Einen strategischen Plan zu haben, ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber nicht ausreichend. Um sicherzustellen, dass die breiteren Ziele des Unternehmens erreichbar sind, benötigen Sie einen operativen Plan für die tägliche Arbeit.
Mit Vorlagen Ihren operativen Plan zu verwalten, kann helfen, komplexe Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Sie wissen, wie eine Einkaufsliste hilft, sich daran zu erinnern, was man im Laden kaufen wollte? Vorlagen sind so etwas Ähnliches für Ihre Arbeit. Und Wrike hat viele Vorlagen parat für verschiedene Arten von Aufgaben.
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Zum Beispiel können Sie die Vorlage Einzelhandel verwenden, um zu sehen, welcher Schritt als Nächstes folgt, wenn etwas Neues hinzugefügt wird, das Kunden kaufen können. Dann gibt es die Vorlage Geschäftstätigkeit,die Ihnen und Ihrem Team hilft, Ihren Geschäftsplan im Blick zu behalten, ohne dass es zu Missverständnissen kommt. Und wenn Sie Rechnungen verwalten müssen, können Sie die Vorlage Rechnungsverfolgung verwenden. All diese Vorlagen sind großartige Tools, um einen operativen Plan am Laufen zu halten.
In diesem Blogbeitrag erklären wir, was ein operativer Plan ist, zeigen Ihnen, wie man einen erstellt, ohne sich überfordert zu fühlen, und liefern Ihnen ein Beispiel für einen operativen Plan. Wir werden auch unsere vorgefertigten Vorlagen mit Ihnen teilen, damit Sie startklar sind.
Was ist ein operativer Plan?
Ein operativer Plan ist ein Dokument, das die Hauptziele und -aufgaben eines Unternehmens sowie die Vorgehensweise, diese zu erreichen, beschreibt.
Das Dokument beinhaltet eine klare Darstellung der kurzfristigen oder langfristigen Ziele, damit die Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten kennen und ein klares Verständnis davon haben, was zu tun ist.
Mithilfe eines erstellten operativen Plans bleiben die Teams auf Kurs und es hilft ihnen bei wichtigen Entscheidungsfindungen über die langfristige Strategie des Unternehmens.
Operative Planung versus strategische Planung
Obwohl sie miteinander verwandt sind, unterscheiden sich diese beiden Planungsstrategien in Bezug auf ihren Fokus.
Die operative Planung ist der Prozess der täglichen Arbeit, mit dem Ziel, Ihre Strategie auszuführen. Es stellt sicher, dass Sie alle Ressourcen und Mitarbeiter haben, die nötig sind, um die Arbeit effizient zu erledigen.
Andererseits geht es bei der strategischen Planung darum, in die Zukunft zu blicken, die kommende Pipeline zu identifizieren und herauszufinden, wie man sich darauf vorbereiten kann.
Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor sind fast 7 Millionen Amerikaner selbstständig, und weitere 10 Millionen sind bei kleinen Unternehmen beschäftigt.
Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich einige strategische Ziele haben. Gehören Sie jedoch zu den Millionen, die remote und unabhängig arbeiten, hängt Ihr Erfolg stattdessen von der operativen Planung ab.
Was sind die Schlüsselelemente eines operativen Plans?
Der Erfolg der operativen Planung hängt weitgehend davon ab, realistische Erwartungen an alle Teams zu stellen.
Hier sehen Sie die Schlüsselelemente eines funktional operativen Plans:
- Definieren Sie klar die letztendliche Vision oder das Endziel für den Plan
- Prüfen und unterteilen Sie die kleineren Ziele für das Betriebsbudget, das Team und die Ressourcen, die zur Umsetzung des Plans erforderlich sind
- Weisen Sie Budgets, Teammitglieder, wichtige Stakeholder und Ressourcen zu
- Überwachen Sie den Fortschritt mit konsistenten Berichten
- Verfeinern Sie den operativen Plan und seien Sie bereit, bei Bedarf zu wechseln
Sorgen Sie dafür, dass alle Teams die Erfolgsparameter verstehen. Dadurch wird ihnen gezeigt, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens beiträgt und stellt sicher, dass bessere Entscheidungen für den Geschäftsbetrieb getroffen werden.
Wie ein operativer Planungsprozess erstellt wird
Betrachten Sie einen operativen Plan als Schlüsselkomponente in einem Team-Puzzle. Es bietet den Mitarbeitern ein Handbuch, in dem beschrieben wird, wie das Unternehmen betrieben wird.
Es sollte zusammen mit anderen grundlegenden Dokumenten wie einem Unternehmensleitbild, einem Visionsdokument oder einer Geschäftsstrategie erstellt werden. Täglich kann es helfen, Fragen wie die folgenden zu beantworten:
- Wer sollte woran arbeiten?
