Sie haben die Aufsicht über ein Projekt, und haben alle Voraussetzungen dafür geschaffen. Ihre detaillierte Zeitleiste ist angelegt. Sie haben mit Führungskräften und Teammitgliedern die Erwartungen festgelegt. Sie sind bereit, alle zu erbringenden Leistungen termingerecht abzuliefern.
Mitten im Projekt kommt ein Team mit einem Vorschlag auf Sie zu – sie sind davon überzeugt, dass sie einen besseren Weg gefunden haben, mit einem Teil des Prozesses umzugehen.
Sie müssen erstmal schlucken. Diese Richtungsänderung wird Sand in das Getriebe eines einwandfreien Plans werfen, an dem Sie stundenlang gearbeitet haben. Auch wenn der Vorschlag besser zu sein scheint – der Gedanke, von Ihrem geliebten Plan abzuweichen, gefällt Ihnen gar nicht.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Es ist ein übliches Szenario für Projektmanager. Wenn Sie die Person sind, die allein dafür verantwortlich ist, alles im Zeitplan zu halten, dann ist es verständlich, dass Sie sich krampfhaft an Ihre bewährten Prozesse halten wollen.
Doch haben Sie schon mal daran gedacht, dass Sie dadurch eventuell den Spielraum Ihrer Teammitglieder einschränken, den sie benötigen, um das Projekt auf die nächste Ebene zu heben? Wenn Sie den letzten Millimeter Flexibilität wegplanen, wird es umso schwieriger, sich an neue Informationen und sich entwickelnde Bedürfnisse anzupassen.
Was können Sie also tun? Es ist an der Zeit, dass Projektmanagement-Profis sich selbst nicht nur als Hüter der Pläne betrachten, sondern auch als diejenigen, die dafür verantwortlich sind, das Beste aus ihren Teams herauszuholen.
Dazu müssen sie beide Teile des kreativen Problemlösungsprozesses fördern:konvergentes und divergentes Denken.
Was ist der Unterschied zwischen divergentem und konvergentem Denken?
„Divergentes Denken ist der Prozess, bei dem man auf neue Ideen und Möglichkeiten kommt – ohne Urteil, ohne Analyse, ohne Diskussion. Es ist die Denkweise, die es einem ermöglicht, frei zu assoziieren, groß zu denken und neue Möglichkeiten zu diskutieren, wie man schwierige Herausforderungen lösen könnte, für die es keine einzelne/richtige/bekannte Antwort gibt“, erklärt Anne Manning, Gründungspartnerin von Drumcircle LLC und Dozentin an der Harvard Universität.
Stellen Sie sich ein Brainstorming, das aufgesetzt wird, um zu besprechen, welches Unternehmensproblem als nächstes gelöst werden muss. Jede Menge Vorschläge werden ohne Regeln oder Einschränkungen in den Raum geworfen – auch solche, von denen man auf den ersten Blick weiß, dass sie nicht machbar sind. Das ist divergentes Denken.
Und nachdem Sie eine lange Liste mit hoch gesteckten Zielen haben, kommt in einer idealen Welt das konvergente Denken an die Reihe.
Was ist konvergentes Denken?
„Konvergentes Denken ist mit Analyse, Beurteilung und Entscheidungsfindung verbunden. Es ist der Prozess, bei dem man eine Menge Ideen nimmt und sie sortiert, bewertet, die Vor- und Nachteile analysiert und Entscheidungen trifft“, erklärt Manning.
Einige dieser Ideen werden verworfen, weil sie zu teuer oder zu aufwändig sind, zu viele Ressourcen erfordern, oder einfach zu unkonventionell sind. Einfach ausgedrückt: Konvergentes Denken ist der Prozess, bei dem man Ideen strategisch sortiert, um eine Lösung zu finden.
Schauen Sie sich diese Übung an, die Anne Manning mit ihrer Klasse macht, um den Unterschied zwischen diesen beiden Denkweisen zu veranschaulichen:
Konvergentes Denken vs. divergentes Denken: Was ist besser?
Jeder ist in der Lage, sowohl konvergent als auch divergent zu denken, je nach Situation. Es ist aber natürlich, dass man mehr zur einen oder anderen Denkweise neigt, wenn man an Probleme und Projekte herangeht.
„Manche Menschen haben eine natürliche Präferenz für divergentes Denken. In Unternehmen sind das diejenigen, die es lieben, neue Ideen einzubringen“, sagt Manning, „Es sind auch die Menschen, die besonders nützlich sind, wenn es um die Lösung von schwierigen, komplexen Herausforderungen geht, da die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass sie Ideen artikulieren werden, die neu und nützlich sind.“
Das wirkliche Problem liegt darin, dass man sich zu sehr auf die eine oder die andere Methode des Denkens verlässt. „Zu viel divergentes Denken kann zu endloser Ideenfindung ohne Lösungen führen. Zu viel konvergentes Denken kann zu Ideenlosigkeit und ‚Paralyse durch Analyse‘ führen“, ergänzt Manning.
