Sie und Ihr Team bauen eine umfassende Ressourcenbibliothek für die Website Ihres Unternehmens auf – ein Ort, an dem Menschen auf E-Books, Arbeitsblätter, Leitfäden und andere hilfreiche Materialien zugreifen können.
Es handelt sich um ein großes Projekt mit zahlreichen Aufgaben und Meilensteinen, die Sie bewältigen müssen. Dazu gehören Recherchen und Skizzen, Entwürfe und Designs, Landingpages und Werbemaßnahmen.
Wenn etwas aus davon untergeht oder ein Termin nicht eingehalten wird, wirkt sich dies auf das gesamte Projekt aus.
Sie benötigen eine Möglichkeit, den Projektzeitplan zu überwachen, damit Sie sicherstellen können, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt und Termine eingehalten werden. Hier ist es wichtig zu wissen, wie man ein Gantt-Diagramm für das Projektmanagement verwendet.
Was genau ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das Aufgaben im Verlauf zur Zeit anzeigt. Aufgaben werden durch horizontale Balken dargestellt. Die Länge dieser Balken gibt die Zeit an, die der entsprechenden Aufgabe zugewiesen wurde.
Hier sehen Sie ein Gantt-Diagramm, das die Aufgaben zeigt, die mit der Freigabe eines neuen Produkts verbunden sind:
Wenn Sie sich das Diagramm ansehen, sehen Sie die Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden müssen, wie lange jede Aufgabe dauern sollte, jede Überschneidung zwischen Aufgaben, Aufgabenabhängigkeiten (durch einen Pfeil angezeigt) und sogar, wem die einzelnen Aufgaben zugewiesen sind.
Welche Vorteile bietet ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?
Wahrscheinlich haben Sie schon einmal von Gantt-Diagrammen gehört. Aber halten sie wirklich, was sie versprechen? Was macht diese Diagramme so hilfreich?
Die Abwicklung des Projektmanagements mit einem Gantt-Diagramm bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Zeitliche Feinplanung: Planung stellt für die meisten Projektmanager eine Herausforderung dar, aber ein Gantt-Diagramm gibt Ihnen ein Tool in die Hand, mit dem Sie abschätzen können, wie lange Aufgaben dauern werden und wie Sie mit allen Erwartungen der Stakeholder umgehen können.
- Präzise Aufgabenplanung: Die meisten Projekte erfordern, dass Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Beispielsweise können Sie kein neues Produkt entwerfen, bevor die Anforderungen an das Produkt festgelegt sind. Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu planen und auch alle Abhängigkeiten zu erkennen, die Ihnen und Ihrem Team bewusst sein sollten.
- Verbesserte Effizienz: Die Fähigkeit, Aufgaben auf diese Weise durchdenken und planen zu können, verbessert die Effizienz des Projekts und Ihres Teams, da Sie Hindernisse beseitigen können, die auftreten, wenn Aufgabenabhängigkeiten nicht angemessen kommuniziert oder geplant werden.
- Erhöhte Verantwortlichkeit: Projekte können sich oft wie große Kartenhäuser anfühlen – ein Fehler oder ein versäumter Termin, und das Ganze stürzt zusammen. Ein Gantt-Diagramm als Bezugspunkt für Sie und Ihr Team erhöht die Verantwortlichkeit, da es den Dominoeffekt verdeutlicht, der auftreten kann, wenn auch nur eine einzige Aufgabe zurückbleibt. Schließlich sieht ein Gantt-Diagramm buchstäblich wie eine Reihe von Dominosteinen aus.
Gantt-Diagramme sind nützliche Tools für den Planungsprozess und die Zeitplanung von Projekten; das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Regeln dafür gibt, wie sie genutzt werden sollten. Wie jedes andere Tool haben auch sie ihre Zeit, ihren Platz und entsprechende Anwendungsfälle.
Möchten Sie jetzt gerne wissen, wann Sie diese Art von Diagramm verwenden sollten und wann nicht? Hier beschreiben wir 4 Fehler, die man beim Einsatz von Gantt-Diagramm im Projektmanagement vermeiden muss.
1. Verwenden Sie Ihr Gantt-Diagramm nicht für einen ersten Projektplan
Das Erstellen eines Gantt-Diagramms sollte nicht Ihr erster Schritt bei der Planung eines Projekts sein, da es kein adäquates Tool ist, um alle damit verbundenen Feinheiten zu ermitteln.
Warum? Um ein Gantt-Diagramm effektiv verwenden zu können, müssen Sie bereits folgende Dinge genau verstehen:
- Welche Hauptaufgaben sind mit Ihrem Projekt verbunden?
- Wie lange sollten diese Aufgaben ungefähr dauern?
- In welcher Reihenfolge sollten die Aufgaben generell ablaufen?
Wenn Sie versuchen, Ihr Projekt auf diese Weise aufzuschlüsseln und dabei gleichzeitig ein Gantt-Diagramm aufstellen, laufen Sie Gefahr, eine Aufgabe oder einen Schritt vollständig zu übersehen – und dann müssen Sie das gesamte Diagramm neu machen, sobald Sie erkennen, was übersehen wurde.
