Ihr Marketing-Team ist dabei, ein E-Book zu kreieren. Klingt doch recht einfach, oder? Treten wir aber mal einen Schritt zurück und denken über alles nach, was dazu erforderlich ist.
Nachdem Ihr Content-Team den größten Teil der Schreibarbeit erledigt hat, werden die Texte an das Grafik-Team weitergegeben. Nachdem das Grafik-Team daran gezaubert hat, geht alles zur Prüfung an das Content-Team zurück — und dann nochmal an das Grafik-Team für einige Feinheiten.
Dann übernimmt das Web-Entwicklungsteam, um eine Landingpage zu bauen, von der aus interessierte Personen Ihr nützliches E-Book herunterladen können. Das SEO-Team wird aktiv, um sicherzustellen, dass Interessierte dieses Asset auch wirklich finden können. Und wenn das alles erledigt ist? Dann geht alles zurück an das Content-Team zur finalen Prüfung.
Haben Sie bei dieser Beschreibung auch das Gefühl, einen Tischtennis-Ball in Aktion zu sehen? Aber genau so läuft ein Standard-Projekt allgemein ab.
Das Problem ist: Wenn viele Spieler involviert sind, ist es schon eine Herausforderung, nahtlose Projektübergaben zwischen Teammitgliedern zu koordinieren — und zwischen Abteilungen wird es nochmal schwieriger!
Es kommt zu Spannungen, wichtige Mitteilungen fallen durchs Netz und bevor man sich versieht, steht man vor einem richtigen Schlamassel.
Es gibt jedoch auch Teams, die die Kunst der Übergabe komplett perfektioniert haben. Schauen wir uns einmal die Teams bei der Fußball-WM an. Sie kennen sich mit Teamarbeit aus — und mit einer als Tiki-Taka bekannten und erprobten Übergabe-Strategie.
Alles über Tiki-Taka: Was man von Fußball-Teams lernen kann
Sie fragen sich, was Ihre Projektarbeit mit Fußball zu tun hat? Nun, schauen wir uns mal einen grundlegenden Spielablauf an: Der Abstoß erfolgt durch einen einzigen Spieler und danach wird der Ball hin und her von einem Spieler zum nächsten gepasst, bis man ihn (hoffentlich!) über die Torlinie bringen kann.
Dieser bestimmte Prozess, kurze und schnelle Pässe zwischen Teammitgliedern, ist als Tiki-Taka bekannt. Dieser Spielstil, der primär mit dem FC Barcelona assoziiert wird, wurde von der spanischen Nationalmannschaft übernommen und verfeinert und verhalf dem Team zum Sieg bei der Weltmeisterschaft 2010. Als Spanien bei der WM 2018 gegen Russland verlor, führten einige Sportanalytiker diesen Verlust auf ein übermäßiges Vertrauen auf Tiki-Taka zurück. Dennoch hat diese populäre Technik den Fußball revolutioniert und es lohnt sich, sie einmal genauer zu studieren.
Schauen Sie sich das Video unten an, um zu sehen, wie Tiki-Taka auf dem Feld funktioniert:
Was bewirken diese kurzen Pässe? Sie ermöglichen dem Team, den Ball in kleineren Abschnitten nach vorn zu bringen, wodurch Fehlpässe eher vermieden und die Chancen auf Ballbesitz erhöht werden. Die Spieler haben eine größere Kontrolle, arbeiten sich aber gleichzeitig zur Torlinie hin.
Also doch nicht so anders von dem was Ihr Team macht, oder? Auch wenn man sich nicht auf einem Fußballfeld befindet, muss das Team in der Lage sein, sich "untereinander den Ball zuzuspielen" (wie bei Tiki-Taka!) — ohne dabei auseinander zu fallen.
Und an Letzterem kann es manchmal ein wenig hapern. Schauen wir uns also einige Tipps an, wie man Projektübergaben optimieren kann.
Einander den Ball zuspielen: 5 Tipps für verbesserte Projekt-Übergaben
1. Mit einem handfesten Kick-off-Meeting beginnen
Ein Grund für den Erfolg von Tiki-Taka ist, dass jeder Spieler die Strategie kennt. Jedem Teammitglied ist bewusst, dass dies die Herangehensweise an das Spiel ist. Es ist also wichtig, alle Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen, bevor man das Feld betritt.
