Egal, ob dieses Gebiet ganz neu für Sie ist oder Sie schon eine Weile dabei sind: Es ist nie eine gute Idee, sich auf seinen Lorbeeren auszuruhen. Bestimmt möchten Sie sich weiterentwickeln und ein noch besserer Projektmanager werden.
Aber wie? Die Stärkung einiger grundlegender Kompetenzen wäre ein guter Anfang.
Das trifft sich gut! In diesem Beitrag beschreiben wir mehrere technische Kompetenzen und Soft Skills, die Projektmanager benötigen, und geben praktische Tipps zur Entwicklung Ihrer Fähigkeiten. Bereit für den Start? Legen wir los!
5 technische Kompetenzen für Projektmanager (und wie Sie sie verbessern)
Ein Projektmanager benötigt verschiedenste Fähigkeiten, aber wie bei vielen Berufen sind technische Kompetenzen die Grundvoraussetzung für den Erfolg.
Wichtig ist, dass sich Projektmanager neben den technischen Kompetenzen, die wir beschreiben, auch zumindest grundlegende Fachkenntnisse zu der Branche aneignen, in der sie Projekte managen.
Das heißt, dass sich Marketing-Projektmanager mit Marketingkonzepten vertraut machen sollten und Manager von Bauprojekten Kenntnisse zum Bauwesen brauchen.
Zusätzlich zu diesen Branchenkenntnissen sollten Projektmanager die folgenden Kompetenzen aufweisen und kontinuierlich verbessern:
1. Zeitleistenplanung
Projektmanager legen die Zeitleiste von Projekten fest und sind für die Planung von Meilensteinen und Terminen verantwortlich.
Damit sie dies effektiv tun können, müssen sie die typischen Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen kennen und die Abhängigkeiten von Aufgaben und Ressourcen verstehen.
Außerdem ist es hilfreich, wenn sie einige häufig angewandte Planungskonzepte für das Projektmanagement wie die Methode des kritischen Pfades kennen, die es viel einfacher machen, realistische Projektkalender zu erstellen.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Ein altes Sprichwort besagt: Übung macht den Meister. Krempeln Sie also Ihre Ärmel hoch und beginnen Sie, Zeitleisten für Projekte zu planen (selbst für Ihre persönlichen Projekte). Überprüfen Sie dann nach Abschluss der Projekte, wie präzise Ihr Kalender war, und ermitteln Sie, wo Sie sich verbessern können.
Beachten Sie, dass Sie zwar für den Projektkalender verantwortlich sind, ihn aber nicht ganz allein erstellen müssen. Fragen Sie Teammitglieder, wie lange die Erledigung bestimmter Aufgaben ihrer Ansicht nach dauert (besonders wenn Sie diese Aufgaben noch nie selbst übernommen haben). Dadurch können Sie realistischer einschätzen, wie viel Zeit Sie einplanen müssen.
Stellen Sie darüber hinaus auch selbstständig Recherchen zu beliebten Planungskonzepten an (wir möchten hier noch einmal auf die Methode des kritischen Pfades hinweisen!), damit Sie wissen, wie Sie diese Tools und Best Practices anwenden.
2. Planung des Projektbudgets
Projektmanager müssen Projekte nicht nur zeitgerecht abschließen, sondern auch budgetgerecht (oder unter Budget).
Dazu müssen Sie zwar kein Finanzexperte sein, aber Sie müssen sich mit der grundlegenden Budget- und Finanzplanung auskennen, um zu gewährleisten, dass Sie genügend Mittel für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts zuweisen.
Laut der Umfrage „Pulse of the Profession 2017“ des Project Management Institute zählte die unzureichende Finanzierung zu den Faktoren, die für das Scheitern von Projekten verantwortlich waren.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Die Grundvoraussetzung für eine präzise Budgetplanung ist, dass Sie den Projektumfang genau verstehen. Es ist wichtig, diesen Schritt nicht zu überspringen und genug Zeit, Energie und Recherchearbeit zu investieren, um herauszufinden, was ein Projekt alles umfasst.
