gehen Sie Ihre Inboxen durch und bearbeiten Sie die Nachrichten/Briefe. Inzwischen gibt es neben dem Eingangsfach für die Brief- oder Hauspost weitere Eingangsfächer wie beispielsweise in E-Mail, Messaging (z.B. Facebook) oder Eingangsfächer in Collaboration- oder Intranet-Tools. Löschen Sie unwichtige Nachrichten, archivieren Sie sie oder bearbeiten Sie sie sofort, wenn das innerhalb von zwei Minuten möglich ist. Wenn Sie länger dafür brauchen würden, machen Sie eine Aufgabe daraus.
- Gehen Sie Ihre Aufgaben durch und legen Sie fest, welche Aufgaben Sie heute erledigen wollen.
Anregungen für Ihr Morgenrituale können Sie sich auf My Morning Routine holen, wo die unterschiedlichsten Personen Ihre Art und Weise vorstellen, wie sie in den Tag starten.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rituale gelegentlich überprüfen, ob Sie sie nicht etwas verbessern können oder abwandeln müssen.
3. Timeboxing
Ursprünglich kommt der Begriff Timeboxing aus dem Projektmanagement und -planung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag "Timeboxing").
Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität genutzt werden kann:
In time management, timeboxing allocates a fixed time period, called a time box, to each planned activity. [...] Individuals can use timeboxing for personal tasks, as well. This technique utilizes a reduced scale of time (e.g., thirty minutes instead of a week) and deliverables (e.g., chores instead of a component of a business project).
(Timeboxing. (2016, April 26). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:21, April 27, 2016)
Dadurch, dass Sie ähnliche oder fachlich zusammenhängende Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte ("Timeboxes") packen und Sie dann erledigen, schaffen Sie sich einen stabilen Rahmen. Außerdem können Sie sich sowohl besser konzentrieren als auch dadurch Rituale bilden (z.b. jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr Wochenplanung).
- Legen Sie sich in Ihrem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Sie zusammenhängende Tätigkeiten be- beziehungsweise abarbeiten.
- Mehrere kleine Aufgaben können Sie in einen "Zeugs"-Zeitkasten legen, in dem Sie sie nacheinander abarbeiten. Sie können sich beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Sie ein paar kleine Telefonate erledigen oder in der Sie alle E-Mails durchgehen.
- Wenn Sie konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten wollen, dann planen Sie sich einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten). Das blockiert und sichert Ihnen die Zeit für diese Arbeit.
- Probieren Sie die Pomodoro-Technik für solche Zeitabschnitte aus. Mir persönlich sind 25-Minuten-Abschnitte oft zu kurz, so dass ich je nach Tätigkeit auch eine andere Zeitdauer und andere Intervalle verwende.
- Mit Zeitabschnitten, die Sie in Ihren Kalender eintragen, können Sie Ihrer Umgebung zeitig signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen (achten Sie auch auf andere Hinweise wie die Präsenzanzeige des Messengers).
Denken Sie daran, dass Sie nicht den ganzen Tag verplanen. Halten Sie sich immer Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben. Wenn Sie keine "Leerpuffer" einbauen, kommen Sie mit Ihrer Planung schnell in Schwierigkeiten.
4. Ausgewogenheit
Genauso, wie eine einseitige Ernährung auf Dauer schädlich ist, so gilt das auch bei einer gesamthaften Betrachtung Ihres Lebens. Und Ihr Leben sollte auf keinen Fall nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen.
Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggeriert, es gäbe auf der einen Seite die Arbeit und auf der anderen Seite das (eigene) Leben. Doch tatsächlich gibt es diese Trennung nicht. "Arbeit" ist Teil des Lebens, ebenso wie es das Privatleben, die Hobbys und Ihre Freunde sind. Des Öfteren fällt der Begriff "Work Life Integration" (siehe Forbes - Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist eben nur ein Teil des Lebens.
Achten Sie daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten und Aufgaben einerseits sowie auf eine Mischung aus Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen andererseits. Trennen Sie dabei nicht zwischen Beruf, Privat oder anderen Sphären, sondern nehmen Sie sich als Ziel, sich im Gesamtpaket wohlzufühlen. Dazu gehört, dass Sie sich entspannen, sich ausgewogen ernähren und sich körperlich betätigen. Dabei werden sich die Schwerpunkte gelegentlich in die eine oder in eine andere Richtung bewegen. Wichtig ist, dass Sie über die Zeit hinweg einen Zustand der Ausgewogenheit halten.
