Während Unternehmen weltweit immer mehr expandieren und global verteilte Teams zur Norm werden, ist gute Zusammenarbeit entscheidend für den Erfolg geworden. Manager und Mitarbeiter verbringen 50% mehr Zeit mit kollaborativen Aktivitäten. Als Reaktion auf diese Trends beeilen sich Organisationen, um so viele kollaborative Tools wie möglich einzusetzen. Obwohl viele dieser Tools Unternehmen dabei geholfen haben, besser zu arbeiten, nehmen die Vorteile zunehmend ab.
Falsche Tools für die Arbeit
Die Verbreitung von Tools hat nicht nur zu einer Verlangsamung der Arbeitsleistung geführt — sie hat sie fast zum Stillstand gebracht. In einer Umfrage unter 5000 Arbeitnehmern in 22 globalen Unternehmen sagten weniger als 44%, dass sie wüssten, wo sie die für ihre tägliche Arbeit erforderlichen Informationen finden können. Durchschnittliche Unternehmen setzen heute mehr als 900 Cloud-Anwendungen ein, um Ihre Abläufe zu verwalten, und laut Symantec sagen 59% der Mitarbeiter, dass die Anzahl an Tools, mit denen sie arbeiten, im letzten Jahr gewachsen ist. 68% der Mitarbeiter schalten zehnmal pro Stunde oder mehr zwischen ihren Apps hin und her und verschwenden eine volle Stunde pro Tag beim App-Wechsel.
In dem Bemühen, Kosten zu senken oder Probleme durch Veränderungen zu verringern, versuchen Unternehmen, ineffiziente Tools und Systeme beizubehalten, auch wenn bessere Optionen zur Verfügung stehen. Mit eigenen Zusatzfunktionen, Patches oder anderen Sofortlösungen erweitern sie bestehende Lösungen oder setzen Vorhandenes anders ein. Es müssen aufwändige und starre Prozesse geschaffen werden, damit fragmentierte Systeme korrekt funktionieren. Diese Ad-hoc-Lösungen können so komplex werden, dass es fast unmöglich wird, einzelne Teile zu aktualisieren oder auszutauschen, ohne den Zusammenbruch des gesamten Systems zu riskieren. Was einst Teams in die Lage versetzen sollte, effektiver zusammenzuarbeiten, kann leicht dazu führen, die Dynamik und Innovation zu verlangsamen.
Im heutigen Umfeld ist langsames Handeln mehr als nur ein Nachteil — es ist eine ernsthafte Bedrohung, die Ihr Unternehmen zerstören kann. Wir haben sechs der häufigsten Bedrohungen zusammengestellt, denen Unternehmen aufgrund ineffizienter Tools und Prozesse ausgesetzt sind, zusammen mit gezielten Möglichkeiten, sie auf der Grundlage unserer Erfahrung mit über 19.000 führenden Unternehmen weltweit zu beheben.
Die 6 größten Bedrohungen durch ineffiziente Tools und Prozesse und wie man sie behebt
1. Datensilos
Wenn verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens Kunden- oder Unternehmensdaten in mehreren Anwendungen oder Datenbanken verwalten, sind Probleme unvermeidlich. Da Änderungen in einem System oder einer Datenbank nicht automatisch auf das andere übertragen werden, entstehen mehrere Versionen desselben Accounts oder derselben Datei, ohne klaren Hinweis darauf, welche Version am aktuellsten ist. Menschliches Versagen kommt häufig vor, wenn Teams versuchen, über fragmentierte Systeme hinweg zusammenzuarbeiten. Mit der im Laufe der Zeit zunehmenden Datenmenge summieren sich die Probleme, die durch Datensilos entstehen.
Wie das Problem behoben wird:
- Eine Single Source of Truth implementieren: Stellen Sie alle Aufgaben, Aktualisierungen und Kommunikation rund um die Arbeit an einem einzigen Ort bereit – dadurch werden Fehlkommunikationen drastisch verringert und jeder hat mehr Klarheit darüber, was erreicht wird. Cloudbasierte Lösungen verhindern, dass Teams mit veralteten Daten arbeiten oder Probleme bei der Versionskontrolle von Dateien entstehen.