Sie können auch viel aus vergangenen Fehlern lernen. Evaluieren Sie deshalb frühere Projekte, um zu ermitteln, wo Sie ein zu hohes oder ein zu niedriges Budget eingeplant haben. Planen Sie zudem immer Reserven ein, damit Sie auf Überraschungen vorbereitet sind. Dann werfen Sie unerwartete Ereignisse nicht aus der Bahn und Sie bleiben unter Budget, wenn alles gut läuft.
3. Datenanalyse und Reporting
Eine weitere zentrale Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, Fortschritte und Leistung zu kontrollieren und das Projektteam, die Endkunden und andere Stakeholder darüber zu informieren.
Dies kann eine ganz besondere Herausforderung darstellen. Projektmanager müssen kreativ sein, aber auch analytisch vorgehen, um wichtige Daten zusammenstellen, auswerten und präsentieren zu können.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Falls dieses Konzept völlig neu für Sie ist, absolvieren Sie einen Online-Kurs oder lesen Sie eine Einführung in die Datenanalyse. Skillshare bietet viele Datenanalyse-Kurse zu unterschiedlichen Tools.
Doch selbst mit grundlegenden Kenntnissen kann die Datenanalyse einschüchternd sein. Scheuen Sie sich nicht vor dieser Aufgabe – üben Sie so viel wie möglich mit den bereits vorhandenen Projekten. Experimentieren Sie mit unterschiedlichen Datenfiltern und Berichtansichten, um neue Trends oder Themen zu entdecken, und vergessen Sie nicht, Vergleiche mit der Vorwoche, dem Vormonat und dem Vorjahr anzustellen.
Außerdem kann es hilfreich sein, vorhandene Fragen zum Projekt als Ausgangspunkt für die Analyse zu verwenden und sie dann mithilfe der Daten zu beantworten. Dadurch können Sie Ihre Analyse und Ihr Reporting besser auf die wichtigsten Informationen und die besten Präsentationsmöglichkeiten ausrichten (es stehen zahlreiche unterschiedliche Diagramme und Anschauungsmaterialien zur Auswahl!) und nennen nicht nur eine Zahl nach der anderen.
4. Organisation von Meetings
Von Kickoff-Meetings über Status-Updates bis zu Abschlussbesprechungen – ein Projektmanager muss verschiedenste Meetings organisieren.
Wir alle haben genug schlechte Meetings erlebt (erschreckende 37 % der Meetings werden als unproduktiv eingeschätzt), um zu wissen, dass die Koordination eines erfolgreichen Gesprächs eine ganz besondere Fähigkeit ist.
Deshalb müssen Projektmanager in der Lage sein, produktive Meetings zu planen und abzuhalten, die keine frustrierende Verschwendung wertvoller Arbeitsstunden darstellen.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Wenn Sie Meetings bisher ohne eine Agenda abgehalten haben, ist es an der Zeit, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Sie sollten immer eine Agenda vorbereiten und sich darauf beziehen, selbst wenn Sie eine kurze, unkomplizierte Besprechung erwarten. Ihnen fällt nichts ein, das Sie auf die Agenda setzen könnten? Dann ist das Meeting wahrscheinlich eine reine Formsache und gar nicht notwendig.
Wenn Sie an Meetings teilnehmen, machen Sie sich Notizen zu den positiven und negativen Aspekten, damit Sie daraus lernen und Ihre eigenen Besprechungen verbessern können. Nach Ihren Meetings sollten Sie zudem mit einer kurzen Umfrage oder einem kurzen, offenen Gespräch Feedback von Ihrem Team einholen. So erfahren Sie, wo Verbesserungsbedarf besteht.
Vergessen Sie nicht, dass ein Meeting noch nicht vorbei ist, wenn alle den Besprechungsraum oder Video-Chat verlassen haben. Versenden Sie eine kurze Zusammenfassung und eine Liste von nächsten Schritten oder Deadlines, damit jeder auf dem gleichen Stand ist.
5. Projektmanagement-Tools und -Ressourcen
Projektmanager müssen sich mit einer Vielzahl von Plattformen und Ressourcen vertraut machen – von kollaborativer Arbeitsmanagement-Software bis zu Analytik-Tools. Welche Tools Sie genau nutzen müssen, hängt jedoch vom jeweiligen Unternehmen ab.
Die gute Nachricht? Sie machen Ihre Arbeit viel einfacher.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Die meisten digitalen Tools und Plattformen bieten detaillierte Tutorials, Einführungen oder Schulungen für Nutzer. Machen Sie davon Gebrauch!