- Wie können wir diese Risiken mindern?
- Wie werden Ressourcen für verschiedene Aufgaben zugewiesen?
- Gibt es interne und externe Risiken, denen das Unternehmen ausgesetzt ist?
Um einen erfolgreichen operativen Plan zu erstellen, ist es wichtig, Ziele klar zu definieren. Die folgenden Schritte werden Ihnen helfen, einen funktionalen operativen Plan zu entwickeln:
Beginnen Sie mit dem strategischen Plan
Bevor Sie ein operatives Ziel definieren, vergewissern Sie sich, dass Ihre strategischen Ziele festgelegt und relevant sind.
Priorisieren Sie zuerst die kritischsten Aktivitäten
Sobald diese Ziele festgelegt sind, priorisieren Sie die wichtigsten Aktivitäten, die erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen.
Achten Sie darauf, dass die Bemühungen des Teams nicht verwässert werden und alle sich zuerst auf die wichtigsten Ziele konzentrieren. Dies bedeutet, dass jeder Einzelne an einer kleineren Anzahl von Aufgaben arbeitet, anstatt sich auf mehrere Bereiche zu verteilen. Es hilft auch, die verfügbaren Ressourcen zu optimieren.
Verwenden Sie prädiktive Indikatoren
Für einen leistungsstarken operativen Plan sollten Sie wichtige Leistungskennzahlen oder Indikatoren in Betracht ziehen, die Ihnen helfen, den Fortschritt des Projekts zu bestimmen und Einblick in die Aktivitäten des Teams zu geben.
Während Spätindikatoren in die Vergangenheit blicken, schauen Frühindikatoren in die Zukunft. Stellen Sie sich den Plan wie ein Fahrzeug vor – der Rückspiegel wäre ein Spätindikator, während die Windschutzscheibe ein Frühindikator wäre.
Ein Frühindikator könnte ein neues Produkt, höhere Kundenzufriedenheitsniveaus oder neue Märkte sein. Beispiele für Spätindikatoren sind die Anzahl der Personen, die an einem Event teilgenommen haben, oder die monatlichen Betriebskosten für bestimmte Abteilungen.
Statt Spätindikatoren zu verwenden, nutzen Sie Frühindikatoren. Nachlaufende Kennzahlen zeigen erst, nachdem Sie Maßnahmen durchgeführt haben, dass Ihre Bemühungen nicht ausreichen.
Zu den vorlaufenden KPIs gehören prädiktive Maßnahmen, mit denen Probleme frühzeitig erkannt werden können, bevor sie kritisch werden und sich negativ auf die Geschäftsleistung auswirken.
Die Teamzustimmung einholen
Der Schlüssel zur Definition geeigneter KPIs liegt darin, das gesamte Team in den Prozess einzubeziehen. Treffen Sie sich, um die Geschäftsziele zu besprechen und herauszufinden, welche Kennzahlen für das Team geeignet sind, anstatt unabhängig zu arbeiten oder sie auszulagern.
Sorgen Sie für eine konsistente Kommunikation
Kommunikation ist entscheidend. Indem Sie die Kennzahlen Ihres Unternehmens verstehen und wissen, was sie bedeuten, können Sie wirksamer mit Kollegen zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Beispiel für einen operativen Plan
Angenommen, ein Unternehmen plant, am Ende eines Geschäftsjahres das Produktionsvolumen um 50 % zu erhöhen.
Wenn das Unternehmensziel klar ist, erstellt das Team einen strategischen Plan mit drei Hauptkomponenten: Marketing, Vertrieb und Betrieb.
Dies kann weiter in einen operativen Plan aufgeschlüsselt werden, der Ressourcen, Teams, Budgets und Zeitleisten für verschiedene Abteilungen wie Fertigung, Beschaffung, Buchhaltung, Finanzen und Logistik zuweisen wird, um die Steigerung der Produktion zu erreichen. Ein solcher Plan sollte auch eine finanzielle Zusammenfassung und Finanzprognosen enthalten.
Vorlage für operativen Plan
Denken Sie an das obige Beispiel. Die Ziele und Beteiligten sind im Rahmen des operativen Plans klar definiert. Um auf Kurs zu bleiben, erfordert der Plan gleichzeitig, dass kontinuierliche Analysen und Prüfungen durchgeführt werden. Eine Vorlage für den operativen Plan kann äußerst hilfreich sein, um dies zu erreichen.
Eine operative Vorlage kann aus einem einfachen Dokument bestehen, das im gleichen Unternehmen für verschiedene Pläne wiederverwendet wird. Es ist jedoch auch möglich und äußerst hilfreich, Projektmanagement-Softwaretools zu verwenden, um eines zu erstellen.
