Um ein erfolgreiches Ergebnis zu gewährleisten, ist es entscheidend, ein neues Projekt gleich mit vollem Schwung zu beginnen. Doch gerade der Projektstart ist am schwierigsten. Es erfordert eine unglaubliche Menge an Koordination, Anstrengung und Energie, um den Ball ins Rollen zu bringen.
In der Chemie bezeichnet man die Energiemenge, die erforderlich ist, um eine chemische Reaktion zum Laufen zu bringen, als Aktivierungsenergie. Man kann sich das als Schwelle vorstellen, die erstmal überwunden werden muss, bevor sich Dynamik entwickeln kann. Damit eine solche Schwelle leichter überwunden werden kann, werden der Reaktion oft Verbindungen beigefügt, die Enzyme genannt werden. Diese dienen als Katalysatoren und senken die für die chemischen Reaktionen benötigte Energie drastisch.
Der Katalysator für einen starken Projektstart
Werden Projekte von Beginn an mit allen wichtigen Informationen und Personen gestartet, dann wirkt sich das wie ein Katalysator für den Erfolg des Projekts aus, denn dadurch braucht Ihr Team weniger Aktivierungsenergie, um gut zu starten und zielgerichtet von Anfang bis Ende voranzukommen. Das bringt Klarheit und Konzentration auf die Arbeit, beseitigt Missverständnisse und stellt sicher, dass alle vom ersten Tag an aufeinander abgestimmt sind.
Wir haben uns an Michael Villareal gewandt, Campaign Operations Group Manager bei LinkedIn, um Einblicke zu erhalten, wie man dort sicherstellt, dass jedes Projekt auf dem richtigen Fuß startet.
5 Möglichkeiten, die Aktivierungsenergie zu senken und einen starken Projektstart zu gewährleisten
1. Das Team auf eine gemeinsame Vision und Werte ausrichten
Auf unserer Nutzerkonferenz Collaborate, unserer jährlichen Benutzerkonferenz, erklärte Ashleigh Shapiro, dass die „Zusammenarbeit mit ‚Buy-in‘ beginnt“, das heißt mit der Zustimmung und dem Engagement aller Beteiligten, als ein entscheidender erster Schritt, der das ganze Teamverhalten und die Entscheidungsfindung führen und beeinflussen wird.
„Definieren Sie eine Mission und sorgen Sie dafür, dass sie dem Team und Ihren Stakeholdern klar ist“, sagt Villareal. Das Team von LinkedIn nennt diese Leitprinzipien Vision to Values. Indem Sie Ihre Teammitglieder auf eine gemeinsame Sache ausrichten und für eine globale Akzeptanz dieser Sache sorgen, werden alle ermuntert, Aktionen durchzuführen, die mit Ihren übergeordneten Zielen im Einklang stehen und diese voranbringen.
2. Einen Dienstleistungskatalog entwickeln
Wenn Ihr Team andere Teile der Organisation bedient und eingehende Arbeitsanfragen erhält, ist es entscheidend, dass Sie einen klaren „Katalog“ entwickeln, in dem jede spezifische Ressource, jedes Asset oder jede Dienstleistung, die Ihr Team bereitstellen kann, aufgeführt ist. Das kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden, ein Ausufern des Projektumfangs zu begrenzen und die Ressourcen zu bekommen, die Sie benötigen, um die Anfrage schnell zu erledigen.
„Nachdem die Mission festgelegt worden ist, betrachten Sie das, was Sie tun, als Dienstleistung, und entwickeln einen Katalog. Wrikes Anfrageformulare sind eine wichtige Ergänzung zum Teamkatalog“, sagt Villareal.
Der Katalog des LinkedIn-Marketingteams listet die vom Team angebotenen Dienstleistungen klar auf und gruppiert sie nach Format, Kanal oder Typ. Diese Organisation erleichtert es, schnell die Bedürfnisse des Projekts zu identifizieren und wer/was daran beteiligt sein wird, um es zu realisieren.
3. Den Prozess definieren
Nachdem Sie Ihre Dienstleistungsangebote identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, für jedes Angebot die einzelnen Schritte und jeweiligen Zeitaufwände abzubilden. Alle Beteiligten haben dadurch einen klareren Überblick und Ihr Team ist besser in der Lage, genaue Prognosen für die Dauer eines Projekts zu machen.
Vielleicht erscheinen Ihre Prozesse recht unkompliziert, dennoch müssen sie sehr detailliert überprüft werden, bevor sie in Ihr Arbeitsmanagement-System aufgenommen werden.
Für das Team bei LinkedIn reicht das jedoch noch nicht. Jeder Prozess wird in regelmäßigen Abständen ausgewertet, um festzustellen, ob Verbesserungs- oder Optimierungsspielraum besteht. Einige Fragen die dabei gestellt werden:
- Wie wirkt sich das auf das Nutzererlebnis aus?
- Wo sollten Kommentare und Feedback gegeben werden?
- Wer aktualisiert was und wann?
