Große Projekte erfordern oft die Mitwirkung verschiedenster Teams. Führungskräfte und Projektmanager müssen in der Lage sein, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen zu organisieren, um neue Perspektiven zu entwickeln, ehrgeizige Pläne zu verwirklichen und Abteilungen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.
Die Zusammenarbeit zwischen Teams kann jedoch eine Herausforderung sein. Gemeinschaftsprojekte, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken, können oft das Budget oder den Zeitplan nicht einhalten, werden den Ansprüchen der Kunden nicht gerecht oder sind nicht mit den allgemeinen Unternehmenszielen abgestimmt. Es braucht ausgezeichnete Projektmanagement-Fähigkeiten, hochwertige Tools und eine durchdachte Strategie, um diese Klippen zu umschiffen.
Damit die funktionsübergreifende Zusammenarbeit funktionieren kann, müssen Teams sich über die Ziele, Aufgaben und Erwartungen der Gruppe einig sein. Projektmanager sollten Zeitleisten definieren und klare Meilensteine setzen, die den Fortschritt auf dem Weg zum Projektziel zeigen.
Was ist funktionsübergreifende Zusammenarbeit?
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit bedeutet, dass eine Gruppe von Personen mit unterschiedlichen fachlichen Fähigkeiten gemeinsam an einem Projekt arbeitet. Ein Beispiel wäre, wenn Personal-, Logistik- und Marketingabteilung kooperieren, um bei einer anstehenden Jobmesse örtliche Fachkräfte anzuziehen.
Genau wie bei anderen Projekten funktioniert auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit am besten, wenn die Teams gut kommunizieren, die Rollen der anderen verstehen und zum Projektplan beitragen.
Was macht die funktionsübergreifende Zusammenarbeit schwierig?
Wir wissen also, dass die funktionsübergreifende Zusammenarbeit diverse Talente erfordert – aber warum sollte diese Zusammenarbeit schwieriger sein sein als bei einem gewöhnlichen Team?
Das häufigste Problem bei der Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg besteht darin, dass Teams oft unterschiedliche Prioritäten oder Leistungsmaßstäbe haben. Ein Ingenieur interessiert sich beispielsweise eher dafür, die Effizienz der Apps für ein neues Produkt zu optimieren, während der Vertriebsleiter nur Augen für die verkaufswirksamen Features des Produkts hat.
Wenn Teams, die normalerweise nicht miteinander arbeiten, auf einmal funktionsübergreifend kooperieren sollen, ist es wichtig, zum Projektstart in der Gruppe gemeinsame Werte zu definieren und die wichtigsten Erfolgskennzahlen festzulegen.
Im Folgenden sprechen wir einige weitere Herausforderungen bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit an:
1. Die Arbeit in Remote-Teams
Die Coronakrise mit ihren diversen Lockdown-Maßnahmen hat die funktionsübergreifende Zusammenarbeit um eine weitere Komplikation bereichert: Viele Projektmanager müssen jetzt auf digitalem Weg mit ihren Teams kommunizieren, um Fortschritte zu verfolgen und aktuelle Informationen zu teilen.
Hier sind Projektmanagement- und Collaboration-Tools wie Wrike eine große Hilfe: Funktionsübergreifende Gruppen können damit die Transparenz des Projekts sicherstellen, kooperieren, kommunizieren und sogar relevante Dateien auf einem Portal austauschen.
2. Soziales Faulenzen
Kennen Sie das vielleicht aus der Schul- oder Uni-Zeit? Ihre Gruppe arbeitet an einem Projekt, aber manche Leute bummeln nur herum und tun kaum etwas? Dieses sogenannte soziale Faulenzen ist auch bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit in Unternehmen ein Problem. Projektmanager können dem entgegenwirken, indem sie Leistungskennzahlen für die gesamte Gruppe und einzelne Teams aufstellen.
3. Unklare Verantwortlichkeiten der einzelnen Teams
Dies tritt häufig auf, wenn sich die verschiedenen Teams so sehr auf ihre eigene Arbeit konzentrieren, dass sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der anderen nicht wirklich wahrnehmen. Oft sprechen sie zudem ihre eigene „Teamsprache“, was die Kommunikation in unternehmensübergreifenden Situationen erschwert. Das Bewusstsein für die Unterschiede zwischen den Teams bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit kann jedoch zu einer Stärke werden, wenn man die Situation richtig handhabt.
Was sind die Vorteile der teamübergreifenden Zusammenarbeit?
Kommen wir nun zu den Vorteilen der teamübergreifenden Zusammenarbeit.