Organisieren Sie also mit allen ein Kick-off-Meeting — noch bevor Sie die Ärmel hochkrempeln und anfangen, an dem Projekt zu arbeiten. Während des Meetings müssen beispielsweise folgende Dinge behandelt werden:
- Die übergeordneten Ziele des Projekts
- Die kleineren Aufgaben, die darunter fallen
- Wer für die einzelnen Aufgaben und Zuweisungen verantwortlich ist
- Die prognostizierte Zeitleiste für das gesamte Projekt, zusammen mit Meilenstein-Terminen für kleinere Aufgaben
- Welche weiteren Informationen und Tools für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind
In der "Pulse of the Profession"-Umfrage des Project Management Instituts in 2017 sagten satte 37% der Führungskräfte, dass Projekte deshalb fehlschlugen, weil keine klar definierten Ziele und Meilensteine vorhanden waren, um den Fortschritt zu messen — der wichtigste Faktor, der zu Projektmisserfolgen führt.
Um den Projekterfolg zu gewährleisten, müssen Sie ein erfolgreiches Kick-off-Meeting organisieren, damit das ganze Team auf die Ziele und Zeitleisten des Projekts eingestimmt ist — und zwar schon bevor jemand den ersten Schritt auf das Feld macht.
2. Ermuntern Sie Ihr Team, stets den Ball im Blick zu behalten
Das Kick-Off-Meeting ist wichtig. Es wäre aber ein Fehler, zu denken, dass eine einzige Sitzung schon ausreicht, um das gesamte Projekt auf Kurs zu halten.
Scrollen Sie hoch und schauen Sie sich das Tiki-Taka Video nochmal an. Sie werden sehen: Auch wenn sich Teammitglieder weit ab vom Ball befinden, so halten Sie doch ein wachsames Auge darauf, wo er sich befindet und was gerade passiert.
Übergaben sind nämlich sehr viel einfacher, wenn jeder den Ball jederzeit sehen kann. Andererseits werden sie zunehmend schwierig, wenn ausschließlich eine Person oder ein Team über längere Zeit die Verantwortung über ein Projekt inne hat. Beispielsweise könnte Ihr Content-Team sich schon seit einer Ewigkeit mit dem E-Book beschäftigen — mit Änderungen, Problemen und wichtigen Details, die von Partnern und anderen Stakeholdern dazu gekommen sind.
Nun soll das Design-Team schnell hinzukommen und diesen gesamten Komplex ohne Taktverlust übernehmen — obwohl ihnen eigentlich der gesamte Kontext fehlt, den das Content-Team als selbstverständlich betrachtet. Das ist überwältigend, und — in vielen Fällen — unmöglich.
Übergaben verlaufen sehr viel reibungsloser (und viel weniger einschüchternd) wenn alle Teammitglieder stets über den Stand eines Projektes auf dem Laufenden sind — ob sie nun gerade am Ball sind oder nicht.
Das muss für diejenigen Teammitglieder, die gerade nicht für das Projekt verantwortlich sind, nicht übermäßig kompliziert oder mühsam sein. Schon etwas einfaches wie ein monatliches Meeting für eine halbe Stunde kann reichen, um Aktualisierungen mitzuteilen und Fragen zu beantworten. Oder Sie legen eine Richtlinie fest, dass an jedem Freitag eine E-Mail-Benachrichtigung versendet wird, um alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen.
Sie können auch ein Projektmanagement Tool (wie Wrike) verwenden. Mit einem geteilten Dashboard und Workspace kann jeder den Status jeder Aufgabe innerhalb des Projektes sehen und wem die Aufgabe gerade zugewiesen ist. Man kann auch Echtzeit-Benachrichtigungen über wichtige Meilensteine und Aktualisierungen erhalten. Das ist eine einfache und zentralisierte Möglichkeit, um jeden auf dem Laufenden zu halten — so dass sie nicht mit einer überwältigenden Aufgabe konfrontiert werden und in nur wenigen Minuten volle Leistung bringen müssen.
