So geht's: Operative Effizienz in verteilten Teams

COVID-19 hat eine globale Gesundheitskrise ausgelöst. Rund um die Welt arbeiten immer mehr Menschen von zuhause aus, und sowohl Mitarbeiter als auch Manager müssen jetzt lernen, in einem neuen Umfeld der dezentralisierten Arbeit operative Effizienz zu erzielen.

Fachdienstleistungsunternehmen und Marketingteams bringen regelmäßig Kampagnen auf den Weg, um die Öffentlichkeit über ihre Produkte, Dienstleistungen und Kunden zu informieren. Allerdings sieht unser berufliches Umfeld heute ganz anders aus als noch vor einem Monat, und traditionelle Vorgehensweisen sind angesichts einer plötzlichen, weltweiten Umstellung zur Telearbeit oft nicht mehr angebracht.

Wenn Ihre Mitarbeiter seit Neuestem in verteilten Teams von zuhause aus arbeiten, kann es leicht passieren, dass sie wichtige Updates verpassen, den Überblick über laufende Aufgaben verlieren oder aufgrund von Mitarbeiterengpässen ihre Deadlines verfehlen. Einfache, gewohnte Abläufe wie die zeitnahe Kommunikation mit Teamkollegen sind auf einmal problematisch, wenn das Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist und aus dem Rhythmus gerät.

Projektmanagement-Software und Tools für Zusammenarbeit im Team wie Wrike helfen Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Kommunikation verteilter Teams an einem zentralen Ort zusammenzuführen und so diese neuen Herausforderungen zu meistern. Wenn Sie das Gemeinschaftsgefühl, die Abstimmung und die Produktivität Ihres Teams stärken möchten, sichern Sie sich die kostenlose Testphase von Wrike, der Software für Zusammenarbeit und Projektmanagement.

Um in dieser chaotischen Zeit produktiv zu bleiben, müssen Arbeitgeber und Manager ihre operative Effizienz zu einer Priorität machen. Indem Sie die operative Effizienz im Marketing sicherstellen, halten Sie Ihr Team weiterhin auf Kurs, ungeachtet vom Standort einzelner Mitarbeiter.

Was ist operative Effizienz?

Operative Effizienz beschreibt das Verhältnis vom Einsatz betrieblicher Mittel in Ihr Unternehmen oder Projekt (der „Input“) zu den Ergebnissen (der „Output“). Inputs sind normalerweise Finanzmittel, Mitarbeiter, Zeit und Arbeit.

Im Falle einer Marketingkampagne investieren Sie Zeit, Geld, Software, Werbung und diverse andere Ressourcen. Der Output wären dann die Ergebnisse der Kampagne.

Ihr Ziel ist natürlich, den höchsten Gegenwert für Ihren Input zu erhalten, und deshalb lohnt es sich, die operative Effizienz zu messen und zu maximieren.

Wie erziele ich operative Effizienz bei Marketingkampagnen?

Nachdem wir nun erfahren haben, dass die Messung der operativen Effizienz und die Optimierung Ihrer Marketingprozesse zu besseren Ergebnissen führt und zudem Zeit spart, sollten wir uns ansehen, auf welche Weise sich die operative Effizienz in Marketingkampagnen sicherstellen lässt. Sie können:

die Inputs für eine Kampagne reduzieren und den Output steigern.
den Input beibehalten und den Output steigern.
mehr Input in wertschöpfende Aufgaben investieren und weniger in Aufgaben mit geringem Mehrwert.
mehr Input in die Kampagne investieren und den Output noch mehr steigern.

Zur Steigerung der operativen Effizienz Ihrer Marketingkampagnen gilt es, Ihre Inputs auf die jeweiligen Marketingziele abzustimmen. Überprüfen Sie Ihren Prozess von Anfang bis Ende, identifizieren Sie etwaige Lücken und ergreifen Sie dann entsprechende Maßnahmen, um diese zu schließen.

Wie identifiziere und korrigiere ich Kampagnen mit niedrigem ROI?

Wenn der ROI Ihrer Kampagnen eher enttäuschend ausfällt, müssen Sie herausfinden, woran das lag, damit Sie es beim nächsten Mal besser machen können.

Kampagnen mit niedrigem ROI identifizieren Sie am besten mit einer Lückenanalyse. Dabei vergleichen Sie die tatsächliche Performance einer Kampagne mit der potenziellen oder erwünschten Performance.