Sobald Sie diese Ressourcen durchgegangen sind, können Sie Testprojekte erstellen und die Software mit ihren Funktionen ausprobieren, um sich damit vertraut zu machen, bevor Sie sie für Ihre realen Projekte verwenden.
Sie sind bereit? Starten Sie eine kostenlose Testphase mit Wrike und sehen Sie selbst, wie Wrike Ihrem Team helfen kann.
5 Soft Skills von Projektmanagern (und wie Sie sie verbessern können)
Sie denken, Soft Skills sind nur Worthülsen, mit denen man den Lebenslauf aufhübscht? Falsch gedacht! Diese Kompetenzen sind wirklich wichtig. Das gilt besonders für das Projektmanagement, das so stark auf Soft Skills aufbaut.
Immerhin ergab eine Wonderlic-Studie 2016, dass Soft Skills für 93 % der Arbeitgeber ein „unerlässlicher“ oder „sehr wichtiger“ Faktor bei Neueinstellungen sind.
Auf welche Soft Skills sollten Sie sich konzentrieren? Die folgenden fünf sind für erfolgreiche Projektmanager unabdingbar:
1. Zusammenarbeit
An Projekten arbeiten Sie nicht alleine. Vielmehr managen Sie ein Projektteam mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und Persönlichkeitstypen. Für den Erfolg Ihres Projekts müssen Sie nicht nur mit den einzelnen Teammitgliedern zusammenarbeiten, sondern auch gewährleisten, dass alle gut miteinander kooperieren.
Das ist eine kritische Aufgabe. 97 % der Mitarbeiter und Führungskräfte sind der Meinung, dass sich eine mangelhafte Abstimmung im Team negativ auf das Resultat einer Aufgabe oder eines Projekts auswirkt.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Ermuntern Sie alle Teammitglieder, einen Persönlichkeitstest zu machen (wie DiSC-Test, StrengthsFinder oder Myers-Briggs-Typenindikator), damit jeder besser versteht, wie die anderen ticken.
Sie sollten Ihre Teammitglieder zudem fragen, mit welchen Herausforderungen und Frustrationen sie bei der Zusammenarbeit häufig konfrontiert sind und wie sich diese überwinden lassen. Unterschätzen Sie auch nicht, wie wirkungsvoll ein Echtzeit-Collaboration-Tool die Transparenz steigern und die Zusammenarbeit optimieren kann.
2. Kommunikation
Sie haben zwar ein ganzes Projektteam, das zusammenarbeitet, aber Sie geben die Richtung vor. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Projektziele, Umfang, Erwartungen, Fristen und vieles mehr klar zu kommunizieren.
Das bedeutet, dass die – mündliche und schriftliche – Kommunikation für Projektmanager eine große Bedeutung hat. Sie brauchen Beweise? In einer Studie des Project Management Institute (PMI) über Fähigkeiten und Kompetenzen von Projektmanagern wurde die mündliche Kommunikation als eine der wichtigsten fünf Kompetenzen eingestuft.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Sie können am besten lernen, mit den unterschiedlichsten Menschen zu kommunizieren, indem Sie sich neuen Situationen aussetzen. Setzen Sie sich beim Mittagessen neben eine Person, mit der Sie normalerweise nicht sprechen, oder nehmen Sie an einem Meeting teil, das Sie für gewöhnlich auslassen.
Wenn etwas unklar ist, dann sollten Sie nicht einfach nur lächeln und nicken. Stellen Sie Fragen zu Dingen, die Sie nicht verstehen, und wiederholen Sie dann, was Sie gehört haben, um Ihr Verständnis zu bestätigen.
Denken Sie daran, dass Kommunikation zur Hälfte auf Zuhören aufbaut. Stellen Sie sicher, dass Sie alles, was Ihnen die Mitglieder Ihres Projektteams sagen, wirklich hören, aufnehmen und überdenken, und warten Sie nicht nur darauf, dass Sie endlich antworten können.
3. Organisieren
Um Projekte auf Kurs zu halten, müssen Projektmanager gut organisierte und gewissenhafte Zeitmanager sein.