3. Ein zentralisiertes Playbook führen
Ein zentralisierter Ansatz kann nicht genug betont werden — besonders wenn es um nahtlose Projektübergaben geht. Der Wissens-Transfer ist eine der schwierigsten Hürden, die bei einer Projektübergabe überwunden werden muss. Plötzlich muss sich ein neues Teammitglied oder eine neue Abteilung mit Unmengen an Kommunikationen und zusätzlichen Dokumentationen vertraut machen, die das Projekt bisher begleitet haben.
Mit einer Software für Zusammenarbeit haben Teammitglieder jederzeit bequem eine Gesamtübersicht über Gespräche, Aufgaben und angehängte Dokumente. Ferner verhindert sie die stressige Suche nach wichtigen Details, die sich eventuell zerstreut in Instant Messages, E-Mails und verschiedenen Dokumenten befinden können. Das ist einer der wichtigsten Vorteile, die Wrikes Kunde Unbounce entdeckte, als man in diesem Unternehmen damit begann, Software für Zusammenarbeit einzusetzen.
"Ich muss nicht länger nach Projekt-Details in Notebooks, Google Docs oder Tabellen suchen — alles befindet sich in Wrike," sagt Chelsea Scholz, Marketing Managerin für Brand Promotion bei Unbounce. Dadurch, dass alle relevanten Informationen zentral und organisiert verwaltet werden, können Teammitglieder ständig ein Auge darauf haben, wo sich das Projekt befindet (auch wenn sie selbst nicht am Ball sind!), und sie haben sofortigen Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen, wenn sie an der Reihe sind, das Projekt zu übernehmen.
INSIDER TIPP: Wenn Sie anfangen, eine Software für Zusammenarbeit zu verwenden, legen Sie eine einfache Kommunikationsrichtlinie fest, an die sich die Teammitglieder halten müssen. Dadurch wird gewährleistet, dass Teammitglieder notwendige Informationen innerhalb der Software posten, so dass wichtige Projektmaterialien oder Dialoge nicht in Privatmitteilungen und endlosen E-Mail-Ketten verloren gehen.
4. Standardisieren Sie Ihre Spielpläne
Eine gute Vorbereitung ist das eine, aber reden wir nun mal über den Zeitpunkt, wenn Sie das Projekt wieder weiterleiten müssen. Ihr Ziel sollte es sein, diesen Vorgang so gut wie möglich zu standardisieren, so dass möglichst wenig Verwirrung entsteht.
Schauen wir uns nochmal das E-Book-Beispiel an. Vielleicht möchte das Content-Team den Entwurf an das Design-Team übergeben. Erstellen Sie ein Standard-Anfrageformular oder Kreativ-Briefing; darin muss das Content-Team die nächsten Schritte des Projektes eintragen und erforderliche Details bzw. den Kontext mitteilen, den das Design-Team eventuell benötigt.
Auf diese Weise wird ein "offizieller" Übergabepunkt festgelegt, sodass dem Team oder dem Mitarbeiter genau bewusst ist, dass der Ball tatsächlich den Besitzer gewechselt hat; und gleichzeitig stehen alle Informationen zur Verfügung, damit gleich mit der Arbeit begonnen werden kann — ohne dass diesen Information hinterher gejagt werden muss.
Wenn es Projekte gibt, die sie regelmäßig bearbeiten, können Sie außerdem Vorlagen einrichten, sodass es sehr viel leichter ist, Erfolge zu wiederholen. Zum Beispiel hat Ihr Team vielleicht wiederholt die Aufgabe, Webinare vorzubereiten. Richten Sie die Vorlage so ein, dass sie nicht nur den Inhalt umfasst (Folien, Notizen usw.) sondern auch den Arbeitsablauf, der bestimmt, wo die Übergaben stattfinden sollen, wem die Aufgaben zugewiesen werden sollen, wie lange sie dauern sollten sowie andere wichtige Informationen. Durch den Einsatz von Vorlagen kann man Zeit sparen, man ist nicht auf Vermutungen angewiesen und das gesamte Projekt (einschließlich der Übergaben!) läuft reibungsloser.
