Projects in Controlled Environments (besser bekannt als PRINCE2 - Projekte in kontrollierten Umgebungen) ist die am häufigsten praktizierte Projektmanagement-Methode weltweit und wird von Teams in über 150 Ländern verwendet.
Aber, was ist PRINCE2 und warum ist es so populär? Und noch wichtiger, ist es der richtige Ansatz für Ihre Projekte? Diese Fragen lassen sich nur schwer beantworten, ohne dass man sich durch endlose Artikel und vage Definitionen kämpft. Deshalb haben wir Ihnen etwas Googeln erspart und die wichtigsten Infos zu PRINCE2 für Sie in diesem Artikel gesammelt.
Was ist PRINCE2?
PRINCE2 ist ein prozessbasierter Ansatz, der sich auf die Organisation und Kontrolle über ein gesamtes Projekt konzentriert, vom Anfang bis zum Ende. Das bedeutet, dass Projekte sorgfältig vor dem Start geplant werden, jede Stufe des Prozesses klar strukturiert wird und nach Abschluss des Projekt alle offenen Fragen beantwortet sind.
Vielleicht fragen Sie sich nun: Was bedeutet die 2? Die PRINCE-Methode wurde ursprünglich in den späten 1980er Jahren entwickelt, als eine Möglichkeit, wie die britische Regierung ihre IT-Projekte verwalten könnte. 1996 wurde der Ansatz durch ein Team von Projektmanagement-Spezialisten und einem Review-Panel aus 150 öffentlichen und privaten Organisationen geprüft, mit dem Ziel, ihn für eine breitere Anwendung für mehr Branchen zu aktualisieren. Somit wurde das neue und verbesserte PRINCE2 geboren.
Die 7 Prinzipien von PRINCE2
Die PRINCE2-Methode baut auf den folgenden 7 Prinzipien auf:
1. Projekte müssen geschäftlich zu rechtfertigen sein.
Für jedes Projekt muss eine klare Notwendigkeit bestehen, ein definierter Kunde, realistische Vorteile und eine detaillierte Kostenschätzung.
2. Teams sollten aus jeder Stufe etwas lernen.
Lektionen werden bei jedem Schritt im PRINCE2-Prozess gesucht und aufgezeichnet und dann verwendet, um die zukünftige Arbeit zu verbessern.
3. Die Verantwortlichkeiten sind eindeutig festgelegt.
Jeder sollte genau wissen, wofür er/sie verantwortlich ist – und wofür die Teammitglieder verantwortlich sind.
4. Die Arbeit wird in Stufen geplant.
PRINCE2-Projekte werden in einzelne Phasen mit regelmäßigen Bewertungen aufgeteilt, um das Gelernte aufzuzeichnen und zu prüfen, dass noch alles auf Kurs ist, um den Anforderungen gerecht zu werden.
5. Projektvorstände führen nach dem Ausnahmeprinzip.
Da es sich bei den Mitgliedern von Projektvorständen in der Regel um Führungskräfte handelt, die keine Zeit haben, die täglichen Aktivitäten eines Projektes zu verwalten, erstellen sie Mindestvorgaben für Aspekte wie Zeit, Kosten, Risiken und Umfang, und delegieren die tägliche Aufsicht dann an den Projektmanager. Gerät ein Projekt in Verzug oder sprengt das Budget, so hat der Projektmanager die Verantwortung, das Projekt wieder auf Kurs zu bekommen. Treten aber Probleme auf, die sich auf die festgelegten Anforderungen auswirken, dann gilt das als eine „Ausnahme“ und der Projektvorstand entscheidet, auf welche Weise am besten fortzufahren ist.
6. Teams konzentrieren sich kontinuierlich auf Qualität.
Erbrachte Leistungen sind ständig mit den Anforderungen zu vergleichen, wobei ein sogenanntes Qualitätsregister verwendet wird.
