Heutzutage führen immer mehr Unternehmen ihre Projekte standortübergreifend durch, wobei sie die Möglichkeiten neuer Technologien ausnutzen, um Talente weltweit einzusetzen, und ihre Projekte auf die nächste Stufe zu bringen.
Neben den vielen Vorteilen, die Remote-Teams haben, gibt es jedoch eine zentrale Herausforderung, mit der sie fertig werden müssen – die Kommunikation.
An einem einzigen Standort befindliche Teammitglieder haben viele Möglichkeiten zur Interaktion, sei es durch regelmäßige Meetings oder durch informelle Gespräche, die zu neuen Ideen führen. Aber Mitglieder eines verteilten Teams müssen viel gezielter bei der Kommunikation vorgehen, so dass alle auf dem Laufenden sind.
Für einen Projektmanager, der ein Remote-Team führt, ist es sehr wichtig, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind, denn nur so kann das Team schnell auf Änderungen reagieren.
Jedes Projektteam hat einen eigenen Arbeitsstil und ganz spezielle Herausforderungen. Beispielsweise wird eine etablierte Marketingabteilung einen anderen Ablauf haben als ein ad-hoc Kreativ-Team, das geschaffen wurde, um mit externen Beratern an einer bestimmten Kampagne zu arbeiten.
Allerdings gibt es nach meiner Erfahrung bei der Leitung verteilter Teams vier Schlüsselfaktoren, die für jede Art von Remote-Zusammenarbeit wichtig sind.
Grundregeln festlegen
Die Festlegung von Grundregeln für Arbeitsprozesse, Kommunikation und Teamorganisation wird eine Menge Zeit sparen, wenn es darum geht, das Team auf dem neuesten und gleichen Stand zu halten.
Beispielsweise legen Grundregeln fest, wann und wie gemeinsame Meetings stattfinden werden, wie das Team seine Arbeitszeit protokolliert und wie die Kollegen über ihre tägliche Arbeit und über Engpässe berichten, die den Fortschritt verzögern. Indem die gleichen Regeln festgelegt und beachtet werden, wird die Gefahr vermieden, dass irgendetwas Wichtiges unter den Tisch fällt.
Arbeitsauslastungen sorgfältig steuern
Man kann sicherlich sagen, dass die Leitung eines verteilten Teams eine größere Herausforderung darstellt als die Leitung eines Teams an einem einzigen Standort. Um die Team-Produktivität zu optimieren und unnütze Doppelarbeit zu vermeiden, achten Sie sorgfältig auf die Arbeitsauslastung Ihres Teams, um einen genauen Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu behalten.
Handelt es sich um eine neue und untypische Aufgabe, sorgen Sie dafür, dass der Verantwortliche ein klares Verständnis der Ziele hat und genau weiß, was für Leistungen bei der Fertigstellung erwartet werden. Überprüfen Sie auch, ob Sie beide die gleiche Vorstellung von Projektprioritäten haben, und wo sich die neue Aufgabe in der Rangordnung befindet.
Ständige Kommunikation pflegen
Remote-Team-Mitglieder müssen eine bequeme Möglichkeit haben, um mit ihrem Manager und untereinander zu kommunizieren. Es ist sehr wichtig, Ideen fließen zu lassen, Termine und Verantwortlichkeiten zu klären, und Übergaben und Arbeitsabläufe transparent zu halten.
Durch offene Kommunikationswege wird auch sichergestellt, dass Pläne und Aktualisierungen nicht flächendeckend per E-Mail oder im persönlichen Speicher verbreitet werden, sondern dass sie von den Beteiligten geteilt werden.
Durch gute Kommunikation wird auch eine positive Team-Atmosphäre und eine Kultur guter Zusammenarbeit aufgebaut. Abgesehen von arbeitsbezogenen Fragen, ermuntern Sie Ihr Team sich auch über Persönliches zu unterhalten, lustige Artikel, Urlaubsfotos und ähnliches zu teilen.
Ich glaube auch, dass persönliche Gespräche sich sehr positiv auf Beziehungen zwischen Kollegen auswirken; versuchen Sie also, gelegentlich alle Mitarbeiter persönlich zusammenzubringen, auch wenn es nur ein- oder zweimal im Jahr möglich ist. 
Quelle: Daxx.com, Chanty Inc.
Die richtigen Technologien einsetzen
Diese Tipps zu befolgen, wird sehr viel einfacher sein, wenn sich Ihr Team Technologien zunutze macht, die Remote-Zusammenarbeit unterstützten.
Apps für Cloud-basierte Zusammenarbeit können dazu beitragen, dass auch weltweit verteilte Kollegen zu einem starken Team heranwachsen, das aus der kollektiven Intelligenz dann Nutzen zieht. Sie helfen, aktuelle Informationen allen Kollegen jederzeit sichtbar zu machen, auch wenn mehrere Projekte gleichzeitig ausgeführt werden. Sie helfen, Barrieren abzubauen, geschäftliche Daten und Aktualisierungen leicht zugänglich zu halten, und die Arbeit flexibler zu gestalten. Für Projektmanager ist dies die Grundlage für gute Entscheidungen.
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