Im Fachdienstleistungssektor ist das Performance-Management von Projekten ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg. Fachdienstleistungen werden generell auf Projektbasis abgewickelt. Wie erfolgreich ein Anbieter ist, hängt dabei davon ab, wie effizient er die gewünschten Ergebnisse liefern kann.
Noch größere Bedeutung erhält das Performance-Management, sobald mehrere Kunden und Projekte gleichzeitig zu managen sind. In diesem Fall ist ein solider Performance-Management-Prozess unerlässlich: Er hilft, bei der Analyse und Beurteilung der verschiedenen Projekte stets den Überblick zu behalten.
Dieser Beitrag zeigt auf, warum Sie einen Performance-Management-Prozesses für Ihr Unternehmen entwickeln sollten und wie Sie Ihre Projektziele mithilfe von Performance-Management-Software besser realisieren können.
Warum ist Performance-Management wichtig?
Vereinfacht gesagt hilft Performance-Management sicherzustellen, dass Projekte so effizient und profitabel wie möglich verlaufen. Verfügt ein Dienstleister über keine ausreichende Transparenz in Sachen Mitarbeitermanagement und Projektprozesse, so kann er auch nur schwer Verbesserungen vornehmen. Dies kann sich negativ auf Projektergebnisse und den Unternehmenserfolg insgesamt auswirken.
Das Messen und Evaluieren von Key Performance Indicators über den gesamten Projektzyklus hinweg verschafft Ihnen einen besseren Einblick in die spezifischen Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder. Zudem können Sie durch Performance-Management wiederkehrende Arbeitsabläufe und Prozesse identifizieren und mithilfe von Vorlagen automatisieren. So steigern Sie die Effizienz und ermöglichen Ihren Teams, mehr Zeit mit verrechenbaren Aufgaben zu verbringen.
Wie können Performance-Management-Tools das Projektmanagement unterstützen?
Um Ihre Projekte hinsichtlich Effizienz und Produktivität zu beobachten und zu optimieren, benötigen Sie geeignete Tools. Hier einige Möglichkeiten, wie Sie mithilfe einer professionellen Performance-Management-Software das Projektmanagement Ihres Unternehmens verbessern können:
- Erfassen von Kosten, Überwachen von Budgets und Vergleichen mit Baselines über den gesamten Lebenszyklus jedes Projekts
- Definieren von Rollen und Zuständigkeiten aller Projektbeteiligten – klare Ziele helfen Ihren Teammitgliedern, besser und konzentrierter zu arbeiten
- Priorisieren von Aufgaben und Steigern der verrechenbaren Stunden dank flexibler Zeitplanung
- Steigern der Leistung durch offene Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Managern und Stakeholdern
- Vermeiden von Überlastung durch Ressourcenverwaltung und Überwachung der Arbeitsauslastung
- Messen und Aufzeichnen von Margen und Cashflow
- Festlegen von Key Performance Indicators, die über Projekte und Aufgaben hinweg erfasst werden sollen
- Messen des ROI und der strategischen Ausrichtung
- Erstellen eines lückenlosen Performance-Management-Prozesses
Mithilfe der richtigen Software wird jedes Fachdienstleistungsunternehmen noch weitere, bedarfsgerechte Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung finden. Für Marketingunternehmen beispielsweise kann der Einsatz von Zeiterfassung sinnvoll sein. In Buchhaltungsfirmen hingegen empfiehlt sich unter Umständen eher die Implementierung von Projektblättern.
Wie lässt sich die Projektleistung messen?
Neben der Effizienzsteigerung über den gesamten Projektzyklus hinweg kann Performance-Management auch dabei helfen, Liefergegenstände und Projektergebnisse zu beurteilen. Betrachten wir also genauer, wie Sie die Performance eines Projekts messen können.
Die Einhaltung des vorgegebenen Zeitplans und Budgets ist ein naheliegender Leistungsindikator. Dieser sollte jedoch nicht erst bei Projektabschluss berücksichtigt werden. Durch realistische Termin- und Budgetziele auch in früheren Phasen des Projektzyklus behalten Sie die Projektleistung von Anfang an im Auge und können bei Bedarf frühzeitig eingreifen.
Einer der größten Leistungsindikatoren neben der Einhaltung von Budget und Zeitplan ist die direkte Projektwirkung. Jedes Projekt, das Ihr Unternehmen in Angriff nimmt, sollte in direkter Verbindung mit einem angestrebten Geschäftsziel stehen – verbesserter Kundenservice, Kostenreduktion, höhere Qualität usw. Egal, was das spezifische Ziel Ihres Projekts ist: Messen Sie den betreffenden Aspekt vor und nach dem Projekt, und schon haben Sie Einblick in die direkte Projektwirkung.
Eine weitere aufschlussreiche Messgröße ist der ROI (Return on Investment). Übersteigen die Kosten für ein Projekt den Wert seiner Wirkung, so hat sich das Projekt im Sinn des ROI-Kennwerts nicht gelohnt und wird daher eher nicht als Erfolg eingeordnet werden. Oft wird der ROI auch über die finanzielle Wirkung ermittelt, etwa durch die Betrachtung von generierten Einnahmen oder gesparten Kosten.
Nicht zuletzt ist das Stakeholder-Engagement ein wichtiger Indikator für die Performance eines Projekts. Wie schätzen die Stakeholder den Wert der Ergebnisse ein? Wie stark haben sie den Projektverlauf durch aktive Beteiligung und Feedback unterstützt?
Tipps zur Wahl der richtigen Performance-Management-Software
Bevor Sie sich auf die Suche nach der besten Performance-Management-Software für Ihr Unternehmen machen, sollten Sie die wesentlichen Merkmale und Funktionen identifizieren, die Sie zum Optimieren Ihrer Projektergebnisse benötigen.
Bietet die Software beispielsweise eine Zeiterfassungsfunktion für verrechenbare Arbeit? Können Sie damit Vorlagen für Arbeitsabläufe erstellen und wiederholbare Prozesse automatisieren? Verfügt sie über anpassbare Dashboards, in denen Verantwortlichkeiten, Aufgabenstatus und Termine übersichtlich dargestellt sind? Und nicht zuletzt: Unterstützt sie Echtzeit-Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Managern und Stakeholdern?
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