"Woher hat der Geist all das Material für seine Vernunft und für seine Erkenntnis? Ich antworte darauf mit einem einzigen Worte: aus der Erfahrung." Die Relevanz dieser Aussage von John Locke für das moderne Berufsleben kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Mit der zunehmenden Annahme einer positiven Fehlerkultur in Unternehmen wird der Kreislauf aus Ausprobieren, Überprüfen und Lernen ermutigt - und das aus dieser Erfahrung gewonnene Wissen sollte idealerweise mit anderen geteilt werden. Das ist einer der Hauptgründe, weshalb wir unsere Productivity Tour ins Leben gerufen haben und damit weltweit (von den USA über Europa bis nach Australien) Station gemacht haben: Wir wollen Wrike-Nutzer zusammenbringen, um gemeinsam Neues zu lernen und Ideen und Erfahrungen auszutauschen.
Nach Stuttgart in 2017 sind wir in diesem Jahr etwas weiter nördlich in die Mitte Deutschlands gezogen und durften am 7. November in Frankfurt 53 Wrike-Nutzer begrüßen, die unter anderem aus Hamburg, München, dem Ruhrgebiet und sogar der Schweiz angereist waren. Das halbtägige Event begann um 13 Uhr mit Kaffee und kleinen Häppchen, bevor Andy Barton, Senior Director Customer Success & Consulting bei Wrike, die Veranstaltung eröffnete. Nach einer kurzen Vorstellung des DACH-Teams und der Historie von Wrike in Europa folgte mit der Keynote zum Thema Change Management von Stephanie Birnstiel, Strategic Customer Success Manager bei Wrike, das erste Highlight des Events, das bereits im Vorfeld viele der Teilnehmer stark beschäftigte.
Mit intrinsischer Motivation zum erfolgreichen Change Management
Wie rollt man eine neue Software oder generell neue Prozesse in einem Team aus? Welche unterschiedlichen psychologischen Faktoren sollte man dabei beachten? Und wie kann man diese sogar dazu nutzen, um den Teammitgliedern die Umstellung zu erleichtern? Um diese Fragen drehte sich Stephanie Birnstiels Vortrag und sprach damit typische Schwierigkeiten an, mit denen sich nicht nur die Customer Success Manager bei Wrike sondern natürlich auch die Wrike-Champions in den Unternehmen auseinandersetzen müssen.
Die Keynote behandelte dabei drei Herausforderungen, die im Change-Management-Prozess eine große Rolle spielen: Die Unternehmenskultur, die je nach Abteilung etwas anders aussehen kann, den Change-Management-Ansatz, der zum jeweiligen Unternehmenstyp passt und die Kommunikation, die bei Veränderungen nie eine Einbahnstraße, sondern offen für das Feedback der Mitarbeiter sein sollte. Die besten Chancen auf eine langfristige Annahme einer Veränderung besteht dann, wenn der Change-Management-Prozess die intrinsische Motivation der Mitarbeiter fördert, also deren Selbstbestimmung unterstützt. Das geschieht dann, wenn der Einzelne das Gefühl hat, autonom arbeiten zu können, sich seiner Kompetenz sicher ist und sich während der Veränderung eingebunden fühlt.
Im Anschluss an die Keynote fand das Kundenpanel mit Swarovski, Syncreon und PLANiT DIGITAL statt - Unternehmen aus drei unterschiedlichen Industrien mit drei unterschiedlichen Anwendungsbeispielen, die dennoch einige Gemeinsamkeiten im Panel entdeckten, in denen sich auch einige der Teilnehmer im Plenum wieder erkannten. Nach den einführenden Fragen der Panel-Moderatorin Laura Lanfranconi, Customer Success Manager bei Wrike, nach speziellen Nutzungsfällen und den Lieblingsfunktionen der Panel-Teilnehmer, wurde die Fragerunde für das Publikum geöffnet, sodass ein reger Erfahrungsaustausch beginnen konnte. “Es war wirklich inspirierend”, sagte Christiane Schick (Kaldewei), “weil man sehr viele neue Möglichkeiten und auch Motivation für die eigene Wrike-Nutzung mitnimmt.” Und auch Lutz Otto von der Agentur aha! war begeistert von der “Hands on best practice”, die man von den anderen Anwendern erfahren oder mit ihnen teilen konnte.
Transparente Kollaboration & Echtzeit-Planung
Nach der Kaffeepause teilten sich die Teilnehmer auf die drei angebotenen Workshops auf. Laura Lanfranconi ging in ihrem Anfänger-Workshop die grundlegenden Funktionen in Wrike durch, während sich die anderen beiden Sessions mit neuen Funktionen und der Transparenz in Wrike beschäftigte. Seraina Vogel, ebenfalls Customer Success Manager bei Wrike, erläuterte in ihrem Workshop, weshalb Transparenz in der Zusammenarbeit sowohl innerhalb eines Teams als auch mit externen Stakeholdern so extrem wichtig ist und wie diese in Wrike beispielsweise durch Dashboards und eine klar angelegte Ordnerstruktur gefördert werden kann. Ein wichtiger Punkt dieses Workshops war jedoch auch die Datensicherheit - wie kann diese trotz maximaler Transparenz gewährleistet werden, sodass sensible Daten nicht mit den falschen Personen geteilt werden? Der Schlüssel hierbei liegt in der klugen Nutzung der Teilfunktion in Wrike - und für Unternehmen, die extrem auf Sicherheit bedacht sind, auch in der Nutzung des neuen Add-Ons Wrike Lock, das durch Encryption Keys für eine erhöhte Kontrolle sorgt.
Der andere Workshop wurde von den beiden Account Managern Kaan Aktuglu und Axel Stockinger geleitet, die sich das Thema Resource Management vorgenommen hatten. Anhand einiger Statistiken erläuterten Sie zunächst, weshalb dieses Thema gerade für Projektmanager, aber auch für Teamleiter und Manager im allgemeinen so relevant ist, denn: Eine unausgeglichene Arbeitsauslastung führt zu Stress bei den Mitarbeitern, was wiederum dazu führt, dass diese unzufrieden sind, sich nach anderen Jobs umsehen und eventuell sogar kündigen. Funktionen wie eine flexible Aufwandszuteilung nach Stunden und einfache Umplanungen per Drag & Drop in der Arbeitsauslastungsansicht sind notwendig, um schnell und unkompliziert auf sich ändernde Projektumstände reagieren zu können. “Die Infos zum neuen Ressourcenmanagement waren eines meiner Highlights”, sagte Stephan Schmitz (Sport Thieme). “Da freu’ ich mich drauf!”
Zum Abschluss der Veranstaltung spielte sogar, trotz Novembertermin, das Wetter mit und sorgte gemeinsam mit dem stylischen Venue der Design Offices am Wiesenhüttenplatz dafür, dass der angeregte Erfahrungsaustausch der angereisten Wrike-Nutzer gemütlich bei einem Glas Wein oder Bier bei angenehmen Temperaturen auf der Dachterrasse ausklingen konnte. “Es war ein gelungener Nachmittag mit interessanten Vorträgen, spannenden Best-Practice-Berichten und einem lehrreichen Workshop”, fasste Mareike Theisen von der SVG Versicherungsvermittlung die Veranstaltung zusammen - dem lässt sich eigentlich nichts hinzufügen, außer dass wir uns schon jetzt auf das nächste Kundenevent in Deutschland freuen!
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