Ein Projekt besteht generell aus fünf Abschnitten: Der Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie dem Abschluss. Dies sind die sogenannten „Prozessgruppen“ nach dem PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Sie sind zwar ein recht weit verbreitetes Konzept, aber oft verwirrend für Manager und Teammitglieder, die formelles Projektmanagement nicht gewohnt sind.
Wir erklären, was Prozessgruppen eigentlich sind und wie Sie sie erfolgreich in Ihre Projekte einbeziehen können.
PMBOK-Prozessgruppen und -Wissensgebiete – eine Einführung
Das PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ist ein Leitfaden, der vom Project Management Institute (PMI) verfasst wird. Er umfasst Richtlinien, empfohlene Verfahren, Prinzipien und Fachbegriffe für die Verwaltung von Projekten.
Der Inhalt des PMBOK wurde erstmals 1996 in einem Buch mit dem Titel „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (kurz PMBOK-Guide) veröffentlicht. Die sechste Ausgabe kam 2017 heraus und die siebte Ausgabe wird 2023 erwartet.
Der PMBOK-Guide beruht auf einem prozessorientierten Projektmanagement-Ansatz. Er untergliedert das Projektmanagement in 49 Prozesse, die wiederum in PMBOK-Prozessgruppen und -Wissensgebiete eingeteilt sind.
Sie können sich das so vorstellen: Prozessgruppen sind das, was Sie tun müssen, und Wissensgebiete das, was Sie wissen müssen. Zusammen ergeben sie eine Matrix aus 49 individuellen Prozessen. Jeder davon fällt in ein Wissensgebiet und eine Prozessgruppe.
Was sind die PMBOK-Prozessgruppen?
Dies sind die fünf PMBOK-Prozessgruppen:
- Initiierung: Prozesse zur Einleitung eines neuen Projekts bzw. einer neuen Projektphase.
- Planung: Prozesse für die Planung des Projektumfangs und der Projektausführung.
- Ausführung: Prozesse zur eigentlichen Durchführung der Projektaktivitäten und -aufgaben.
- Überwachung und Steuerung: Prozesse im Zusammenhang mit dem Verfolgen, Überwachen, Berichten und Steuern von Projektfortschritten und -Performance.
- Abschluss: Prozesse zur Beendigung eines Projekts bzw. einer Projektphase.
Initiierung
Die Prozessgruppe „Initiierung“ ist generell die Phase, in der ein Projekt offiziell genehmigt und einem Projektmanager zugewiesen wird. Sie umfasst zwei Hauptprozesse: Entwicklung des Projektauftrags und Ermittlung der Stakeholder.
Die zwei Ergebnisse dieser Prozessgruppe sind der Projektauftrag und das Stakeholder-Register. Das Stakeholder-Register gibt an, wer die Stakeholder dieses Projekts sind, was sie wollen und welche Erwartungen hinsichtlich Häufigkeit und Form der Kommunikation sie haben.
Der Projektauftrag sollte den Business Case für das Projekt darlegen (d. h. die Argumente für seine Durchführung) sowie Projektumfang, Liefergegenstände und Ziele zusammenfassen.
Meistens sind auch folgende Informationen enthalten:
- Erforderliche Ressourcen
- Wichtige Stakeholder
- Grobe Zeitleiste mit wichtigen Meilensteinen
- Grobe Kostenschätzung
- Etwaige bekannte Risiken, Probleme oder Abhängigkeiten
Planung
Dies ist die größte der fünf Prozessgruppen und umfasst insgesamt 24 Einzelprozesse. In diesem Abschnitt planen Sie Ihr gesamtes Projekt im Detail, angefangen von Umfang, Zeitplan und Budget bis hin zum Umgang mit den wichtigsten Stakeholdern. Das Hauptergebnis dieser Planungsphase ist ein Projektmanagementplan (PMP).
Bei größeren Projekten beinhaltet der PMP eventuell einzelne Teilpläne für einige der kritischen Bereiche, wie z. B. der Projektzeitplan oder das Qualitätsmanagement. Bei kleineren Projekten reicht es oft aus, Prozesse in separaten Abschnitten zu planen oder in einem Anhang näher zu beschreiben.