- Innovative Ideen
Zugegeben, die teamübergreifende Zusammenarbeit ist oft nicht einfach und mit ebenso viel aufwändigen Konflikten wie produktiven Resultaten verbunden. Andererseits sind all diese unterschiedlichen Persönlichkeiten, Perspektiven und Prozesse auch eine Quelle für dynamische, innovative Ideen. Und ohne solche neuen, interessanten Impulse würde Ihr Unternehmen schnell im Treibsand der Mittelmäßigkeit versinken. - Engagierte Mitarbeiter
Eine der besten Möglichkeiten, das Engagement der Mitarbeiter zu wecken, ist eine optimierte Teamarbeit. Sorgen Sie dafür, dass jedes Team seine Ansichten zu Gehör bringen kann, und binden Sie die Teamleiter in jede neue Entscheidung ein. Die umfassende, organisationsweite Zusammenarbeit führt zu engagierten Mitarbeitern, die gern neue Projekte angehen und Veränderungen positiv betrachten – nicht als zusätzliche Belastung, sondern als eine Herausforderung und Wachstumschance. - Beschleunigtes Entwicklungstempo
In einer Kultur der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit können Sie Ihre Produkte schneller zur Marktreife führen. Gute Teamarbeit und Kommunikation machen den gesamten Prozess einfacher, effizienter und schneller. Das steigert letztendlich auch die Wertschöpfungskraft des Unternehmens. - Erhöhte Flexibilität des Unternehmens
Wenn die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit besser läuft, stärkt das zugleich die Fähigkeit des Unternehmens, aufwändigere Projekte zu bewältigen. Teamarbeit und Kooperation sind die Grundlagen von Arbeitsansätzen wie Agile und Scrum, die Teams flexibler und reaktionsschneller machen. - Bessere Einbeziehung von Stakeholdern
Wenn es um die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit geht, sollten Sie besonders an die externe Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten denken — also die Stakeholder, die direkt von Ihrem Projekt und Produkt betroffen sind. Indem Sie deren Feedback in Ihre Produktentwicklung einbeziehen, können Sie die Features Ihres Produkts besser auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden abstimmen. Und davon profitieren alle. - Ein attraktiverer Arbeitsplatz für Spitzentalente
Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit gibt Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bei der Anwerbung der besten Fachkräfte. Hoch motivierte Bewerber möchten mit Vorgesetzten arbeiten, die sie respektieren und von denen sie lernen können. Eine bereits in Ihrem Unternehmen verankerte Kooperationskultur ist ein Plus, das Spitzentalente anzieht, vor allem aus der jüngeren Generation.
Tipps für die richtige Verwaltung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit
1. Definieren Sie den Anteil jedes Teams am Plan
Zu Beginn Ihres Projekts — in der Planungsphase — sollten Sie Ihr Team anregen, seine Meinung beizutragen und die Verantwortlichkeiten mit Ihnen auszuhandeln. Geben Sie Mitarbeitern den Freiraum, Meinungen zu hinterfragen, eigene Ideen einzubringen, unnötige Tätigkeiten einzustellen und die Besonderheiten ihrer Beiträge zum Projekt zu erklären, so dass alle Teams und Beteiligten an diesem funktionsübergreifenden Gemeinschaftsprojekt die Aufgaben der anderen verstehen.
Diese Strategie bedeutet, dass die kooperierenden Teams gehört werden, neue Verbindungen entstehen können und eine klare Richtung für die gemeinsame Arbeit besteht. Teams, die von Anfang an in die Planung einbezogen werden, entwickeln ein stärkeres Gefühl von Verantwortlichkeit.
Airto Zamorano, Managing Director am Becker Ears, Nose, and Throat Center, fordert sein Team dazu auf, die Verantwortlichkeiten gleich beim Kick-off-Meeting mit ihm auszuhandeln: „Schon in der Planungsphase werden die Mitarbeiter ermuntert, alle Aspekte des Plans in Frage zu stellen, damit wir jede unnötige Arbeit vermeiden oder den Plan nach Bedarf anpassen können. Ich sage ihnen: ‚Am ersten Tag können Sie mit mir so viel streiten wie Sie wollen, aber danach erwarte ich, dass wir uns alle an den Plan halten!'“
2. Führen Sie frühzeitige Konzeptüberprüfungen durch
Bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit empfiehlt es sich, die Stakeholder an Bord zu holen, bevor Sie Ihre Ressourcen investieren oder große Anstrengungen unternehmen. Ein guter Weg sind frühzeitige, informelle Konzeptüberprüfungen unter Mitwirkung diverser Stakeholder.
Auf diese Weise gewinnen Sie ein umfassenderes Bild von den erforderlichen Beiträgen jedes Teams sowie ein genaueres Verständnis des Budgets und der Durchführbarkeit Ihres Projekts. Der Austausch von Skizzen, Entwürfen usw. regt kreative, praktische Beiträge der beteiligten Teams an.
