Eine monumentale Veränderung: Wie die Odyssey Hotel Group ihre Arbeitsabläufe in Wrike vereint

Weltweit vertrauen 2,4 Millionen Menschen Wrike in fast allen Segmenten, Branchen und Standorten. Sie alle haben eines gemeinsam — das Bedürfnis, besser, schneller und produktiver zu arbeiten.

So war es auch bei der Odyssey Hotel Group, einer internationalen Hotelentwicklungs- und Betriebsplattform mit Sitz in Utrecht in den Niederlanden. Huib van Erp, sein Entwicklungsleiter, sprach ausführlich in einem umfassenden Webinar darüber, wie Wrike seinem Unternehmen geholfen hat, multinationale Arbeitsabläufe zu vereinen, Teamproduktivität zu steigern, und eine Single Source of Truth einzurichten.

Eine multinationale Herausforderung

Die Odyssey Hotel Group ist ein spannendes, dynamisches Unternehmen, das seine Aktivitäten europaweit schnell ausbaut. „Wir bauen und betreiben Hotels über Franchiseverträge mit internationalen Marken wie Marriott“, erklärt Huib. „Derzeit haben wir 21 Hotels, während sich etwa 30 Hotels in der Pipeline befinden.“ Das Unternehmen beschäftigt 750 Mitarbeiter in seinen internationalen Niederlassungen, 90 davon in der niederländischen Zentrale.

„Wir arbeiten mit coolen, kreativen Hotels von Spanien bis Finnland, von Griechenland bis Irland“, sagt Huib. „Es lässt sich also leicht vorstellen, dass die Dinge unübersichtlich werden können. Als ich dem Unternehmen beitrat, war das Aufsuchen benötigter Dokumente wie eine Schatzsuche, da sich die Dateien entweder in Google Drive, Dropbox oder OneNote oder in allen oben genannten Dateien befanden.“ Selbst die Kontaktaufnahme zu den Kollegen war schwierig, da verschiedene Teammitglieder über Slack, WhatsApp oder E-Mail kommunizierten.

Eine einfach zu verwendende Lösung

Huib und seine Kollegen erkannten, dass diese Situation nicht so weitergehen durfte, da sie zu Problemen mit der Sichtbarkeit sowie zu vermehrter Arbeitszeit und Produktivitätsverlusten führte. Dies wird von Wrike als Dunkle Materie der Arbeit bezeichnet, die Unternehmen jährlich bis zu 52 Millionen US-Dollar kosten kann.

„Es war ein Albtraum, aber schließlich stellten wir fest, dass Wrike eine wirklich schöne Lösung ist, die uns hilft, all diese Probleme auf einer benutzerfreundlichen Plattform zu bewältigen.“ Heute ist Wrike die wichtigste Softwarelösung der Odyssey Hotel Group, ergänzt nur durch Microsoft Teams und SharePoint, die zum Chatten und Archivieren verwendet werden.

Wrike ist in vielerlei Hinsicht der perfekte Partner für ein multinationales Gastgewerbeunternehmen wie dieses, denn es bietet 365° Sichtbarkeit, funktionsübergreifende Kommunikation, Echtzeit-Berichterstattung, und Workspaces, die sich für jede Sprache, jeden Geschäftsstil oder für jede einzigartige Arbeitsweise anpassen lassen.

„Wrike ist jetzt die tägliche Anlaufstelle Nummer Eins für unsere Mitarbeiter“, sagt Huib. „Es steckt voller alltäglicher Lösungen, die unsere Arbeitsweise wirklich unterstützen.“

Der vollständige Onboarding-Prozess mit Wrike war für die Odyssey Hotel Group eine Herausforderung, deren Annahme sich gelohnt hat. Das Team stellte fest, dass es drei Schlüsselbereiche gab, in denen die Software eine wirklich transformative Kraft beinhaltete:

1. Die Einrichtung einer Single Source of Truth

Als All-in-One-Plattform bietet Wrike eine zentralisierte Drehscheibe für Geschäftsabläufe. Dies bietet eine sogenannte „Single Source of Truth“, in der alle Daten eines Unternehmens an einem einzigen Ort gespeichert sind, wodurch ein bequemer Zugriff, eine reibungslosere Produktivität und fundiertere Geschäftsentscheidungen ermöglicht werden.

