Bei Ihrem Studium des Projektmanagements haben Sie wahrscheinlich viele Tools und Tipps kennengelernt, die Sie gerne ausprobiert hätten, aber schon nach wenigen Wochen wieder vergessen haben.
Wenn man vollkommen damit beschäftigt ist, die Grundsätze des Projektmanagements in der Praxis anzuwenden, dann vergisst man leicht die kleinen Details, die einen wirklich guten Projektmanager noch besser machen.
In diesem Artikel und der begleitenden Infografik werden 10 Projektmanagement Best Practices aufgeführt, die oft vergessen werden. Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt beginnen: Gehen Sie diese Liste durch, um sicherzustellen, dass Sie keine Details vernachlässigen, die eine erhebliche Auswirkung auf den Projekt-Erfolg haben können.
1. Mit allen Projekt-Stakeholdern kommunizieren
Schon vom ersten Tag des Projekt-Starts an müssen Sie die Ziele und Zielsetzungen kommunizieren. Nicht nur einigen Auserwählten, sondern allen Projekt-Stakeholdern. Dazu gehören wichtige Personen wie Teammitglieder, Manager, Projektsponsoren und Kunden.
2. Ein Krisenteam einrichten
Projekte und Aufgaben unterliegen alle einem unterschiedlichen Maß an Risiko. Deshalb sollten Sie stets ein Krisenteam haben. Ein solches Team kann dazu beitragen, dass ein Projekt im Grünen bleibt, und nicht in den Zustand Gelb - und schon gar nicht in den gefürchteten Zustand Rot - abstürzt. Betrachten Sie ein Krisenteam als erste Verteidigungslinie wenn Probleme auftreten.
3. Ein Kick-Off-Meeting für das Projekt veranstalten
Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen Sie mithilfe eines ersten Kick-Off-Meetings alle Stakeholder auf den gleichen Stand bringen. Sie sollten alle miteinbeziehen, die einen Anteil am Projekt haben, so dass alle Erwartungen einbezogen werden können. Je früher Sie alle zusammenbringen, desto besser.
Das hilft dabei, kleinere Aufgaben und Zuweisungen an verschiedene Teammitglieder während des Projektablaufes zu kommunizieren. Dafür zu sorgen, dass sich alle von Anfang an des Projektes bewusst sind, ist eine einfache, jedoch effektive Möglichkeit, ein gesundes Projekt zur Produktion zu führen.
4. Eine ausführliche Leistungsbeschreibung erstellen
Ein häufiges Problem bei der Verwaltung eines Projektes besteht darin, zu klären, wer für was verantwortlich ist. Eine ausführliche Leistungsbeschreibung sorgt für Klarheit und vermeidet Verwirrung. Darin wird klar dokumentiert, welche Arbeitsebene von welcher Einzelperson bzw. Gruppe geleistet werden soll, so dass jeder deutlich versteht, welcher Arbeitsaufwand erforderlich ist. Um innerhalb Ihres Projektes Verantwortlichkeit zu kreieren, erstellen Sei eine Leistungsbeschreibung und fordern Sie alle Stakeholder auf, ihre Zustimmung darin zu unterzeichnen.
5. Einen ausführlichen Arbeitsplan erstellen
Einen Projekt-Arbeitsplan zu formalisieren ist ein wichtiger Punkt, wenn es darum geht, Termine einzuhalten und Meilensteine zu erreichen. Ohne einen ausführlichen Arbeitsplan gibt es keinen dokumentierten Plan für die verschiedenen Phasen des Projektes. Was gemessen wird, wird auch erledigt, und ein ausführlicher Arbeitsplan ist eine einfache Möglichkeit, alle beweglichen Teile eines Projektes zu messen.
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6. Alles dokumentieren
Haben Sie es als Projektmanager schon erlebt, dass eine Zuweisung mehrere Tage, oder schlimmer noch, mehrere Wochen unbearbeitet blieb? Warum ist das passiert? Was war die Ursache? Wie können wir verhindern, dass es nochmal passiert?
Um diese Fragen zu beantworten, muss man auf die Fakten zurückgreifen. Alles zu dokumentieren, was in Ihrem Projekt stattfindet, ist eine sichere Möglichkeit, zu gewährleisten, dass Ihnen alle Daten zur Verfügung stehen, um bessere Entscheidungen zu treffen und aus früheren Herausforderungen zu lernen. Schreiben Sie also alles auf! Projektschritte, Engpässe, Umfangsänderungen, Aufgaben-Abhängigkeiten. Sogar Pläne für Urlaubstage von Stakeholdern können nützlich sein.
7. Fragen Sie nach Feedback
Niemand von uns ist perfekt und es wird bei jedem Projekt-Schritt Gutes und Schlechtes geben, auch in Bezug auf die Leistung des Projektmanagers. Sich bewusst zu sein, dass es immer Raum für persönliche Verbesserungen gibt, ist ein sehr wirkungsvoller Antrieb. Besonders wenn Sie auch bereit sind, Kritik von Ihrem eigenen Team anzunehmen.
Als Projektleiter besteht Ihre Aufgabe darin, sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich ist. Und denken Sie daran, dass sich Menschen am anderen Ende der Projektzuweisung befinden. Nach Feedback zu fragen ist eine tolle Möglichkeit, die Erfolgschancen zu erhöhen und Ihre Management-Fähigkeiten auszubauen.
8. Kommunizieren, welche Auswirkungen Projekterweiterungen haben
Die Anwendung von agilen Arbeitsmethoden ist gute Praxis und manchmal ist es sehr verlockend, "Ja" zu jeder neuen Aufgabe oder jedem neuen Projekt zu sagen. Das ist aber ein sicherer Weg, um eine Projektüberlastung herbeizuführen. Jedes Mal, wenn Sie innerhalb Ihres Projektes eine neue Anfrage bekommen, ist es Ihre Aufgabe zu zeigen, wie dadurch Ihr Zeitplan und Ihr Budget beeinflusst werden.
9. Neue Vereinbarungen verwalten
Neue Anfragen bedeuten oft eine Änderung des ursprünglichen Projektumfangs. Wenn dies passiert, ist es gute Praxis, alle Beteiligten zu bitten, ein neues Vereinbarungsdokument zu unterschreiben. Dadurch bekommen die verschiedenen Stakeholder ein klares Verständnis über den neuen Umfang der Arbeit und welche Auswirkung dies auf das Gesamtprojekt haben wird. Dadurch entsteht auch eine dokumentierte Vereinbarung, so dass Verwirrungen vermieden werden, wenn Termine verschoben werden müssen.
Legen Sie fest, dass Wrike Anfrageformulare verwendet werden, so dass alle Anfragen an einen einzigen Ort eingehen.
10. Ein Abschluss-Meeting abhalten
Nachdem Ihr Projekt zum Abschluss gekommen ist, ist es an der Zeit, darüber nachzusinnen, wie Sie Ihre nächsten Projekte für den Erfolg optimieren können. Ein Abschluss-Meeting abzuhalten ist die perfekte Gelegenheit, alle Projektbeteiligten zu einer Besprechung zusammenzubringen. Gehen Sie das Projekt nochmal gedanklich durch und besprechen Sie, was für das nächste Mal verbessert werden kann. Denselben oder einen ähnlichen fehlerhaften Prozess immer wieder zu verwenden wird Ihnen nicht helfen, erfolgreich zu sein. Kontinuierlich das Arbeitsmanagement zu optimieren wird viel dazu beitragen, Zeit und Geld zu sparen.
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