Durch Automatisierung hat sich unsere Lebensweise grundlegend verändert, sowohl im Büro als auch außerhalb. Wir können wöchentliche Kalendererinnerungen in unserem Telefon einrichten, durch automatische Überweisungen dafür sorgen, dass unsere Rechnungen pünktlich bezahlt werden und sogar mit einem automatischen Futterautomaten sicherstellen, dass unsere geliebten Haustiere immer satt sind.
Der Zweck der Automatisierung besteht darin, sich wiederholende, langwierige Aufgaben zu delegieren, damit Menschen ihre Zeit und Energie für wirkungsvollere (oder unterhaltsamere) Arbeit verwenden können. Darüber hinaus führt die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben zu einem Maß an Konsistenz und Präzision, welches von Menschen oft nicht erreicht wird.
Aus diesem Grund ist die Projektmanagement-Automatisierung zu einem Unterscheidungsmerkmal dafür geworden, wie Arbeit ausgeführt wird. Einfache Projekte können sich zu komplexen entwickeln, mit unterschiedlichen Graden an teamübergreifender Zusammenarbeit. Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es, die Verantwortung zu übernehmen und die Dinge am Laufen zu halten, unabhängig vom Grad der Komplexität. Während die Produktion zunimmt und die Ressourcen ausgeschöpft werden, wird die Automatisierung untergeordneter Aufgaben immer wichtiger für den Erfolg. Wenn Prozesse nicht durch Automatisierung optimiert werden, wird Energie für alltägliche Arbeit verschwendet und die Dynamik geht verloren.
Solche untergeordneten Aufgaben sind allgegenwärtiger, als wir denken. Laut unserem Operational Excellence Bericht sind fast 70% der Arbeitnehmer der Meinung, dass 40% ihrer Arbeitszeit für Routineaufgaben aufgewendet wird. Gemäß Recherchen von McKinsey & Company könnten darüber hinaus Aufgaben, die 45% der Mitarbeiterzeit beanspruchen, durch den Einsatz bewährter Technologien automatisiert werden. Warum sind Unternehmen dennoch so zögerlich, wenn es um die Annahme von Automatisierung geht?
Lassen Sie uns einen Blick auf häufige Missverständnisse der Prozessautomatisierung werfen und wie Sie die Automatisierung zu Ihrem Vorteil nutzen können:
1. Automatisierung nimmt Arbeitsplätze weg
Die meisten Menschen denken bei dem Begriff Automatisierung an Roboter, die die Welt übernehmen. So albern das klingt, da steckt etwas Wahres dahinter. Im Sommer 2018 eröffnete Amazon Go seinen ersten „kassenfreien“ Convenience-Store in Seattle mit dem Motto „Keine Schlangen. Keine Kasse“. Dieser unermüdliche Marsch in Richtung Automatisierung führt zu einer sehr realen und kollektiven Angst in Bezug auf die Arbeitsplatzsicherheit.
Warum das falsch ist: Automatisierung im Projektmanagement bringt frischen Wind in die Arbeit zurück, indem sie die untergeordneten Aufgaben angeht, die für Ihre Arbeit notwendig sind.
Denken wir mal über den Prozess des Backens nach. Beim Backen ist das Mischen von Zutaten in der Regel ein arbeitsintensiver Prozess, der vor dem Backen erforderlich ist. Sie können die Zutaten entweder manuell mischen oder von einem elektrischen Mixer mischen lassen. Der Mixer backt nicht – er automatisiert einfach eine erschöpfende Aufgabe, sodass Ihre eigenen Hände frei sind, um sich auf etwas anderes konzentrieren zu können.
Durch die Prozessautomatisierung in der Projektmanagement-Software wird Ihre Arbeit nicht buchstäblich für Sie erledigt (auch wenn sich das vielleicht einige wünschen). Sie rationalisiert und standardisiert Routineaufgaben, sodass Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können, die eine Maschine nicht tun kann – wie Problemlösung und Entscheidungsfindung.
