Es ist niemals leicht, sich seinen Weg zu einem unbekannten Ziel zu bahnen. Genauso ist es für Projektmanager nahezu unmöglich, ein Projekt ohne klar definierte Ziele zum Erfolg zu führen. Mithilfe von SMART-Projektzielen können Projektmanager und ihre Teams effektiv Projekte planen und eine termin- und budgetgerechte Umsetzung sicherstellen.
Im Folgenden erfahren Sie, was SMART-Projektziele sind, wie man ein Ziel formuliert und wie Wrike Ihnen helfen kann, klare und präzise Projektziele für Ihr nächstes Projekt aufzustellen!
Was sind Projektziele?
Projektziele sind, einfach ausgedrückt, die spezifischen Absichten, die Sie mit Ihrem Projekt verfolgen. Sie stehen hinter jeder einzelnen Entscheidung während des Projektlebenszyklus und sollten deshalb unbedingt gleich zu Anfang so klar wie möglich festgelegt werden.
Eine der besten Methoden zur Aufstellung spezifischer, präzise definierter Projektziele ist das SMART-Konzept.
Was sind SMART-Projektziele?
Das SMART-System ist ein beliebtes Rahmenwerk für die Zielformulierung, ob im Privatleben, im Unternehmen – oder für Ihr nächstes Projekt. Das Akronym SMART steht dabei für „Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Relevant, Terminiert“ (bzw. auf Englisch „Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound“). Betrachten wir diese Elemente etwas genauer:
Spezifisch
Vage formulierte Projektziele führen schnell zu einem Verlust von Fokus oder Motivation. Wer kann sich schon vorstellen, wie man das Ziel „Mehr Umsatz“ überhaupt in Angriff nimmt? Wenn Sie jedoch ein Projektziel aufstellen, „den Umsatz gegenüber dem Vorquartal um 15% zu steigern“, wissen Sie und Ihr Team genau, was Sie vorhaben, und können so eine bessere Strategie entwickeln.
Identifizieren Sie bei der Aufstellung spezifischer Projektziele die „5 W“ jedes Ziels: Was wollen Sie erreichen? Warum ist das wichtig? Wer ist beteiligt? Wo findet die Arbeit statt? Welche Ressourcen oder Einschränkungen sind mit dem Ziel verbunden?
Messbar
Sie möchten natürlich wissen, was Sie erreicht haben – Ihre Projektziele müssen also messbar sein. Mit messbaren Zielen können Sie den Fortschritt im Verlauf des Projektlebenszyklus verfolgen, Ihren Fokus bewahren und auf dem richtigen Kurs bleiben, um letztendlich Ihre Projekt-Deadline einzuhalten.
Messbare Projektziele sollten klarstellen, was genau Sie erreichen wollen und wie Sie erkennen, dass es erreicht wurde.
Akzeptiert
Wenn Sie unrealistische und unerreichbare Ziele für sich und Ihr Team aufstellen, ist ein Scheitern praktisch vorprogrammiert. Mit Zielen, die in Anbetracht der verfügbaren Ressourcen und gegebenen Einschränkungen tatsächlich erreichbar sind, stehen Ihre Erfolgschancen sehr viel besser.
Ein akzeptiertes Projektziel kann die Fähigkeiten Ihres Teams herausfordern, aber dennoch in Reichweite sein. Die Aufstellung akzeptierter, aber anspruchsvoller Ziele regt Sie zudem an, bisher übersehene Möglichkeiten zu nutzen oder hilfreiche Ressourcen heranzuziehen.
Relevant
Ein Projektziel ist relevant, wenn es im Einklang mit den restlichen Unternehmenszielen steht und für das Unternehmen oder den Kunden eine lohnende Investition darstellt.
Terminiert
Effektive Projektziele brauchen ein klares Abschlussdatum oder Ende. Ohne Terminierung ist es leicht, sich ablenken zu lassen und ein Ziel aus den Augen zu verlieren. Klar definierte Projekt-Meilensteine und -Deadlines helfen dem Projektteam, seine Aufgaben termingerecht und mit Blick auf den Enderfolg zu erfüllen.
So formulieren Sie ein Projektziel
Auf den ersten Blick wirken Projektziele ziemlich einfach. Um jedoch mögliche Tücken beim Definieren und Formulieren solcher Ziele zu vermeiden, kann ein strukturiertes, schrittweises Vorgehen sehr hilfreich sein. Mit den folgenden Tipps bekommen Sie Ihre SMART-Projektziele in den Griff:
- Beginnen Sie mit einem Vision-Statement.
Jedes Projekt sollte mit einem Vision-Statement beginnen, d. h. einer allgemeinen Beschreibung der Absicht und Ausrichtung Ihres Projekts (selbst wenn dies unerreichbar scheint). Das Vision-Statement dient als Orientierungsgrundlage für Ihre Strategie und kann deshalb gern etwas hochgesteckt oder utopisch sein. Die Vision sollte helfen, Ihr Projektteam zu inspirieren und zu motivieren. - Stecken Sie Ihre Gesamtziele ab.
Nachdem Sie Ihre Vision formuliert haben, ist es Zeit, Ihre Gesamtziele abzustecken. Diese Ziele sind ebenfalls eher allgemeiner, langfristiger Natur und liegen Ihren konkreten Projektzielen zugrunde. Anders ausgedrückt: Ihre Projektziele sind das Mittel, um Ihre Gesamtziele zu erreichen. - Definieren Sie Ihre Projektziele.
Sie verfügen jetzt über alle nötigen Informationen, um Ihre Projektziele zu formulieren, d. h. die detaillierten Beschreibungen der spezifischen Ergebnisse, die Sie mit Ihrem Projekt anstreben. Wie bereits erwähnt, sollten wirkungsvolle Projektziele dem SMART-System entsprechen.
Beispiele für Projektziele
Nehmen wir an, Ihre Abteilung möchte 100% Kundenzufriedenheit erreichen. Das mag ein unerreichbares Ideal sein, liefert Ihnen jedoch die Motivation und Inspiration für ein konkreteres Gesamtziel und ein SMART-Projektziel.
Ein Gesamtziel, das Ihre Vision von 100% Kundenzufriedenheit unterstützt, wäre z. B. ein effizienteres Online-Ticket-System für den Kundensupport. Auf dieser Grundlage können Sie dann als Projektziel beschließen, ein neues Online-System mit Ticket-Antwortzeiten von unter einer Stunde zu entwickeln. Das Projektziel würde auch ein spezifisches Abschlussdatum sowie Kennzahlen zur Erfolgsmessung beinhalten.
So definieren Sie Projektziele mit Wrike
Die Projektmanagement-Plattform von Wrike macht es Ihnen und Ihrem Team leicht, Ziele für jedes Projekt zu entwickeln und zu definieren. Sie können z. B. einen neuen Projektordner in Wrike einrichten, wo Teammitglieder Ideen und Ziele brainstormen. Anschließend können Sie als Team gemeinsam sicherstellen, dass die Ziele der Vision entsprechen, und auf dieser Grundlage Ihre endgültigen SMART-Projektziele formulieren, die Sie dann im Laufe des Projektlebenszyklus umsetzen.
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