Eine der größten Herausforderungen eines Projektmanagers besteht darin, eine Möglichkeit zu finden, mit der er die Fortschritte seiner Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Aufgaben kontrollieren kann, ohne zum Micromanager zu werden oder sich unnötig einzumischen. Wer kann schon bestmögliche Arbeit leisten, wenn man das Gefühl hat, dass der Vorgesetzte einem ständig über die Schulter schaut? Hat ein Unternehmen andererseits keinen Überblick darüber, womit Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, kann es von größeren Rückschlägen oder Verzögerungen völlig überrascht werden.
In vielen Unternehmen sind Zeiterfassungs-Apps zu einem unentbehrlichen Hilfsmittel geworden, da sie Führungskräften wichtige Informationen bieten, dank derer sie alltägliche Aufgaben reibungsloser gestalten und Teams auf dem direkten Weg in Richtung größerer Ziele halten können. Mit einer einfachen App, die auf das Mobilgerät oder den PC aller Mitarbeiter heruntergeladen wird, ist es möglich, Team-Richtlinien durchzusetzen und gleichzeitig große Mengen an Daten zu sammeln, die Ihnen zu einer besseren Planung und fundierteren Entscheidungen verhelfen können. Haben Sie Interesse daran, Ihr Projektmanagement durch Zeiterfassung zu verbessern? Dann erstellen Sie als erstes einen Plan, wie Sie diese Tools verwenden möchten, um die Leistung Ihres Teams zu steigern.
Die richtige Zeiterfassungs-App auswählen
Es gibt ein breites Angebot an Zeiterfassungs-Software für Plattformen wie Android, Mac und iPhone, zum Teil sogar kostenlos herunterladbar. Teamleiter müssen sich darüber klar werden, welche der Lösungen ihren Bedürfnisse entspricht. Machen Sie eine detaillierte Aufstellung, welche Funktionen die App enthalten muss, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es gibt eine Vielzahl üblicher Einsatzmöglichkeiten, einschließlich folgender:
- Unternehmen können Zeiterfassungs-Apps nutzen, um die in Rechnung zu stellenden Stunden für Auftraggeber, Freiberufler oder stundenweise bezahlte Mitarbeiter zu protokollieren.
- Mitarbeiter können für die Nutzung ihrer Arbeitszeit zur Rechenschaft gezogen werden, wenn sie protokollieren, wie lange sie sich mit jeder Aufgabe aufhalten.
- Teamleiter können genaue Reports darüber erstellen, wie die Teammitglieder ihre Arbeitsstunden verbringen.
Es gibt viele verschiedene Optionen. Die besten Zeiterfassungs-Apps sind jedoch solche, die in eine umfassende Lösung für Team-Zusammenarbeit integriert sind - wie Wrike. Auf diese Weise sind Teamleiter viel besser in der Lage, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte zu überwachen, während alle Teammitglieder auf einfache Weise kommunizieren und Dokumente in Echtzeit miteinander teilen können.
Einblicke erhalten und Verbesserungen vornehmen
Daten aus Zeiterfassungs-Apps offenbaren möglicherweise dringende Problempunkte zu Mitarbeitern und Ressourcen, die in ein Projekt involviert sind. Das Ausfüllen einer Zeiterfassungs-Vorlage für ein Projekt kann Ihnen rechtzeitig Einblicke geben, warum ein Team die zeitlichen Erwartungen nicht erfüllt. Eine Anwesenheitserfassung könnte zum Beispiel ergeben, dass Mitarbeiter so oft krank gemeldet waren, dass dies Auswirkungen auf das Erreichen der Projektziele hat.
Teamleiter, die Zeiterfassungs-Apps verwenden, dürfen nicht darauf aus sein, jeden kleinsten Fehler zu finden. Es ist ganz normal, dass Mitarbeiter gelegentlich kurz abgelenkt sind oder Pausen machen. Andererseits wird Ihnen eine Überprüfung der Daten wahrscheinlich Möglichkeiten aufzeigen, wie Mitarbeiter ihre Tage besser organisieren können, indem Sie zum Beispiel einschränken, wie viel Zeit sie mit der Beantwortung von E-Mails oder Fragen von Kollegen verbringen. Die erfassten Zahlen können auch auf Bereiche hinweisen, in denen fehlende Effizienz zu einem ernsten Problem geworden ist, das umgehend behoben werden muss.
Klare Richtlinien und Ziele festlegen
Die Einführung einer Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter ist nur von Erfolg gekrönt, wenn der Projektmanager das gesamte Team mit ins Boot holt. Das beginnt bereits damit, dass Sie klar und deutlich erläutern, in welcher Weise Sie die Zeit erfassen möchten, die für Projekte und andere Aufgaben aufgewendet wird, und wie Sie sich diese Informationen zu Nutze machen werden. Offen und ehrlich Richtlinien festzulegen, welche Zeit erfasst werden soll, ist ein großer Schritt in Richtung Aufrechterhaltung der Arbeitsmoral, genauso wie das in Aussicht stellen von Leistungsanreizen für die Mitwirkung an Teamzielen.
Wenn Sie konkrete Ziele setzen und daran festhalten, spielt die Projekt-Zeiterfassung eine wichtige Rolle dabei, Mitarbeiter zu motivieren und zielorientiert zu halten. Entscheiden Sie sich, welche Aspekte der individuellen Leistung und der Team-Leistung Sie verbessern möchten, und behalten Sie im Hinterkopf, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Methode hat, wie er an seine Arbeitsauslastung herantritt. Viele Faktoren spielen bei der Produktivität eine Rolle und Sie müssen möglicherweise noch weitere Daten sammeln, bevor Sie Änderungen vornehmen, die auf erfolgreichere, rentablere Projekte hinauslaufen.
Zeiterfassung könnte der erste Schritt in Richtung besserer Ergebnisse für Ihr Team sein. Hand in Hand mit einer sorgfältigen Planung der Meilensteine, Lieferergebnisse und langfristigen Ziele unterstützen Zeiterfassungs-Apps die Produktivität des gesamten Teams. Mit Einsichten in die Faktoren, die bestimmen, ob ein Projekt pünktlich abgeschlossen werden kann und im Rahmen des Budgets bleibt, können Teamleiter fundierte Entscheidungen treffen und ihre Mitarbeiter motivieren.
Quellen: Inc.com, TheNextWeb.com, Entrepreneur.com, CIO.com, HBR.org
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