Gespräche über die sogenannte digitale Transformation sind in unserer Zeit allgegenwärtig. Wer immer einem auch begegnet, scheint zu dem Thema etwas zu sagen zu haben. Viele äußern sich ganz allgemein: „Digitale Transformation ist unheimlich wichtig.“ Andere geben Ratschläge: „Die digitale Transformation muss man richtig angehen, sonst macht sie Schwierigkeiten.“ Wieder andere betreiben Angstmacherei: „Wer die digitale Transformation nicht sofort umsetzt, wird schwerwiegende Verluste erleiden.“
Manche dieser Aussagen sind natürlich übertrieben. Die digitale Transformation hat viele Gesichter und kann in verschiedenen Unternehmen ganz unterschiedlich aussehen. Nicht alles muss auf einmal geschehen. Technologische Tools zu verbessern und einen tiefgreifenden Wandel zu implementieren ist teuer – es ist also ganz normal, dass die Bestandteile des Systems erst nach und nach ausgewechselt werden. Als Erstes sollte man sich dabei stets jene Unternehmensbereiche oder Technologien vornehmen, deren Transformation den größten Nutzen verspricht.
In Ihrem Unternehmen hat man also die Ratschläge befolgt, sich über die verfügbaren technologischen Lösungen informiert, die Einführung geplant und die Neuerungen weitgehend reibungslos implementiert. Sie haben hart dafür gearbeitet und tun es weiterhin, um auch bei den neuesten Trends auf dem Laufenden zu bleiben, aber Sie haben es geschafft: Sie haben die digitale Transformation bewältigt – ebenso wie viele Ihrer Kunden. Oft aber gibt es da noch ein Unternehmen, das ein wenig hinterherhinkt und den Wert der digitalen Transformation noch nicht erkannt hat. Und wie könnte es anders sein? Genau dieses Unternehmen ist Ihr Kunde.
Was tun, wenn Ihr eigenes Unternehmen die digitale Transformation bereits umgesetzt hat, das Ihres Kunden jedoch nicht? Wie mit Kunden zusammenarbeiten, die noch E-Mails und Tabellen versenden, während man selbst schon auf ein zukunftsträchtiges kollaboratives Arbeitsmanagement-System umgestiegen ist? Wie gelingt es, die eigenen Systeme und Arbeitsabläufe beizubehalten (und nicht zuletzt das Budget und die Nerven zu schonen), wenn der Kunde von digitaler Transformation nichts wissen will? Es ist definitiv eine Herausforderung – aber eine Herausforderung, die sich bewältigen lässt. Also, sind Sie bereit?
Das Wichtigste zuerst
Wie also arbeitet man mit einem Kunden, der sein Projektmanagement noch mit E-Mails und Tabellen erledigt? Es ist nicht unmöglich, aber es erfordert einiges an Flexibilität. Ein Hinweis vorab: Auf keinen Fall sollten Sie sich verstellen, also machen Sie Ihrem Kunden nicht vor, dass Sie selbst auch weiterhin mit diesen Tools arbeiten. Teilen Sie ihm stattdessen mit, wie begeistert Sie von Ihrem kollaborativen Arbeitsmanagement-System sind und wie es Ihre Arbeitsweise verändert hat. Immer positiv formulieren!
Wenn Ihr Kunde darauf besteht, können Sie Dateien und Reports aus Wrike herunterladen und per E-Mail versenden. Danach können Sie Änderungen hochladen und Kommentare in die Aufgabe kopieren, damit alles korrekt in Ihrem Management-System erfasst ist. Diese Vorgehensweise braucht zwar etwas mehr Zeit, vereint aber dafür beide Arbeitsweisen, ohne den Kunden unter Druck zu setzen. Zudem ermöglicht sie Ihnen, Ihre eigenen Arbeitsabläufe weiterhin effizient zu gestalten.
Eine bessere Lösung
Eine noch bessere Lösung könnte sein, Ihrem Kunden Ihr kollaboratives Arbeitsmanagement-System vorzustellen. Machen Sie ihn zum Gastnutzer auf Wrike! Als Gastnutzer kann Ihr Kunde den Aufgabenstatus ändern, Kommentare hinzufügen, bestehende benutzerdefinierte Felder anzeigen, Dateianhänge hinzufügen oder löschen und Anfragen senden. So erhält er einen Einblick in die unzähligen Vorteile, die ein kollaboratives Arbeitsmanagement-System bietet.