Andernfalls verschwenden sie viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen und Ressourcen – und die Gefahr, dass geplante Fristen versäumt werden, ist deutlich größer.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Es kostet viel Zeit und Energie, das Rad immer wieder neu zu erfinden. Erstellen Sie also Vorlagen, Verfahren und Standard-Arbeitsabläufe, die Sie zu Beginn jedes neuen Projekts erneut verwenden können (falls Sie dies bisher noch nicht getan haben).
Außerdem sollten Sie jede Woche etwas Zeit einplanen, um organisatorische Aufgaben zu erledigen, die ansonsten immer wieder aufgeschoben werden, während Sie sich um die unvermeidlichen Krisen kümmern.
Und nicht zuletzt: Finden Sie eine Projektmanagement-Software, die sich für Sie und Ihr Team eignet. Je mehr Sie den Prozess standardisieren und alle zur Nutzung des gleichen Tools motivieren können, desto einfacher ist die Organisation.
4. Führungsstärke
Sie sind der Kitt, der das Projektteam zusammenhält. Das heißt, dass Sie zweifellos eine Führungsrolle übernehmen müssen. Immerhin leiten Sie das Projekt.
Aus diesem Grund müssen effektive Projektmanager Führungskompetenzen aufweisen, um ihre Projektteams zu Bestleistungen zu motivieren. Laut der Studie „Pulse of the Profession 2017“ von PMI haben Führungskompetenzen für 32 % der Teilnehmer eine hohe Priorität.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Führungsstärke bedeutet für jeden etwas anderes und ist deshalb schwierig auf den Punkt zu bringen. Stellen Sie selbst Recherchen an und sprechen Sie mit Führungskräften, die Sie bewundern, um mehr über ihren Ansatz zu erfahren.
Sie sollten sich auch ständig in Erinnerung rufen, dass Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel vorangehen müssen. Verhalten Sie sich so, wie Ihr Projektteam sich verhalten soll, und es ist viel wahrscheinlicher, dass es Ihrem Vorbild folgen wird.
5. Problemlösungskompetenz
Wie schön wäre es, wenn Projekte jedes Mal nach Plan laufen würden. Leider sieht die Realität aber meist anders aus.
Projektmanager müssen wissen, wie sie Probleme – von Hürden im Arbeitsablauf bis zu Teamkonflikten – lösen können, ohne den Abschluss oder die Qualität des Projekts zu gefährden.
Entwickeln Sie diese Kompetenz
Wenn Sie mit einer Herausforderung konfrontiert sind, sollten Sie sich nicht auf das vorhandene Problem konzentrieren (laut den Neurowissenschaften steigert das nur die Negativität). Denken Sie stattdessen lösungsorientiert. Dann wenden Sie weniger Zeit für den Versuch auf, Dinge zu ändern, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, und investieren mehr in die tatsächliche Lösung des Problems.
Denken Sie daran, dass Sie nicht sofort die richtige Antwort haben müssen. Machen Sie ein Brainstorming, um so viele Lösungen wie möglich zu finden (beziehen Sie auch Ihr Team mit ein – viele Köpfe sind wirklich besser als einer!) Vielleicht überraschen Sie die Ideen, die Sie entwickeln, wenn Sie sich etwas Raum für Kreativität geben.
Verbessern Sie Ihr Projektmanagement
Als Projektmanager möchten Sie nicht stagnieren. Das Gebiet entwickelt sich ständig weiter und Sie müssen sich verbessern und weiterbilden, um ganz vorne dabeizubleiben.
Manchmal ist es hilfreich, zu den Grundlagen zurückzukehren und die wichtigsten Kernkompetenzen sicherzustellen. Dazu gehören:
Technische Kompetenzen für Projektmanager
- Zeitleistenplanung
- Planung des Projektbudgets
- Datenanalyse und Reporting
- Organisation von Meetings
- Projektmanagement-Tools und -Ressourcen
Soft Skills für Projektmanager
- Zusammenarbeit
- Kommunikation
- Organisieren
- Führungsstärke
- Problemlösungskompetenz
Wenn Sie diese Kompetenzen mit den oben beschriebenen Strategien verbessern, wird Ihnen dies bei Ihrer Karriere (und all Ihren Projekten!) zu neuen Höhenflügen verhelfen.
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