- Flexible Arbeitsmanagement-Lösungen verwenden: Ermitteln Sie, wofür die Mitarbeiter bzw. Teams die unterschiedlichen Tools benötigen. Versteht man die Bedürfnisse der einzelnen Personen und Teams sowie die Art der Arbeit, die Sie erledigen, dann kann man die Lösung wählen, die für alle am besten funktioniert. Beispielsweise bietet Wrike 9 verschiedene Ansichten, sodass jedes Team diejenige finden kann, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
- Automatisierung und APIs einsetzen, um Systeme zu verbinden: Durch Integrationen können Sie möglichst viele Ihrer vorhandenen Tools miteinander verknüpfen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen und gleichzeitig jedem die Möglichkeit zu geben, die jeweiligen Apps zu verwenden. Eine flexible API kann Ihrer Organisation helfen, Tools für sehr spezielle Anwendungen anzupassen, um einen zusätzlichen Wertgewinn zu erzielen. Automatisierung kann verwendet werden, um die manuelle Eingabe von Daten zu reduzieren oder zu eliminieren und Daten zwischen Systemen zu verschieben.
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2. Informationslücken
Wenn Führungskräfte relevante Erkenntnisse zur Hand haben, sind sie in der Lage, viel wirkungsvollere Entscheidungen zu treffen. Auf dem Schlachtfeld wird ein Mangel an Situationsbewusstsein als „Nebel des Krieges“ bezeichnet. Ineffiziente Tools und Prozesse schaffen Sichtbarkeitslücken, die es der Unternehmensführung erschweren, Hindernisse zu erkennen, Aktivitäten zu priorisieren und Fortschritte zu bewerten.
Wie das Problem behoben wird:
- Eine Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement einführen: Kollaborative Arbeitsmanagement-Tools bringen Mitarbeiter über Teams und Entfernungen auf eine Linie, verbessern die Qualität und Konsistenz der Arbeit, vermeiden Missverständnisse und Zeitverschwendung und sorgen für mehr Transparenz für alle.
- Dashboards und benutzerdefinierte Status verwenden, um den Fortschritt zu überwachen: Es ist wichtig, dass das gesamte Team sehen kann, wie Projekte voranschreiten und wie die Organisation sich den Zielen zubewegt. Benutzerdefinierte Status sorgen für mehr Klarheit darüber, was erledigt wurde. Geteilte Dashboards sind eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand über ein Projekt und über die nächsten Schritte informiert zu halten.
- Berichte nutzen, um der Führungsebene schnell einen Überblick zu geben: Nutzen Sie automatisierte Bericht anstatt stundenlang Daten zu sammeln und Zahlen zu verarbeiten, um schnell alle Arbeitsstatus und Fortschritte in einem leicht verdaulichen Format zu visualisieren. Das gibt der Unternehmensführung die Transparenz und Einsicht, die erforderlich ist, um wirkungsvollere und strategischere Entscheidungen zu treffen.
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3. Doppelte Arbeit
Wenn Teile des Unternehmens neue Entdeckungen oder Erkenntnisse machen, ohne eine Möglichkeit zu haben, sie dem Rest des Unternehmens zu vermitteln, kommt es häufig vor, dass Arbeit doppelt gemacht wird. Neben der Verschwendung von Zeit und Ressourcen kann doppelte Arbeit dazu führen, dass Verwirrung im Team herrscht und das Verständnis für die Wichtigkeit des Prozesses verloren geht. Internationale Unternehmen, deren Teams geografisch getrennt sind oder kulturelle oder sprachliche Unterschiede aufweisen, sind besonders anfällig für dieses Problem.