Seine Berechtigungen sind auf diese Weise jedoch begrenzt. Gastnutzer können weder neue Aufgaben, Ordner oder Projekte erstellen noch Aufgabenbeschreibungen ändern – und das ist gut so, denn schließlich ist es Ihr Workspace, den Sie selbst verwalten. Als Gastnutzer kann Ihr Kunde nur Projekte oder Aufgaben anzeigen, in denen er markiert wurde, er hat also keinen vollständigen Zugang zu Ihrem Wrike-Workspace. Das bedeutet, dass er nicht beliebig in Ihren Dateien stöbern und einsehen kann, woran Sie gerade für andere Kunden arbeiten.
Kunden zu Gastnutzern zu machen bringt viele Vorteile, darunter die Erleichterung des Freigabeprozesses. Zudem können Gastnutzer Kommentare und Status-Aktualisierungen einsehen oder verfassen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, prüfen die Aufgabe, sehen sich den Inhalt an und hinterlassen einen Kommentar mit Feedback – fertig. Das manuelle Versenden per E-Mail und das Eintippen von Feedback aus einem Telefongespräch oder einer E-Mail fällt weg. Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Kunden auch gleich, dass Sie verantwortungsvoll mit seinem Budget umgehen.
Die Herangehensweise vereint das Beste aus zwei Welten: In Ihrem Unternehmen kann weiterhin mit dem optimierten Projektmanagement-System gearbeitet werden, während Sie Ihrem Kunden die Vorteile des kollaborativen Arbeitsmanagements näherbringen. Ihr Kunde wiederum kann seine gewohnten Methoden beibehalten und gleichzeitig einen Blick in die Zukunft werfen. Zudem hat er Gelegenheit, bei Fragen zum kollaborativen Arbeitsmanagement direkt auf Ihr Expertenwissen zuzugreifen. Während Sie auf Wrike zusammenarbeiten – wenn auch nur in eingeschränktem Maße – haben Sie die Chance, Wissenslücken Ihres Kunden zu schließen und ihn zu ermutigen, die digitale Transformation ebenfalls in Angriff zu nehmen. So stärken Sie Ihren Ruf als vertrauenswürdiger Partner und festigen Ihre Beziehung.
So helfen Sie Ihrem Kunden, die digitale Transformation umzusetzen
Wie bringen Sie Ihren Kunden nun dazu, die digitale Transformation zu wagen? Selbstverständlich können Sie weder die Planung noch die Budgetierung für ihn übernehmen. Sehr wohl aber können Sie ihn unterstützen – etwa indem Sie die Vorteile der digitalen Transformation veranschaulichen und den verantwortlichen Personen auf Kundenseite zeigen, welches Potenzial sie für ihren Betrieb birgt.
Jede Veränderung erscheint im ersten Moment beängstigend, doch noch beängstigender ist bestimmt die Aussicht, nicht Schritt halten zu können. Lassen Sie Ihren Kunden nicht hinter die Konkurrenz zurückfallen. Hier einige Tipps, wie Sie ihn zur digitalen Transformation ermutigen können.
1. Die Vorteile der Zusammenarbeit unterstreichen
Seien wir uns ehrlich: Im Team lässt es sich besser arbeiten als allein. Egal ob Sie an einem neuen Produktnamen tüfteln, eine Lösung für ein schwieriges Problem suchen oder jemandem aushelfen, um eine enge Frist einhalten zu können, zusammen geht alles einfacher von der Hand. Eine Studie von McKinsey hat gezeigt, dass die Implementierung von sozialen Tools (wie kollaborativem Arbeitsmanagement) die Produktivität um 20 bis 25 % steigern kann. Multipliziert man diesen Wert mit der Zahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen, ist das eine ganze Menge!
Zusammenarbeit macht Unternehmen flexibler. Die Mitarbeiter sind in der Regel zufriedener, wenn sie dank Collaboration-Tools ihren Arbeitsort frei wählen können und der stetige Austausch untereinander hilft, bessere Lösungen zu finden. Zudem können auch die zwischenmenschlichen Beziehungen davon profitieren, wenn besser kommuniziert wird und alle Beteiligten immer genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Die Mitarbeiter erhalten die notwendige Unterstützung, um ihre Arbeit selbstständig zu erledigen, was Produktivität und Profitabilität ansteigen lässt – eine echte Win-win-win-win-win-win-Situation!
2. Die Macht der Transparenz veranschaulichen
Transparenz ist ein wesentlicher Faktor für eine effiziente Arbeitsweise. Wenn Informationen über ganze Abteilungen oder Unternehmen hinweg verfügbar sind, anstatt in Informationssilos und E-Mail-Postfächern zu liegen, können die Projektbeteiligten jederzeit und überall den Status überprüfen. Anstatt Kollegen in ihrem Arbeitsablauf stören oder Meetings einberufen zu müssen, können die Mitarbeiter die Informationen bei Bedarf ganz einfach selbst abrufen. So können überflüssige Meetings eingespart und die Kommunikation vereinfacht werden.
