Gantt-Diagramme sind ein Basiswerkzeug im Projektmanagement. Sie haben diesen Status erreicht, weil Sie es möglich machen, den Zeitstrahl eines Projektes und die dafür benötigten Ressourcen zu visualisieren. Aber mit der Fülle an verschiedenen visuellen Tools, die heute zur Verfügung stehen, um Projekte zu verfolgen, warum überhaupt ein Werkzeug in Erwägung ziehen, das 1910 erfunden und ursprünglich für die Maschinenwerkstatt-Produktion gedacht war?
Fünf gute Gründe, Gantt-Diagramme für Ihre Projekte zu verwenden:
1. Sie können mit einem Brainstorming beginnen
Mit Meilensteine, den Lieferumfang und einzelnen Aufgaben, die bis zum Abschluss eines jeden Projektes führen, auslegen, gibt Ihnen das ein Gefühl dafür, wie lange die Arbeit dauern wird.
2. Sie können Projekte in mundgerechte Aufgaben unterteilen
Alles läuft auf die Verwaltbarkeit hinaus. Können Sie eine Produkteinführung in nur einem Arbeitsschritt erreichen? Normalerweise nicht. Aber das Großprojekt kann in einzelne Aufgaben unterteilt werden, die in kürzeren Arbeitsschüben durchgeführt werden können: Ausarbeitung der Pressemitteilung, Vorbereitung der Präsentationsfolien, Einladen der Presse, usw. Gantt-Diagramme helfen Ihnen dabei, große Projekte in kleine Blöcke zu unterteilen, damit Aufgaben delegiert und Verantwortung geteilt werden kann. Diese mundgerechten Aufgaben steigern die Teammoral und motivieren weiteren Fortschritt.
3. Sie können genaue Termine festlegen
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Aufgaben eines Projektes zeitlich direkt im Gantt-Diagramm zu planen bzw. umzuplanen. Auf diese Weise sehen Sie, wie jede kleine Änderung das Timing des Gesamtprojektes beeinflusst, so dass eine präzisere Planung erfolgen und genaue Termine bestimmt werden können.
4. Sie können Abhängigkeiten definieren
Einer der wichtigsten Gründe, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, ist die Möglichkeit, die Gesamtzeit zur Fertigstellung eines Projektes zu bestimmen (Projektmanager nennen das gerne den „kritischen Pfad“). Dies kann durch die Definition von Abhängigkeiten erreicht werden — jene Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängen, bevor sie begonnen oder abgeschlossen werden können.
5. Sie können den Fortschritt überwachen
Ein gewaltiger Vorteil bei der Verwendung eines Online-Gantt-Diagramm-Tools — im Gegensatz zu einem Ausdruck, den Sie in einem Ordner ablegen oder an eine Wand hängen — ist, dass Sie mittels einer detaillierten Anzeige der einzelnen Aufgaben den lebendigen Projektfortschritt verfolgen können. Das Gantt-Diagramm ist ein sich entwickelndes Dokument, eines das sich verändert während Aufgaben erledigt oder Termine überschritten werden. Durch genaue Beobachtung haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie das Projekt im Vergleich zu dem ursprünglichen Zeitstrahl voranschreitet.
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