So hilft Wrike Ihnen: Wrike-Vorlagen geben Ihnen einen Ausgangspunkt für sich wiederholende Arbeit, sodass Sie das Rad nicht ständig neu erfinden müssen. Vorlagen helfen auch, Standards zu schaffen und die Qualität zu verbessern, indem sie eine konsistente Umgebung für die Ausführung von Projekten schaffen. Weisen Sie Aufgaben automatisch zu und legen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe fest, um Status-Meetings zu reduzieren und Ihrem Team produktive Zeit zurück zu geben.
2. Automatisierung erstickt Kreativität
Aufgrund der Natur von Automatisierung ist es verständlich, dass einige glauben, dass sie Kreativität hemmt. 1913 revolutionierte Henry Ford die Fertigungsindustrie, indem er Förderbänder für die Massenproduktion verwendete. Das ermöglichte eine konsistente Steigerung der Warenproduktion mit einer verringerten Fehlerquote.
Kreativität und Experimentieren stehen heute an der Spitze der Innovation. Der Gedanke, eine Maschine zu verwenden, um immer wieder das gleiche Ergebnis zu erzielen, erweckt den Eindruck von Faulheit und Mangel und kreativer Freiheit.
Warum das falsch ist: Automatisierung stärkt Kreativität durch die Freisetzung von Zeit, in der man kreativ sein kann. Um erfolgreich sein zu können, erfordern selbst kreativste Projekte einen festgelegten Prozess und definierte Grenzen.
Einige Kreative stimmen zu, dass totale Freiheit eigentlich die Kreativität lähmt. „Normalerweise braucht man eine Art Grenze, um kreativ zu sein“ sagt Alyssa Kibiloski, Grafikdesignerin bei Exploding Kittens. „Wenn etwas völlig offen ist, hat man zwar die Freiheit, alles zu machen, aber man ist sich in Bezug auf die Parameter unsicher.“
Diese Theorie, die als „Auswahl-Paradoxon“ bezeichnet wird und von dem amerikanischen Psychologen Barry Schwartz entwickelt wurde, erklärt, warum zu viel Freiheit eigentlich überwältigend ist, nicht befreiend. Dadurch, dass Struktur in den kreativen Prozess eingebaut wird, fügt man der kreativen Freiheit Parameter hinzu – sodass sich Kreative auf die Arbeit konzentrieren können, die sie lieben.
So hilft Wrike Ihnen: Mit Wrike-Anfrageformularen können Sie die von anderen Teams eingehenden Projektanfragen nach eigenem Bedarf anpassen, sodass Sie schon im Voraus alle erforderlichen Informationen bekommen und dann sofort loslegen können. Damit wird auch der Prozess optimiert, indem alle eingehenden Anfragen durch ein einziges System geleitet werden, sodass man nicht von einer Plattform zur nächsten springen muss, um Anfragen zu priorisieren.
Mit Wrike Proof kann man direkt in der Aufgabe bequem Feedback geben und Freigaben erteilen, damit Ihr Team nicht den ganzen Tag bei den Stakeholdern nachhaken muss. Weisen Sie jeder Aufgabe die erforderlichen Freigabeverantwortlichen zu, die sofort benachrichtigt werden, wenn sie an der Reihe sind.
„Mir gefällt, wie Wrike Kreativen zeitliche Grenzen gibt und zeigt, wohin das Projekt gehen sollte - und dennoch ist man immer noch in der Lage, innerhalb dieses Rahmens kreativ und frei zu sein. Die Kreativität wird nicht behindert, sie wird gefördert.“ - Alyssa Kibiloski, Grafikdesignerin bei Exploding Kittens.
3. Automatisierung reduziert den Bedarf an Zusammenarbeit
Die Automatisierung von etwas, das einst von Hand gefertigt wurde, lässt viele befürchten, dass dadurch Authentizität verloren geht. Gewisse Eigenschaften können nur von Menschen hinzugefügt werden, wenn diese zusammenarbeiten, um etwas Originelles zu schaffen.