Wie das Problem behoben wird:
- Interne Kommunikation verbessern: Meetings sollten nicht für Status-Updates verwendet werden — dafür ist Ihre Projektmanagement-Plattform vorgesehen. Meetings sollten stattdessen verwendet werden, um Punkte zu besprechen, die weitere Diskussion oder Untersuchung bedürfen: etwa die strategische Ausrichtung, Probleme die besprochen oder untersucht werden sollten, Verbesserung von Prozessen oder der zu erbringenden Leistungen, systemische Fragen die sich auf mehrere Teammitglieder auswirken sowie alle neuen Dinge, die dem Unternehmen insgesamt zugute kommen würden.
- Sicherstellen, dass die Aufgabenverantwortlichen eindeutig identifiziert sind: Zu Beginn eines Projekts, sollte jedem klar sein, wer der Entscheidungsträger ist, wer der Freigabeverantwortliche, wer der Stakeholder usw. Richten Sie bei sich wiederholenden Aufgaben Freigabe- und Kommunikationsabläufe ein, die den Arbeitsablauf verstärken.
- Erkenntnisse teilen: Schaffen Sie Möglichkeiten für Teams, ihre Erkenntnisse nicht nur untereinander, sondern abteilungsübergreifend auszutauschen.
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4. Interne Streitereien
Ohne Transparenz oder Rechenschaftspflicht kann es dazu kommen, dass Teams Ihre Daten vor dem Zugriff anderer schützen wollen. Die vorher erwähnten Datensilos führen dazu, dass Teams um Ressourcen und Leistung miteinander konkurrieren, anstatt sich auf die Bereitstellung eines einheitlichen Kundenerlebnisses zu konzentrieren. Die Inkonsistenzen, die diese internen Streitereien verursachen, führen zu einem Verlust der Glaubwürdigkeit dem Vertrauen zur Marke und schaffen ein negatives Arbeitsumfeld.
Wie das Problem behoben wird:
- Ziele und gemeinsame OKRs miteinander verschachteln: Man beginnt mit dem übergreifenden Ziel des Unternehmens und verschachtelt darunter die Ziele der jeweiligen Abteilungen. Darunter führt man die Ziele der einzelnen Teams auf und schließlich geht man sich auf die individuellen Ziele ein. Diese verschachtelte Struktur gibt jedem Mitarbeiter und jedem Team die Möglichkeit zu sehen, wie sich ihre Arbeit auf das große Ganze auswirkt.
- Sichtbarkeit verbessern: Wenn diese verschachtelten Ziele jedem in der Organisation bekannt sind, wird das, was wirklich erreicht wird, transparent, und ein Sinn für echte Zusammenarbeit wird gefördert. Zu sehen, wie die Arbeit jedes Einzelnen mit dem Ganzen verbunden ist, verleiht der Arbeit einen Sinn und spornt alle an, im Einklang miteinander zu arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
- Das Management zur Zusammenarbeit bringen: Forbes führt „konfliktgeladene Führung“ als Ursache Nummer eins an, warum Silos existieren. Manager und Führungskräfte sollten den Ton angeben, um Silos aufzubrechen, Informationen auszutauschen und effektiv zusammenzuarbeiten.
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5. Blockaden und Engpässe
Die meisten Unternehmen sind in der Lage, schnell zu handeln, wenn sie sich für eine neue Taktik oder Strategie entscheiden. Probleme treten dann auf, wenn eine geeignete Lösung oder ein geeignetes Verfahren gefunden wird, da dieser Prozess festgenagelt und optimiert wird und man die Suche nach Alternativen aufgibt. Im Laufe der Zeit kann der Prozess oder die Lösung an Effektivität verlieren und sogar Blockaden schaffen. Aufgrund mangelnder Transparenz sind sich die Unternehmen dieser Engpässe möglicherweise gar nicht bewusst. Selbst wenn sie sie entdecken, kann ein Mangel an Kommunikation oder Rechenschaftspflicht verhindern, dass die Situation auf wirksame Weise behoben wird.