Gut dokumentierte und optimierte Prozesse vermeiden, dass man Zeit verliert, weil man überlegen muss, was als nächstes zu tun ist.
4. Auf einen formellen Eingangsprozess für alle Anfragen bestehen
Arbeitsanfragen zu verwalten, die per E-Mail, Sofortnachrichten und Flur-Gesprächen eingehen, ist unhandlich, zeitaufwändig und bei einem skalierenden Unternehmen sogar unmöglich durchzuführen. Ohne einen formalen Prozess ist es schwierig, eine Rechenschaftspflicht für die Arbeit zu etablieren, und noch schwieriger, Klarheit für das ganze Unternehmen zu schaffen.
Wählen Sie einen bestimmten Kanal, über den die Arbeitsanfragen eingereicht werden und stellen Sie Ihrem Unternehmen den gesamten Prozess Schritt für Schritt vor. Es ist wichtig, dass alle im Unternehmen dazu angehalten werden, diesen Prozess zu verwenden und beizubehalten. Wenn man nicht lange darüber nachdenken muss, wo sich die Projektdetails in den Slack-Nachrichten befinden oder an welche Teammitglieder die E-Mail versandt wurde, dann werden Fehlkommunikationen drastisch reduziert und Ihr Team ist schneller auf dem gleichen Stand.
Durch die Einrichtung eines Anfrageformulars als Teil des Arbeitseingangsprozesses kann Ihrem Team auf dreierlei wichtige Weise geholfen werden:
- Formulare helfen, alle Informationen zu sammeln, die benötigt werden, um mit der Arbeit zu beginnen.
- Sie ermöglichen Ihrem Team, so schnell wie möglich mit der Arbeit zu beginnen.
- Sie erfordern, dass der Antragsteller genau angibt, was gemacht werden muss, ohne dass sich der Umfang des Projekts im Laufe der Zeit verändert.
Das Marketing-Operations-Team von LinkedIn benutzt die dynamischen Anfrageformulare von Wrike, um alle ihre Projekte zu starten. „Wenn eine Anfrage nicht über Wrike eingereicht wird, wird sie nicht bearbeitet“, erklärt Villareal.
Eine der leistungsstarken Funktionen der dynamischen Anforderungsformulare von Wrike ist die Möglichkeit der bedingten Verzweigung. Durch die bedingte Verzweigung ist es möglich, die richtigen Informationen an die richtige Person am richtigen Ort zu versenden:
Richtige Information - Anfragen werden auf der Grundlage vorhergehender Antworten dynamisch gestellt, sodass Details gezielt erfragt und gesammelt werden.
Richtige Person - Es werden automatisch geeignete Projektverantwortliche zugewiesen, je nach Art der angeforderten Leistung.
Richtiger Ort - Projekte werden erstellt und im richtigen Ordner für das benannte Team oder die Abteilung untergebracht.
Jetzt, da eingehende Arbeitsanfragen über einen einzigen, überschaubaren Kanal und in einem konsistenten Format eingehen, besteht der nächste Schritt darin, die Ausführung von wiederholbaren Arbeiten durch Vorlagen zu optimieren. In Wrike können Anfragen, die über ein Anfrageformular eingereicht werden, automatisch in ein vorlagenbasiertes Projekt umgewandelt werden.
5. Eine Vorlagenbibliothek aufbauen
Vorlagen sind eine der einfachsten Möglichkeiten, die Aktivierungsenergie beim Projektstart zu reduzieren. Mit Vorlagen können Projekte bequem dupliziert werden, statt sie immer wieder von Grund auf neu einzurichten. Erstellen Sie für jeden Punkt in Ihrem Dienstleistungskatalog eine Reihe von Vorlagen, die den Projekttyp, die Projektdauer/Komplexität und das Projektteam berücksichtigen.
Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, sondern auch deren Zeitablauf, die Verantwortlichen, die Reihenfolge sowie alle zusätzlichen Dokumente, Assets und Anweisungen, sodass sich alles an einem einzigen günstigen Ort befindet. Indem Sie jedem Beteiligten Zugang zu den Projektressourcen geben, können Sie unnötiges Hin und Her drastisch reduzieren und das Einlernen neuer Teammitglieder wird zum Kinderspiel.
Die Formel für unaufhaltsame Dynamik
Neue Projekte können Ängste hervorrufen, und ohne klare Richtung fühlt sich Ihr Team wie gelähmt. Legen Sie einen großartigen Projektstart hin, indem Sie alle Beteiligten auf eine gemeinsame Vision ausrichten, Ihre speziellen Dienstleistungsangebote definieren, Ihre Prozesse formalisieren, ein Arbeitseingangs-System einrichten und eine Vorlagenbibliothek erstellen. Indem Sie die Aktivierungsenergie reduzieren, die Ihr Team benötigt, um in Bewegung zu kommen, schaffen Sie die besten Voraussetzungen für das Projekt und bauen eine unaufhaltsame Dynamik auf.
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