Projektmanagement und die Verlockung des konvergenten Denkens
Das ist eine Falle, in die Projektmanagement-Profis – die notorisch mit ihren Plänen und Prozessen verheiratet sind – leicht hineinfallen können.
Schauen wir uns das anhand einiger Beispiele genauer an. Divergentes Denken beginnt mit einem Ziel – vielleicht möchten sie innerhalb eines Monats 1.000 neue Leads generieren. Sie beginnen mit einem Brainstorming nach kreativen Ideen und Lösungen, wie Sie dieses Ziel erreichen können: Webinare mit bekannten Referenten, Direktmailings mit Geschenkgutscheinen, ein Mann in einem Gorilla-Anzug an einer Ecke des Times Square.
Danach analysieren Sie diese Optionen und einigen sich auf die Idee(n), die am besten funktionieren werden. Das ist ein Beispiel für konvergentes Denken.
So sollten erfolgreiche Projekte voranschreiten, aber allzu oft überspringen Projektmanager den ersten Teil. Sie sind so sehr darauf konzentriert, einen Plan zu erstellen, dass sie keine Zeit dafür einräumen, der Fantasie freien Lauf zu lassen. Sie verweisen auf eine bewährte Lösung, durch die das Ziel erreicht werden kann, und machen damit weiter.
Dieser Ansatz ist aus mehreren Gründen gefährlich. Erstens werden Sie sich immer und immer wieder auf die gleichen Ideen verlassen – nicht unbedingt, weil es die besten sind, sondern weil Sie sich damit wohl fühlen.
Zweitens begrenzt es Ihren Erfolg. Wettbewerbsfähige Unternehmen müssen flexibel, agil und anpassungsfähig sein. Sie sollten untersuchen, was möglich ist, statt direkt in einen Planungsprozess einzutauchen oder sich auf die gefürchtete Philosophie „Das haben wir schon immer so gemacht“ zu verlassen.
„Das Problem sind nicht die Pläne – Pläne an sich sind gut“, schreibt Software-Managerin Kris Gage in ihrem Artikel für Medium, „Das Problem sind Leute, die nichts mehr ohne Pläne machen können, deren spontane Standardantwort auf alles Unbekannte ist, zwanghaftes ‚einen Plan zu machen‘ – um ‚Gewissheit‘ zu schaffen. Blitznachricht: Es gibt keine Gewissheit. Und wenn man darauf besessen ist, etwas zu perfektionieren, was von Natur aus unvollkommen ist, dann setzt man sich selbst Schachmatt.“
So kurbeln Sie divergentes Denken an
Während Projektmanagement-Profis es ihren Teams ermöglichen sollten, divergent zu denken, ist die Steuerung von Zeitplänen und Effizienz weiterhin entscheidend. Wie findet man also die richtige Balance? Wie kann man divergentes Denken in die Projektplanungsprozesse integrieren und kreativ sein – aber dennoch organisiert bleiben? Hier sind einige Tipps, um so flexibel zu bleiben, dass man auch sich verändernde Geschäftsziele und Forderungen erfüllen kann – ohne dabei aus dem Tritt zu kommen.
1. Sorgen Sie für ausreichend Zeit für beide Arten des Denkens
Sowohl konvergentes als auch divergentes Denken sind wichtig für kreative Problemlösungen und Projektplanung – und das bedeutet, dass man für beide genügend Zeit einräumen sollte.
„Das machen wir bereits!“ denken Sie jetzt vielleicht. „Wir haben andauernd Brainstormings.“
Denken Sie aber einen Moment darüber nochmal nach: Waren diese Brainstormings echte Chancen für divergentes Denken – bei denen alle Ideen notiert wurden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu berücksichtigen und zu bewerten? Oder sind Sie oder andere Teammitglieder eingeschritten und haben Ideen gleich verworfen oder als irrelevant abgetan?
Letzteres – zu versuchen, gleichzeitig sowohl divergent als auch konvergent zu denken – ist kontraproduktiv. „Divergentes und konvergentes Denken zu mischen ist so, wie wenn man einen Fuß aufs Gas- und den anderen aufs Bremspedal setzt. Man kommt letztendlich nirgendwo hin“, sagt Manning.
Während beide Arten des Denkens für den Erfolg notwendig sind, ist es besser, sie zu trennen. Beginnen Sie damit, Ihren Projektteams diese beiden verschiedenen Arten des Denkens beizubringen, warum beides wichtig ist und wie kann man in beidem gut sein kann.