Wie das Problem behoben wird:
- Überprüfen Sie Ihre Prozesse: Bewerten Sie Ihre Prozesse regelmäßig als Team, um ihre Effizienz zu gewährleisten und regen Sie Ihr Team zur Erforschung neuer Tools und Methoden in regelmäßigen Abständen an. Wenn ein Prozess entworfen wird und jeder im Team jede Komponente und wie diese zusammenpassen versteht, können sie beginnen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- Entwickeln Sie ein Growth Mindset: Ein Growth Mindset kann Ihrem Team helfen, Misserfolge zu akzeptieren und angesichts von Rückschlägen zu bestehen. Menschen mit einem Growth Mindset glauben, dass ihre Talente entwickelt und neue Fähigkeiten erlernt werden können. Nicht jeder wird mit einem Growth Mindset geboren, aber man kann es erlernen. Wenn ein ganzes Unternehmen diese Denkweise annimmt, gibt es nur wenig, was dieses Unternehmen davon abhalten kann, seine Ziele zu erreichen. Eventuelle Hindernisse werden als vorübergehend angesehen und Lösungen können gefunden werden.
- Divergentes Denken kultivieren: Divergentes Denken konzentriert sich darauf, sich Problemen zu stellen, Möglichkeiten zu erkunden und Perspektiven zu erweitern. Eine gesunde Mischung aus divergenten und konvergenten Denkern in Ihrem Team kann Ihr Unternehmen zu Experimenten und Innovationen bewegen.
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6. Technischer Aufwand
Sobald ein Unternehmen mehr Funktionalität benötigt, werden neue Tools, Geräte und Prozesse hinzugefügt. Obwohl dies kurzfristig funktional und notwendig sein mag, fügt man dadurch aber auch Komplexität hinzu, die das Potenzial hat, zu einem Risiko und einer Schwäche zu werden. Jede übermäßig spezialisierte Lösung, die ein Unternehmen übernimmt, erhöht den „technischen Aufwand“ und die Kosten, die erforderlich sein werden, um ein System aufzurüsten oder zu aktualisieren. Wenn die Anbieter dieser Lösungen ihre Software nur langsam aktualisieren, werden Unternehmen aufgrund des Eigengewichts daran gehindert, sich weiterzuentwickeln.
Wie das Problem behoben wird:
- Nehmen Sie eine Lösung an, die sowohl vertikal als auch horizontal funktioniert: Unternehmen müssen nicht mehr wählen zwischen flachen Collaboration-Tools, die bereichsübergreifend horizontal funktionieren, oder spezialisierten vertikalen Lösungen, durch die Teams isoliert werden. Enterprise Collaboration-Tools wurden entwickelt, um eine größere Breite und Tiefe der Kommunikationsfunktionalität mit Funktionen wie Dashboards und Reporting bereitzustellen, während Arbeitsabläufe über APIs und Integrationen mit funktionsspezifischen Tools verbunden werden. Die Auswahl einer flexiblen Lösung, die mehrere Apps ersetzen und verbinden kann, ist der effizienteste Weg, um den technischen Aufwand zu reduzieren.
- Automatisierte Datenströme: Die Eingabe von Daten in eine Arbeitsmanagement-Lösung kann von beschäftigten Teams als lästige Pflicht und Zeitverschwendung empfunden werden. Durch den Einsatz von Vorlagen wird der Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung wiederholbarer Aufgaben und Projekte drastisch reduziert. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe so weit wie möglich, sodass sich Ihr Team besser auf ertragreiche Arbeit konzentrieren kann. Anfrageformulare sind eine gute Möglichkeit, der Arbeitsannahme Konsistenz zu verleihen, sodass Ihrem Team erspart wird, nach wichtigen Details suchen zu müssen, was zu Projektverzögerungen führen würde.
- Nutzen Sie APIs, um alle anderen Apps zu verbinden: Ihr kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool sollte Ordnung in das Chaos bringen, indem es als Single Source of Truth dient. Integrieren Sie so viele Ihrer vorhandenen Tools wie möglich, um die Transparenz zu steigern und gleichzeitig den Menschen die Möglichkeit zu geben, mit den Apps zu arbeiten, die Ihnen am besten gefallen. Eine flexible API kann Ihrem Unternehmen helfen, Tools für sehr spezielle Anwendungen anzupassen, sodass ein größerer Wertgewinn erzielt werden kann.
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