Weltweite Spitzenunternehmen arbeiten nicht auf dieselbe Weise wie andere Unternehmen - und wir haben uns das Ziel gesetzt, herauszufinden, wo genau die Unterschiede liegen. Nachdem wir mit über 15.000 der weltweit führenden Unternehmen zusammengearbeitet haben, konnten wir die magischen Zutaten identifizieren, die Gewinner von Verlierern unterscheiden. Und es läuft alles auf eine bewusste Investition in vier Schlüssel-Disziplinen hinaus: Planung, Prozesse, Zusammenarbeit und Übersicht.
Das mag offensichtlich klingen, aber die heutige On-Demand-Wirtschaft erfordert neue Ansätze zu diesen bekannten Konzepten. Wir befinden uns in einer neuen Ära der kontinuierlichen Veränderung, geschmiedet durch einen Ansturm explodierender Kundenerwartungen, schnell fortschreitender Technologie und zunehmendem globalen Wettbewerb. Indem sie diese vier Basiselemente in den Mittelpunkt stellten und mit Methoden wie Agilität, Empowerment und Automatisierung anpassten, konnten führende Unternehmen "Operational Excellence" aufbauen und dadurch mit kontinuierlich steigender Effizienz arbeiten.
Wir haben unsere jahrelange Forschung in einem Reifegradmodell zusammengefasst, das wir den "Wrike Way" nennen. Es ist eine bewährte Methodik, basierend auf den Erkenntnissen, die wir bei der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Tausenden von branchenführenden Unternehmen gewonnen haben. In diesem Blog wollen wir Ihnen die vier Disziplinen des Wrike Way vorstellen, sowie Best Practices, mit deren Umsetzung Ihr Team heute schon beginnen kann.
Planung - Richten Sie Ihre Mitarbeiter auf die wichtigsten Arbeiten aus
In der heutigen On-Demand-Wirtschaft ändern sich die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden in Echtzeit, genauso wie die geschäftlichen Anforderungen und die Wettbewerbsdynamik. Teams müssen in der Lage sein, ihre Pläne mitten im Projekt zu ändern, und zwar durch Planungszyklen, die kürzer und flexibler sind. Jede Änderung muss schnell und deutlich allen Teammitgliedern mitgeteilt werden, damit die Änderungen in den täglichen Ablauf integriert werden.
Best Practices:
- Mit dem Kunden beginnen. Der beste Punkt, um ein Projekt zu starten, ist der Kunde mit seinen Bedürfnissen und Anforderungen. Dies erfordert, dass Sie in ständigem Kontakt mit Kunden und Partnern sind.
- Daten verwenden, um Ziele zu definieren. Setzen Sie Analysen aus vergangenen Planungszyklen ein. Wie viel Zeit haben bestimmte Aufgaben benötigt? Wie lange brauchen bestimmte Personen, um ihre Aufgaben auszuführen? Wer eignet sich am besten für welche Aufgaben? Sammeln Sie diese Daten und verwenden Sie sie, um Ihre Planung effizienter zu machen. Unterstützt durch diese Daten, können genaue KPI-Kennzahlen und gut durchdachte OKRs Ihnen dabei helfen, die richtigen Ziele zu setzen.
- Individuelle Arbeit im Kontext übergeordneter Ziele planen. Setzen Sie selbstlernende Lösungen wie Wrike ein, um Ihre Planung automatisch zu optimieren. Ihr Arbeitsmanagement-System erfasst alles, so dass Sie sich darauf verlassen können, dass das System die Planung Ihrer Arbeit durchführt. Was sind realistische Ziele? Wer sollte welche Art Aufgaben ausführen, damit ein optimaler Erfolg erzielt wird?
- Planungszyklen verkürzen. Legen Sie Planungszyklen fest, die eine formelle Anpassung des Plans erlauben. Gehen Sie davon aus, dass sich die Bedürfnisse des Kunden ändern können, und legen Sie ein Verfahren fest, das entsprechende Änderungen ermöglicht. Das Wettbewerbsumfeld wird dazu führen, dass in Hochgeschwindigkeits-Branchen der Einsatz von Agile-basierten Planungsverfahren immer stärker gefragt sein wird.