Apropos Informationssilos: Bei Tabellen und Dokumenten, die häufig geändert werden, gerät die Versionsverwaltung oft zum Albtraum. Meist sind die Dateien direkt nach dem Teilen schon wieder veraltet, da die Empfänger Kommentare hinzufügen und Änderungen vornehmen. Alles in allem ist das eine recht ineffiziente Arbeitsweise. Die Zusammenarbeit über Wrike oder ein anderes kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool erlaubt es außerdem, Hindernisse zu entdecken, bevor sie zum ernstlichen Problem werden. Die Möglichkeit, Arbeitsauslastungen und Kalender einzusehen und Ressourcen besser zu verwalten, hilft Managern, Aufgaben ausgewogener zu verteilen. Das bedeutet, dass Fristen eingehalten werden können und die Mitarbeiter (im Idealfall) weniger gestresst sind – noch eine Win-win-Situation.
3. Einen Change-Management-Prozess anstoßen
„Change Management“ ist ein weiterer Modebegriff, der jedoch unbedingt Bestandteil jeder Transformation sein sollte. Beim Change Management dreht sich alles um die Menschen im Mittelpunkt des Veränderungsprozesses. Damit Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können, müssen die Beteiligten voll hinter ihnen stehen. Werden die Gefühle, Bedenken und Ängste der Mitarbeiter nicht aktiv zum Thema gemacht, können sie die digitale Transformation verzögern oder gar gänzlich zum Scheitern bringen. Change Management nimmt Zeit in Anspruch und muss gut geplant werden, kann jedoch einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg der Transformation leisten.
Change-Management-Kenntnisse sind in der Arbeit mit Kunden generell sehr nützlich, insbesondere wenn Sie planen, sie an kollaborative Arbeitsmanagement-Tools heranzuführen. Wenden Sie sich an Experten wie PROCSI und Bildungseinrichtungen, um mehr über Change Management zu lernen, und teilen Sie Ihre Erkenntnisse mit Ihren Kunden.
4. Ihre Geschichte teilen
Nichts wirkt überzeugender auf uns als ein Erfahrungsbericht aus unserem direkten persönlichen Umfeld. Laut einer Studie von Nielsen verlassen sich 84 Prozent der Bevölkerung ganz oder zumindest zum Teil auf Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis. Wenn Freunde oder Kollegen einen Dienst genutzt, einen Prozess implementiert oder ein Produkt gekauft haben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch wir ernsthaft darüber nachdenken. Also:
- Sprechen Sie über Ihre Herausforderungen und Ihre Suche nach einer Lösung.
- Erklären Sie, warum die Entscheidung, die Sie schließlich getroffen haben, ideal für Ihr Unternehmen war.
- Geben Sie Tipps zu Informationsquellen über Technologien und Tools und teilen Sie Ihre Erfahrungen.
- Empfehlen Sie die Lektüre von Three Snapshots of Digital Transformation von McKinsey. Je nach Interesse kann der Kunde so einen groben Überblick über das Thema gewinnen oder sich eingehender damit beschäftigen.
Fazit: Stehen Sie Ihrem Kunden bei der digitalen Transformation mit Rat und Tat zur Seite. So stärken Sie Ihre Beziehung, erfüllen Weiterbildungsanforderungen (so dies für Sie relevant ist) und vollbringen eine gute Tat.
Digital transformiert in die Zukunft
Die digitale Transformation ist ein wesentliches Erfolgskriterium, aber auch eine große Herausforderung. Je besser Sie Ihre Kunden auf Ihrem Weg unterstützen können, desto erfolgreicher werden sich Ihre Zusammenarbeit und Ihr langfristiges Verhältnis entwickeln. Weitere Informationen und Tipps zum Weitergeben finden Sie in folgenden Ressourcen von Wrike:
- Wrike Demo: https://www.wrike.com/demo
- Wrike E-Book: Vom Prozess zur Automatisierung: Arbeitsmanagement im Dienstleistungssektor – ein Benchmark-Bericht
- Wrike Blog: 4 Arten der Veränderung beim Projektmanagement durch digitale Transformation
- Wrike Blog: 4 Types of Clients You’ll Work With and How to Delight Them
- Wrike E-Book: Die agile Bewegung: Erfolgsstrategien für das postdigitale Zeitalter
- Wrike Blog: Wie kommt Ihr Unternehmen mit der digitalen Transformation voran?
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