Personal Kanban ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um Aufgaben anschaulich darzustellen und persönlich produktiver zu werden. Laut Umfragen sind 80% der Menschen bei der Arbeit gestresst; zwei Hauptursachen dafür sind Arbeitsbelastung und familiäre Verpflichtungen. Durch die Abwandlung der traditionellen Kanban-Methode für Ihre privaten und beruflichen To-do-Listen können Sie Zeit sparen, Ihre Effizienz steigern und Ihre Aufgaben insgesamt besser in den Griff bekommen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was Personal Kanban ist, wie sich das System in Ihrem Leben einsetzen lässt und welche App Sie dafür wählen sollten.
Was ist Kanban?
Kanban ist ein Projektmanagement-Rahmenwerk, das den agilen Ansatz unterstützt. Agile wiederum ist eine umfassende Strategie zur Steuerung und Abwicklung von Projekten: Sie umreißt die wichtigsten Prinzipien und Werte, aber nicht deren Umsetzung.
Hier kommt Kanban ins Spiel, weil es Ihnen detaillierte, taktische Anleitungen zur Anwendung von Agile liefert. Kanban ist nicht das einzige agile Rahmenwerk, aber eines der beliebtesten.
Was ist Personal Kanban?
Personal Kanban ist eine vereinfachte Variante des Kanban-Rahmenwerks, mit der Sie Ihre eigenen, individuellen Aufgaben verwalten können. Dieses „verschlankte“ System zur Aufgabenverwaltung lässt sich sowohl auf berufliche als auch private Aufgaben anwenden.
Personal Kanban soll Nutzern vor allem dabei helfen, sich besser auf anstehende Aufgaben zu fokussieren und die Anzahl der gleichzeitig laufenden Aktivitäten sinnvoll zu begrenzen. Zu diesem Zweck gibt es zwei grundlegende Regeln: Stellen Sie Ihre Aufgabenliste visuell dar und begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben in Ihrer To-do-Liste.
Wer arbeitet mit Personal Kanban?
Personal Kanban kann jedem helfen, der viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen muss. Das System lässt sich auf jeden Benutzer zuschneiden, unabhängig von Alter, Situation und Lernstil. Wenn Sie sich von einer langen To-do-Liste bei der Arbeit oder Zuhause überfordert fühlen, kann ein Personal-Kanban-Board Ihre Produktivität verbessern.
Auch wenn es Ihnen schwer fällt, zu entscheiden, wo Sie anfangen sollten oder welche Aufgaben Priorität haben, kann der visuelle Ansatz einer Personal-Kanban-App sehr hilfreich sein. Sie macht das Kanban-System zu einem persönlichen Produktivitätstool für alle, die mit konkurrierenden Prioritäten oder unorganisierten Aufgabenlisten kämpfen.
So funktioniert ein Personal-Kanban-Board
In seiner Grundform besteht das Personal-Kanban-Board aus drei Spalten:
- Zu erledigen
- In Arbeit
- Erledigt
Sie können dafür ein traditionelles Whiteboard verwenden, aber es gibt auch Kanban-Projektmanagement-Software. Anschließend setzen Sie alle Ihre anstehenden Aufgaben als „Karte“ in die Spalte „Zu erledigen“.
Sobald Sie Ihre Kanban-Karten vor sich haben, können Sie sie priorisieren. Am einfachsten ist die Einteilung nach hoher, mittlerer und niedriger Priorität.
Entscheiden Sie dann, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich gleichzeitig bearbeiten können. Idealerweise sollten Sie sich jeweils nur auf eine Aktivität konzentrieren. Wenn Sie jedoch größere Aufgaben haben, die sich über mehrere Stunden oder Tage hinziehen, sind auch zwei bis drei parallele Aufgaben möglich.
Nach Abschluss einer Aufgabe verschieben Sie die Karte in die Spalte „Erledigt“ und setzen eine neue Aufgabe in die Spalte „In Arbeit“.
Bei der Verwendung Ihres Personal-Kanban-Tools sollten Sie immer Ihre maximale Anzahl an Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ haben. So sorgen Sie für einen steten Fluss an Aufgaben, was Ihre Produktivität steigert, Zeitverluste eliminiert und verhindert, dass Sie sich von zu vielen gleichzeitig laufenden Aufgaben überfordert fühlen.
Was gehört auf mein Personal-Kanban-Board?
Personal Kanban kann Ihnen helfen, den Überblick über jede Art von Aufgabe oder Aktivität auf Ihrer To-do-Liste zu behalten.
Wir haben ein paar Tipps, um das Beste aus Ihrem Personal-Kanban-Produktivitätstool zu machen:
- Legen Sie separate Boards für Aufgaben in verschiedenen Lebensbereichen an. (z. B. „Privat“ und „Arbeit“)
- Unterteilen Sie Aktivitäten in konkrete Einzelaufgaben, die jeweils ein paar Stunden oder Tage erfordern. Statt „Erstellen einer E-Mail-Kampagne“ sollten Sie also Einzelaufgaben wie „Verteilerliste hochladen“, „E-Mail-Sequenz verfassen“ usw. festhalten.
- Nehmen Sie nicht zu viele Aufgaben auf einmal in die Spalte „In Arbeit“ auf. Beginnen Sie mit einer bis drei Aufgaben – Sie können mehr hinzufügen, wenn Sie zu viele Stillstandszeiten haben.
- Bleiben Sie flexibel. Kanban und Agile sind als anpassungsfähige Methoden konzipiert, Sie können Ihr Personal Kanban also ganz nach Bedarf abwandeln. Wenn Sie eine weitere Spalte brauchen, wie z. B. „Prüfung“, setzen Sie sie einfach dazu.
Welche ist die beste Personal-Kanban-App?
Ein physisches Personal-Kanban-Board kann nützlich sein, um das Verfahren zu lernen – ist aber letztendlich den virtuellen Optionen deutlich unterlegen. Ein Online-Board steht Ihnen überall zur Verfügung, auch unterwegs, und Karten lassen sich ganz einfach per Mausklick hinzufügen, aktualisieren und verschieben.
Die geeignetste Personal-Kanban-App ist abhängig von Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben. Bevorzugen Sie ein kostenloses Tool, das dafür nur ein Board bietet? Oder würden Sie eine geringe monatliche Gebühr für eine App zahlen, in der Sie mehrere Boards und benutzerdefinierte Spalten einrichten können?
Wenn Sie sich ein hochgradig anpassbares Personal-Kanban-Board wünschen, das sich mit Ihrer Projekt- oder Arbeitsmanagement-Software synchronisieren lässt, ist Wrike die ideale Wahl.
Wie kann ich Wrike als Personal-Kanban-Tool nutzen?
Der Einstieg in die Arbeit mit den Kanban-Boards von Wrike ist ganz einfach. Melden Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testphase an und verwenden Sie die Kanban-Board-Vorlage, um Ihr erstes Board zu erstellen. Unsere Board-Ansicht ist rundum individualisierbar und dynamisch. Sie können beliebig viele Boards anlegen und mit der gewünschten Anzahl von Spalten, Status-Angaben und mehr ausstatten. Dazu kommen andere leistungsstarke Wrike Funktionen wie Echtzeit-Reports und Live-Dashboards, mit denen Sie den Durchblick behalten und Ihre Produktivität optimieren können.
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