Brad Palmer, Mitbegründer der Jostle Corporation, empfiehlt Konzeptüberprüfungen schon vor der Herstellung eines Minimum Viable Product: „Führen Sie informelle ,Konzept-Reviews' durch, sodass die Stakeholder bereits in einer frühen Projektphase an einem Tisch zusammenkommen. Dadurch werden die Anforderungen geklärt, Fallstricke erkannt und Horizonte von Anfang an erweitert. Man neigt dazu, Dinge nur zögerlich zu kritisieren, wenn sie erst einmal fertig und komplett sind.“
3. Widerstehen Sie der Versuchung, alles zu kontrollieren
Als Projektmanager eines funktionsübergreifenden Gemeinschaftsprojekts sollten Sie den Teams genügend Freiraum geben, sich selbst und ihre Arbeit zu organisieren. Sie können Systeme etablieren, die Teams und Mitarbeiter zu Bestleistungen motivieren, statt jede Kleinigkeit von oben anzuordnen.
Tyler Benedict, Gründer und Redakteur von BikeRumor.com, hat einen einzigartigen Tipp für den Umgang mit der ständigen Flut täglicher Produktfreigaben und dem Ruf der Autoren (sowohl intern als auch freiberuflich) nach neuen Aufgaben. Statt dass nur eine Person die Aufträge erteilt, hat er einen allgemeinen „To-Do“ E-Mail-Posteingang eingerichtet, auf den jeder Zugriff hat. Er sagt: „Auf diese Weise können mehrere Redakteure ihre Neuigkeiten einfach an den Posteingang weiterleiten, und alle Autoren haben Zugriff auf neue Schreibideen nach dem Prinzip ,Wer zuerst kommt, mahlt zuerst'. Sie leiten die Arbeit einfach an sich selbst weiter, sobald sie startbereit sind, und löschen sie dann aus dem geteilten Posteingang.“
4. Erstellen Sie Playbooks
Ein Playbook enthält nützliche Informationen zu verschiedenen Aspekten Ihres Projekts. Ihr Projekt-Playbook beinhaltet Prozessabläufe, Standardarbeitsanweisungen, Zeitleisten, Aufgaben-Abhängigkeiten und relevante Informationen für die mitwirkenden Teams. Open-Source-Playbooks sind eine hervorragende Möglichkeit für alle Projektbeteiligten, Wissen weiterzugeben und voneinander zu lernen.
Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bietet Abteilungen oft die Chance, von anderen im Unternehmen zu lernen. Durch das Erstellen und Austauschen von Playbooks für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit lernen Teams neue Fähigkeiten, die vorhandene Kompetenzen ergänzen, in einem von Silodenken geprägten Umfeld aber wahrscheinlich niemals gebraucht wurden.
Für Steven Benson, Gründer und CEO von Badger Maps, liegt der Schlüssel zur Förderung der Zusammenarbeit darin, den Mitarbeitern die Chance zur gegenseitigen Weiterbildung zu bieten. „Diese Strategie funktioniert besonders gut, wenn einige Teammitglieder ähnliche Arbeiten und Aufgaben haben – zum Beispiel in einem Vertriebsteam. Wir haben Google-Präsentationen geteilt, die wir alle gemeinsam bearbeiten und die nach Themen sortiert sind. Wenn jemand eine Frage hat oder eine gute Lösung findet, dann kann er eine Folie zu dem Thema erstellen und wir alle profitieren davon. Weil wir diese Ressourcen nach Aufgabengebiet sortieren, sind sie zudem ein wirklich nützliches Hilfsmittel, um schnell neue Mitarbeiter in das Team zu integrieren.“
Was macht Wrike zu einer guten Lösung für die teamübergreifende Zusammenarbeit?
Mit Wrike ist die teamübergreifende Zusammenarbeit einfach, reibungslos und sicher. Bessere Transparenz, Teamkommunikation, Collaboration-Tools und automatisierte Erinnerungen sind nur einige der Vorteile von Wrike, die Projektmanager von funktionsübergreifenden Teams jeder Größe schätzen. Die Projektmanagement-Software von Wrike hilft Teams, sich problemlos und effizient abzustimmen, zusammenzuarbeiten und Aufgaben auszuführen.
Die Zusammenarbeit über Funktionen hinweg ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen, ob klein oder groß. Allerdings ist sie auch ein wichtiger Schritt für Wachstum, Profitabilität und Innovation. Mit den richtigen Systemen, Tools und Verfahren kann Ihr Unternehmen die funktionsübergreifende Zusammenarbeit ohne die damit verbundenen Nachteile bewältigen. Testen Sie die Software für Teams von Wrike und führen Sie Ihr nächstes funktionsübergreifendes Gemeinschaftsprojekt mit Leichtigkeit und Effizienz durch.
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