Wer das Ziel hat, hervorragende Meetings zu führen, sollte sich gut vorbereiten. Unsere Anleitung in vier Schritten zur perfekten Besprechung in Ihrem Unternehmen kann Ihnen einen allgemeinen Einblick geben, bevor Sie weiterlesen.
Bei virtuellen Meetings gibt es die gleichen Probleme wie bei Besprechungen vor Ort, doch es kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu. Was muss man tun, um ein gutes Besprechungs-Umfeld zu schaffen, wenn Ihre Kollegen in der ganzen Stadt, landes- oder sogar weltweit verteilt sind? Nachfolgend finden Sie vier häufige Probleme, die speziell bei virtuellen Meetings auftreten, und was man tun kann, um sie zu beheben:
Problem Nr. 1: Sich ständig wiederholen
Das passiert, wenn jemand nicht zuhört. Sie fragen nach einer Meinung und bekommen statt einer Antwort die Rückfrage: "Können Sie das bitte wiederholen?".
Lösung: Die Namen aller Beteiligten kennen. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung beteiligt sind, sorgt man am besten für die ungeteilte Aufmerksamkeit, indem man den Namen einer Person nennt. Und zwar gleich am Anfang — bevor man zu sagen beginnt, was der andere hören soll. Es weckt die Aufmerksamkeit dieser Person, so dass sie sich konzentriert und Sie sich nicht wiederholen müssen, weil der andere gerade merkt, "Ach so, das galt mir?".
Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie jeden Satz mit einem Namen. „Kathrin, was meinen Sie hierzu? Wolfgang, was denken Sie, wie könnten wir dieses Problem lösen?"
Problem Nr. 2: Sie haben keine Ahnung, wer mit Ihnen spricht
Jemand in der Telefonkonferenz nennt Ihren Namen und fragt nach Ihrer Meinung. Und Ihnen wird bewusst, dass Sie nicht genau wissen, wer diese Person ist.
Lösung: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran — sorgen Sie dafür, dass jeder Ihren Namen weiß. Es kommt häufig vor, dass nicht jeder in der Telefonkonferenz die anderen Teilnehmer kennt. Daher wird nicht jeder Ihre Stimme erkennen, wenn Sie zu sprechen beginnen. Statt davon auszugehen, dass jeder weiß, wer Sie sind und wie Ihre Stimme klingt (wir wissen alle, wie diese Annahmen enden), stellen Sie sich mehrmals namentlich vor, so dass die anderen anfangen, einen Namen mit Ihrer Stimme zu verbinden. Oder einen Namen mit Ihrem Gesicht, wenn es eine Video-Konferenz ist. Bitten Sie alle anderen, dasselbe zu tun.
Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie Sätze mit Ihrem eigenen Namen: "Hier ist wieder Werner. Kathrin, was meinen Sie dazu?“. Und zur weiteren Klarheit können Sie sogar Ihre berufliche Stellung nennen: "Hallo, hier ist wieder Werner vom Marketing. Kathrin..."
Problem Nr. 3: Ihre Technik beschließt, eine Pause zu machen
Das ist schon den Besten passiert. PowerPoint stürzt ab. Das Mikrofon nimmt Ihre Stimme nicht auf. Der Video-Stream ist so verpixelt, dass Ihr Kollege zu einem unkenntlichen Muster aus farbigen Blöcken verschwimmt.
Lösung: Einen Plan-B bereithalten. Die Technik scheint immer zu wissen, wann sie nicht streiken darf — und sucht sich dann genau diesen Zeitpunkt aus. Kommunizieren Sie Ihren Plan-B schon im Voraus. Wenn Sie immer wieder technische Schwierigkeiten haben, erstellen Sie eine Anleitung für die gesamte Gruppe, damit alle im Falle eines Falles in wenigen Sekunden zu einer neuen Plattform wechseln können. Sich mit der Lösung eines technischen Problems herumzuschlagen kann eine 30-Minuten-Sitzung locker um 15 Minuten verlängern.
Im nächsten virtuellen Meeting: Wenn Sie für Ihre Besprechung eine bestimmte Plattform nutzen (wie Google Hangouts), sorgen Sie dafür, dass jeder die Plan-B-Plattform (zum Beispiel Skype) bereithält und alle Teilnehmer einen Zugang dazu haben. Teilen Sie den anderen diese Erwartung im Voraus mit.
Problem Nr. 4: Der Hund bellt ständig
Das haben Sie alles schon erlebt: Babys weinen, Hunde bellen, Baulärm kommt von außen, Autos hupen. (Ich war einmal gezwungen, 20 Minuten lang zuzuhören, wie jemand lautstark seine Chips gegessen hat.)
Lösung: Legen Sie Höflichkeitsrichtlinien für telefonische Meetings fest. Weisen Sie darauf hin: einander nicht sehen zu können, bedeutet nicht, dass man sich nicht hören kann. Bitten Sie alle, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, sich während der Besprechung an einen relativ ruhigen Ort zu begeben (kein volles Café oder ein lauter Zug) und in einen Raum zu gehen, wo das schreiende Baby nicht zu hören ist.
Im nächsten virtuellen Meeting: Versenden Sie im Voraus Etikette-Leitlinien für Ihre Telefonkonferenz. Die Liste sollte nicht zu lang sein — jeder weiß, was Höflichkeit bedeutet. Manchmal muss man nur sanft daran erinnert werden.
Es gibt einige technische Probleme, auf die man sich nicht vorbereiten kann: schlechte WLAN-Verbindungen oder Leitungsstörungen. Aber man kann versuchen, zusätzliche Probleme zu vermeiden, indem man sein Team mit den vier genannten Maßnahmen vorbereitet.
Was meinen Sie? Helfen Ihnen diese 4 Lösungen, Probleme bei virtuellen Meetings zu minimieren? Was fehlt in der Liste?
Lesen Sie als nächstes: 7 Tipps für bessere Besprechungen (Infografik)
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