7. Der Ansatz wird für jedes Projekt speziell zugeschnitten.
Die PRINCE2-Methode selbst sollte angepasst werden, um den Anforderungen des jeweiligen Projekts gerecht zu werden, wobei der Umfang der Aufsicht und Planung von der Größe des Projekts, der Anzahl der beteiligten Personen, usw. abhängig ist.
Die 7 Rollen in PRINCE2
Es gibt 3 grundsätzliche Rollen für PRINCE2: Der Projektvorstand, der Projektmanager und das Projektteam. Aber es gibt noch viele zusätzliche Rollen, die dazu beitragen, dass die Anforderungen und Richtlinien eingehalten werden und dass die Arbeit reibungslos läuft.
- Der Kunde ist die Person, die dafür zahlt, dass das Projekt abgeschlossen wird.
- Der Nutzer wird entweder die Leistungen des Projekts verwenden oder er wird durch die Ergebnisse des Projekts beeinflusst werden. (Bei einigen Projekten kann es sich beim Kunden und Nutzer um ein und dieselbe Person handeln.)
- Der Lieferant ist ein Fachexperte, der über die Kenntnisse verfügt, die für die Ausführung und den Abschluss des Projekts durch die Gestaltung oder den Bau des Ergebnisses erforderlich sind.
- Der Projektmanager ist verantwortlich für die Organisation, Planung und Aufsicht der Arbeit am Projekt. Sie wählen und verwalten die Menschen, die Projektaufgaben erledigen, und sie sind dafür verantwortlich, dass die Arbeit korrekt und pünktlich ausgeführt wird.
- Das Projektteam und der Teammanager sind die eigentlichen Personen, die ihre Ärmel hochkrempeln und die Aufgaben des Projekts erledigen. Teammanager beaufsichtigen die detaillierten Aspekte der täglichen Arbeit und unterstehen direkt dem Projektmanager.
- Der Administrator organisiert Meetings, hält alle auf dem Laufenden, verfolgt die Dokumentation, etc. Bei kleineren Projekten wird der Projektmanager häufig diese Verantwortung übernehmen, aber wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder das Projekt groß/komplex ist, wird in der Regel ein Project Support Office eingerichtet, das dann diese Aufgaben verwaltet.
Eine der 3 wichtigsten Rollen, der Projektvorstand, umfasst in der Regel mehrere Personen: den Kunden (in der Regel eine Führungskraft), den Endanwender (oder einen Vertreter) und den Lieferanten. Der Projektvorstand prüft die Projektsicherung aus drei einzigartigen Perspektiven:
- Gewöhnlicherweise über eine Kosten-Nutzen-Analyse stellt der Kunde sicher, dass das Projekt noch finanziell tragfähig ist.
- Der Nutzer stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Nutzer zufriedengestellt werden.
- Der Lieferant prüft, ob das Projekt sich zu einer realistischen, praktischen Lösung entwickelt.
Bei manchen Projekten, erfolgt die PRINCE2-Projektsicherung durch ein unvoreingenommenes drittes Team.
Der 7-Phasen-Prozess von PRINCE2
Der PRINCE2-Prozess wird in 7 Phasen unterteilt:
1. Ein neues Projekt beginnen
- Jemand reicht eine Anfrage für ein neues Projekt ein, das "Projektmandat". Das Projektmandat ist sehr kurz und behandelt nur die Frage, warum das Projekt notwendig ist und was es im Idealfall erreichen soll.
- Jemand bewertet jedes Projektmandat, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in der Lage, das Projekt anzunehmen.
- Wenn das Projekt genehmigt wird, reicht die Person, die das Projekt initiiert hat, ein detailliertes Projekt-Briefing ein, in dem die Aktionen, Ressourcen, das Personal usw. aufgeführt werden, die für die Ausführung des Projekts erforderlich sind.
2. Ein Projekt dirigieren
- Der Projektvorstand prüft und beurteilt die Projekt-Briefings auf der Basis, dass sie geschäftlich zu rechtfertigen sein müssen und ob sie ausreichend realisierbar sind, sodass eine weitere Runde der Freigabe/Ablehnung erfolgen kann.