Mithilfe der Lückenanalyse spüren Sie unzureichende Strukturen, Prozesse, Strategien, Technologien oder Kompetenzen auf. Anschließend legen Sie fest, welche Maßnahmen notwendig sind, um Kampagnen mit niedrigem ROI zu verbessern. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihr Team umbauen oder das Budget anpassen. Ihre Lückenanalyse wird Ihnen zeigen, auf welche Aktivitäten und Projekte Sie sich konzentrieren sollten.

Es gibt zum Beispiel folgende Möglichkeiten, um Kampagnen mit niedrigem ROI zu korrigieren.

Messen Sie die aktuelle operative Effizienz: Bevor Sie Ihre operative Effizienz verbessern können, müssen Sie sich Klarheit über das aktuelle Niveau verschaffen. Sehen Sie sich gemeinsam mit Teamkollegen und Mitarbeitern Ihre vorherigen Kampagnen an. Fragen Sie die Personen, die daran gearbeitet haben, und gehen Sie den gesamten Prozess durch, von der anfänglichen Konzeption bis zum abschließenden Reporting. Prüfen Sie historische Daten, um herauszufinden, welche Kampagnen mehr Zeit, Mittel oder Personal erforderten, und messen Sie deren Output.
Definieren Sie neue, klare und messbare Ziele: Nachdem Sie nun wissen, was bei den vorherigen Kampagnen gefehlt hat, können Sie Ihre Erkenntnisse auf zukünftige Kampagnen anwenden. Setzen Sie sich SMART-Ziele – spezifisch, messbar, akzeptabel, relevant und terminiert – und geben Sie Ihrem Team damit einen klaren Fokus in einer unsicheren Zeit. Ein Team, das neuerdings verteilt arbeitet und keine klare Führung hat, könnte sich leicht von den Ablenkungen des Alltags irreführen lassen, statt seine operative Effizienz zu maximieren und seine Ziele zu erreichen.
Verteilen Sie die Aufgaben an die richtigen Fachkräfte: Um den ROI einer Kampagne zu steigern, müssen Sie möglicherweise Ihr Team umbauen. Ihre Messung der aktuellen operativen Effizienz hat Ihnen vielleicht gezeigt, dass einige Teammitglieder in bestimmten Aufgaben besonders gute Leistungen erbringen. Teilen Sie also die Aufgaben entsprechend ein, um vermeidbare Fehler zu reduzieren. Die Leitung verteilter Teams ist eine ziemliche Herausforderung – und die Situation wird noch schwieriger, wenn Ihre Mitarbeiter zuhause ganz allein an Aufgaben arbeiten müssen, die ihnen eigentlich nicht liegen. Das unvermeidliche Ergebnis ist, dass Ihre operative Effizienz leidet.
Etablieren Sie klare operative Standards und Qualitätsprüfungen: Manche Kampagnen schlagen fehl, weil es vor dem Start keine klaren Standards oder Qualitätsprüfungen gab. Die Ursache sind meistens gestörte Kommunikationsprozesse im Team. Jedes einzelne Mitglied tut vielleicht das Richtige, aber auf die falsche Art – und wenn man von zuhause aus arbeitet, ist die Gefahr noch größer. Wichtig ist also, dass Sie klare operative Standards setzen, die jedes Mitglied Ihres Teams von jedem Standort aus einfach abrufen kann. Dies verbessert Ihre Chancen für erfolgreiche Kampagnen mit hohem ROI.
Achten Sie auf gute Kommunikation: In diesen Zeiten der sozialen Distanz und verteilten Arbeit kann gute Kommunikation gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Steigern Sie die operative Effizienz auf unternehmensweiter Ebene, indem Sie klar und regelmäßig mit jedem Mitglied des Teams kommunizieren. Die Software von Wrike hilft Ihnen, alle Elemente für ein erfolgreiches Projekt an einem einzigen Ort zu organisieren und auf einer zentralen Plattform miteinander zu kommunizieren. Halten Sie wöchentlich virtuelle Meetings ab, um Prioritäten, Standards, Ziele und Ergebnisse zu diskutieren. Wenn jedes Mitglied Ihres Teams motiviert und engagiert bleibt, steigen Ihre Chancen, dass Sie Kampagnen mit niedrigem ROI tatsächlich verbessern können.

Mithilfe dieser Tipps wird es Ihnen sicher gelingen, die operative Effizienz Ihrer Marketingkampagnen und Ihres gesamten Unternehmens zu steigern. Eine letzte Empfehlung: Laden Sie das kostenlose E-Book von Wrike herunter, um Ihr Wissen über operative Bestleistung weiter zu vertiefen. Es stützt sich auf die Erfahrungen von 15.000 der Top-Unternehmen weltweit und liefert Ihnen wertvolle Informationen über die operative Effizienz bei Marketingkampagnen.