Balancieren bedeutet, sich selbst, einen Gegenstand oder auch andere Personen unter dem Einfluss des Schwerefeldes im mechanischen Gleichgewicht zu halten, wobei das Gleichgewicht wie beim inversen Pendel durch fortwährende Feinkorrekturen erreicht wird, da die Position selbst instabil ist.
(Seite „Balancieren“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 7. April 2016, 16:52 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 14:05 UTC))
- Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten.
- Planen Sie auch "Timeboxes" für Ihre Entspannung ein.
- Entschleunigen Sie bewusst, indem Sie beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanen oder eine Playlist auf Spotify oder Deezer starten (oder eine CD einwerfen).
- Nutzen Sie Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Sie kommen mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit.
- Durch eine ausgewogene und gesunde Ernährung können Sie Ihre Produktivität steuern. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es Ihnen besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden.
- Probieren Sie, ob Sie mit Meditation oder Autogenem Training entspannen können.
- Gehen Sie in die Natur. Sie müssen dafür nicht Joggen oder einen Marathon laufen. Gehen Sie einfach einmal in einem Park Ihrer Stadt spazieren.
Achten Sie einfach darauf, nicht ständig beschäftigt zu sein (siehe The Importance of Not Staying Busy). Oder, um mit Loriot zu sprechen: Bleiben Sie einfach hier sitzen:
5. Selbstbedienung
Jeder Mensch ist und "tickt" anders. Manch einer ist ein "Morgenmuffel", oder eben doch mehr der "Morgentyp". Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert.
Übernehmen Sie nicht einfach das, was Ihnen andere (wie der Autor dieses Artikels!) als Rezept darstellen. Eine meiner wichtigsten Erfahrungen lautet, dass zur persönlichen Produktivität das Ausprobieren gehört. Zögern Sie nicht, ein paar Dinge (Methoden, Techniken, Tools) auszuprobieren, auch wenn Sie Ihnen fremd oder "irgendwie blöd" vorkommen. Mit der Zeit lernen Sie, was am besten für Sie selbst passt und funktioniert.
Ever tried. Ever failed. No matter. Try again. Fail again. Fail better.
(Samuel Becket, in Worstward Ho)
Sehen Sie die verschiedenen Rezepte, Methoden, Techniken und Werkzeuge als verschiedene Geschäfte an, die unterschiedliche Waren anbieten. Manche davon werden Ihnen zusagen, andere nicht. Gehen Sie von Geschäft zu Geschäft und probieren Sie aus, was jeweils am besten zu Ihnen passt, und organisieren Sie sich Ihre Arbeit nach und nach.
Organization is about figuring out how your brain works, and then structuring your work naturally.
(Bill Meade, Easy GTD, Hervorhebung von mir)
Wenn Sie beispielsweise der "Morgentyp" sind, dann planen Sie konzentrierte Arbeiten für den Morgen ein. Wenn Sie merken, dass Sie trotz ausgewogener Ernährung am Nachmittag zu bestimmten Zeiten oft unkonzentriert oder abgelenkt sind, dann planen Sie leichte "Zeugs"-Arbeiten ein. Vielen ist beispielsweise die Getting-Things-Done-Methode zu detailliert und zu kompliziert, doch Sie übernehmen die Teile, die ihnen zusagen und die zu ihrer Art der Person, Arbeit und der Organisation am besten passt.
Ihre Produktivität
Begeben Sie sich auf die Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität. Wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie fokussiert. Schaffen Sie sich mit Ritualen und Timeboxen Freiräume. Und achten Sie auf Ausgewogenheit in Ihrem Leben.
Probieren Sie verschiedene Vorgehen aus. Überlegen Sie sich, wie Sie vorgehen wollen, so dass es am besten für Sie passt, und nutzen Sie Werkzeuge und Software, um Ihren Kopf frei zu halten.
Für Ihre Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität finden Sie Anregungen in diesen Quellen:
- Asian Efficiency
- Grace Marshall
- INJELEA-Blog, Office, Productivity & Job
- Office & Productivity Magazine (Flipboard)
- Productive! Magazine
- Productivtyist
- Productivity Report
- Todoist Blog
- Toolblog
- Wrike-Blog, Kategorie Produktivität
- Zapier Blog
- Zen Habits
Ich freue mich, wenn Sie andere Anregungen oder Kommentare für mich haben, denn ich bin immer auf der Suche nach meiner persönlichen Produktivität ;-)
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