- Der Projektvorstand entscheidet, was er tun muss, um jedes genehmigte Projekt zu organisieren und ausführen, und was/wie er an den Projektleiter delegieren wird.
3. Ein Projekt initiieren
- Der Projektmanager erstellt die Projektinitiierungs-Dokumentation, einschließlich eines umfassenden Projektplans und Basisplänen für 6 Erfolgsziele: Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen.
- Die Initiierungsdokumente gehen an den Projektvorstand zwecks Freigabe. Ist der Vorstand vom Projektplan überzeugt, gibt er nochmal seine Zustimmung und die Arbeit beginnt.
4. Eine Phase steuern
- Der Projektmanager unterteilt das Projekt in kleinere „Arbeitspakete“ und übergibt sie den Teammanagern und Teams zur Ausführung.
- Der Projektmanager überwacht den Fortschritt der Arbeitspakete während der einzelnen Phasen und schreitet ein, um bei Bedarf zu helfen, Hindernisse zu überwinden oder Fehler zu korrigieren.
- Teammanager koordinieren die detaillierte tägliche Arbeit und fungieren als Bindeglied zwischen dem Projektleiter und einzelnen Teammitgliedern, und stellen sicher, dass alles nach Plan läuft.
5. Produktlieferung steuern
- Der Projektmanager überprüft die Fortschritte des Projekts anhand des Projekt-Briefings und stellt sicher, dass die Leistungen den Anforderungen der PRINCE2 Qualitätsansprüche entsprechen.
- Der Projektvorstand bewertet abgeschlossene Arbeitspakete und gibt diese entweder frei oder fordert Revisionen/Änderungen.
6. Phasengrenzen steuern
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- Der Projektmanager und der Projektvorstand prüfen jede Phase, um sicherzustellen, dass das Projekt plangemäß vorankommt und die Anforderungen der Projektsicherung erfüllt.
- Bei jeder Überprüfung, entscheidet der Projektvorstand, ob mit der nächsten Phase fortzufahren ist, oder ob das Projekt vollständig abgebrochen werden soll.
- Projektmanager halten einen Rückblick mit dem Projektteam, um alle gewonnenen Lehren zu erfassen und die nächste Phase zu verbessern.
7. Das Projekt abschließen
- Wenn das Projekt abgeschlossen ist, beantwortet der Projektmanager eventuell noch offene Fragen, auch zur PRINCE2-Dokumentation, zu den Ergebnissen und zur Berichterstattung.
Arten der PRINCE2-Dokumentation
Während der gesamten 7 Phasen von PRINCE2 werden Aufzeichnungen geführt, so dass das Projekt organisiert und plangemäß verläuft. Diese Aufzeichnungen werden auch verwendet, um dem Projektvorstand zu berichten, um Leistungen in Bezug auf die Qualitätsanforderungen zu prüfen und zukünftige Arbeitsprozesse zu verbessern.
- Geschäftsszenario: Ausführliche Beschreibung, warum das Projekt erforderlich ist und die erwarteten Vorteile für Nutzer und das Unternehmen.
- Risikoregister: Aufführung der Wahrscheinlichkeit und der möglichen Auswirkungen von Risiken und Chancen.
- Qualitätsregister: Ein laufendes Protokoll der Qualitätsprüfungen, durch die gesichert wird, dass die Leistungen den Erwartungen entsprechen.
- Problemregister: Eine Liste der Probleme und Anliegen von Mitgliedern des Projektteams.
- Lektions-Protokoll: Hinweise zu Lektionen, die bei der nächsten Arbeitsphase und/oder zukünftigen Projekten berücksichtigt werden sollen.
- Tages-Logbuch: Ein vom Projektleiter verfasstes Tagebuch, das über Aktivitäten und Fortschritte berichtet.
PRINCE2 im Projektmanagement
Jetzt wissen Sie das wichtigste über PRINCE2! Wie unterscheidet es sich nun von anderen beliebten Projekt-Management-Methoden? Was sind die Vorteile dieses Ansatzes und die möglichen Gefahren?
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