Ihr Gantt-Diagramm sollte als visuelle Darstellung der Zeitachse Ihres Projekts behandelt werden und nicht als Hilfe, um überhaupt den besten Ansatz zu finden. Das sollten Sie bereits wissen, bevor Sie mit Ihrem Diagramm beginnen.
2. Verwenden Sie Ihr Gantt-Diagramm nicht zur Ressourcenverwaltung
Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend, um die Zeit anzuzeigen, die ein bestimmtes Projekt (und die damit verbundenen Aufgaben) benötigt; sie eignen sich aber nicht, wenn es darum geht, alle beteiligten Ressourcen aufzuschlüsseln.
Das bedeutet, dass Gantt-Diagramme bei der Ressourcenverwaltung höchst irreführend sein können. Denken Sie daran, dass der Hauptaugenmerk Ihres Gantt-Diagramms darauf liegt, nur den Zeitaufwand und nicht notwendigerweise andere wichtige Einschränkungen wie den Projektumfang und die Gesamtkosten anzuzeigen.
Beispielsweise benötigen Aufgaben, die im Gantt-Diagramm durch kürzere Balken dargestellt werden, weniger Zeit für die Erledigung. Aber diese Aufgaben könnten in Bezug auf zusätzliche Teammitglieder, notwendige Ausrüstungen oder Budget sogar mehr Ressourcen benötigen.
Das wird nicht in Ihrem Gantt-Diagramm abgebildet. Während dieses Tool also für die zeitliche Planung nützlich ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine andere Möglichkeit haben, um Ihre Projektressourcen im Auge zu behalten, sodass diese so effektiv wie möglich genutzt werden können.
3. Erstellen Sie Ihr Gantt-Diagramm nicht manuell
Viele Unternehmen und Projektteams entscheiden sich dafür, ihre Gantt-Diagramme in Excel oder einem anderen Programm zu erstellen, was eine Menge an manuellen Eingaben und Aktualisierungen erfordert.
Das funktioniert, denn am Ende haben Sie ein Gantt-Diagramm, mit dem Sie arbeiten können. Allerdings ist der Prozess nicht nur zeitaufwändig, sondern bedeutet auch, dass sie ein völlig unflexibles Diagramm haben.
Was ist, wenn etwas verändert werden muss? Was ist, wenn eine Aufgabe verschoben werden muss? Was ist, wenn Sie feststellen, dass ein Schritt viel länger dauern wird, als Sie es erwartet hatten?
Das Einzige, was Sie tun können, ist von vorne anzufangen und Ihr gesamtes Diagramm neu zu erstellen, um diese notwendigen Änderungen widerzuspiegeln.
Deshalb ist es besser, nach einer Projektmanagement-Software zu suchen, die Gantt-Diagrammfunktionen beinhaltet (wie Wrikes Gantt-Diagramm-Software). Indem Sie Ihr Diagramm auf einer Plattform wie dieser erstellen, können Sie diese Anpassungen vornehmen und das gesamte Diagramm (einschließlich Zeitleisten und Abhängigkeiten) verschiebt sich und aktualisiert sich automatisch. Das erspart Ihnen Stress und sehr viel Zeit.
4. Meißeln Sie Ihren Projektplan nicht in Stein
Sie meinen, Sie können Ihr Gantt-Diagramm erstellen und sich dann darauf als eine vollständig abgeschlossene, starre Projekt-Zeitleiste beziehen? Da liegen Sie falsch.
Wie bei jedem anderen Projekt oder Projektmanagement-Tool kann Unvorhergesehenes passieren. Sie müssen Änderungen vornehmen und Ihr Diagramm muss aktualisiert werden, während Ihr Projekt voranschreitet und Sie neue Informationen sammeln.
Statt Ihr Gantt-Diagramm als etwas anzusehen, das einmal fertig sein wird, sollten Sie es als lebendige Echtzeit-Darstellung des Fortschritts Ihres Projekts betrachten.
Gerade aus diesem Grund ist es von Vorteil, Ihr Gantt-Diagramm mithilfe einer Projektmanagement-Plattform zu erstellen, statt in Excel oder etwas Ähnlichem. Sie werden viel mehr Flexibilität haben, sich anzupassen, wenn (wie so oft) etwas Unerwartetes dazwischen kommt.
Gantt-Diagramm im Projektmanagement: Eine effektive Möglichkeit, Ihre Projekte zu planen
Wie bei jedem anderen Tool sind Gantt-Diagramme nicht für jeden einzelnen Aspekt des Projektmanagements nützlich. Aber wenn es darum geht, Ihren Gesamtzeitplan für ein Projekt abzubilden (wie im Falle der Markteinführung eines neuen Produkts oder des Aufbaus einer umfassenden Ressourcenbibliothek), sind diese Diagramme eine zuverlässige Möglichkeit, die Reihenfolge der Aufgaben zu planen, Abhängigkeiten zu verstehen und ein Verständnis dafür zu erhalten, wie lange das gesamte Projekt dauern sollte.
Mit einem Online-Gantt-Diagramm können Sie sich proaktiv durch mögliche Verzögerungen oder Engpässe hindurch navigieren und sicherstellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt — ohne unnötigen Stress und Verwirrung. Starten Sie einfach eine kostenlose Testphase und testen Sie es für Ihr nächstes Projekt selbst!
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