Betonen Sie am Anfang eines Brainstormings, dass diese Zeit für echtes divergentes Denken reserviert ist. Keine Idee ist zu groß oder zu verrückt – jede einzelne wird berücksichtigt werden. Erinnern Sie Ihre Teammitglieder daran, dass dies nicht die Zeit ist, um die Vorschläge der anderen zu hinterfragen.
Dadurch wird für genügend Freiraum gesorgt, dass alle im Raum divergent denken können – bevor man direkt in die Planung hineinspringt. 84 Prozent der Arbeitnehmer geben an, sich bereits mit eigenen Einfällen und Vorschlägen eingebracht zu haben, doch mehr als die Hälfte glaubt, dass nicht mal jede vierte Idee bei den Vorgesetzten ankommt. Wenn Manager Ideen verwerfen, ohne sie zu untersuchen, kann das ein Hauptgrund dafür sein, dass die Mitarbeiter keine Initiative ergreifen. Divergentes Denken verbessert also nicht nur die Projektergebnisse, sondern steigert auch die Moral!
2. Implementieren Sie ein kollaboratives Arbeitsmanagement-System
Sie denken nun vermutlich „Moment - ein Arbeitsmanagement-System? Ist das nicht nur eine weitere Möglichkeit, einen Plan zu dokumentieren und immer beim selben Prozess zu bleiben?“
Stimmt. Eine kollaborative Projektmanagement-Plattform (wie Wrike!) ist eine tolle Möglichkeit, einen laufenden Einblick in die Projektplanung und den Projektfortschritt zu ermöglichen. Die besten Plattformen bieten jedoch auch die erforderliche Flexibilität, durch die divergentes Denken unterstützt wird.
@Erwähnungen und Kommentare in Echtzeit machen es einfach, an tollen Ideen zusammenzuarbeiten, ohne dazu endlos viele Meetings veranstalten oder Information über E-Mail-Threads konsolidieren zu müssen. Flexible Ordnerstrukturen und benutzerdefinierte Felder ermöglichen es dem Projektleiter, schnell neue Projektvorlagen und Prozessabläufe zu erstellen.
Einfach ausgedrückt, eine gute kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform erleichtert es Ihnen, das zu wiederholen, was funktioniert, öffnet aber auch die Flexibilität, divergent denken zu können und sich an verändernde Ziele und Anforderungen anzupassen.
3. Befreien Sie sich (und andere) von Kleinigkeiten
Wer hat schon die Zeit, der Fantasie freien Lauf zu lassen, wenn Status-Aktualisierungen versendet, Aufgaben zugewiesen und Projektpläne erstellt werden müssen? Projektmanager gehen oft direkt zu konvergentem Denken über, damit sie Verwaltungsaufgaben wie diese erledigen können.
Es gibt jedoch immer mehr Technologien, die Projektmanager und Teams von aufwändiger Verwaltungsarbeit befreien können. Beispielsweise wird durch Arbeitsablauf-Automatisierung die Notwendigkeit der manuellen Zuweisung von Aufgabenverantwortlichen, der manuellen Erstellung von Projektvorlagen oder der manuellen Versendung von Status-Aktualisierungen beseitigt.
Lösungen wie Zapier und Azuqua machen es leicht, Software-Systeme miteinander zu verbinden und Informationen automatisch zwischen Plattformen zu bewegen – kein Copy & Paste mehr! Viele führende Plattformen bieten sogar native Integrationen.
Dadurch werden arbeitsaufwändige Wiederholungsarbeiten minimiert, sodass mehr Zeit für divergentes Denken zur Verfügung steht, das zuvor vielleicht auf die lange Bank geschoben wurde. Lassen Sie einen Teil der Planung und Prozesse von Maschinen erledigen, sodass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, wozu Maschinen nicht in der Lage sind!
Kreativität kann geplant werden
Planung und Kreativität – klingt so, als würde sich das gegenseitig ausschließen, oder? Versteht man aber die Besonderheiten der divergenten und konvergenten Denkweisen, dann stellt man fest, dass Planung und Kreativität tatsächlich sehr gut zusammenpassen und die wirksamsten Projektmanager verstehen, wann und wie sie wirkungsvoll eingesetzt werden können. Verwenden Sie die hier beschrieben Tipps, um Ihre Projekte weiterhin im Zeitplan zu halten – und dabei immer noch flexibel, agil und unterstützend auf Veränderungen und neue Ideen reagieren zu können.
Möchten Sie gerne ein kollaboratives Arbeitsmanagement-System ausprobieren, das sowohl konvergentes als auch divergentes Denken unterstützt? Dann testen Sie Wrike für 14 Tage kostenlos!
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