Sind Sie Marketing-Manager und führen jeden Tag für all Ihre Kunden die gleiche SEO-Kampagne durch? Oder sind Sie Projektmanager und müssen einen komplexen Arbeitsablauf für eine Produktentwicklung erstellen, der Sie mehrere Stunden kostet? Es gibt doch bestimmt eine einfachere Möglichkeit, diese sich wiederholenden Projekte zu bearbeiten, ohne dabei immer wieder mit dem Kopf auf den Tisch schlagen zu wollen. Ja, die gibt es. Und wir haben sie: Die Lösung, die Ihnen das Leben leichter macht, sind Projektvorlagen.
Projektvorlagen sind eine wunderbare Möglichkeit, Arbeit in Wrike ganz einfach zu vervielfältigen, und sie können in wenigen Minuten eingerichtet werden. Aber halt: Bevor Sie sofort ins Königreich der Vorlagen eintauchen, lassen Sie uns erstmal feststellen, ob Vorlagen wirklich das Richtige für Sie sind.
Wie Sie entscheiden, ob Sie Projektvorlagen verwenden sollten
Schritt 1: Bestimmen Sie die Komplexität des Projekts auf einer Skala von 1-4, wobei 1 für sehr einfach und 4 für sehr komplex steht.
Schritt 2: Bestimmen Sie die Häufigkeit des Projekts auf einer Skala von 1-4, wobei 1 für ein sehr selten aufkommendes und 4 für ein sich ständig wiederholendes Projekt steht. Liegt Ihre Punktzahl in jeder Kategorie bei 3 oder mehr, sollten Sie auf jeden Fall Vorlagen verwenden. Liegt die Häufigkeit bei 3 oder mehr, die Komplexität jedoch bei weniger als 3, dann könnte eine Vorlage für Sie nützlich sein. Liegt Ihre Punktzahl in beiden Kategorien bei 1 oder 2, dann sind Sie besser dran, wenn Sie Aufgaben, Teilaufgaben und benutzerdefinierte Arbeitsabläufe nutzen, um Ihre Arbeit zu organisieren.
Immer noch unsicher? Hier ist eine Liste der typischen Anwendungsfälle für das Erstellen von Vorlagen. Das sind natürlich nur ein paar Beispiele. Wenn Ihre Situation hierbei nicht genannt wird, heißt das nicht, dass die Sache für Sie gelaufen ist. Wenn Sie der Meinung sind, dass Vorlagen Ihnen nützen würden, dann empfehlen wir Ihnen, einfach auszuprobieren, ob sie etwas für Ihr Team sind.
Häufige Anwendungsfälle für das Erstellen von Vorlagen:
- Bestellungen
- Implementierungen
- Werbekampagnen
- Produktentwicklung
- Antragsverfahren (Patentanmeldungen usw.)
- Jegliche sich wiederholenden Projekte bestehend aus mehreren Schritten
Haben Sie beschlossen, dass Sie von jetzt an unbedingt Vorlagen brauchen? Wir helfen Ihnen gerne! Lesen Sie einfach weiter.
Gewusst wie: Erstellen von Projektvorlagen in Wrike
Jetzt, da Sie wissen, dass Sie eine Vorlage brauchen, ist es an der Zeit, tatsächlich eine zu erstellen.
Schritt 1: Erstellen Sie einen Ordner und nennen Sie ihn "Vorlagen". Sie können diesen Ordner unter Ihrem Stammordner erstellen, oder, wenn Sie in Wrike über mehrere Teams aus unterschiedlichen Abteilungen verfügen, dann erstellen Sie diesen Ordner in dem Ordner der jeweiligen Abteilung (erstellen Sie z.B. in Ihrem Marketing-Hauptordner den Ordner Marketing-Vorlagen).
Schritt 2: Erstellen Sie in diesem neuen Vorlagen-Ordner einen Unterordner für ein Projekt, das sich häufig wiederholt. Erstellen Sie nun in diesem Ordner alle Aufgaben, die vom Projektbeginn bis hin zu seiner endgültigen Fertigstellung erledigt werden müssen. Achten Sie darauf, die jeweiligen Aufgabenbeschreibungen so detailreich wie möglich zu gestalten, damit jede Person, die diese Aufgabe zum ersten Mal erhält, genau weiß, was zu tun ist. Wenn Sie mit diesem Schritt fertig sind, sollten für jeden in Ihrem Projekt erforderlichen Schritt Aufgaben vorhanden sein, einschließlich aller relevanten Teilaufgaben.
Schritt 3: Gehen Sie alle Ihre gerade erstellten Aufgaben durch, und legen Sie die passende Dauer für jede Aufgabe fest (z.B. Aufgabe X wird 2 Tage in Anspruch nehmen.). Sie brauchen jetzt noch kein bestimmtes Datum festlegen – das kommt später.
