Erhält Ihr Team viele ähnliche Anfragen? Wenn ja, dann können Sie jetzt die Produktivität und den Projektumfang Ihres Teams steigern.
Gemäß einer kürzlich durch das McKinsey Global Institute durchgeführten Studie können 70 % der Zeit, die wir mit dem Sammeln und Verarbeiten von Daten verbringen, mit der heutzutage verfügbaren Technologie automatisiert werden.* Im Vergleich dazu wird die für Gespräche mit Stakeholdern (24 %), das Anwenden von Fachwissen (23 %) und die Leitung und Förderung von Mitarbeitern (14 %) aufgewendete Zeit in naher Zukunft wohl eher nicht automatisiert werden können.
Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer am häufigsten eingehenden Anfragen noch nicht automatisiert haben, dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür. Automatisieren Sie die Erfassung und Zuweisung von eher routinemäßigen Arbeiten, damit Sie sich auf die kreativere, komplexere und für Ihre Kunden und Stakeholder maßgeblichere Arbeit konzentrieren können.
Wir haben kürzlich eine neue Funktion in Wrike freigegeben, mit der Sie Aufgaben aus eingehenden Anfragen automatisch zuweisen. Jetzt können Sie Anfrageformulare so einrichten, dass sie basierend auf der konkreten Anforderung des Kunden, die in einer Dropdown-Antwort erfasst wird, die richtige Projektvorlage auslösen. Das neue Projekt kann an die bevorzugten Anfangs- und Endtermine des Kunden angepasst werden, und Sie können das Formular so einrichten, dass es je nach gesetzten Häkchen oder Dropdown-Auswahl Verantwortliche oder Ordner hinzufügt.
Das Ergebnis? Sie sparen teamübergreifend viel Zeit und erstellen fehlerfreie, standardisierte Projekte, die von Anfang an absolut transparent sind. Es kann schneller mit der Arbeit begonnen werden, da eingehende Anfragen sofort zugewiesen werden.
4 schnelle Schritte zur Automatisierung Ihrer eingehenden Arbeit
1. Identifizieren Sie Ihre einfachsten, stark repetitiven Arbeitsabläufe.
Legen Sie die üblichsten Informationstypen fest, die erforderlich sind, um diese Arbeit ohne zusätzliche Rückfragen erfolgreich fertigzustellen.
2. Erstellen Sie eine Projekt-Vorlage, mit der Sie diese Schritte definieren.
Weisen Sie jedem Schritt Teammitglieder zu und legen Sie einen Aufgaben-Zeitplan mit ausreichend Puffer (d.h. eine Anzahl von Tagen) zwischen den jeweiligen Aufgaben fest.
3. Erstellen Sie ein dynamisches Anfrageformular und binden Sie dort die erforderlichen Felder mit ein.
Fügen Sie ein Dropdown-Feld ein, mit dem verschiedene Arten von Vorlagen-Projekten ausgelöst werden können - passend zu der jeweiligen primären Anforderung Ihres Kunden.
Beispiel: Dynamisches Anfrageformular (Seite 1)
Ein Kunde wählt eine E-Mail-Kampagne oder eine Social-Media-Kampagne auf Seite 1 - anschließend erscheint eine entsprechende Seite mit passenden Fragen zu den Projekt-Anforderungen.
4. Erstellen Sie ein Dashboard oder einen Report, um den Arbeitsablauf zu verfolgen, oder verteilen Sie mithilfe der Arbeitsauslastungs-Ansicht die Arbeitsauslastung gleichmäßig im Team.
Beispiele: Dashboard-, Report- und Arbeitsauslastungs-Ansichten von Projekten, die von eingehenden Anfragen aus erstellt wurden.
Anfrageformulare sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Anforderungen von internen oder externen Kunden vollständig zu erfassen. Jetzt können Sie auch die Zuweisung der Aufgaben automatisieren, sodass sie sofort bei Erhalt der eingehenden Anfragen erfolgt.
Für weitere Informationen über dynamische Anfrageformulare oder darüber, wie Sie Aufgaben, Projekte oder Projekte aus Vorlagen automatisch zuweisen, schauen Sie sich unser Video an, melden Sie sich für ein Webinar an oder lesen Sie unseren Help-Center-Artikel.
Anfrageformulare sind eine Funktion, die Wrike Business und Enterprise Tarifen vorbehalten ist. Möchten Sie Ihren Account hochstufen, dann kontaktieren Sie bitte [email protected] oder starten Sie noch heute eine kostenlose 2-wöchige Testphase des Business-Tarifs.
* McKinsey Global Institute: "A Future That Works: Automation, Employment and Productivity", Januar 2017.
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