- Kommunikation in jeder Phase des Planungszyklus und mit jedem Schritt. Unklare Aufgaben führen zu einer Verlangsamung der Arbeitsdynamik. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten stets über alle Änderungen baldmöglichst und gut informiert werden.
Prozesse - Schneller vorankommen mit definierten und optimierten Arbeitsabläufen
Prozesse sind nicht mehr linear oder sequenziell, sondern sie sind an Bedingungen geknüpft. Wenn diese Bedingungen sich kurzfristig ändern, müssen auch Prozesse abrupt angepasst werden und es liegt an den Teams, dies umzusetzen. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, verwalten, optimieren und verfeinern die besten Teams ihre Prozesse aktiv. Manager führender Unternehmen lernen auch schnell, wie die Leistung ihrer Teams durch Automatisierung optimiert werden kann. Effektiv eingesetzt ergänzt sie die Leistung der Wissensarbeiter und kann helfen, zu bestimmen, welche Arbeit ausgeführt wird und wie sie ausgeführt werden soll.
Best Practices:
- Die eigenen Kernprozesse kennen. Planen Sie auf Papier die Schritte, die für jeden Teil des Projekts erforderlich sind, so dass Sie einen Ausgangspunkt haben und mit der Optimierung anfangen können.
- Auf die richtigen Kunden-Kontrollpunkte achten. Es kann vorkommen, dass Kunden nicht umgehend antworten. Benutzen Sie also ein Erinnerungssystem, das den Input der Kunden auf dem Laufenden hält und ihnen hilft, zu verstehen, inwieweit die pünktliche Lieferung eine Projektes von den Freigaben oder Rückmeldungen des Kunden abhängt.
- So viel wie möglich automatisieren. Setzen Sie das Arbeitsmanagementsystem für Routineaufgaben ein (Mahnungen, Arbeitsannahme, usw.). Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten ist Ihr Team in der Lage, sich auf kreative Arbeit mit höherem ROI zu konzentrieren. Beispielsweise kann die Arbeitsannahme über automatisierte Formulare erfolgen, die der Kunde zur Initiierung eines Projektes ausfüllt. Stakeholder und Projektteams bleiben während der Prozess-/Projektabwicklung durch Aktualisierungen stets auf dem Laufenden.
- Einen Prozess für Prozesse festlegen. Legen Sie eine explizite Zeit fest, in der Sie regelmäßig Ihre Prozesse überprüfen und sicherstellen, dass diese mit der sich verändernden Landschaft weiterentwickelt werden.
- Integration von Business-Apps nutzen. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Entwicklung nahtloser und effizienter Arbeitsabläufe.
- Freigabeketten sind der Feind. Es ist sehr wichtig, dass Sie ihre Freigabeketten kennen. Nichts kann ein Team so sehr verlangsamen wie lange, mühsame oder gar unklare Freigabeabläufe. Nageln Sie die Freigabeabläufe fest, so dass sich Ihr Team schnell bewegen kann.
Es ist allgemein bekannt, dass eine gute Zusammenarbeit notwendig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um dabei effektiv vorzugehen, muss es ein gemeinsames Verständnis darüber geben, wo Sie hinwollen, wie Sie dahin kommen und wie der Erfolg gemessen wird. Die Kunst dieser Disziplin ist es, die Fähigkeit zu haben, Richtungsänderungen schnell zu kommunizieren und ihr Team so zu koordinieren, dass die richtige Person an der richtigen Aufgabe zur richtigen Zeit arbeitet.
Best Practices:
- Deutlich machen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Zu Beginn eines Projekts sollte jedem klar sein, wer der Entscheidungsträger ist, der Freigabeverantwortliche, der Stakeholder usw. Richten Sie bei wiederkehrenden Aufgaben, Freigabe- und Kommunikationsabläufe ein, die den Arbeitsablauf verstärken.
- Wer ist gut in einer Sache und wer will gut sein? Zusammenarbeit bedeutet, der richtigen Person die richtigen Aufgaben zuzuweisen. Das könnte entweder jemand sein, der eine Aufgabe super erledigen kann, oder jemand, der seine Fähigkeiten für eine bestimmte Aufgabe oder in einem Bereich aufbauen möchte. Sie müssen sich bewusst sein, wo und wie Sie Aufgaben zuweisen.