Schritt 4: Bestimmen Sie, ob innerhalb Ihres Projekts irgendwelche Abhängigkeiten vorhanden sind. Können Ihre Aufgaben alle zur gleichen Zeit bearbeitet werden, dann brauchen Sie keine Abhängigkeiten und können zum nächsten Schritt übergehen. Aber wahrscheinlich müssen Ihre Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden, das heißt, dass Sie Abhängigkeiten festlegen müssen.
Weisen Sie hierfür als allererstes jeder Aufgabe das heutige Datum als Termin zu. Wechseln Sie dann in die Zeitleisten-Ansicht. Hier können Sie per Drag & Drop alle Aufgaben neu planen und eventuelle Abhängigkeiten zwischen ihnen erzeugen. Weitere Informationen über das Festlegen von Abhängigkeiten erhalten Sie auf unserer Hilfe-Seite. Wenn alle Aufgaben neu geplant und alle Abhängigkeiten festgelegt sind, sollte Ihre Ansicht in etwa so aussehen:
Schritt 5 (optional): Wenn Sie möchten, können Sie die letzte Aufgabe in Ihrer Vorlage als Meilenstein einrichten, der als feste Deadline für Ihr Projekt dienen wird. Sie können Ihren Aufgaben auch Verantwortliche zuweisen, falls es immer wieder die gleiche Person sein wird, die bestimmte Aufgaben bearbeitet. Das ist jedoch nicht empfehlenswert, denn Sie könnten leicht die Arbeitsauslastung eines Kollegen überstrapazieren, wenn Sie vergessen, die Aufgaben nach Duplizierung der Vorlage neu zuzuweisen.
Schritt 6: Nun, da Sie alle Abhängigkeiten für den Arbeitsablauf Ihrer Vorlage festgelegt haben, besteht der letzte Schritt darin, dass Sie den Status aller Aufgaben auf "Zurückgestellt" setzen. So stellen Sie sicher, dass im Vorlagen-Ordner befindliche Aufgaben nicht mit ihren duplizierten Doppelgängern, die den gleichen Titel tragen, verwechselt werden. Hierzu wechseln Sie einfach zurück zur Listenansicht, wählen alle Aufgaben aus und ändern ihren Status im Menüfeld auf der rechten Seite auf "Zurückgestellt".
Und voilà, Sie haben Ihre erste Projektvorlage in Wrike erstellt!
So starten Sie ein Projekt aus einer Vorlage heraus
Nun, da wir Ihre Vorlage erstellt haben, beschäftigen wir uns doch mal damit, wie Sie sie verwenden können, wenn ein Projekt auf Ihrem Schreibtisch landet.
Schritt 1: Duplizieren Sie die Vorlage. Gehen Sie zu Ihrem Vorlagenordner und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Klicken Sie auf "Duplizieren." Im Dialogfeld sollten Sie angeben, dass Sie die Ordner zusammen mit den Aufgabenbeschreibungen, Verantwortlichen (falls zutreffend) und benutzerdefinierten Feldwerten kopieren möchten. Planen Sie dann das Projekt neu, indem Sie die Termine festlegen. Haben Sie in Ihrer Vorlage einen Meilenstein als Ihre letzte Aufgabe verwendet, dann planen Sie das Enddatum als finales Abschlussdatum des Projekts. Haben Sie keinen Meilenstein verwendet, dann legen Sie das Anfangsdatum auf den Termin fest, an dem Ihr Projekt beginnen soll. Des Weiteren sollten Sie den Ordner umbenennen, und den Namen des Kunden, des Projekts oder der wiederholt durchgeführten Verfahrensweise genau angeben.
Schritt 2: Ziehen Sie die Vorlage in den entsprechenden Ordner. Verschieben Sie diesen Ordner dann dorthin, wo Sie zuvor ähnliche Projekte gespeichert haben (z.B. eine duplizierte Marketingkampagne sollte im Ordner für aktive Kampagnen platziert sein).
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben zu. Gehen Sie jede Aufgabe in der Vorlage durch und weisen Sie sie Teammitgliedern zu, die freie Kapazitäten für die Erledigung der Aufgaben haben. Die Arbeitsauslastungs-Ansicht ist hierfür wunderbar geeignet, da Sie dort schnell und einfach erkennen, wer für ein weiteres Projekt zur Verfügung steht und wer bereits ausgelastet ist.
Und das war's! Gehen Sie diese Verfahrensweise Schritt für Schritt für alle sich wiederholenden Projekte durch - das ganz ohne Nervenzusammenbruch!
Haben Sie weitere Fragen dazu, wie Sie Projektvorlagen in Wrike erstellen können? Stellen Sie uns Ihre Fragen im Kommentarbereich oder schicken Sie uns eine E-Mail an [email protected] – wir sind für Sie da!
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