Der Aufstieg des Synthesizers in der Musikindustrie ist ein Paradebeispiel. Der Zweck des Synthesizers ist es, die Klangeigenschaften eines Orchesters oder eine akustische Aufführung zu manipulieren und nachzuahmen. Zunächst wurde es im Progressive Rock gut aufgenommen, aber aus offensichtlichen Gründen im Classic Rock stark verpönt. Die Gegner waren davon überzeugt, dass Synthesizer von Natur aus unehrlich sind — sie rauben der Musik ihre Authentizität und würdigen die Fähigkeiten der Musiker herab. Wenn sich etwas künstlich und konstruiert anfühlt, fällt es den Menschen schwer, es anzunehmen.
Warum das falsch ist: Durch Automatisierung wird das Bewusstsein gesteigert und die Zusammenarbeit durch den Abbau von Silos verbessert.
Es ist nicht immer einfach, mit dem Stand eines Projekts Schritt zu halten. Führungskräfte haben es besonders schwer, den Überblick über wichtige Initiativen zu behalten, während sie nach Wegen suchen, die Lücke zwischen den Teams zu schließen, um das Unternehmen geschlossen zu führen. Wenn Führungskräfte auf C-Level keinen Einblick in den Fortschritt der Geschäftsziele haben und die Marketingabteilung nicht mit dem Vertrieb darüber spricht, woran sie arbeiten, dann ist das beinahe so, als ob alle in unterschiedlichen Unternehmen arbeiten. Es gibt immer mehr Meetings, Statusaktualisierungen werden nicht wahrgenommen und schließlich ignoriert man sich gegenseitig wieder.
Durch einen gemeinsamen Ort, an dem Führungskräfte und Teams einen Blick aus der Vogelperspektive auf laufende Projekte werfen können, wird dafür gesorgt, dass alle zusammenarbeiten. Stakeholder können potenzielle Hindernisse erkennen und den Kurs korrigieren, bevor sie zu echten Problemen werden.
So hilft Wrike Ihnen: Wrikes automatische Berichterstellung und Dashboards sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter an einem zentralen Ort synchron arbeiten. Diese erhöhte Sichtbarkeit und Sensibilisierung für Schlüsselinitiativen ermöglicht es Stakeholdern, tiefer in das Getriebe eines Projekts einzutauchen oder einfach den Projektstatus zu überprüfen. Erstellen Sie automatische wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Berichte, damit Manager und Führungskräfte sehen, wo die Ressourcen eingesetzt werden und dann strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Leistungskennzahlen treffen können.
Hören Sie auf, in Angst vor der Projektmanagement-Automatisierung zu leben
Es ist an der Zeit, die Automatisierung in das Projektmanagement einzubeziehen. Durch die Automatisierung alltäglicher aber notwendiger Aufgaben bekommt Ihr Team wieder die Freiheit, die Arbeit zu erledigen, für die es bestimmt war. Automatisierung verbessert die Transparenz, verbindet Teams und fördert so die Zusammenarbeit und das Engagement.
Denken Sie daran: Automatisierung ist keine Praxis, die man einmal einstellt und dann vergessen kann. Wie bei allem anderen auch, ist es erforderlich, dass sich Ihr Team ständig optimiert und weiterentwickelt, um den Erfordernissen Ihres sich verändernden Geschäftes gerecht zu werden.
Die grundlegende Wahrheit bleibt jedoch dieselbe: Automatisierung ersetzt die menschliche Komponente nicht, um zu funktionieren. Sie unterstützt sie. „Es gibt ein gewisses Maß an menschlichem Einfallsreichtum, das nicht ersetzt werden kann, denn wir lösen Probleme für andere Menschen“, sagt Daniel Codella, Senior Content Marketing Manager bei Wrike. „Und keine Maschine wird den Menschen jemals so gut kennen, wie wir es tun.“
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