Zum Beispiel können Gantt-Diagramme genau diesem Zweck dienen. Mithilfe einer Gantt-Diagramm-Vorlage für einen operativen Plan ist es möglich, Pläne zu erstellen und zu verwalten, Änderungen nachzuverfolgen und projektbezogene Aktivitäten in Echtzeit zu bearbeiten. Das Diagramm ermöglicht klare Sichtbarkeit für Zeitleisten, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Teammitglieder.
Vor- und Nachteile der operativen Planung
Die meisten Unternehmen verwenden einen operativen Plan, um ihre täglichen Aufgaben im Auge zu behalten.
Der Plan skizziert die alltäglichen Aktivitäten, um den Betrieb des Unternehmens am Laufenden zu halten — Teams, Manager und Mitarbeiter können dann ihren Beitrag visualisieren, ein entscheidender Faktor für das Erreichen der Unternehmensziele.
Aber jeder Prozess hat zwei Seiten. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile der operativen Planung einmal genauer an.
Vorteile der operativen Planung
Unternehmerische Ziele klar darstellen
Ein operativer Plan hilft Managern und Abteilungsleitern, ihre täglichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten detailliert zu definieren.
Es zeigt auch, wie einzelne Teammitglieder zu den übergeordneten Unternehmenszielen oder Abteilungszielen beitragen. Ohne einen klar definierten Plan haben Manager und Mitarbeiter keine Möglichkeit, ihre täglichen Aufgaben mit vordefinierten Ergebnissen zu vergleichen.
Team-Produktivität steigern
Geschäftsinhaber suchen immer nach Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, was wiederum zu höheren Gewinnen führt. Ein operativer Plan ist eine der besten und einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern.
Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie ihre täglichen Ziele und Verantwortlichkeiten kennen. Wenn sie sich hingegen nicht sicher sind, was von ihnen verlangt wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihre Produktivität leidet.
Ein operativer Plan stellt den Mitarbeitern in jeder Abteilung und im gesamten Unternehmen diese wichtigen Informationen zur Verfügung.
Die unternehmerische Rentabilität steigern
Ein Plan trägt dazu bei, Projekte und Teams auf Kurs zu halten.
Wenn der Betrieb ordnungsgemäß verwaltet wird, sind die Teams in der Lage, den Umsatz kontinuierlich zu steigern und neue Produkte zu entwickeln.
Innovation zahlt sich aus. Eine BCG-Umfrage zeigt, dass 60 % der Unternehmen, die sich der Innovation verschrieben haben, Jahr für Jahr stetig steigende Umsätze verzeichnen. Mit einem operativen Plan können Teams besser und schneller innovieren.
Die Wettbewerbsvorteile verbessern
Wettbewerbsvorteile bestehen aus mehreren Ebenen und Komponenten.
Durch die Koordinierung dieser verschiedenen Teile mit einem operativen Plan können Ihre Arbeitsabläufe reibungsloser ablaufen. So können Sie hochwertige Ergebnisse pünktlich liefern, ein hervorragendes Kundenerlebnis schaffen und sich von der Konkurrenz abheben.
Nachteile der operativen Planung
Möglichkeit menschlichen Versagens
In der Fertigung ist menschliches Versagen ein häufiges Problem, das oft auftreten kann, wenn von der Produktion zum Verkauf übergegangen wird.
Teams im operativen Management müssen sich wirksam mit verschiedenen funktionsübergreifenden Teams wie Finanzen, Buchhaltung, Ingenieurwesen und Personalwesen abstimmen. Auf diese Weise wird jedes Team ein klares Verständnis der Endziele jeder Abteilung haben.
Abhängigkeit zwischen den Teilen
Ein Hauptnachteil bei der Implementierung einer operativen Planung besteht darin, dass sein Erfolg von der Abstimmung zwischen den einzelnen Teilen abhängt.
Pläne scheitern, wenn ein Teil nicht funktioniert, und das sich negativ auf den nachfolgenden Prozess auswirkt. Störungen in einem einzelnen Prozess können den gesamten Prozess beeinflussen und den gesamten operativen Plan nutzlos machen.
Wrike für die operative Planung verwenden
Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens, indem Sie sicherstellen, dass jedes Projekt mit dem richtigen Start beginnt. Wrikes preisgekrönte Projektmanagement-Tools können Ihnen helfen, operative Pläne zu erstellen und auszuführen verschiedene vorgefertigte Vorlagen.
Stellen Sie Ihren Plan auf, überwachen Sie den Fortschritt und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Mit Wrike lassen sich Echtzeitdaten teilen, wodurch alle Meilensteine für Ihr Team klar und verständlich werden und helfen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind und auf Kurs bleiben.
Diese Vorlagen sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Prozesse, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Arbeit gut zu erledigen. Möchten Sie sie ausprobieren? Sie sind nur einen Klick entfernt.
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