Es bedeutet auch, dass Teams ihre Arbeit an einem sicheren Ort kommentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten können. „Wrike ist vorwiegend unsere wichtigste Kommunikationsplattform“, stimmt Huib zu. „Wir sind unsere internen E-Mails losgeworden, da sie durch die Wrike-Inbox ersetzt wurden.“

Wrike hat der Odyssey Hotel Group geholfen, folgende Bereiche zu verbessern:

• Kontextbezogene Kommunikation: „Wir haben jetzt Projekte für jedes einzelne unserer Hotels, unabhängig davon, ob sie sich in der frühen Entwicklungsphase befinden, gebaut werden oder aktiv im Betrieb sind“, sagt Huib. „Es gibt Aufgaben, die mit der eigentlichen Arbeit verlinkt sind, wodurch eine kontextbezogene Kommunikation ermöglicht wird.“ Bei Gesprächen wird auf diese Weise viel Zeit gespart beim Erklären, um welches Hotel, welches Projekt und welches Thema es geht.
• Sichere Archivierung: Für ein Unternehmen, das aktiv Standorte in den größten Städten Europas entwickelt, sind sichere Informationsarchive von entscheidender Bedeutung. Egal, wonach Huibs Teams suchen, es lässt sich jetzt innerhalb von Sekunden finden. „Es liegt bereits ein vollständiger Verlauf vor, den die Teams nachlesen können“, hebt Huib hervor. „Es gibt auch mehrere Versionen, und man bekommt stets die neueste Version zu sehen.“
• Bequemer Zugang: Mit Wrike erhalten die Teammitglieder der Odyssey Hotel Group sofortigen Zugang zu allen Dokumenten, Assets oder Dateien, die sie benötigen — von überall auf der Welt aus. Sie werden auch bequem im Kontext gespeichert, sodass man nicht erst E-Mail-Threads durchlesen oder in Slack nachsehen muss. Ferner stehen Berechtigungsmechanismen zur Verfügung, sodass der Zugang bei Bedarf auf verschiedene Ebenen oder Gruppen beschränkt werden kann.

2. Bequemes Zusammenarbeiten — intern und extern

„Durch Wrike können wir nahtlos mit unseren Teamkollegen zusammenarbeiten, egal ob sie sich in Tampere, Utrecht oder Barcelona befinden“, hebt Huib hervor. „Dadurch konnten wir eine Hauptsitz-Tochterstruktur schaffen, auf die sich unsere Teams verlassen können.“

Durch die Zentralisierung der gesamten Kommunikation an einem einzigen Ort können Teams sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen oder missinterpretiert werden. Die Teams haben auch verschiedene Möglichkeiten, internen oder externen Stakeholdern die Daten zu präsentieren. Dazu gehören Gantt-Diagramme, Dashboards, und Berichte. „Es gibt eine Milliarde verschiedener Möglichkeiten, wie wir mit Wrike unsere Arbeit strukturieren können, etwa Arbeitsabläufe oder Berichterstattung-Tools“, erklärt Huib. „Sie alle machen es so viel einfacher, mit den Kollegen zu sprechen und auf dem Laufenden zu bleiben.“

• Sofortige Remote-Zusammenarbeit: „Wir können besser zusammenarbeiten, auch wenn meine Kollegen unterwegs sind oder vom Ausland her arbeiten“, sagt Huib über Wrike Messaging, Cross-Tagging, und kontextbezogene Zusammenarbeit. „Es sind keine wöchentlichen Statusgespräche oder geplante Treffen erforderlich, da meine Kollegen uns jetzt bequem in ihren Updates in Wrike taggen können.“
• Interne und externe Zusammenarbeit: Wie die meisten modernen Unternehmen arbeitet die Odyssey Hotel Group mit Dutzenden von externen Parteien zusammen, darunter Kreativ-Designer und Fachberater. Jetzt können diese zu Wrike eingeladen und getaggt werden für Freigaben oder zur Referenz, und Berichte können in Sekunden geteilt werden.
• Optimierte Anfragebearbeitung: Mit Wrikes benutzerdefinierbaren Anfrageformularen, können wichtige Inputs schnell von Teams gesammelt werden. Personalanfragen können benutzerdefinierte Felder für Kalenderdaten enthalten, Marketing-Briefings können Beispiele für ähnliche Assets suchen, und Wartungstickets können nach angehängten Fotos von problematischen Bereichen fragen.

3. Prozesse beschleunigen und automatisieren

Für die Odyssey Hotel Group besteht einer der größten Vorteile von Wrike darin, dass sich zuvor zeitaufwendige Arbeit beschleunigen und automatisieren lässt. „Wrike ermöglicht es uns, erstaunliche Echtzeitberichte und praktische Vorlagen für Projekte zu erstellen“, sagt Huib.

„Die Berichterstattung für Aktionäre ist ein Kinderspiel, und die meisten unserer Prozesse sind automatisiert. Niemand muss Fälligkeitstermine verfolgen oder wissen, welche Kollegen getaggt werden sollen, da jetzt alles automatisiert ist.“

Wrike leistet seit langem Pionierarbeit auf dem Gebiet der KI im Arbeitsmanagement, angefangen mit seiner bahnbrechenden Work Intelligence® Suite. Diese verbindet fortschrittliche Automatisierung und modernste KI-Funktionen, um die Planungsarbeit zu rationalisieren, die Ausführung zu beschleunigen und Personalressourcen freizusetzen, damit diese sich auf wertvolle Arbeit konzentrieren können.