- Aufgabenzuweisungen so weit wie möglich automatisieren. Die meisten Teams werden eine Zuweisungslogik verwenden, die auf einer Kombination aus Fähigkeiten und Verfügbarkeit basiert, aber es können auch andere Faktoren eine Rolle spielen, wie Sprache oder Ort. Die Zuweisung von Arbeiten kann viele Durchläufe in Anspruch nehmen und suboptimale Zuweisungen können zu zahllosen unnötigen Durchläufen führen.
- Meetings optimieren. Meetings sollten nicht für Status-Updates verwendet werden, dafür ist Ihre Projektmanagement-Plattform vorgesehen. Meetings sollten stattdessen verwendet werden, um Punkte zu besprechen, die weitere Diskussion oder Untersuchung bedürfen, etwa die strategische Ausrichtung, die Verfeinerung von Prozessen oder die zu erbringenden Leistungen, sowie organisatorische Fragen die sich auf mehrere Teammitglieder auswirken.
Übersicht - Bessere Entscheidungen treffen durch einen besseren Zugang zu Daten und Analysen
In einer Welt mit erheblichen Veränderungen und einem schnellen Verlauf ist es wichtig, ein Konzept zu entwickeln, das Wahrnehmungs- und Reaktionszeiten beschleunigt und Kommunikationszeiten an das Team verkürzt. Durch die Verfügbarkeit genauer und zeitnaher Daten sind schnelle Kurskorrekturen möglich. Die effektive Nutzung von Daten fördert die Vorhersehbarkeit bei der Planung, da es Ihnen ermöglicht wird, kontinuierliche Prozessverbesserungen durchzuführen. Außerdem wird es dadurch allen in der Organisation ermöglicht, selbständig höchste ROI-Aktivitäten zu identifizieren und entsprechend zu handeln.
Best Practices:
- Eine "Single Source of Truth" verwenden. Stellen Sie Informationen zu Aufgaben, Aktualisierungen und Kommunikation rund um die Arbeit an einem einzigen Ort bereit, z.B. einer Arbeitsmanagement-Plattform. Dadurch werden Fehlkommunikationen drastisch verringert, und jeder hat mehr Klarheit darüber, was erreicht wird.
- Geteilte Dashboards erstellen. Es ist wichtig, dass das gesamte Team sehen kann, wie ein Projekte voranschreitet und wie die Organisation sich den Zielen zubewegt. Geteilte Dashboards sind eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand über ein Projekt zu halten und die nächsten Schritte abzustimmen.
- Tools miteinander verknüpfen. Wenn Sie Ihre Business Intelligence Apps mit einer Single Source of Truth verbinden, dann bekommen Sie eine eher ganzheitliche Ansicht Ihrer Projekte, so dass gewährleistet ist, dass keine wichtigen Details übersehen werden.
- Berichte visualisieren. Menschen sind visuelle Wesen. Mit Hilfe von Grafiken und Diagrammen sind Teammitglieder in der Lage, schnell zu erkennen, wo Fortschritte erzielt werden.
- Alle Gespräche an einen einzigen Ort bringen. Finden Gespräche an mehreren Orten statt, gehen wichtige Ideen leicht verloren. Indem Chat-Apps in das Projektmanagement-System eingebunden werden, und die @Erwähnungs-Funktionalität verwendet wird, wird die Diskussion rund um die Arbeit erhalten und kann von allen gesehen werden. Der Zeitaufwand, um Leute „auf den neuesten Stand zu bringen“ wird dadurch stark reduziert und neue Mitarbeiter können schneller produktiv mitwirken.
Nächste Station: Operational Excellence
Durch die unternehmensweite Investition in diese Disziplinen und die kontinuierlich Optimierung ihrer Anwendung sind die Top-Unternehmen der Welt in der Lage, konsequent ihre Gesamtleistung und Qualität zu steigern. In unserem nächsten Beitrag in dieser Reihe werden wir untersuchen, wie diese vier Disziplinen des Wrike Way eingesetzt werden, um eine Organisation über vier spezifische Phasen auf dem Weg zur Exzellenz voranzubringen: Reagieren, organisieren, skalieren und optimieren.
Ist Ihr Team aktiv dabei, die Methoden der Planung, des Prozesses, der Zusammenarbeit, oder der Übersicht weiterzuentwickeln, um größere Erfolge zu erzielen? Teilen Sie Ihre Geschichten in den Kommentaren!
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