Der PMP ist ein dynamisches Dokument, das im Verlauf des Projekts ständig aktualisiert und neuen Gegebenheiten angepasst wird.
Ausführung
Dies ist die Prozessgruppe mit dem Großteil der aktiven Projektarbeit. Hier werden auch die meisten Budgetmittel ausgegeben und die tatsächlichen Liefergegenstände produziert.
Diese Gruppe umfasst zehn Projektmanagement-Prozesse. Hauptziel ist die Steuerung der Projektaktivitäten und -aufgaben, um sicherzustellen, dass die Arbeit voranschreitet, Kommunikation stattfindet, Maßnahmen zur Risikosteuerung implementiert werden und Stakeholder an Bord sind.
Die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers in diesem Abschnitt besteht darin, die Projektarbeit zu leiten und das Projektwissen zu verwalten (Anforderungsdokumente, Sitzungsprotokolle, gewonnene Erkenntnisse). Weitere typische Tätigkeiten des Projektmanagers sind z. B. die Beschaffung von Projektressourcen, die Zusammenstellung und Leitung des Projektteams und die Verwaltung der Kommunikation.
Überwachung und Steuerung
Dies ist die zweitgrößte Prozessgruppe mit zwölf einzelnen Projektprozessen, die den gesamten Projektverlauf abdecken, um eine angemessene Überwachung zu gewährleisten. Außerdem ist es Ihnen dadurch möglich, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben.
Es gibt in jedem Projekt unerwartete Ereignisse. Die Prozesse in dieser Gruppe helfen dabei, den Plan entsprechend zu aktualisieren, die Arbeit Ihres Teams anzupassen und alles wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
Einer der wichtigsten Prozesse ist die Überwachung der Projektarbeit. Durch die genaue Verfolgung des Projekts und seiner wesentlichen Aspekte können Sie Ressourcen-Überschreitungen und Fehler begrenzen. Zur Unterstützung der Überwachung und Berichterstattung wird oft Projektmanagement-Software eingesetzt.
Abschluss
Die letzte Gruppe besteht aus nur einem Hauptprozess: der Beendigung des Projekts bzw. der Projektphase. Dazu gehört, dass der Kunde alle relevanten Liefergegenstände akzeptiert. Außerdem ist sicherzustellen, dass die Unterlagen fertiggestellt und archiviert sowie alle noch offenen Fragen geklärt werden.
Die Wahl der richtigen Methoden mit Wrike
Es gibt viele verschiedene Methoden, um ein Projekt zu organisieren und abzuwickeln. Bei traditionellen Ansätzen wie dem Wasserfallmodell beispielsweise werden alle Aufgaben in einer vorgegebenen Reihenfolge angeordnet. Die PMBOK-Prozesse beruhten ursprünglich auf diesem Modell, wobei die fünf Prozessgruppen oft als sequenzielle Phasen behandelt wurden.
Im Laufe der Zeit hat sich jedoch gezeigt, dass dieser strukturierte Ansatz nicht jedem Projekt gerecht wird. Eine agilere Methode ist manchmal angebrachter. Wie viele andere Methoden haben sich auch die PMBOK-Prozesse weiterentwickelt und verändert. Sie wurden für den Einsatz mit vielen gängigen Projektmanagement-Methoden angepasst. Ganz gleich also, welchen Ansatz Sie wählen: Sie können die PMBOK-Prozessgruppen erfolgreich darauf anwenden.
Eine entscheidende Voraussetzung für den Projekterfolg ist die Wahl der richtigen Software, die Ihre bevorzugte Projektmanagement-Methode unterstützt und auch den fünf PMBOK-Prozessgruppen entspricht.
Die Projektmanagement-Software von Wrike ist auf die Nutzung der PMBOK-Prozessgruppen ausgelegt, ob nach dem Wasserfallmodell, agilen Ansätzen oder anderen Methoden. Interessiert? Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testphase an.
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