5. Die regelmäßige Spielbesprechung nicht versäumen
Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie ein Projekt an jemanden übergeben haben. Wie haben Sie sich gefühlt? Haben Sie sich befreit gefühlt, dass Sie Ihre To-do-Liste kürzen konnten und nun jemand anderes die Verantwortung hat? Das ist nicht ungewöhlich — tatsächlich wird die Übergabe eines Projektes oft vom Übergebenden als Abschlusspunkt betrachtet. Sie sind fertig. Sie müssen sich darüber keine Gedanken mehr machen.
Die nahtlosesten Übergaben kommen aber erst dadurch zustande, wenn das gesamte Team sich darauf einschwört, das Gesamtprojekt über die Torlinie zu bringen und nicht nur den Teil, für den der Einzelne direkt verantwortlich ist.
Schauen wir uns Tiki-Taka an. Hat ein Spieler einen Pass gespielt, heißt das nicht, dass er nun aufhört zu spielen. Er bleibt engagiert, wachsam und in vielen Fällen wird ihm der Ball wieder zugespielt. Ihr Team muss genau so arbeiten. Das bedeutet, dass keine der zuvor vorgenannten regelmäßigen Status-Aktualisierungen oder Meetings aufhören sollten, wenn eine Übergabe erfolgt ist. Sie sollten fortgesetzt werden, bis das gesamte Projekt zum Abschluss kommt.
Diese Meetings bleiben eine Möglichkeit, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben, dass Abteilungen oder Teammitglieder Klärungen zu bereits fertiggestellten Arbeiten geben können und dass Fragen beantwortet werden können. Man sollte sich allerdings bewusst sein, dass solche Meetings schnell zu Statusaktualisierungen abflachen könnten, bei denen nichts substanzielles diskutiert wird. Darüber hinaus könnten Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass jeder Schritt ihrer Arbeit unter die Lupe genommen wird und das Mikromanagement überhand nimmt.
Um diese regulären Meetings so wertvoll und unterstützend wie möglich werden zu lassen, sagen Teresa Amabile, Professor für Business Administration an der Harvard Business School, und Psychologe und der unabhängige Forscher Steven Kramer, dass es wichtig ist, den Unterschied zwischen "checking in" (nachfragen) und "checking up" (kontrollieren) zu erkennen. "Bei "checking in" geht es um Zusammenarbeit; bei "checking up" wird diese erstickt," sagen sie in ihrem Artikel für die Harvard Business Review.
Sie empfehlen, solche Meetings als Gelegenheit zu sehen, um die folgenden Fragen zu stellen:
- Brauchen Sie noch etwas, um dieses Projekt fertigzustellen?
- Steht Ihnen irgendwas im Weg?
- Was kann ich oder das Team tun, um Sie zu unterstützen?
"Auf diese Weise können Sie von den Mitarbeitern erfahren, wie ihre Projekte vorankommen, ohne dass dabei das Gefühl aufkommt, ständig kontrolliert zu werden," fügen die beiden Autoren hinzu. Sehen Sie in diesen Meetings die Möglichkeit, dass die Teammitglieder ihre Köpfe zusammenstecken, Missverständnisse geklärt und Probleme gelöst werden. Dann bleiben sie engagiert und fühlen sich verantwortlich für das gesamte Projekt-Ergebnis — nicht nur für ihren persönlichen Beitrag. Das ist echte Teamarbeit.
Schieben Sie das Projekt mit diesen Tipps über die Torlinie
Projekt-Übergaben können viele Kopfschmerzen und Stress für Ihr Team bedeuten. Aber keine Sorge, es ist absolut möglich, nahtlose Übergaben zu koordinieren — besonders wenn man bereit ist, sich von Fußball-Teams und ihren wirkungsvollen Tiki-Taka-Pässen inspirieren zu lassen. Setzen Sie die hier behandelten fünf Tipps in die Tat um und Sie werden ein Team aufbauen, das zusammenhält und das Projekt über die Torlinie bringt.
Sind Sie noch immer der Meinung, dass Sie keine Projektmanagement-Software benötigen — trotz der der hier besprochenen Vorteile? Wenn Sie gegenwärtig Tabellen für alles benutzen, holen Sie sich unser kostenloses E-Book über die versteckten Kosten von Tabellen. Wir sind überzeugt, danach singen Sie sehr schnell ein neues Lied.
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