Zu welcher Generation gehören Sie? Generation X, Y oder Z? Obwohl die kommende Generation Z mit mobilen Geräten, digitalen Tools und Social Media aufwächst, ist Ihr Optimismus, was das Neue Arbeiten betrifft doch gesunken. Mobiles Arbeiten, vertrauensbasierte Arbeitszeiten, Homeoffice - nope, 9-bis-5 und definierte Arbeitsplätze, das ist es, was sie wollen.
Aber warum? Sehen sie nicht den Nutzen neuer Arbeit oder sind sie durch die Dauerpräsenz des Themas Digitalisierung übersättigt?
Da sie jeden Tag Smartphones, Tablets, Social Media, digitale Kommunikationsmittel verwenden, kennen sie die Vorteile, aber sie sehen auch, wie viel Zeit es kostet, immer auf dem Laufenden zu sein, zeitnah zu antworten und wie anstrengend es sein kann, rund um die Uhr online zu sein. Und fast jede Woche kommen neue Apps und Tools hinzu.
Hat der Nachwuchs also Angst vor den Optionen und der Vielzahl der Werkzeuge, die er einsetzen soll? Vielleicht. Denn für viele heißt es eher zurück zu den Wurzeln, anstatt im Auf in die Zukunft und mit den neuen Werkzeugen einen angenehmen und zufriedenstellenden Arbeitstag realisieren.
Aber ist das wirklich die beste Lösung? Nein, denn wir können die Vorteile der Digitalisierung nicht ignorieren und leugnen. Was wir alle brauchen, die kommenden Generationen ebenso wie die aktuell arbeitenden, sind klare Regeln und Leitlinien für den Einsatz neuer Lösungen und Werkzeuge.
Nur weil man es kann, muss man es nicht auch tun!
Natürlich können Sie mehrere Messaging-Tools nutzen, Projektmanagementlösungen einsetzen oder alle paar Wochen eine neue hinzufügen. Aber hey, nur weil man es kann, heißt das noch lange nicht, dass man es auch tun muss.
Es ist nicht falsch, über den Tellerrand zu schauen und neue Tools auszuprobieren. Aber jede Veränderung muss gemanagt werden, und das braucht Zeit. Sie müssen also den Spagat zwischen "Never change a running business" und dem Ausprobieren von etwas Neuem vollziehen.
Gleiches gilt für die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit. Nur weil Sie den ganzen Tag verfügbar sein können, heißt das nicht, dass Sie es auch sein sollten. Es gibt Zeiten, die der Arbeit vorbehalten sein sollten, und solche, die nur der Familie und Freunden vorbehalten sind. Das bedeutet nicht, dass es notwendig ist unbedingt von 9 bis 5 zu. Wenn Herr X oder Frau Y die Kinder um drei Uhr aus der Kindertagesstätte abholen muss, dann steht ihnen dank New Work nichts mehr im Wege vorher zu arbeiten und dann vielleicht am Abend, wenn die Kinder im Bett liegen.
Neues Arbeient bedeutet nicht, immer verfügbar zu sein und die Freizeit aufzugeben oder das WLAN im Café zu nutzen, um E-Mails zu checken und Meetings zu planen. Im Gegenteil, es gibt Ihnen die Möglichkeit, so zu arbeiten, dass Sie Ihre persönliche Work-Life-Balance verbessern und Dinge erledigen können.
Wählen Sie Ihre Werkzeuge mit Bedacht aus
Wie bereits erwähnt, weil es neu ist, muss es nicht gut oder wirklich effizient sein. Nehmen Sie sich Zeit und evaluieren Sie mit Ihrem Team, welche Tools und Lösungen in der täglichen Arbeit wirklich benötigt werden und finden Sie solche, die miteinander interagieren können und sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy einsetzbar sind und Cloud-basiert sind. So können Sie bei Bedarf überall auf Ihre Daten zugreifen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten, auch wenn Sie nicht in derselben Stadt, demselben Land oder derselben Zeitzone sind.
Wenn Sie ein Microsoft-Tool verwenden, werfen Sie einen Blick auf Teams, Office 365 und Planner. Mit nur wenigen Tools ist es möglich, Sie per Chat, Mail, Telefon und Videokonferenz zu kommunizieren. Sie können das gesamte Projektmanagement übernehmen, Notizen hinzufügen und Dokumente austauschen. Probieren Sie es einfach ein paar Tage aus und arbeiten Sie dann mit Ihren Teams und Kollegen aus, was zusätzlich benötigt wird. Vielleicht gefällt Ihnen Wrike mehr als der Planner, mit einem Add-on können Sie es in Teams integrieren. Es gibt viele Apps und Add-ons, aber denken Sie daran, "wählen Sie Ihre Tools mit Bedacht".
Wenn Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen können, ist es vielleicht hilfreich, sich beraten zu lassen. Mit dem passenden Berater können Sie und Ihr Team ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Kommunikationskonzept erstellen. Basierend auf diesem Konzept wählen Sie die entsprechenden Werkzeuge aus. Das aixvox-Team begleitet Sie nicht nur bei der Erstellung und Bewertung des Konzepts, sondern auch bei der Auswahl der Lösungen und deren Umsetzung.
Die richtigen Werkzeuge zu finden, kann Ihren Alltag verbessern, denn damit können Sie effizient, zeitsparend und mit mehr Spaß arbeiten.
Kollaboration vs. Alleingang
Die Digitalisierung ist keine Ein-Mann-Show. Sie können sich nicht alleine erfolgreich selber digitalisieren. Um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben, ist es wichtig, Ihre Kollegen und das Team um Sie herum einzubeziehen.
Sie können ein Pionier werden und andere inspirieren, aber um die digitale Transformation wirklich voranzutreiben, ist es wichtig, Menschen aus allen Bereichen einzubeziehen.
Holen Sie sich Teamleiter und Abteilungsleiter an Bord.
Entscheiden Sie gemeinsam, womit Sie beginnen wollen. Überfallen Sie nicht alle Kollegen, indem Sie jedes Tool ändern und eine Vielzahl von Collaboration-Tools verwenden. Wählen Sie zunächst einen Teilbereich aus und planen Sie die Einführung wie bei jedem anderen Projekt. Je nach Größe Ihres Unternehmens ist es sinnvoll, eine Pilotgruppe auszuwählen und das Tool oder die Methode vor Beginn des Rollouts testen zu lassen.
Sie werden wahrscheinlich erleben müssen, dass es immer wieder Kollegen gibt, die sehr skeptisch gegenüber Änderungen sind. Nutzen Sie die Motivation der anderen Mitarbeiter und Ihre Begeisterung, um sie langfristig zu überzeugen.
Kollegen zu überzeugen und die richtigen Werkzeuge zu finden, ist sicherlich wichtig und bildet den Grundstein für ein erfolgreiches Digitalisierungskonzept. Egal ob Sie zu den Babyboomern, der Generation X, Y oder Z gehören, die Königsdisziplin ist es, die Digitalisierung wirklich zu leben und in den Alltag zu integrieren, was Spaß macht, effizient ist und optimale Ergebnisse erzielt.
Autoren-Info: Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen in Aachen. Er leitet die Kompetenzgruppe Business Communications beim eco Verband sowie die KG Business Communications bei der EuroCloud und ist Sprecher und Moderator auf internationalen Kongressen und Messen, als auch Autor.
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