Wenn Sie dabei sind, Ihren Projektkalender für den nächsten Monat oder für das nächste Jahr zu planen, fällt es sicher schwer die beste Methode zu finden. Wenn Sie inzwischen auf den traditionellen, aber ineffizienten Ansatz mit Papier und Lineal verzichtet haben, gibt es drei Möglichkeiten einen digitalen Projektmanager-Kalender zu entwerfen, auf den sich Mitarbeiter bei Projektplanungs-Treffen verlassen können. Welcher ist der richtige für Ihr Team?
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1. Excel-Tabelle: Die bekannteste, aber ineffizienteste Methode
Eines der ersten Programme, mit dem Neueinsteiger am PC arbeiten, ist die Microsoft Office-Suite. Deswegen verlässt man sich oft auf Excel für alles, was leicht in einer Tabellenansicht formatiert werden kann — und das gilt auch für Projektmanager-Kalender. Um diesem Bedürfnis der Verbraucher entgegenzukommen, verfügt Excel über vorgefertigte Kalendervorlagen, die das Leben ein bisschen leichter machen. Dementsprechend müssen Sie keine Zeit mit Entwerfen verschwenden und können sofort mit der Planung beginnen. (Der Kalender oben ist ein Beispiel für eine Excel-Vorlage.) Wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, um Ihren Projektkalender zu planen, wissen Ihre Teammitglieder sicherlich bereits, wie man dieses Dokument öffnet und bearbeitet.
Aber da Excel offline benutzt wird, ist diese Art von Projektkalender am wenigsten geeignet für Teamarbeit. Nach der Eingabe von Meilensteinen müssen Sie die beste Möglichkeit finden, die Dateien zu teilen und zu bearbeiten. Wenn Sie das Dokument per E-Mail verschicken, ist es möglich, dass es sich zwischen Tausenden von anderen E-Mails im Posteingang verliert. Plattformen für Dateienaustausch, z.B. Google Drive, Dropbox oder Box, ermöglichen Ihren Arbeitskollegen, separate, aktualisierte Versionen des Kalenders hochzuladen. Das heißt allerdings auch, dass Sie danach alle Daten manuell übertragen müssen. Das ist zusätzliche, monotone Arbeit für den Teamleiter.
Excel ist eine gute Lösung für endgültige Versionen von Kalendern, aber es funktioniert einfach nicht als effiziente Plattform für Zusammenarbeit in der Projektplanung.
2. Google Kalender: Eine bekannte und einigermaßen effiziente Methode
Eine Lösung für Teams, die bei der Projektplanung zusammenarbeiten möchten — und das in Echtzeit — ist ein Online-Kalender, wie zum Beispiel der Google Kalender. Ein Artikel von LifeHacker.com beschreibt, wie Sie die Projektlaufzeit über Ihren Google Kalender verwalten können.
Mithilfe des Google Kalenders können Sie mehrere Kalender erstellen und auswählen, welche Sie gerade sehen wollen. Sie können die Kalender auf zwei Weisen organisieren:
1. Nach Aufgaben: Erstellen Sie einen separaten Kalender für jedes Teammitglied und tragen Sie die Aufgaben und Meilensteine in den jeweiligen persönlichen Kalender ein. Teamleiter können die Aufgaben von einzelnen oder von mehreren Teammitgliedern überprüfen und einen Überblick über die nächsten Fälligkeitstermine bekommen.
2. Nach Projekten: Erstellen Sie einen separaten Kalender für jedes größere Projekt an dem Ihr Team arbeitet und geben Sie Aufgabenfristen und Projektmeilensteine ein. Sie haben eine Übersicht über die verschiedenen Projektzeitpläne und können sehen, ob gewisse Aufgaben in andere Projekte übertragen werden sollen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen.
Ein Google Kalender ist eine wesentlich effizientere Methode für gemeinsame Projektplanung, allerdings nicht perfekt. Im Gegensatz zu Excel-Tabellen, können alle Mitglieder Ihres Teams gleichzeitig auf Aufgaben zugreifen und sie bearbeiten. Damit ersparen Sie sich die Versionierung. Die Einschränkungen des Google Kalenders machen sich bemerkbar, wenn es um die wesentlichen Details der Projektplanung geht: Hinweise darauf, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sind und wo und warum Engpässe in der Projektabwicklung erscheinen.
3. Gantt-Diagramme: Weniger bekannte, aber effizienteste Methode
Gantt-Diagramme sind eine Lösung, auf die Manager oder Teams nicht verzichten können, wenn sie eine detaillierte Übersicht über ihre Projekten haben wollen. Die effizientesten Gantt-Diagramme lassen sich online nutzen und verfügen über eine integrierte Automation. Sie ermöglichen Teams, alle Projektaufgaben und Meilensteine in Echtzeit zusammenzustellen, um gemeinsam am Projektzeitplan zu arbeiten. Gantt-Diagramme zeigen auf einen Blick die Aufgabendauer, die Aufgabenplanung und wo sich Aktivitäten überschneiden. Sie können die Projektfortschritte mit dem kritischen Pfad Ihres Projektes vergleichen, um zu überprüfen, ob der Zeitplan fristgerecht verläuft. Sie können auch mehrere Projekte auf dem gleichen Gantt-Diagramm ansehen, um zu überprüfen, wie sich die Projekte ausrichten.
Da es sich hier um eine weniger bekannte Lösung für diejenigen handelt, die keine Projektmanager sind, ist es möglich, dass Ihr Team etwas Zeit braucht, um sich einzuarbeiten. Aber es ist die effizienteste Methode Ihren Projektkalender zu erstellen, da sie speziell für die Projektplanung entwickelt wurde. Die Einschränkungen, auf die viele Teams bei der Verwendung von Excel und Google Kalender stoßen, können durch Gantt-Diagramme behoben werden. Sobald Sie sich in die Gantt-Diagramme eingearbeitet haben, ist dies zweifellos die effizienteste Methode, um Ihren Projektmanager-Kalender zu planen.
Welcher Projektkalender passt zu Ihrem Team?
Gantt-Diagramme sind die beste Lösung für das Layout Ihres Kalenders 2017. Allerdings ist es auch die Methode, die am wenigsten verwendet wird. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr darüber zu erfahren, wie Gantt-Diagramme Ihre Projektplanung vereinfachen, werfen Sie einen Blick auf Wrikes interaktives Gantt-Diagramm und testen Sie es kostenlos.
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