Wie Huib sagt: „Die Skalierbarkeit ist enorm, wenn alle unsere Prozesse in Wrike strukturiert und verbessert werden.“

• Wiederholbare Blueprints: Mit Wrikes Blueprints können Teammitglieder gängige Projekte mit einem Tastenklick replizieren. Für Huibs Team bedeutet dies viele eingesparte Stunden. „Buchhaltungs-, Finanz- und HR-Teams haben Arbeiten, die sich viel häufiger wiederholen, und bei denen früher ständig ändernde Excel-Tabellen involviert waren. Jetzt ist das alles in Wrike automatisiert.“
• Wiederkehrende Aufgaben: Viele der täglichen Aktivitäten einer Hotelgruppe beruhen auf gleichen Aufgaben, die sich Woche für Woche, Monat für Monat immer wiederholen — etwa Managementbesprechungen. Durch Wrikes wiederkehrende Aufgaben haben Teams die Möglichkeit, eine einmalige Arbeit in ein wiederkehrendes Ereignis umzuwandeln, wodurch einheitliche, zuverlässige Arbeitsabläufe entstehen, die Arbeit einsparen und Fehler verhindern.
• Benutzerdefinierbare Berichte: Mit Wrike wird die allseits am wenigsten geliebte Arbeit sehr einfach. Berichte können von Grund auf neu erstellt oder aus Vorlagen generiert, ad-hoc ausgegeben oder regelmäßig geplant und sowohl intern als auch extern geteilt werden. Sie lassen sich auch vollständig nach eigenen Bedürfnissen anpassen, sodass man sich auf die Daten konzentrieren kann, die für Stakeholder wichtig sind.

Eine lohnende Investition

Wrike ist eine leistungsstarke Plattform, die sich für ihren Nutzer wie ein Chamäleon transformieren kann. Ein Freiberufler, der mehrere Kreativ-Projekte verwaltet, könnte in wenigen Minuten loslegen und sich bequem durch die intuitive Benutzeroberfläche und den logischen Arbeitsabläufen bewegen. Alternativ kann ein globales Unternehmen auf erweiterte Funktionen, Tools und Automatisierungen zugreifen, die internationale Teams vereinen, die Produktivität steigern und selbst die komplexesten Prozesse rationalisieren. Um dieses Niveau zu erreichen, muss man sich natürlich erst „in die Materie einarbeiten“, was, wie Huib einräumt, Zeit in Anspruch nimmt.

Er ist sich aber sicher, dass sich dieser Zeiteinsatz lohnt: „Kann man einer Sache einen Namen geben, dann lässt sich in Wrike auch ein Weg finden, es zu organisieren“, sagt er. „Komplexität hat jedoch einen kleinen Preis, nämlich eine Lernkurve.“ Er empfiehlt die Ernennung eines internen Champions, der bei der Einführung der neuen Software behilflich ist, alle Fragen beantwortet und dazu beiträgt, Wrike wirklich zu einer Lebensweise zu machen.

Nach einer im vergangenen November in Prag durchgeführten umfassenden Schulung durch Wriker verfügt die Odyssey Hotel Group nun über acht Inhouse-Champions. „Man benötigt jemanden, der sich dafür einsetzt, das Programm und die Funktionen kennenzulernen und zu ermitteln, wie man sie mit dem Team und dem Unternehmen verlinkt“, sagt er. „Anfangs war ich diese Person, aber es hat sich bereits auf unsere Mitarbeiter übertragen. Jetzt, wo sie verstehen, was das Programm kann, spielen sie damit herum und entdecken coole neue Dinge, für die wir es verwenden.“

Wrike stellt eine Fülle an Unterstützung zur Verfügung, durch Fachdienstleistungen, Training, und Ressourcen die es den Teams sehr erleichtern, von ungleichartigen Prozessen und altmodischen Tools zu einer modernen, umfassenden Plattform zu wechseln. Wrikes über 400 App-Integrationen bieten sowohl ein sicheres Gefühl als auch einen echten Nutzen. Kein Team muss seine bevorzugten Tools wie Slack oder MS Teams aufgeben — man verbindet sie einfach mit Wrike und kann dann nahtlos zwischen beiden arbeiten.

„Wir haben jetzt eine einzige Struktur, eine Single Source of Truth und einen einzigen Ort, an dem wir Dokumente sicher und zusammenhängend speichern können“, so Huib abschließend. „Das trägt dazu bei, die Arbeitsweise und Kommunikation unserer Teams zu verbessern und gibt uns Einblicke in ihr Tagesgeschäft, auch wenn sie Remote arbeiten. Das macht Nachbesprechungen überflüssig und beschleunigt unseren Berichterstattungsprozess.“

Huib ist unmissverständlich, wenn es darum geht, wie sehr Wrike der Odyssey Hotel Group zugutegekommen ist. „Die Vorteile, die uns dieses Programm gebracht hat, sind enorm“, sagt er. „Ich würde jedem raten, sich die Zeit zu nehmen, es zu erlernen. Es ist eine Reise, aber eine, die es wert ist, unternommen zu werden.“

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